Thành viên HĐQT có cần GPLĐ không khi làm việc tại Việt Nam?

Thành viên HĐQT có cần GPLĐ không? Đây là vấn đề cần xem xét dựa trên tư cách thành viên Hội đồng quản trị, phần vốn góp và hoạt động thực tế của người nước ngoài tại doanh nghiệp. Việc chỉ giữ chức danh thành viên HĐQT chưa đủ để kết luận được miễn giấy phép lao động, vì từng trường hợp phải được đối chiếu với điều kiện pháp lý cụ thể.

Thành viên HĐQT có cần GPLĐ không? Đừng trả lời chỉ dựa vào chức danh

Vì sao cùng là thành viên HĐQT nhưng nghĩa vụ về GPLĐ có thể khác nhau?

Hai người cùng mang chức danh thành viên Hội đồng quản trị nhưng tình trạng pháp lý về giấy phép lao động có thể hoàn toàn khác nhau. Một người có thể đồng thời trực tiếp sở hữu phần vốn có giá trị đáp ứng điều kiện không thuộc diện cấp GPLĐ, trong khi người còn lại chỉ được bầu vào HĐQT nhưng không sở hữu cổ phần hoặc sở hữu với giá trị chưa đạt ngưỡng pháp luật quy định. Vì vậy, chỉ nhìn vào tên chức danh “thành viên HĐQT” trên nghị quyết bầu hoặc hồ sơ doanh nghiệp chưa đủ để kết luận người nước ngoài có phải xin Work Permit hay không.

Ngoài yếu tố sở hữu vốn, doanh nghiệp còn phải xác định người đó thực tế đang làm gì tại Việt Nam. Thành viên HĐQT chỉ tham gia hoạt động quản trị, họp và biểu quyết sẽ có bối cảnh khác với người đồng thời giữ chức Tổng giám đốc, Giám đốc hoặc trực tiếp điều hành một bộ phận của doanh nghiệp. Việc xác định đúng tư cách, giá trị vốn sở hữu, chức danh điều hành và hình thức làm việc là cơ sở để lựa chọn giữa hồ sơ GPLĐ và thủ tục dành cho trường hợp không thuộc diện cấp GPLĐ.

Quốc tịch nước ngoài có đồng nghĩa bắt buộc phải xin GPLĐ không?

Quốc tịch nước ngoài là điều kiện khiến cá nhân thuộc phạm vi cần được kiểm tra theo quy định quản lý lao động nước ngoài, nhưng không có nghĩa cứ mang hộ chiếu nước ngoài là bắt buộc phải xin GPLĐ. Bộ luật Lao động và Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động, trong đó có Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên. Do đó, quốc tịch mới chỉ là điểm bắt đầu của quá trình phân loại.

Doanh nghiệp cần đi tiếp một bước bằng cách kiểm tra tư cách trong công ty, phần vốn thực tế và bản chất hoạt động tại Việt Nam. Chẳng hạn, một thành viên HĐQT người nước ngoài sở hữu cổ phần đạt ngưỡng luật định có thể thuộc trường hợp không phải cấp GPLĐ theo căn cứ này, còn thành viên HĐQT không sở hữu cổ phần hoặc sở hữu dưới ngưỡng lại cần tiếp tục kiểm tra vị trí công việc và các căn cứ khác. Cách tiếp cận này giúp tránh tư duy đơn giản rằng “người nước ngoài là phải xin GPLĐ”.

Ba dữ liệu cần kiểm tra: tỷ lệ sở hữu – vai trò thực tế – hình thức làm việc

Dữ liệu đầu tiên nên kiểm tra là phần vốn mà thành viên HĐQT trực tiếp sở hữu trong công ty cổ phần. Trong thực tế doanh nghiệp thường quan tâm cả tỷ lệ sở hữu và giá trị cổ phần, nhưng đối với căn cứ không thuộc diện cấp GPLĐ của thành viên HĐQT, điểm pháp lý cần đặc biệt chú ý hiện nay là giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên. Vì vậy, tỷ lệ phần trăm cổ phần chỉ nên được sử dụng để hiểu cơ cấu sở hữu; doanh nghiệp vẫn phải quy đổi và xác định chính xác giá trị phần vốn thuộc về người nước ngoài.

Dữ liệu thứ hai và thứ ba là vai trò thực tế và hình thức người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Người chỉ tham gia quản trị sẽ khác người kiêm Tổng giám đốc, còn người được công ty mẹ cử sang lại có thể phát sinh hình thức làm việc khác với người ký hợp đồng lao động trực tiếp. Ba lớp thông tin này phải được đọc đồng thời thay vì tách rời, bởi chúng quyết định cả việc có thuộc diện cấp GPLĐ hay không lẫn cách mô tả vị trí, hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh trong hồ sơ.

Cách phân loại trường hợp trước khi chuẩn bị hồ sơ lao động

Trước khi gom hộ chiếu, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe hoặc giấy tờ kinh nghiệm, doanh nghiệp nên phân loại thành viên HĐQT vào đúng nhóm pháp lý. Có thể bắt đầu bằng việc xác định người đó có trực tiếp sở hữu cổ phần hay không, giá trị phần vốn là bao nhiêu, có giữ thêm chức danh quản lý nào không và có trực tiếp làm việc thường xuyên tại Việt Nam hay chỉ thực hiện chức năng quản trị. Việc phân loại trước sẽ tránh chuẩn bị một bộ hồ sơ GPLĐ đầy đủ trong khi người đó thực tế thuộc trường hợp không phải cấp.

Ngược lại, nếu chỉ dựa vào danh xưng thành viên HĐQT để mặc định được miễn, doanh nghiệp có thể bỏ qua trường hợp thành viên không sở hữu vốn hoặc chỉ sở hữu dưới ngưỡng cần thiết. Khi đó, nếu cá nhân thực tế làm việc tại một vị trí thuộc phạm vi quản lý lao động nước ngoài, doanh nghiệp phải xác định căn cứ cấp GPLĐ hoặc căn cứ miễn khác phù hợp. Một hồ sơ tốt vì vậy phải bắt đầu từ “bản đồ tình trạng pháp lý” chứ không phải từ danh sách giấy tờ.

Sơ đồ 4 nhánh xác định thành viên HĐQT nước ngoài có cần GPLĐ

Nhánh 1 – Thành viên HĐQT đồng thời sở hữu vốn trong doanh nghiệp

Đây là nhánh phải kiểm tra ngay giá trị phần vốn mà cá nhân trực tiếp sở hữu. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc trường hợp không phải cấp GPLĐ. Vì vậy, hồ sơ cần chứng minh được cả tư cách thành viên HĐQT và giá trị phần vốn tương ứng chứ không thể chỉ xuất trình một trong hai nhóm giấy tờ.

Nếu người nước ngoài có cổ phần nhưng giá trị chưa đạt ngưỡng trên, doanh nghiệp không nên dừng việc kiểm tra. Lúc này cần xem họ có trực tiếp làm việc tại Việt Nam hay không, đang giữ chức danh nào và có thuộc một căn cứ không phải cấp GPLĐ khác hay không. Nếu không có căn cứ phù hợp, hướng xử lý có thể chuyển sang hồ sơ xin GPLĐ theo vị trí thực tế.

Nhánh 2 – Thành viên HĐQT nhưng không sở hữu vốn

Trường hợp này hoàn toàn có thể xảy ra vì thành viên HĐQT theo Luật Doanh nghiệp không nhất thiết phải là cổ đông, trừ khi điều lệ quy định khác. Do đó, một người nước ngoài có thể được Đại hội đồng cổ đông bầu vào HĐQT nhưng không trực tiếp đứng tên sở hữu bất kỳ cổ phần nào. Khi đó, căn cứ không thuộc diện cấp GPLĐ dựa trên giá trị góp vốn của thành viên HĐQT sẽ không thể áp dụng chỉ dựa vào chức danh.

Doanh nghiệp cần xem người này chỉ thực hiện chức năng quản trị hay còn trực tiếp đảm nhiệm một vị trí làm việc tại Việt Nam. Nếu có hoạt động quản lý, điều hành thường xuyên, hồ sơ phải xác định đúng vị trí nhà quản lý hoặc vị trí phù hợp khác theo quy định về lao động nước ngoài. Việc không ký hợp đồng lao động cũng không tự động loại một người khỏi phạm vi quản lý, bởi Nghị định 219 điều chỉnh nhiều hình thức làm việc khác ngoài hợp đồng lao động.

Nhánh 3 – Thành viên HĐQT đồng thời giữ chức vụ điều hành

Ở nhánh này, doanh nghiệp phải tách rõ hai tư cách. Tư cách thành viên HĐQT liên quan đến cơ cấu quản trị và có thể liên quan đến căn cứ không thuộc diện cấp GPLĐ nếu đáp ứng điều kiện về vốn. Trong khi đó, tư cách Tổng giám đốc, Giám đốc hoặc chức danh điều hành khác thể hiện công việc thực tế mà cá nhân thực hiện tại Việt Nam và có thể trở thành vị trí chính trong hồ sơ lao động.

Nếu cá nhân đã đáp ứng căn cứ không thuộc diện cấp GPLĐ theo tư cách thành viên HĐQT có giá trị góp vốn đủ ngưỡng, doanh nghiệp vẫn cần làm rõ toàn bộ hồ sơ để tránh mâu thuẫn về chức danh. Nếu không đáp ứng căn cứ này, vị trí điều hành thực tế sẽ trở nên đặc biệt quan trọng khi xác định có phải xin GPLĐ và chứng minh tư cách nhà quản lý hay không.

Nhánh 4 – Thành viên HĐQT chỉ tham gia họp và hoạt động quản trị

Một số thành viên HĐQT nước ngoài không thường xuyên làm việc tại văn phòng hoặc nhà máy mà chủ yếu tham gia họp HĐQT, họp Đại hội đồng cổ đông, biểu quyết hoặc thực hiện quyền quản trị theo điều lệ. Trong tình huống này, doanh nghiệp cần mô tả chính xác phạm vi hoạt động thay vì mặc định cứ có mặt tại Việt Nam là đang thực hiện một vị trí lao động toàn thời gian.

Tuy nhiên, “chỉ tham gia họp” cũng không nên được sử dụng như một nhãn miễn GPLĐ chung cho mọi trường hợp. Cần kiểm tra thời gian, nội dung hoạt động, tư cách cổ đông, giá trị phần vốn và xem người đó có thực hiện thêm công việc điều hành, ký kết, quản lý nhân sự hoặc chỉ đạo vận hành tại Việt Nam hay không. Bản chất công việc thực tế luôn cần được đối chiếu với hồ sơ.

Mỗi nhánh cần kiểm tra điều kiện pháp lý nào?

Nhánh có sở hữu vốn cần ưu tiên kiểm tra giá trị phần vốn và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu; nhánh không có vốn cần tập trung vào vị trí thực tế và hình thức làm việc. Với người kiêm nhiệm điều hành, cần kiểm tra quyết định bổ nhiệm, thẩm quyền của chức danh và nhiệm vụ cụ thể. Còn trường hợp chỉ tham gia quản trị cần xem phạm vi hoạt động có đúng với mô tả trong nghị quyết, điều lệ và hồ sơ nhập cảnh hay không.

Sau bước phân nhánh, doanh nghiệp mới nên quyết định chuẩn bị bộ hồ sơ GPLĐ, hồ sơ xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ hoặc thủ tục thông báo theo trường hợp pháp luật quy định. Việc đi ngược quy trình, tức chuẩn bị giấy tờ trước rồi mới tìm căn cứ pháp lý, thường dẫn đến thiếu tài liệu chứng minh hoặc phải thay đổi toàn bộ hướng xử lý giữa chừng.

Thành viên HĐQT kiêm Tổng giám đốc – Một người nhưng có hai “chiếc mũ” pháp lý

Tư cách thành viên HĐQT và Tổng giám đốc cần được tách như thế nào?

Tư cách thành viên HĐQT xuất phát từ cơ chế quản trị của công ty cổ phần, thường được xác lập thông qua Đại hội đồng cổ đông. Trong khi đó, chức danh Tổng giám đốc gắn với bộ máy điều hành và được xác lập thông qua quyết định bổ nhiệm theo thẩm quyền. Một người có thể đồng thời giữ cả hai chức danh, nhưng mỗi chức danh mang theo nhóm quyền, nghĩa vụ và giấy tờ chứng minh khác nhau.

Khi làm hồ sơ lao động, doanh nghiệp cần xác định tư cách nào là căn cứ không phải cấp GPLĐ và tư cách nào phản ánh công việc thực tế. Nếu phần vốn của thành viên HĐQT đạt ngưỡng luật định thì có thể áp dụng căn cứ tương ứng; nếu không, chức danh Tổng giám đốc và vai trò điều hành có thể trở thành dữ liệu trung tâm để xác định hồ sơ GPLĐ.

Khi nào phải xem xét nghĩa vụ GPLĐ theo vị trí điều hành thực tế?

Việc kiểm tra vị trí điều hành trở nên cần thiết khi người nước ngoài không đáp ứng điều kiện miễn theo phần vốn hoặc khi hồ sơ cho thấy họ đang trực tiếp quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Tổng giám đốc thường là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày, vì vậy đây không đơn thuần là một chức danh mang tính quản trị giống việc tham dự HĐQT.

Nếu cá nhân thực hiện công việc này tại Việt Nam, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện đối với người lao động nước ngoài, hình thức làm việc và tài liệu chứng minh chức danh. Không nên sử dụng tư cách thành viên HĐQT như một “lớp che” để bỏ qua hoạt động điều hành thực tế khi căn cứ không thuộc diện cấp GPLĐ chưa được đáp ứng.

Quyết định bổ nhiệm Tổng giám đốc ảnh hưởng ra sao đến hồ sơ?

Quyết định bổ nhiệm là một trong những tài liệu quan trọng để chứng minh thời điểm, chức danh và thẩm quyền của người giữ vị trí Tổng giám đốc. Văn bản này thường phải được đọc cùng điều lệ, nghị quyết HĐQT và cơ cấu tổ chức để xác định việc bổ nhiệm có đúng thẩm quyền và nội dung công việc có phù hợp với vị trí khai báo trong hồ sơ lao động hay không.

Nếu quyết định bổ nhiệm ghi một thời hạn, địa điểm hoặc chức danh khác với hồ sơ xin GPLĐ, doanh nghiệp cần giải thích hoặc điều chỉnh trước khi nộp. Đặc biệt với người vừa là thành viên HĐQT vừa là Tổng giám đốc, hồ sơ nên thể hiện rõ hai tư cách thay vì để các văn bản dùng chức danh thay thế lẫn nhau một cách thiếu nhất quán.

Chức danh nào nên được thể hiện trong hồ sơ lao động?

Chức danh trên hồ sơ lao động nên phản ánh công việc thực tế mà người nước ngoài sẽ thực hiện tại Việt Nam và phù hợp với nhóm vị trí được pháp luật quản lý. Nếu người đó chủ yếu điều hành doanh nghiệp với tư cách Tổng giám đốc, việc sử dụng chức danh điều hành thường logic hơn so với chỉ ghi chung là thành viên HĐQT, đặc biệt khi căn cứ miễn theo vốn không đáp ứng.

Tuy nhiên, không có một công thức duy nhất cho mọi doanh nghiệp. Cần đọc toàn bộ hồ sơ quản trị, quyết định bổ nhiệm, phần vốn sở hữu và hình thức làm việc. Mục tiêu là bảo đảm chức danh được khai trong hồ sơ lao động không mâu thuẫn với thực tế và có đủ tài liệu để chứng minh.

Cách tránh mâu thuẫn giữa điều lệ, ERC, quyết định bổ nhiệm và GPLĐ

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên lập một bản đối chiếu nội bộ về họ tên, quốc tịch, chức danh, người đại diện theo pháp luật, thời hạn bổ nhiệm, nơi làm việc và thông tin doanh nghiệp trên từng tài liệu. Nếu ERC thể hiện người đó là Tổng giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật nhưng quyết định bổ nhiệm đã hết hiệu lực, doanh nghiệp cần xử lý dữ liệu trước.

Điều lệ và nghị quyết cũng phải hỗ trợ cho chức danh được khai. Một bộ hồ sơ có sự thống nhất từ ERC, điều lệ, quyết định bổ nhiệm đến tài liệu lao động sẽ dễ giải trình hơn nhiều so với trường hợp mỗi văn bản mô tả một vai trò khác nhau. Đây là bước “kiểm tra chéo” nên thực hiện trước khi ký hồ sơ chính thức.

Thành viên HĐQT chỉ sang Việt Nam dự họp – Có phải xin GPLĐ không?

Thời gian có mặt tại Việt Nam có phải tiêu chí duy nhất?

Thời gian lưu trú tại Việt Nam là yếu tố cần quan tâm nhưng không phải tiêu chí duy nhất để xác định nghĩa vụ GPLĐ. Một chuyến đi ngắn vẫn cần được xem xét về mục đích và nội dung hoạt động thực tế. Người nước ngoài sang Việt Nam ba ngày để dự họp HĐQT có bối cảnh khác với người sang ba ngày để trực tiếp điều hành dự án hoặc xử lý công việc tại doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp không nên dùng công thức “ở ít ngày thì không cần GPLĐ”. Cần xác định người đó đến Việt Nam với tư cách gì, làm gì, có thuộc trường hợp không phải cấp GPLĐ hay trường hợp làm việc ngắn hạn đặc thù nào không và có nghĩa vụ thông báo với cơ quan quản lý hay không.

Sang Việt Nam dự Đại hội đồng cổ đông và họp HĐQT

Nếu thành viên nước ngoài sang Việt Nam chủ yếu để tham dự Đại hội đồng cổ đông hoặc cuộc họp HĐQT, tài liệu chuyến đi nên phản ánh đúng mục đích đó. Thư mời họp, chương trình họp, nghị quyết, biên bản và lịch trình có thể giúp chứng minh phạm vi hoạt động khi cần đối chiếu.

Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn cần xác định tư cách sở hữu vốn và căn cứ pháp lý của người đó. Không nên chỉ nhìn vào tên sự kiện để kết luận về GPLĐ, bởi ngoài cuộc họp người này có thể thực hiện thêm hoạt động quản lý hoặc điều hành tại Việt Nam.

Thành viên HĐQT tham gia ký nghị quyết, quyết định quản trị

Việc ký nghị quyết hoặc quyết định thuộc thẩm quyền HĐQT về bản chất có thể là một phần chức năng quản trị của thành viên. Do đó, cần đặt hành vi ký trong tổng thể vai trò của người đó thay vì xem riêng một chữ ký là căn cứ khẳng định họ đang làm việc điều hành hằng ngày.

Doanh nghiệp nên lưu biên bản họp, nghị quyết và cơ sở thẩm quyền ký. Nếu các tài liệu cho thấy cá nhân chỉ thực hiện quyền HĐQT, hồ sơ sẽ rõ ràng hơn. Nếu người đó đồng thời ký hợp đồng kinh doanh, quyết định nhân sự và chỉ đạo bộ máy, cần mở rộng đánh giá sang vai trò điều hành.

Trường hợp ngoài dự họp còn trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh

Đây là tình huống dễ bị đánh giá sai nếu doanh nghiệp chỉ dựa vào lịch họp. Một thành viên có thể sang Việt Nam với danh nghĩa dự họp nhưng sau đó làm việc trực tiếp nhiều ngày với phòng ban, ký quyết định điều hành hoặc phụ trách hoạt động kinh doanh. Khi đó, bản chất chuyến đi không còn chỉ là hoạt động quản trị đơn thuần.

Doanh nghiệp cần xác định rõ chức danh thực tế và căn cứ về GPLĐ trước khi người đó thực hiện công việc. Nếu có phần vốn đủ điều kiện không phải cấp GPLĐ thì xử lý theo căn cứ đó; nếu không, cần xem xét vị trí quản lý và các thủ tục lao động phù hợp.

Vì sao phải xem xét bản chất hoạt động thay vì chỉ đếm số ngày lưu trú?

Số ngày có mặt là dữ liệu định lượng, còn nghĩa vụ GPLĐ phụ thuộc vào cả hình thức và bản chất làm việc. Hai người cùng ở Việt Nam năm ngày có thể có hai tình trạng pháp lý khác nhau nếu một người chỉ tham gia hoạt động thuộc tư cách quản trị, còn người kia trực tiếp thực hiện công việc chuyên môn hoặc quản lý.

Doanh nghiệp vì vậy nên lưu được tài liệu giải thích mục đích chuyến đi và phạm vi hoạt động. Cách này vừa giúp lựa chọn đúng thủ tục ngay từ đầu vừa tránh tình trạng sau này phải giải trình dựa trên lịch xuất nhập cảnh trong khi hồ sơ nội bộ không thể hiện rõ người nước ngoài đã làm gì.

Thành viên HĐQT thuộc diện không phải cấp GPLĐ – Có phải không cần làm hồ sơ gì?

Phân biệt “không phải cấp GPLĐ” với “không cần thực hiện thủ tục”

“Không phải cấp GPLĐ” chỉ có nghĩa người nước ngoài đáp ứng một căn cứ pháp luật để không phải xin Work Permit. Điều đó không đồng nghĩa doanh nghiệp hoàn toàn không còn nghĩa vụ quản lý hoặc thông báo. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định một số nhóm không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận nhưng vẫn phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước thời điểm bắt đầu làm việc.

Đặc biệt, Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc nhóm được nêu trong cơ chế này. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt ba trạng thái: phải xin GPLĐ, phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ, hoặc không phải xin giấy xác nhận nhưng vẫn phải thực hiện thông báo theo quy định.

Khi nào cần thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ?

Đối với các trường hợp không thuộc nhóm được miễn thủ tục cấp giấy xác nhận, người sử dụng lao động phải chuẩn bị hồ sơ và nộp trong thời hạn theo Nghị định 219. Quy định hiện hành xác định khoảng thời gian nộp hồ sơ trong vòng 60 ngày và không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Tuy nhiên, không nên áp dụng quy trình này một cách máy móc cho thành viên HĐQT có vốn đạt ngưỡng, bởi nhóm này được Nghị định 219 đưa vào trường hợp không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận mà thực hiện thông báo. Doanh nghiệp cần xác định chính xác khoản áp dụng trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Trường hợp nào có cơ chế xử lý khác theo quy định?

Pháp luật hiện hành liệt kê một số trường hợp không phải làm thủ tục xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ nhưng vẫn có nghĩa vụ thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc. Thành viên HĐQT và Chủ tịch HĐQT có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên nằm trong nhóm này.

Vì vậy, hồ sơ nội bộ vẫn phải đủ khả năng chứng minh tại sao doanh nghiệp áp dụng cơ chế thông báo thay vì xin GPLĐ hoặc xin giấy xác nhận. Nếu không có tài liệu chứng minh phần vốn hoặc tư cách HĐQT, việc chỉ gửi thông báo nhưng không bảo đảm căn cứ pháp lý có thể tạo rủi ro khi cơ quan quản lý kiểm tra.

Hồ sơ chứng minh tư cách thành viên HĐQT cần chuẩn bị gì?

Doanh nghiệp nên có nghị quyết hoặc biên bản bầu thành viên HĐQT, điều lệ hoặc tài liệu thể hiện cơ cấu quản trị, tài liệu xác nhận nhiệm kỳ và các giấy tờ nhận diện cá nhân. Nếu căn cứ miễn phụ thuộc vào phần vốn, cần bổ sung hồ sơ chứng minh quyền sở hữu và giá trị cổ phần.

Tài liệu không nhất thiết phải được gom theo tư duy “càng nhiều càng tốt”. Quan trọng là từng giấy tờ giải quyết một câu hỏi: người này có thực sự là thành viên HĐQT không, còn trong nhiệm kỳ không, có trực tiếp sở hữu vốn không và giá trị phần vốn có đạt ngưỡng không.

Vì sao doanh nghiệp nên lưu hồ sơ chứng minh căn cứ miễn?

Cơ chế không phải cấp GPLĐ không làm mất trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc chứng minh người nước ngoài thuộc đúng trường hợp luật định. Khi có thanh tra, kiểm tra hoặc khi làm thủ tục cư trú, thay đổi thông tin, doanh nghiệp có thể phải xuất trình hoặc đối chiếu lại căn cứ đã sử dụng.

Lưu hồ sơ đầy đủ còn giúp xử lý các thay đổi về sau. Nếu thành viên chuyển nhượng bớt cổ phần, hết nhiệm kỳ hoặc chuyển sang vị trí điều hành khác, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định thời điểm điều kiện miễn chấm dứt và chuyển sang thủ tục phù hợp.

Quy trình kiểm tra GPLĐ cho thành viên HĐQT theo “5 lớp pháp lý”

Lớp 1 – Kiểm tra quốc tịch và tình trạng cư trú

Lớp đầu tiên là xác nhận chính xác quốc tịch, hộ chiếu đang sử dụng, thời hạn hộ chiếu và tình trạng hiện diện tại Việt Nam. Đây là dữ liệu nền để tránh nhầm người, nhầm số hộ chiếu hoặc sử dụng thông tin cũ trong hồ sơ lao động.

Tình trạng cư trú không tự quyết định việc có cần GPLĐ nhưng có ý nghĩa đối với kế hoạch thực hiện hồ sơ và thủ tục liên quan. Nếu hộ chiếu sắp hết hạn hoặc thông tin cá nhân vừa thay đổi, doanh nghiệp nên xử lý đồng bộ để tránh phải điều chỉnh giấy tờ sau khi hồ sơ lao động đã được giải quyết.

Lớp 2 – Kiểm tra tư cách thành viên HĐQT

Doanh nghiệp cần xác định người nước ngoài được bầu hợp lệ vào HĐQT từ thời điểm nào, nhiệm kỳ còn hiệu lực không và có thay đổi nào sau đó hay chưa. Nghị quyết, biên bản Đại hội đồng cổ đông và tài liệu quản trị phải thể hiện thống nhất.

Nếu cá nhân đã hết nhiệm kỳ hoặc bị miễn nhiệm nhưng hồ sơ vẫn sử dụng tư cách thành viên HĐQT để xin áp dụng căn cứ miễn, rủi ro sẽ rất lớn. Vì vậy, kiểm tra hiệu lực của tư cách phải thực hiện trước khi kiểm tra vốn.

Lớp 3 – Kiểm tra cổ phần và tỷ lệ sở hữu

Lớp này phải làm rõ cá nhân có trực tiếp sở hữu cổ phần hay chỉ đại diện cho cổ đông khác. Nếu có sở hữu, doanh nghiệp xác định số lượng, giá trị phần vốn và tình trạng hiện tại của quyền sở hữu, đặc biệt sau các giao dịch chuyển nhượng hoặc tăng giảm vốn.

Đối với căn cứ không thuộc diện cấp GPLĐ dành cho thành viên HĐQT, con số trọng tâm là giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên. Tỷ lệ sở hữu vẫn nên ghi nhận để hiểu cấu trúc vốn nhưng không thay thế tiêu chí giá trị góp vốn theo Nghị định 219.

Lớp 4 – Kiểm tra chức danh điều hành thực tế

Doanh nghiệp tiếp tục xác định thành viên HĐQT có kiêm Chủ tịch, Tổng giám đốc, Giám đốc, người đại diện theo pháp luật hoặc chức danh quản lý khác hay không. Đây là lớp giúp nhận diện sự khác biệt giữa quản trị và điều hành thực tế.

Nếu người nước ngoài đang làm nhiều vai trò, tất cả tài liệu cần được đọc cùng nhau. Việc chỉ chọn một chức danh thuận lợi nhất để đưa vào hồ sơ nhưng bỏ qua vai trò còn lại có thể tạo mâu thuẫn giữa giấy tờ và thực tế quản lý.

Lớp 5 – Xác định thuộc diện xin GPLĐ hay không thuộc diện cấp

Sau bốn lớp dữ liệu, doanh nghiệp mới đưa ra kết luận về hướng hồ sơ. Nếu thành viên HĐQT có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên, có thể áp dụng căn cứ không phải cấp GPLĐ và thực hiện cơ chế thông báo theo Nghị định 219. Nếu không đạt điều kiện, cần kiểm tra căn cứ miễn khác hoặc chuyển sang hướng GPLĐ.

Bước cuối không nên thực hiện bằng cảm tính hoặc theo hồ sơ của một nhân sự nước ngoài khác trong công ty. Mỗi cá nhân có cơ cấu sở hữu, chức danh và hình thức làm việc riêng, nên kết luận phải dựa trên hồ sơ của chính người đó.

Hồ sơ chứng minh thành viên HĐQT không thuộc diện cấp GPLĐ nên “khớp” từ đâu đến đâu?

Điều lệ công ty và cơ cấu Hội đồng quản trị

Điều lệ là tài liệu nền giúp nhận diện cơ cấu HĐQT, số lượng thành viên, chức danh và thẩm quyền trong doanh nghiệp. Khi sử dụng tư cách thành viên HĐQT làm căn cứ lao động, doanh nghiệp nên bảo đảm điều lệ hiện hành không mâu thuẫn với cơ cấu thực tế.

Nếu công ty đã sửa đổi điều lệ sau khi thay đổi cơ cấu quản trị, nên sử dụng bản phù hợp tại thời điểm làm hồ sơ. Việc dùng điều lệ cũ trong khi nghị quyết mới đã thay đổi chức danh có thể khiến chuỗi chứng minh bị đứt.

Nghị quyết hoặc quyết định bầu thành viên HĐQT

Nghị quyết hoặc biên bản bầu là tài liệu xác nhận trực tiếp việc một cá nhân trở thành thành viên HĐQT. Nội dung cần thể hiện đúng họ tên, thời điểm bầu, nhiệm kỳ và kết quả có hiệu lực theo quy định của công ty.

Nếu sau đó có thay đổi chức danh Chủ tịch, từ nhiệm hoặc bầu bổ sung, các tài liệu này cũng cần được cập nhật. Hồ sơ lao động nên phản ánh tình trạng mới nhất, không chỉ dựa vào nghị quyết ban đầu.

Tài liệu chứng minh sở hữu cổ phần trong doanh nghiệp

Đây là nhóm tài liệu quyết định khi doanh nghiệp muốn chứng minh thành viên HĐQT đạt ngưỡng góp vốn từ 3 tỷ đồng. Sổ đăng ký cổ đông, tài liệu góp vốn, hồ sơ chuyển nhượng và các chứng từ liên quan cần thể hiện được quyền sở hữu thực tế của cá nhân.

Nếu cổ phần thuộc về công ty mẹ nước ngoài còn cá nhân chỉ là người đại diện phần vốn, không nên mặc định số vốn của công ty mẹ là số vốn cá nhân sở hữu. Hai tư cách phải được tách rõ trước khi áp dụng căn cứ không thuộc diện cấp GPLĐ.

Hộ chiếu và thông tin của thành viên nước ngoài

Hộ chiếu là tài liệu nhận diện cơ bản, cần khớp với họ tên, ngày sinh, quốc tịch và số hộ chiếu được ghi trong các biểu mẫu lao động. Nếu người nước ngoài đã đổi hộ chiếu, doanh nghiệp nên rà soát các tài liệu cũ để giải thích sự thay đổi nếu cần.

Sai một ký tự trong tên hoặc sử dụng số hộ chiếu cũ có thể làm phát sinh yêu cầu bổ sung. Do đó, thông tin hộ chiếu nên được lấy làm chuẩn nhận diện khi kiểm tra chéo hồ sơ.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và tài liệu quản trị nội bộ

ERC giúp kiểm tra thông tin doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật và một số chức danh được đăng ký theo trường hợp. Tuy nhiên, ERC không thay thế toàn bộ hồ sơ HĐQT hoặc sổ cổ đông nên không thể dùng riêng để chứng minh phần vốn của thành viên.

Các tài liệu quản trị nội bộ như nghị quyết, biên bản, quy chế phân quyền và quyết định bổ nhiệm giúp bổ sung những dữ liệu mà ERC không thể hiện. Khi ghép các nhóm tài liệu, doanh nghiệp có được bức tranh đầy đủ hơn về vai trò người nước ngoài.

Cách kiểm tra sự thống nhất giữa các tài liệu trước khi nộp

Doanh nghiệp nên kiểm tra lần lượt tên, hộ chiếu, quốc tịch, chức danh, thời hạn nhiệm kỳ, phần vốn, tỷ lệ sở hữu và cơ quan ban hành từng văn bản. Bất kỳ dữ liệu nào khác nhau đều cần được giải thích hoặc cập nhật trước khi nộp.

Một cách hiệu quả là chọn một mốc thời gian cụ thể – thời điểm người nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc – rồi xác định tình trạng pháp lý của tất cả tài liệu tại đúng mốc đó. Cách này giúp tránh sử dụng lẫn hồ sơ lịch sử với hồ sơ hiện hành.

Checklist 10 phút xác định thành viên HĐQT nước ngoài có cần GPLĐ không

Người này có sở hữu cổ phần trực tiếp trong công ty không?

Câu hỏi đầu tiên là phần vốn có thực sự đứng tên cá nhân hay không. Nếu cổ đông là công ty mẹ nước ngoài và cá nhân chỉ đại diện phần vốn, doanh nghiệp không nên coi số vốn đó là vốn cá nhân sở hữu.

Việc phân biệt này giúp tránh áp dụng sai căn cứ miễn. Sau khi xác định có sở hữu trực tiếp, doanh nghiệp mới chuyển sang bước tính giá trị phần vốn.

Giá trị và tỷ lệ sở hữu vốn hiện tại là bao nhiêu?

Doanh nghiệp cần sử dụng dữ liệu mới nhất sau tất cả giao dịch chuyển nhượng, tăng vốn hoặc giảm vốn. Giá trị phần vốn phải được xác định đủ rõ để so sánh với ngưỡng 3 tỷ đồng đang áp dụng đối với thành viên HĐQT.

Tỷ lệ sở hữu vẫn nên ghi nhận vì giúp hiểu vị trí của cổ đông trong công ty, nhưng không nên dùng tỷ lệ thay thế tiêu chí giá trị góp vốn. Hai dữ liệu này nên được trình bày song song.

Có đồng thời là Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc không?

Một chức danh kiêm nhiệm có thể làm thay đổi cách mô tả vị trí và hồ sơ. Nếu người nước ngoài vừa là thành viên HĐQT vừa là Tổng giám đốc, doanh nghiệp cần xác định hoạt động chính tại Việt Nam và quyền hạn của từng chức danh.

Điều này đặc biệt quan trọng khi người đó không đạt ngưỡng vốn. Khi ấy, vị trí điều hành có thể trở thành căn cứ chính để xem xét thủ tục GPLĐ.

Có trực tiếp làm việc và điều hành hoạt động tại Việt Nam không?

Doanh nghiệp nên nhìn vào lịch làm việc, quyền ký, cơ cấu báo cáo và mức độ tham gia vào hoạt động hằng ngày. Không nên chỉ dựa vào chức danh được ghi trên một quyết định.

Nếu cá nhân thường xuyên quản lý nhân viên, ký hợp đồng và điều hành sản xuất kinh doanh, đây là dữ liệu quan trọng để phân loại vị trí lao động. Nếu chỉ tham gia họp HĐQT, hồ sơ cần thể hiện đúng phạm vi đó.

Có phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không?

Thông tin này giúp hiểu thêm phạm vi quyền đại diện của cá nhân nhưng không phải điều kiện miễn GPLĐ độc lập. Người đại diện theo pháp luật vẫn phải được kiểm tra theo các căn cứ về phần vốn, chức danh và hình thức làm việc.

Nếu đồng thời giữ nhiều tư cách, doanh nghiệp cần làm cho các tài liệu thống nhất. ERC, điều lệ và quyết định bổ nhiệm không nên thể hiện ba chức danh khác nhau mà không có giải thích.

Hồ sơ doanh nghiệp có đủ căn cứ chứng minh tư cách và tỷ lệ sở hữu không?

Kết luận “không phải cấp GPLĐ” chỉ có giá trị khi doanh nghiệp có thể chứng minh bằng giấy tờ. Nếu sổ cổ đông chưa cập nhật hoặc nghị quyết bầu không rõ nhiệm kỳ, nên hoàn thiện hồ sơ trước khi dựa vào căn cứ miễn.

Tương tự, nếu phải xin GPLĐ, hồ sơ quản trị cũng cần chứng minh đúng chức danh. Việc chuẩn hóa hồ sơ doanh nghiệp và hồ sơ lao động nên được thực hiện đồng thời thay vì coi đây là hai nhóm thủ tục tách biệt.

Các tình huống thực tế thường gặp với thành viên HĐQT nước ngoài

Thành viên HĐQT người Hàn Quốc đồng thời là cổ đông công ty

Trước tiên cần kiểm tra người Hàn Quốc này trực tiếp sở hữu bao nhiêu cổ phần và giá trị phần vốn tương ứng. Nếu từ 3 tỷ đồng trở lên và tư cách thành viên HĐQT còn hiệu lực, có thể áp dụng căn cứ không phải cấp GPLĐ theo Nghị định 219.

Nếu phần vốn dưới ngưỡng, doanh nghiệp tiếp tục kiểm tra vai trò thực tế. Trường hợp người này chỉ là HĐQT và không có căn cứ miễn khác sẽ khác với trường hợp đồng thời là Tổng giám đốc hoặc thực hiện công việc chuyên môn.

Chủ tịch HĐQT người Nhật Bản không trực tiếp sở hữu cổ phần

Vì không có phần vốn trực tiếp, không thể áp dụng căn cứ dành cho Chủ tịch HĐQT có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng. Việc tổ chức nước ngoài mà người này đại diện đang sở hữu vốn cũng không tự động biến phần vốn đó thành sở hữu cá nhân.

Doanh nghiệp cần xác định người Nhật Bản thực tế chỉ làm công việc quản trị hay còn điều hành tại Việt Nam. Từ đó mới xác định căn cứ miễn khác hoặc hồ sơ GPLĐ theo vị trí phù hợp.

Thành viên HĐQT người Trung Quốc kiêm Tổng giám đốc

Tình huống này phải tách rõ tư cách HĐQT và Tổng giám đốc. Nếu cá nhân sở hữu vốn đủ ngưỡng, doanh nghiệp có thể xem xét căn cứ không phải cấp GPLĐ; nếu không, vai trò Tổng giám đốc cần được đánh giá theo vị trí quản lý.

Các tài liệu đặc biệt cần kiểm tra gồm nghị quyết bầu HĐQT, quyết định bổ nhiệm Tổng giám đốc, điều lệ, ERC và hồ sơ cổ đông. Chức danh trong hồ sơ lao động phải phù hợp với hoạt động thực tế tại Việt Nam.

Thành viên HĐQT do công ty mẹ nước ngoài cử sang Việt Nam

Doanh nghiệp cần làm rõ người được cử có trực tiếp sở hữu cổ phần hay chỉ đại diện cho công ty mẹ. Nếu phần vốn thuộc về công ty mẹ, không nên sử dụng phần vốn đó để khẳng định cá nhân đạt ngưỡng 3 tỷ đồng.

Tiếp theo cần xác định hình thức cử sang và công việc thực tế tại Việt Nam. Văn bản cử, thỏa thuận giữa các bên và chức danh tại doanh nghiệp Việt Nam sẽ là các tài liệu quan trọng khi phân loại nghĩa vụ GPLĐ.

Thành viên HĐQT thay đổi tỷ lệ sở hữu cổ phần trong thời gian làm việc

Khi chuyển nhượng hoặc nhận thêm cổ phần, giá trị phần vốn có thể vượt lên hoặc giảm xuống dưới ngưỡng 3 tỷ đồng. Vì vậy, tình trạng GPLĐ không nên được đánh giá một lần rồi áp dụng cho toàn bộ nhiệm kỳ HĐQT.

Doanh nghiệp cần xác định chính xác ngày giao dịch có hiệu lực và thời điểm quyền sở hữu được ghi nhận. Nếu sau chuyển nhượng người nước ngoài không còn đáp ứng căn cứ miễn, nên rà soát ngay hướng xử lý lao động từ thời điểm thay đổi.

Thành viên HĐQT đang có GPLĐ nhưng sau đó đủ điều kiện thuộc diện miễn

Trường hợp người nước ngoài ban đầu không đủ điều kiện miễn nên đã được cấp GPLĐ, nhưng sau đó mua thêm cổ phần và đạt ngưỡng theo quy định, doanh nghiệp cần rà soát lại tình trạng pháp lý trên cơ sở thời điểm quyền sở hữu mới có hiệu lực.

Không nên tự động bỏ qua giấy phép hiện tại hoặc chỉ đơn giản dừng quản lý. Doanh nghiệp cần xác định thủ tục phù hợp đối với tình trạng mới và bảo đảm hồ sơ phần vốn đủ để chứng minh việc chuyển sang căn cứ không phải cấp GPLĐ.

Câu hỏi thường gặp về thành viên HĐQT và giấy phép lao động

Thành viên HĐQT nước ngoài có bắt buộc xin GPLĐ không?

Không thể trả lời chung rằng mọi thành viên HĐQT nước ngoài đều phải xin hoặc đều được miễn GPLĐ. Căn cứ hiện hành cho phép Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc trường hợp không phải cấp GPLĐ.

Nếu không đáp ứng điều kiện này, doanh nghiệp phải xem người đó có thuộc trường hợp không phải cấp GPLĐ khác hay không. Nếu không, công việc thực tế và hình thức làm việc sẽ quyết định hướng xin GPLĐ.

Thành viên HĐQT sở hữu cổ phần có được miễn GPLĐ không?

Có cổ phần mới chỉ là bước đầu. Phần vốn của chính thành viên phải đạt giá trị từ 3 tỷ đồng trở lên nếu muốn áp dụng căn cứ không phải cấp GPLĐ dành riêng cho Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT.

Nếu chỉ sở hữu số cổ phần nhỏ hơn ngưỡng, doanh nghiệp cần tiếp tục kiểm tra. Do đó, câu trả lời không phụ thuộc vào việc “có hay không có cổ phần” mà phụ thuộc vào cả giá trị phần vốn và tình trạng pháp lý cụ thể.

Chủ tịch HĐQT người nước ngoài có cần giấy phép lao động không?

Chủ tịch HĐQT có phần vốn từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc trường hợp không phải cấp GPLĐ theo quy định hiện hành. Trường hợp này còn thuộc nhóm không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận nhưng phải thực hiện thông báo theo Nghị định 219.

Nếu Chủ tịch không có phần vốn hoặc phần vốn dưới ngưỡng, doanh nghiệp không nên mặc định được miễn. Cần kiểm tra chức năng thực tế, hình thức làm việc và các căn cứ miễn khác trước khi kết luận.

Thành viên HĐQT kiêm Tổng giám đốc có cần GPLĐ không?

Cần kiểm tra trước tiên phần vốn và tư cách thành viên HĐQT. Nếu đáp ứng căn cứ không thuộc diện cấp GPLĐ thì xử lý theo căn cứ đó; nếu không, vai trò Tổng giám đốc và chức năng điều hành thực tế cần được xem xét.

Doanh nghiệp cũng phải bảo đảm quyết định bổ nhiệm Tổng giám đốc, điều lệ, ERC và hồ sơ lao động không mâu thuẫn. Một người có hai chức danh không có nghĩa được tùy ý chọn chức danh nào thuận tiện hơn để khai báo.

Người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài có cần GPLĐ không?

Tư cách người đại diện theo pháp luật tự thân không phải căn cứ miễn GPLĐ chung. Cần kiểm tra xem người đó đồng thời là chủ sở hữu, thành viên góp vốn, thành viên HĐQT hoặc thuộc trường hợp miễn nào khác hay không.

Nếu không có căn cứ miễn và thực tế thực hiện công việc quản lý tại Việt Nam, doanh nghiệp phải xem xét thủ tục GPLĐ theo vị trí phù hợp. ERC chỉ là một trong các tài liệu cần kiểm tra, không phải câu trả lời cuối cùng.

Thành viên HĐQT chỉ sang Việt Nam họp có phải làm thủ tục lao động không?

Không nên kết luận chỉ dựa vào số ngày lưu trú hoặc tên chuyến đi. Doanh nghiệp cần xem nội dung hoạt động, tư cách sở hữu vốn, tần suất hiện diện và việc người đó có thực hiện thêm công việc điều hành hay không.

Nếu thuộc trường hợp không phải cấp GPLĐ thì vẫn cần xác định có phải xin giấy xác nhận hay thực hiện thông báo. Nếu không có căn cứ miễn, cần rà soát quy định phù hợp trước khi người nước ngoài bắt đầu thực hiện hoạt động làm việc tại Việt Nam.

Thành viên HĐQT có cần GPLĐ không? Doanh nghiệp cần rà soát chức danh, giá trị vốn góp, loại hình doanh nghiệp và công việc thực tế của người nước ngoài tại Việt Nam. Xác định đúng trường hợp miễn hoặc phải xin giấy phép lao động ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ phù hợp và hạn chế phát sinh vướng mắc.