Thủ tục miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục miễn giấy phép lao động là nội dung doanh nghiệp cần quan tâm khi sử dụng người lao động nước ngoài thuộc trường hợp không phải xin Work Permit tại Việt Nam. Việc xác định đúng căn cứ miễn, chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh và thực hiện đúng trình tự sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh vướng mắc trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài.

“Miễn giấy phép lao động” không có nghĩa là người nước ngoài không cần làm thủ tục

Thế nào là người nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động?

Người nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động là người làm việc tại Việt Nam nhưng thuộc một trong các trường hợp được pháp luật xác định không phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động như nhóm lao động thông thường. Căn cứ để xác định có thể xuất phát từ tư cách nhà đầu tư, chức vụ trong doanh nghiệp, quan hệ hôn nhân, hình thức di chuyển nội bộ doanh nghiệp, thời gian làm việc, chương trình hoặc dự án quốc tế và một số trường hợp đặc thù khác. Vì vậy, việc “không thuộc diện cấp GPLĐ” phải dựa trên căn cứ pháp lý cụ thể chứ không thể tự xác định theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hệ thống trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được quy định cụ thể, trong đó có chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty TNHH, Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần, một số trường hợp làm việc dưới 90 ngày trong một năm và di chuyển nội bộ doanh nghiệp đáp ứng điều kiện. Doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác tình trạng thực tế của từng người với từng căn cứ tương ứng trước khi lựa chọn thủ tục.

Miễn giấy phép lao động và xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép có giống nhau không?

Trong thực tế, cụm từ “miễn giấy phép lao động” thường được sử dụng để mô tả chung những trường hợp người nước ngoài không phải xin Work Permit. Tuy nhiên, xét về thủ tục hành chính, không phải tất cả các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép đều xử lý giống nhau. Có trường hợp người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ để được cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, nhưng cũng có trường hợp pháp luật cho phép không phải xin giấy xác nhận mà thực hiện nghĩa vụ thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ dừng lại ở câu hỏi “người này có được miễn Work Permit không” mà phải kiểm tra thêm một bước là “trường hợp miễn này phải xin xác nhận hay chỉ cần thông báo”. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định một số nhóm không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận nhưng phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền nơi dự kiến làm việc trước ít nhất 3 ngày làm việc. Đây là điểm dễ bị bỏ sót nếu doanh nghiệp vẫn hiểu “miễn giấy phép” theo nghĩa không còn bất kỳ nghĩa vụ thủ tục nào.

Trường hợp nào vẫn phải thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền?

Phần lớn các trường hợp người nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động vẫn phải được quản lý thông qua một cơ chế hành chính nhất định. Nếu thuộc nhóm phải xin giấy xác nhận, người sử dụng lao động phải chuẩn bị hồ sơ chứng minh căn cứ miễn và nộp trong khoảng thời gian luật định trước ngày dự kiến làm việc. Nếu thuộc nhóm được miễn thủ tục xin giấy xác nhận thì doanh nghiệp vẫn cần thực hiện thông báo với cơ quan có thẩm quyền, đồng thời lưu các tài liệu chứng minh người lao động thực sự đáp ứng điều kiện của trường hợp miễn.

Theo quy định hiện hành, hồ sơ xin giấy xác nhận thông thường được nộp trong thời hạn 60 ngày và không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc. Riêng các trường hợp thuộc cơ chế thông báo phải thực hiện trước ít nhất 3 ngày làm việc. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định chính xác nhánh thủ tục ngay khi có kế hoạch tiếp nhận người nước ngoài thay vì chờ đến ngày họ đã có mặt tại nhà máy, văn phòng hoặc dự án mới kiểm tra hồ sơ.

“Bản đồ miễn Work Permit” – người nước ngoài nào cần được kiểm tra trước tiên?

Nhà đầu tư, chủ sở hữu và thành viên góp vốn

Nhà đầu tư nước ngoài là nhóm thường được doanh nghiệp mặc định rằng “có vốn là được miễn giấy phép”, nhưng cách hiểu này có thể dẫn đến xử lý sai. Pháp luật hiện hành gắn diện không thuộc cấp giấy phép với tư cách chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn và giá trị góp vốn theo mức luật định. Vì vậy, cần kiểm tra loại hình doanh nghiệp, tên của người nước ngoài trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hoặc đầu tư và giá trị phần vốn thực tế trước khi kết luận.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động. Trường hợp giá trị phần vốn dưới mức này không thể chỉ dựa vào tư cách nhà đầu tư để áp dụng diện miễn và cần kiểm tra vị trí, hình thức làm việc cùng các căn cứ khác nếu người đó trực tiếp làm việc tại Việt Nam.

Thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần

Đối với công ty cổ phần, việc người nước ngoài có tên trong Hội đồng quản trị không đồng nghĩa trong mọi trường hợp đều tự động không phải xin Work Permit. Doanh nghiệp phải kiểm tra tư cách Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị đồng thời đối chiếu giá trị góp vốn theo ngưỡng luật định. Nếu chỉ có chức danh nhưng không đáp ứng điều kiện về vốn của diện miễn này, cần tiếp tục kiểm tra theo căn cứ khác hoặc xác định nghĩa vụ xin giấy phép lao động.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần thuộc diện không cấp giấy phép lao động. Hồ sơ nên thể hiện thống nhất giữa đăng ký doanh nghiệp, sổ đăng ký cổ đông hoặc tài liệu chứng minh quyền sở hữu vốn và quyết định về chức danh để tránh trường hợp chức danh được ghi nhận nhưng căn cứ về vốn không đủ rõ ràng.

Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam

Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam là một trường hợp đặc thù được pháp luật lao động ghi nhận, nhưng doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra tính hợp pháp của quan hệ hôn nhân và thông tin về việc người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam. Giấy chứng nhận kết hôn phải thể hiện quan hệ hôn nhân hợp pháp, thông tin nhân thân phải thống nhất với hộ chiếu hiện tại và nếu giấy tờ được lập ở nước ngoài thì cần kiểm tra yêu cầu công nhận, hợp pháp hóa hoặc thủ tục hộ tịch liên quan.

Điểm quan trọng là trường hợp này không nên được hiểu theo hướng chỉ cần người lao động nói rằng đã kết hôn với người Việt Nam thì doanh nghiệp được sử dụng ngay. Người sử dụng lao động vẫn phải xác định nghĩa vụ thông báo và lưu hồ sơ chứng minh căn cứ không thuộc diện cấp giấy phép. Khi thông tin hôn nhân, hộ chiếu hoặc người sử dụng lao động thay đổi, hồ sơ cũng cần được rà soát lại để bảo đảm căn cứ đang sử dụng vẫn phù hợp.

Người nước ngoài di chuyển nội bộ doanh nghiệp

Di chuyển nội bộ doanh nghiệp là một trong những căn cứ miễn có nhiều điều kiện nhất và cũng thường bị áp dụng nhầm. Người lao động không chỉ cần được công ty mẹ hoặc doanh nghiệp nước ngoài cử sang Việt Nam mà còn phải đáp ứng yêu cầu về hiện diện thương mại, lĩnh vực dịch vụ và thời gian đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước khi chuyển sang Việt Nam. Do đó, một quyết định “secondment” hoặc “assignment letter” riêng lẻ chưa đủ để chứng minh diện này.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp di chuyển nội bộ áp dụng cho nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật được di chuyển có thời hạn trong doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.

Một số trường hợp chuyên gia, nhà quản lý và lao động nước ngoài làm việc ngắn hạn

Nhóm làm việc ngắn hạn cần được xem xét dựa trên tổng thời gian thực tế chứ không phải tên gọi chuyến đi là “công tác ngắn ngày”. Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật có thể thuộc diện không cấp giấy phép nếu tổng thời gian làm việc tại Việt Nam đáp ứng giới hạn của pháp luật. Doanh nghiệp vì vậy cần lập lịch vào Việt Nam của từng người, đối chiếu ngày dự kiến làm việc và cộng dồn các đợt trong cùng năm.

Theo quy định hiện hành, tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm là một trong các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với các vị trí nêu trên. Tuy nhiên, trường hợp này lại thuộc nhóm không phải làm thủ tục xin giấy xác nhận nhưng phải thực hiện thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc. Vì vậy, “ngắn hạn” không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể bỏ qua toàn bộ thủ tục quản lý lao động nước ngoài.

Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam – một trường hợp cần kiểm tra riêng

Điều kiện về quan hệ hôn nhân

Căn cứ hôn nhân chỉ có thể sử dụng khi tồn tại quan hệ hôn nhân hợp pháp giữa người lao động nước ngoài và công dân Việt Nam. Doanh nghiệp cần kiểm tra giấy chứng nhận kết hôn hoặc tài liệu hộ tịch có giá trị tương đương, đồng thời đối chiếu họ tên, ngày sinh, quốc tịch và thông tin cá nhân của hai bên. Nếu kết hôn ở nước ngoài, hồ sơ cần được kiểm tra thêm về giá trị sử dụng tại Việt Nam.

Trường hợp giấy tờ hôn nhân được lập từ nhiều năm trước nhưng người nước ngoài đã đổi hộ chiếu, thay đổi tên hoặc quốc tịch thì nên chuẩn bị tài liệu nối giữa thông tin cũ và mới. Điều này giúp tránh tình trạng giấy kết hôn thể hiện một số hộ chiếu hoặc cách viết tên khác trong khi hồ sơ lao động sử dụng hộ chiếu hiện tại, làm phát sinh yêu cầu giải trình không cần thiết.

Điều kiện làm việc và cư trú tại Việt Nam

Việc kết hôn với công dân Việt Nam giải quyết vấn đề về căn cứ không thuộc diện cấp giấy phép lao động nhưng không đồng nghĩa tự động giải quyết toàn bộ điều kiện nhập cảnh và cư trú. Doanh nghiệp vẫn cần xác định người nước ngoài sẽ làm việc cho đơn vị nào, tại địa điểm nào, từ thời điểm nào và sử dụng loại giấy tờ cư trú nào để bảo đảm hoạt động lao động và cư trú có sự thống nhất.

Trong thực tế, hồ sơ lao động và hồ sơ xuất nhập cảnh thường liên quan chặt chẽ nhưng là hai nhóm thủ tục khác nhau. Một người thuộc diện không cấp Work Permit vẫn phải có hộ chiếu, thị thực, thẻ tạm trú hoặc giấy tờ cư trú phù hợp với trường hợp cụ thể. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát hai tuyến hồ sơ song song thay vì hoàn thành thủ tục lao động rồi mới phát hiện thời hạn cư trú không đáp ứng kế hoạch làm việc.

Hồ sơ chứng minh hôn nhân cần chuẩn bị những gì?

Tài liệu trung tâm là giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân hợp pháp, kèm theo giấy tờ nhận dạng của người nước ngoài và thông tin của người phối ngẫu Việt Nam để đối chiếu. Trường hợp giấy chứng nhận kết hôn được lập tại Việt Nam, việc sử dụng thường thuận lợi hơn vì thông tin đã nằm trong hệ thống hộ tịch trong nước. Nếu giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thì cần kiểm tra quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, miễn hợp pháp hóa và dịch chứng thực.

Ngoài giấy chứng nhận kết hôn, doanh nghiệp nên lưu thêm tài liệu thể hiện người nước ngoài thực tế làm việc tại đơn vị như quyết định tiếp nhận, hợp đồng hoặc thỏa thuận làm việc, chức danh và địa điểm làm việc. Việc này tạo thành bộ hồ sơ đầy đủ để khi cơ quan quản lý kiểm tra, doanh nghiệp có thể chứng minh đồng thời tư cách miễn và tình trạng sử dụng lao động thực tế.

Có phải xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động hay chỉ thực hiện nghĩa vụ thông báo?

Không phải mọi trường hợp không thuộc diện cấp GPLĐ đều xin một loại giấy xác nhận giống nhau. Đối với từng căn cứ cụ thể, doanh nghiệp phải đối chiếu Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP để biết trường hợp đó thuộc nhánh xin giấy xác nhận hay nhánh không phải xin xác nhận nhưng vẫn phải thông báo. Đây là bước nên được thực hiện trước khi chuẩn bị biểu mẫu vì hai nhánh có thời điểm và thành phần thủ tục khác nhau.

Khi thuộc nhóm chỉ thông báo, doanh nghiệp vẫn cần gửi các thông tin cơ bản về người lao động, người sử dụng lao động, địa điểm và thời gian làm việc theo quy định. Đồng thời, toàn bộ giấy tờ chứng minh căn cứ miễn vẫn nên được lưu tại doanh nghiệp. Việc không phải xin giấy xác nhận không có nghĩa doanh nghiệp không cần chứng minh điều kiện nếu cơ quan quản lý kiểm tra sau này.

Chuyên gia nước ngoài vào Việt Nam xử lý sự cố kỹ thuật có được miễn giấy phép?

Trường hợp xử lý sự cố ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến sản xuất

Một số trường hợp chuyên gia nước ngoài vào Việt Nam để xử lý tình huống kỹ thuật đặc biệt có thể được xem xét theo căn cứ không thuộc diện cấp giấy phép nếu đáp ứng đúng điều kiện pháp luật. Doanh nghiệp cần chứng minh đây là sự cố thực tế ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và người nước ngoài được đưa vào để thực hiện nhiệm vụ kỹ thuật cụ thể chứ không phải làm việc thường xuyên.

Hồ sơ nội bộ nên mô tả thời điểm phát sinh sự cố, thiết bị hoặc dây chuyền bị ảnh hưởng, hậu quả dự kiến và lý do cần chuyên gia từ nước ngoài. Các email kỹ thuật, biên bản sự cố, xác nhận của nhà sản xuất máy móc, hợp đồng bảo hành hoặc yêu cầu hỗ trợ có thể giúp chứng minh bản chất nhiệm vụ. Nếu không có tài liệu nền này, việc giải thích sau khi bị kiểm tra sẽ khó thuyết phục hơn.

Vì sao phải chứng minh không thể sử dụng chuyên gia tại Việt Nam?

Bản chất của diện xử lý sự cố kỹ thuật đặc thù là nhu cầu phát sinh mà nhân lực hiện có tại Việt Nam không thể xử lý hiệu quả hoặc đúng yêu cầu kỹ thuật. Do đó, doanh nghiệp nên có căn cứ cho thấy chuyên gia nước ngoài có năng lực gắn với loại máy móc, công nghệ hoặc quy trình cần khắc phục và việc sử dụng người này là cần thiết chứ không đơn thuần lựa chọn vì thuận tiện.

Tài liệu có thể thể hiện thông qua xác nhận của hãng sản xuất, hợp đồng bảo trì, hồ sơ đào tạo độc quyền, quyền truy cập hệ thống hoặc kinh nghiệm trực tiếp với dây chuyền. Cách chứng minh tốt nhất là tạo được mối liên hệ rõ ràng giữa “sự cố cụ thể – năng lực cần thiết – chuyên gia được cử sang”, thay vì chỉ nộp một thư cử sang với nội dung chung chung là “technical support”.

Thời gian xử lý sự cố và giới hạn áp dụng diện miễn

Thời gian làm việc phải phù hợp với tính chất của nhiệm vụ xử lý sự cố. Nếu người lao động được cử sang trong thời gian rất dài, thực hiện cả công việc vận hành hoặc quản lý thường xuyên ngoài nhiệm vụ khắc phục sự cố thì doanh nghiệp cần thận trọng vì bản chất công việc có thể không còn phù hợp với căn cứ ban đầu. Do đó, phạm vi và thời gian làm việc nên được xác định ngay trong thư cử sang hoặc hồ sơ kỹ thuật.

Khi phát sinh kéo dài ngoài dự kiến, doanh nghiệp nên đánh giá lại thủ tục trước khi tiếp tục sử dụng người lao động. Việc một người ban đầu đủ điều kiện theo diện ngắn hạn hoặc xử lý sự cố không bảo đảm rằng toàn bộ giai đoạn làm việc sau đó đều tiếp tục thuộc diện miễn. Đây là lý do hệ thống theo dõi ngày làm việc và thay đổi nhiệm vụ cần được cập nhật liên tục.

Bộ hồ sơ thủ tục miễn giấy phép lao động nên chia thành 4 lớp

Lớp 1 – hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Lớp đầu tiên là tài liệu chứng minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp hoặc tổ chức đang sử dụng người lao động nước ngoài. Nhóm này giúp xác định tên pháp nhân, mã số, trụ sở, chi nhánh, địa điểm kinh doanh, hoạt động đầu tư và các thông tin có liên quan đến nơi người nước ngoài sẽ làm việc.

Đối với doanh nghiệp FDI hoặc trường hợp di chuyển nội bộ, lớp hồ sơ này còn giúp nối quan hệ giữa công ty nước ngoài và hiện diện thương mại tại Việt Nam. Việc sắp xếp riêng lớp hồ sơ doanh nghiệp giúp dễ phát hiện những dữ liệu chưa đồng bộ như đổi tên công ty, chuyển trụ sở hoặc thay đổi giấy chứng nhận đầu tư.

Lớp 2 – hộ chiếu và giấy tờ cá nhân của người nước ngoài

Lớp thứ hai tập trung vào danh tính của người lao động, trong đó hộ chiếu còn thời hạn là tài liệu trọng tâm. Doanh nghiệp nên kiểm tra họ tên đầy đủ, ngày sinh, quốc tịch, giới tính, số hộ chiếu và thời hạn hộ chiếu trước khi sử dụng các thông tin này để lập văn bản đề nghị hoặc thông báo.

Nếu người lao động đã đổi hộ chiếu, cần kiểm tra toàn bộ tài liệu khác xem còn ghi số hộ chiếu cũ hay không. Sai lệch nhỏ về cách viết tên hoặc thứ tự họ tên cũng có thể khiến hồ sơ cần giải trình, đặc biệt với giấy tờ nước ngoài đã dịch và chứng thực.

Lớp 3 – tài liệu chứng minh căn cứ miễn

Đây là lớp quan trọng nhất vì nó trả lời trực tiếp câu hỏi tại sao người nước ngoài không phải xin Work Permit. Tùy trường hợp, tài liệu có thể liên quan đến vốn góp, chức danh Hội đồng quản trị, quan hệ hôn nhân, quyết định cử sang, lịch sử làm việc tại công ty nước ngoài, thỏa thuận quốc tế, dự án ODA hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Doanh nghiệp không nên sử dụng một “bộ hồ sơ miễn mẫu” cho mọi người. Một nhà đầu tư cần chứng minh hoàn toàn khác với chuyên gia di chuyển nội bộ hoặc người thực hiện dự án quốc tế. Cách làm hiệu quả là xác định căn cứ trước, sau đó mới lập danh mục tài liệu chứng minh tương ứng.

Lớp 4 – tài liệu chứng minh vị trí, thời hạn và địa điểm làm việc

Lớp cuối cùng giúp chứng minh tình trạng làm việc thực tế tại Việt Nam phù hợp với thông tin đã khai báo. Tài liệu có thể gồm quyết định tiếp nhận, thư cử sang, mô tả công việc, hợp đồng, kế hoạch làm việc, thông tin địa điểm và thời gian thực hiện nhiệm vụ.

Đây cũng là nhóm hồ sơ cần cập nhật khi người nước ngoài thay đổi công việc. Nếu căn cứ miễn ban đầu vẫn đúng nhưng địa điểm hoặc một số thông tin khác thay đổi, doanh nghiệp phải kiểm tra xem có phát sinh thủ tục cấp lại, thông báo hoặc xác định lại căn cứ hay không.

Quy trình thủ tục miễn giấy phép lao động theo 6 điểm kiểm soát

Điểm 1 – xác định chính xác căn cứ miễn

Điểm kiểm soát đầu tiên là xác định một căn cứ cụ thể và kiểm tra đủ từng điều kiện của căn cứ đó. Doanh nghiệp nên tránh cách tiếp cận “người này chắc được miễn” rồi mới tìm điều khoản phù hợp sau, bởi cách làm ngược dễ dẫn đến việc lựa chọn căn cứ không đúng bản chất.

Khi đã xác định căn cứ, nên ghi rõ điều khoản, điều kiện thực tế và tài liệu dự kiến dùng để chứng minh. Đây có thể xem như “phiếu chẩn đoán” cho hồ sơ, giúp những người tham gia xử lý về sau hiểu vì sao doanh nghiệp lựa chọn nhánh miễn đó.

Điểm 2 – xác định thủ tục phải xin xác nhận hay thực hiện theo cơ chế khác

Sau căn cứ miễn, cần kiểm tra ngay thủ tục tương ứng. Nếu thuộc nhóm phải xin xác nhận, doanh nghiệp phải chuẩn bị bộ hồ sơ theo Điều 8 và nộp trong khung thời gian tại Điều 9. Nếu thuộc nhóm chỉ thông báo, cần xác định thời hạn thông báo và nội dung phải gửi.

Việc tách hai nhánh ngay ở bước thứ hai giúp tránh làm thừa hoặc thiếu hồ sơ. Nghị định 219/2025/NĐ-CP hiện quy định rõ nhóm không phải xin giấy xác nhận nhưng phải thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc.

Điểm 3 – thu thập tài liệu chứng minh

Tài liệu nên được thu thập theo đúng logic của căn cứ miễn. Nếu là nhà đầu tư thì tập trung vào tư cách và vốn; nếu di chuyển nội bộ thì tập trung vào quan hệ doanh nghiệp, vị trí và thời gian tuyển dụng; nếu theo thỏa thuận quốc tế thì tập trung vào văn bản chương trình và nhiệm vụ được giao.

Việc này giúp giảm đáng kể số tài liệu không cần thiết. Một bộ hồ sơ tốt không phải bộ dày nhất mà là bộ trong đó mỗi điều kiện pháp lý đều có ít nhất một tài liệu đáng tin cậy chứng minh.

Điểm 4 – xử lý giấy tờ nước ngoài và hoàn thiện hồ sơ

Sau khi có tài liệu gốc, doanh nghiệp mới nên tiến hành hợp pháp hóa, chứng thực và dịch thuật theo yêu cầu. Trình tự này giúp tránh chi phí xử lý những giấy tờ cuối cùng không được sử dụng hoặc phải xin lại vì nội dung chưa đúng.

Trước khi hoàn thiện, nên kiểm tra một lượt tên, số hộ chiếu, tên doanh nghiệp, chức danh, thời gian và địa điểm trên toàn bộ hồ sơ. Các dữ liệu này là những điểm thường xuyên phát sinh yêu cầu điều chỉnh nếu không thống nhất.

Điểm 5 – nộp hồ sơ hoặc thực hiện nghĩa vụ thông báo theo trường hợp

Đối với hồ sơ xin xác nhận, việc nộp phải tuân thủ thời hạn và cơ quan có thẩm quyền theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đối với trường hợp thông báo, doanh nghiệp cần bảo đảm thông báo được thực hiện trước thời điểm luật quy định chứ không phải sau khi người nước ngoài đã bắt đầu làm việc.

Nghị định hiện quy định thủ tục điện tử có thể được thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, đồng thời quy định cơ chế tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công. Doanh nghiệp nên kiểm tra quy trình triển khai thực tế của địa phương tại thời điểm nộp.

Điểm 6 – nhận kết quả và lưu hồ sơ sử dụng lao động nước ngoài

Sau khi nhận giấy xác nhận hoặc hoàn tất thông báo, doanh nghiệp vẫn cần đưa hồ sơ vào hệ thống quản lý nhân sự. Nên ghi rõ ngày hiệu lực, ngày hết hạn, căn cứ miễn, địa điểm và vị trí để có cảnh báo khi sắp thay đổi hoặc hết thời hạn.

Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ có thời hạn phụ thuộc căn cứ làm việc nhưng tối đa không quá 2 năm. Vì vậy, việc nhận được giấy xác nhận không phải là điểm kết thúc hoàn toàn; doanh nghiệp cần tiếp tục quản lý thời hạn, gia hạn hoặc xác định lại thủ tục khi tình trạng làm việc thay đổi.

Nộp hồ sơ miễn giấy phép lao động ở đâu?

Xác định cơ quan có thẩm quyền theo địa điểm làm việc

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định UBND cấp tỉnh có thẩm quyền đối với người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi dự kiến làm việc. UBND cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục.

Do đó, doanh nghiệp không nên mặc định hồ sơ luôn nộp tại nơi đặt trụ sở chính. Địa điểm làm việc thực tế và cấu trúc hoạt động của người sử dụng lao động phải được xem xét trước, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều nhà máy hoặc chi nhánh.

Người nước ngoài làm việc tại nhiều địa điểm xử lý thế nào?

Trường hợp một người làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố, Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định thẩm quyền cấp giấy xác nhận thuộc UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính.

Sau khi đã được cấp giấy xác nhận mà làm việc tại nhiều tỉnh, người sử dụng lao động còn phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người đó dự kiến làm việc trước ít nhất 3 ngày theo quy định. Thời gian làm việc tại các địa phương không được vượt quá thời hạn của giấy xác nhận đã cấp.

Doanh nghiệp có trụ sở và nhà máy khác địa phương cần lưu ý gì?

Mô hình trụ sở tại một tỉnh nhưng nhà máy ở tỉnh khác khá phổ biến, vì vậy địa chỉ trên hồ sơ miễn cần phản ánh đúng nơi người nước ngoài thực sự làm việc. Doanh nghiệp phải kiểm tra nhà máy được đăng ký dưới hình thức chi nhánh, địa điểm kinh doanh hay pháp nhân độc lập để xác định đúng quan hệ sử dụng lao động.

Nếu người lao động làm việc ở nhiều địa phương, cần xem xét đồng thời thẩm quyền cấp và nghĩa vụ thông báo. Không nên chỉ ghi trụ sở chính trên hồ sơ trong khi chuyên gia gần như toàn thời gian làm việc tại nhà máy khác tỉnh.

8 lỗi thường gặp khi làm thủ tục miễn giấy phép lao động

Hiểu rằng làm việc ngắn hạn thì luôn được miễn

Sai lầm phổ biến là chỉ nhìn vào thời gian của một chuyến đi rồi kết luận được miễn. Trong khi đó, pháp luật hiện hành tính tổng thời gian làm việc trong cả năm đối với diện dưới 90 ngày.

Doanh nghiệp phải theo dõi toàn bộ các lần làm việc của cùng một người và thực hiện nghĩa vụ thông báo nếu thuộc diện này. Nếu kế hoạch thay đổi khiến tổng thời gian vượt giới hạn, căn cứ miễn phải được rà soát lại.

Nhà đầu tư có vốn góp nhưng chưa kiểm tra điều kiện cụ thể

Việc có tên trong danh sách thành viên hoặc cổ đông không tự động tạo ra căn cứ miễn. Doanh nghiệp phải kiểm tra loại hình công ty và giá trị phần vốn của người nước ngoài.

Ngưỡng 3 tỷ đồng hiện là tiêu chí quan trọng đối với chủ sở hữu, thành viên công ty TNHH và Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần thuộc các trường hợp quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Xác định sai trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp chỉ có thư cử sang từ tập đoàn rồi gọi đó là di chuyển nội bộ. Tuy nhiên, diện này còn gắn với hiện diện thương mại, vị trí công việc, lĩnh vực dịch vụ và thời gian tuyển dụng.

Nếu thiếu một trong các điều kiện cốt lõi, hồ sơ có thể phải chuyển sang căn cứ khác. Việc kiểm tra 12 tháng làm việc liên tục trước khi sang Việt Nam đặc biệt quan trọng.

Không có tài liệu chứng minh căn cứ miễn

Một căn cứ pháp lý dù đúng về mặt thực tế vẫn khó sử dụng nếu doanh nghiệp không có tài liệu chứng minh. Cơ quan quản lý cần dựa trên hồ sơ chứ không chỉ lời giải trình.

Do đó, trước khi để người nước ngoài bắt đầu làm việc, doanh nghiệp nên hoàn thiện ít nhất bộ chứng cứ cốt lõi cho căn cứ miễn và lưu lại cùng kết quả thông báo hoặc giấy xác nhận.

Giấy tờ nước ngoài chưa xử lý đúng hình thức

Giấy tờ do công ty mẹ hoặc cơ quan nước ngoài cấp có thể cần hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực. Nếu bỏ qua bước này, tài liệu dù có nội dung đúng vẫn có thể chưa đáp ứng yêu cầu hình thức.

Doanh nghiệp cần kiểm tra ngoại lệ về miễn hợp pháp hóa theo điều ước, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật trước khi xử lý.

Địa điểm làm việc thực tế khác hồ sơ

Một chuyên gia được khai làm việc tại trụ sở nhưng thực tế thường xuyên làm tại nhà máy khác tỉnh có thể làm phát sinh vấn đề về thẩm quyền và nghĩa vụ thông báo. Vì vậy, địa điểm cần phản ánh đúng thực tế.

Khi bổ sung địa điểm mới hoặc làm việc ở nhiều tỉnh, doanh nghiệp nên rà soát thủ tục ngay trước khi điều chuyển. Không nên đợi đến kỳ kiểm tra lao động mới cập nhật.

Nhầm giữa thủ tục xác nhận và thủ tục thông báo

Đây là lỗi dễ xảy ra sau khi xác định đúng diện miễn nhưng chọn sai bước hành chính tiếp theo. Có trường hợp phải xin giấy xác nhận, trong khi một số trường hợp khác chỉ phải thông báo trước thời hạn luật định.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định rõ nhóm không phải xin xác nhận nhưng phải thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc. Bộ phận nhân sự nên đánh dấu riêng hai nhóm trong quy trình nội bộ.

Người lao động đã thay đổi vị trí nhưng doanh nghiệp vẫn sử dụng hồ sơ miễn cũ

Hồ sơ miễn chỉ có ý nghĩa khi căn cứ và tình trạng làm việc thực tế còn phù hợp. Nếu người lao động chuyển từ chuyên gia sang quản lý hoặc sang một công việc hoàn toàn khác, doanh nghiệp phải kiểm tra lại.

Tiếp tục dùng hồ sơ cũ vì giấy vẫn còn thời hạn có thể tạo khoảng cách giữa giấy tờ và thực tế. Thời hạn còn hiệu lực không đồng nghĩa mọi thay đổi công việc đều được bao phủ.

Checklist trước khi làm thủ tục miễn giấy phép lao động

Kiểm tra quốc tịch, hộ chiếu và thông tin cá nhân

Bước đầu tiên là kiểm tra hộ chiếu còn thời hạn và ghi nhận chính xác họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu. Đây là dữ liệu sẽ được sử dụng trên gần như toàn bộ hồ sơ.

Nếu hộ chiếu mới được cấp, cần kiểm tra các giấy tờ cũ có sử dụng số hộ chiếu trước hay không. Việc xử lý sự khác biệt từ đầu giúp tránh phải giải trình sau khi hồ sơ đã nộp.

Kiểm tra hình thức người nước ngoài vào Việt Nam làm việc

Cần xác định người nước ngoài ký hợp đồng lao động, được điều chuyển, cung cấp dịch vụ, thực hiện dự án hay thuộc hình thức khác. Hình thức này quyết định nhiều giấy tờ nền trong hồ sơ.

Không nên lựa chọn hình thức chỉ dựa trên tên thư cử sang. Hãy dựa vào quan hệ pháp lý thực tế giữa cá nhân, công ty nước ngoài và đơn vị tại Việt Nam.

Kiểm tra vị trí và chức danh

Chức danh phải được so sánh với nhiệm vụ thực tế và tiêu chí pháp lý đối với nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Đây là bước đặc biệt quan trọng với diện dưới 90 ngày và di chuyển nội bộ.

Nếu chức danh nội bộ không phản ánh chính xác vị trí pháp lý, doanh nghiệp nên làm rõ trước khi lập hồ sơ. Không nên cố điều chỉnh tên chức danh chỉ để phù hợp một diện miễn nếu công việc thực tế khác.

Kiểm tra căn cứ pháp lý của trường hợp miễn

Mỗi hồ sơ nên có một căn cứ chính xác, có thể chỉ rõ điều khoản áp dụng. Việc ghi nhận rõ căn cứ giúp bộ phận xử lý biết phải chuẩn bị loại giấy tờ nào và theo thủ tục nào.

Nếu có hai căn cứ có vẻ cùng áp dụng, doanh nghiệp nên chọn căn cứ phù hợp nhất với bản chất và dễ chứng minh nhất, đồng thời bảo đảm không bỏ sót điều kiện riêng của căn cứ đó.

Kiểm tra tài liệu chứng minh

Sau khi có căn cứ, hãy kiểm tra từng điều kiện đã có tài liệu chứng minh hay chưa. Ví dụ vốn góp phải có hồ sơ vốn, hôn nhân phải có giấy tờ hộ tịch, di chuyển nội bộ phải có tài liệu về quá trình tuyển dụng.

Nếu một điều kiện chỉ được biết qua trao đổi nội bộ nhưng chưa có giấy tờ, doanh nghiệp nên bổ sung trước khi nộp. Đây là cách giảm nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu giải trình.

Kiểm tra địa điểm và thời hạn làm việc

Địa điểm và thời hạn phải được xác định dựa trên kế hoạch thực tế. Trường hợp làm ở nhiều tỉnh cần kiểm tra thêm thẩm quyền cấp và nghĩa vụ thông báo tại địa phương khác.

Đối với người làm việc ngắn hạn, tổng số ngày trong năm cần được theo dõi. Đối với giấy xác nhận, thời hạn đề nghị phải phù hợp tài liệu nền và không vượt giới hạn pháp luật.

Kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa, dịch thuật và chứng thực

Mỗi tài liệu nước ngoài phải được phân loại xem có thuộc diện hợp pháp hóa lãnh sự hay được miễn. Sau đó mới xác định yêu cầu dịch và chứng thực.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nguyên tắc giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa trừ trường hợp được miễn, sau đó dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định. Đây là bước nên kiểm tra trước khi chốt lịch nộp hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục miễn giấy phép lao động

Miễn giấy phép lao động có cần làm hồ sơ không?

Có thể vẫn cần làm hồ sơ. “Không thuộc diện cấp GPLĐ” chỉ có nghĩa người nước ngoài không phải xin Work Permit theo thủ tục thông thường, nhưng doanh nghiệp vẫn phải xác định họ thuộc nhóm xin giấy xác nhận hay nhóm thực hiện cơ chế thông báo.

Ngoài thủ tục với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp còn cần lưu tài liệu chứng minh căn cứ miễn để phục vụ quản lý và kiểm tra. Vì vậy, miễn Work Permit không đồng nghĩa không có hồ sơ.

Người nước ngoài làm việc dưới 3 tháng có được miễn giấy phép không?

Không nên sử dụng tiêu chí “dưới 3 tháng” một cách chung chung. Quy định hiện hành đối với nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật sử dụng tiêu chí tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm.

Ngay cả khi đáp ứng điều kiện này, người sử dụng lao động vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc. Tổng số ngày cần được tính trên toàn bộ năm chứ không phải từng lần vào Việt Nam.

Nhà đầu tư nước ngoài có phải xin xác nhận miễn Work Permit không?

Trước tiên phải kiểm tra loại hình doanh nghiệp và giá trị phần vốn góp. Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc diện không cấp giấy phép theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Đây cũng là một trong các nhóm được quy định không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận nhưng phải thực hiện thông báo theo Điều 9. Vì vậy, doanh nghiệp vẫn cần hoàn tất nghĩa vụ quản lý tương ứng.

Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam có cần giấy phép lao động không?

Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam có thể thuộc trường hợp không phải cấp giấy phép lao động theo quy định của Bộ luật Lao động, nhưng doanh nghiệp cần có tài liệu chứng minh quan hệ hôn nhân hợp pháp.

Đồng thời phải kiểm tra cơ chế thủ tục áp dụng và lưu hồ sơ liên quan đến công việc, địa điểm cũng như thông tin cá nhân. Không nên chỉ căn cứ vào tình trạng hôn nhân được người lao động khai báo.

Di chuyển nội bộ doanh nghiệp có phải xin giấy xác nhận miễn không?

Trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp phải được xác định đúng theo điều kiện tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đây không phải nhóm được tự động xử lý giống với trường hợp làm việc dưới 90 ngày.

Khi thuộc diện phải xin giấy xác nhận, hồ sơ cần có tài liệu chứng minh vị trí, văn bản cử sang và xác nhận đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục, cùng các tài liệu liên quan đến hiện diện thương mại.

Xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Thời hạn không cố định cho mọi trường hợp mà phụ thuộc vào hợp đồng, quyết định cử sang, thỏa thuận, dự án hoặc tài liệu làm việc tương ứng. Tuy nhiên, thời hạn giấy xác nhận không vượt quá 2 năm.

Doanh nghiệp cần dựa trên tài liệu nền để đề nghị khoảng thời gian phù hợp. Nếu tiếp tục làm việc sau khi sắp hết hạn, thủ tục gia hạn phải được thực hiện trong thời hạn luật định.

Người được miễn giấy phép có xin thẻ tạm trú được không?

Việc được miễn Work Permit không tự động đồng nghĩa được cấp thẻ tạm trú. Khả năng cấp thẻ phụ thuộc vào căn cứ cư trú, loại thị thực và các điều kiện của pháp luật xuất nhập cảnh.

Doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ lao động và hồ sơ cư trú song song. Một số nhóm có thể đủ điều kiện xin thẻ dựa trên tư cách đầu tư, lao động hoặc quan hệ gia đình, nhưng phải đánh giá theo từng trường hợp.

Chuyển công ty có được sử dụng giấy xác nhận miễn cũ không?

Không nên mặc định giấy xác nhận cũ có thể sử dụng tại công ty mới. Giấy xác nhận được cấp dựa trên quan hệ với người sử dụng lao động, vị trí, địa điểm và căn cứ miễn tại thời điểm cấp.

Khi chuyển sang pháp nhân khác, doanh nghiệp mới cần xác định lại toàn bộ căn cứ. Nếu vẫn thuộc diện miễn thì thực hiện thủ tục tương ứng; nếu không, phải xem xét xin giấy phép lao động.

Thủ tục miễn giấy phép lao động cần được thực hiện trên cơ sở xác định đúng trường hợp áp dụng và bảo đảm hồ sơ chứng minh phù hợp với vị trí, thời gian và hình thức làm việc của người nước ngoài. Rà soát kỹ giấy tờ trước khi nộp sẽ giúp quá trình xác nhận hoặc thông báo được thực hiện thuận lợi hơn.