Làm hộ chiếu công vụ tại Hà Nội là quy trình đặc biệt dành cho cán bộ, công chức và viên chức được cử đi công tác, làm việc hoặc tham dự các sự kiện quốc tế theo chỉ đạo của cơ quan Nhà nước. Thủ tục này đòi hỏi tính chính xác cao, đầy đủ giấy tờ và tuân thủ đúng quy trình phê duyệt giữa các cơ quan. Không giống hộ chiếu phổ thông, hộ chiếu công vụ yêu cầu văn bản cử đi, giấy xác nhận nhiệm vụ và các bước kiểm tra nội bộ trước khi nộp hồ sơ. Vì vậy, cá nhân hoặc đơn vị trực thuộc cần nắm rõ quy trình để tránh sai sót làm ảnh hưởng đến lịch trình công tác. Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ thông tin, giúp bạn thực hiện thủ tục một cách nhanh gọn và đúng quy định.
Tổng quan về hộ chiếu công vụ tại Hà Nội
Hộ chiếu công vụ là gì? Điểm khác biệt so với hộ chiếu phổ thông
Hộ chiếu công vụ là loại giấy tờ do Nhà nước Việt Nam cấp cho công chức, viên chức, cán bộ các cơ quan nhà nước khi đi thực hiện công vụ ở nước ngoài. Khác với hộ chiếu phổ thông, hộ chiếu công vụ không phục vụ mục đích du lịch hay cá nhân mà chỉ sử dụng cho các nhiệm vụ công tác được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Hộ chiếu công vụ thường có thiết kế đặc biệt với bìa màu khác và ký hiệu riêng để phân biệt với hộ chiếu phổ thông. Ngoài ra, hộ chiếu công vụ còn được ưu tiên trong các thủ tục xuất nhập cảnh, giúp người sử dụng di chuyển nhanh hơn và được hỗ trợ trong quá trình công tác quốc tế. Việc cấp hộ chiếu công vụ yêu cầu người nhận phải có nhiệm vụ công tác rõ ràng, có giấy tờ chứng minh của cơ quan chủ quản và tuân thủ các quy định pháp luật về xuất nhập cảnh.
Đối tượng được cấp hộ chiếu công vụ theo quy định
Theo quy định, đối tượng được cấp hộ chiếu công vụ bao gồm cán bộ, công chức, viên chức đang công tác tại các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội được Nhà nước giao nhiệm vụ đi công tác nước ngoài. Ngoài ra, những người được cử đi làm nhiệm vụ đặc biệt như hội thảo, ký kết hợp đồng quốc tế hoặc tham gia các chương trình hợp tác chính thức cũng nằm trong đối tượng cấp hộ chiếu công vụ. Những người đang trong quá trình nghỉ việc, thôi việc hoặc bị xử lý kỷ luật không thuộc diện được cấp. Việc xác định đối tượng cấp hộ chiếu công vụ phải dựa trên quyết định cử đi công tác và chứng thực của cơ quan chủ quản để đảm bảo quyền lợi hợp pháp, đồng thời tránh việc lạm dụng hộ chiếu công vụ cho mục đích cá nhân.
Điều kiện cấp hộ chiếu công vụ năm 2025
Điều kiện cho cá nhân
Cá nhân muốn được cấp hộ chiếu công vụ cần đáp ứng các điều kiện sau: có quốc tịch Việt Nam, đang là cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước; đang công tác chính thức và có nhiệm vụ đi công tác nước ngoài theo phân công của cơ quan. Ngoài ra, người được cấp hộ chiếu công vụ phải không thuộc diện bị cấm xuất cảnh theo quy định pháp luật, không đang trong quá trình xử lý kỷ luật hay có các vi phạm liên quan đến pháp luật hình sự. Người xin cấp hộ chiếu công vụ phải cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, ảnh chân dung theo quy định, giấy tờ chứng minh chức vụ, vị trí công tác, và giấy tờ cử đi công tác do cơ quan chủ quản cấp. Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện này giúp đảm bảo quyền lợi hợp pháp của cá nhân và tạo thuận lợi trong quá trình xuất nhập cảnh phục vụ công vụ.
Điều kiện về văn bản cử đi và trách nhiệm của cơ quan chủ quản
Cơ quan chủ quản có trách nhiệm lập và cung cấp văn bản cử đi công tác cho người được cấp hộ chiếu công vụ. Văn bản này phải nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm công tác và thông tin cá nhân của cán bộ, công chức được cử đi. Đồng thời, cơ quan chủ quản phải đảm bảo rằng cá nhân được cử đi đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về pháp lý và hành chính. Cơ quan cũng chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý việc sử dụng hộ chiếu công vụ, báo cáo cơ quan xuất nhập cảnh khi cần thiết, và đảm bảo hộ chiếu được trả lại hoặc hủy khi kết thúc nhiệm vụ. Việc này nhằm hạn chế việc sử dụng hộ chiếu công vụ sai mục đích và đảm bảo tuân thủ quy định của Nhà nước về quản lý xuất nhập cảnh đối với cán bộ công vụ.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm hộ chiếu công vụ tại Hà Nội
Bộ hồ sơ theo quy định của Bộ Ngoại giao
Hộ chiếu công vụ là loại hộ chiếu đặc biệt dành cho cán bộ, công chức, viên chức khi thực hiện nhiệm vụ công vụ nước ngoài. Để làm hộ chiếu công vụ tại Hà Nội, bộ hồ sơ cơ bản theo quy định của Bộ Ngoại giao bao gồm:
Đơn đề nghị cấp hộ chiếu công vụ theo mẫu do Bộ Ngoại giao ban hành, được cơ quan quản lý trực tiếp phê duyệt.
Quyết định cử đi công tác hoặc giấy giới thiệu công vụ từ cơ quan đang công tác, chứng minh mục đích sử dụng hộ chiếu.
Bản sao CMND/CCCD và hộ khẩu của người làm hộ chiếu để đối chiếu thông tin cá nhân.
Ảnh thẻ chân dung 4×6 hoặc theo kích thước quy định, chụp mới, rõ nét, nền trắng, không đeo kính màu hoặc mũ.
Biên lai thanh toán lệ phí, nếu áp dụng theo quy định của cơ quan cấp hộ chiếu.
Bộ hồ sơ này cần được cơ quan quản lý trực tiếp kiểm tra, đóng dấu xác nhận và gửi lên Bộ Ngoại giao để phê duyệt. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định giúp rút ngắn thời gian xử lý, đồng thời đảm bảo tính pháp lý và an toàn thông tin cho cán bộ công vụ.
Các giấy tờ bổ sung trong trường hợp đặc biệt
Trong một số trường hợp đặc biệt, hồ sơ làm hộ chiếu công vụ cần bổ sung thêm giấy tờ để chứng minh tư cách và nhiệm vụ công vụ. Chẳng hạn:
Trường hợp cán bộ mới tuyển dụng hoặc chuyển công tác, cần kèm theo quyết định bổ nhiệm hoặc xác nhận công tác mới.
Cán bộ đi công tác dài hạn hoặc thường xuyên ra nước ngoài, phải nộp kế hoạch công tác chi tiết, giấy phép xuất cảnh của cơ quan quản lý, hoặc thư mời từ cơ quan đối tác nước ngoài.
Trường hợp thay đổi thông tin cá nhân như đổi họ tên, đổi quốc tịch, hoặc mất hộ chiếu cũ, cần nộp giấy tờ chứng minh thay đổi, xác nhận từ cơ quan công tác và biên bản báo mất.
Việc chuẩn bị các giấy tờ bổ sung này giúp cơ quan cấp hộ chiếu công vụ đánh giá đúng đối tượng, mục đích sử dụng và thời hạn hiệu lực hộ chiếu, từ đó tránh sai sót và đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công vụ.
Quy trình làm hộ chiếu công vụ tại Hà Nội
Các bước phê duyệt nội bộ trong cơ quan
Quy trình làm hộ chiếu công vụ bắt đầu từ cơ quan quản lý trực tiếp của cán bộ. Trước tiên, cán bộ nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu công vụ, kèm các giấy tờ liên quan. Văn phòng hoặc bộ phận nhân sự sẽ kiểm tra hồ sơ, đảm bảo đầy đủ và hợp lệ, sau đó trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt.
Lãnh đạo cơ quan sẽ xác nhận mục đích công tác, nhiệm vụ ra nước ngoài và thời hạn sử dụng hộ chiếu. Sau khi ký duyệt, hồ sơ được chuyển đến phòng tổ chức hoặc bộ phận hành chính để hoàn thiện các thủ tục gửi lên Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao. Trong quá trình phê duyệt nội bộ, cán bộ có thể được yêu cầu bổ sung thông tin hoặc tài liệu để hồ sơ đạt chuẩn. Việc phê duyệt đúng quy trình giúp tránh sai sót, đảm bảo hồ sơ được Bộ Ngoại giao chấp thuận nhanh chóng.
Nộp hồ sơ tại cơ quan cấp hộ chiếu và thời gian xử lý
Sau khi hồ sơ được phê duyệt nội bộ, cán bộ hoặc cơ quan đại diện nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao hoặc phòng quản lý xuất nhập cảnh tại Hà Nội. Tại đây, hồ sơ được kiểm tra, nhập thông tin vào hệ thống và xác nhận các dữ liệu sinh trắc học nếu cần.
Thời gian xử lý hộ chiếu công vụ thường ngắn hơn so với hộ chiếu phổ thông, dao động từ 5–10 ngày làm việc, tùy thuộc vào mục đích công tác và độ phức tạp của hồ sơ. Sau khi hoàn tất, cơ quan sẽ thông báo ngày nhận hộ chiếu cho cán bộ. Trong quá trình này, cán bộ cần giữ liên lạc với cơ quan quản lý để kịp thời bổ sung hồ sơ nếu phát sinh yêu cầu. Khi nhận hộ chiếu công vụ, cán bộ phải ký xác nhận và kiểm tra thông tin cá nhân, mục đích sử dụng để đảm bảo chính xác trước khi sử dụng.
Thủ tục cấp mới – cấp lại – đổi hộ chiếu công vụ
Khi nào cần cấp mới hộ chiếu công vụ?
Hộ chiếu công vụ được cấp cho cán bộ, công chức, viên chức hoặc người được giao nhiệm vụ công vụ khi đi công tác nước ngoài. Bạn cần cấp mới hộ chiếu công vụ trong các trường hợp sau: lần đầu được giao nhiệm vụ công vụ ra nước ngoài; chưa từng có hộ chiếu công vụ; hoặc thông tin trong hộ chiếu cũ không còn phù hợp với dữ liệu công chức. Việc cấp mới giúp cơ quan nhà nước quản lý công tác đi lại, công vụ và bảo đảm quyền lợi của người được cử đi công tác.
Để được cấp mới, người đi công vụ phải nộp hồ sơ qua cơ quan quản lý trực tiếp, kèm theo quyết định cử đi công tác, giấy tờ tùy thân và hình ảnh chuẩn theo quy định. Hồ sơ đầy đủ sẽ được chuyển đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ để xét duyệt và cấp hộ chiếu công vụ. Lưu ý rằng hộ chiếu công vụ khác với hộ chiếu phổ thông về quyền lợi và trách nhiệm, do đó cần đảm bảo thông tin chính xác, hợp lệ.
Thủ tục đổi hộ chiếu bị hỏng, mất, hết trang hoặc hết hạn
Trong quá trình sử dụng, hộ chiếu công vụ có thể bị hỏng, mất, hết trang hoặc hết hạn, khi đó cần thực hiện thủ tục cấp lại hoặc đổi. Người có nhu cầu phải lập tờ trình gửi cơ quan quản lý trực tiếp giải thích lý do, kèm theo các giấy tờ chứng minh việc mất hoặc hỏng hộ chiếu cũ.
Nếu hộ chiếu bị hỏng hoặc hết trang, cán bộ phải nộp hộ chiếu cũ cùng hồ sơ xin đổi. Trường hợp mất hộ chiếu, cần có xác nhận của cơ quan công an nơi cư trú và báo cáo chi tiết về hoàn cảnh mất. Hồ sơ sẽ được chuyển lên Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ để xét duyệt cấp lại. Thời gian xử lý thủ tục cấp lại hộ chiếu công vụ thường nhanh hơn so với cấp mới, nhưng vẫn cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Trong mọi trường hợp, hồ sơ đổi hộ chiếu phải đảm bảo chính xác về thông tin cá nhân, quyết định cử đi công vụ và giấy tờ chứng minh lý do cần cấp lại. Việc này giúp cơ quan nhà nước quản lý và theo dõi việc đi lại công vụ, đồng thời tránh các sai sót pháp lý trong quá trình cấp hộ chiếu.
Tham khảo: Dịch vụ làm hộ chiếu bảo đảm đúng hạn tại Hà Nội
Thời gian trả kết quả và lệ phí làm hộ chiếu công vụ năm 2025
Thời gian xử lý theo từng trường hợp
Thời gian cấp hộ chiếu công vụ phụ thuộc vào loại thủ tục và tính chất khẩn cấp của nhiệm vụ công vụ. Với hộ chiếu công vụ cấp mới, thời gian xử lý trung bình khoảng 10–15 ngày làm việc, tính từ ngày hồ sơ đầy đủ được cơ quan quản lý tiếp nhận. Thời gian này bao gồm việc kiểm tra hồ sơ, xác minh thông tin và in ấn hộ chiếu.
Đối với trường hợp cấp lại hộ chiếu công vụ do hỏng, mất hoặc hết hạn, thời gian xử lý có thể rút ngắn còn 5–7 ngày làm việc, vì hồ sơ đã được xác thực và chỉ cần kiểm tra, cập nhật dữ liệu. Trong một số tình huống đặc biệt, như công vụ khẩn cấp, cơ quan quản lý có thể xử lý gấp trong 2–3 ngày, nhưng cần kèm giấy tờ chứng minh tính chất khẩn cấp của nhiệm vụ công vụ.
Chi phí và lệ phí theo quy định mới nhất
Lệ phí làm hộ chiếu công vụ được quy định theo thông tư mới nhất của Bộ Tài chính và Bộ Ngoại giao, thường thấp hơn hoặc miễn phí đối với cán bộ công vụ đang đi công tác. Cụ thể:
Cấp mới hộ chiếu công vụ: Thường được miễn lệ phí nếu phục vụ công vụ đúng quy định; trường hợp cá nhân tự nguyện cấp thì áp dụng mức phí khoảng 200.000 đồng.
Cấp lại, đổi hộ chiếu do hỏng, mất, hết trang hoặc hết hạn: Mức phí khoảng 150.000–300.000 đồng, tùy lý do và thời gian còn lại của hộ chiếu cũ.
Dịch vụ chuyển phát hộ chiếu: Nếu muốn nhận hộ chiếu tại cơ quan hoặc chuyển về địa chỉ nhà, phí dịch vụ dao động 30.000–50.000 đồng.
Các khoản phí này được thu trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc thanh toán qua hệ thống ngân hàng, tùy hướng dẫn. Việc nắm rõ lệ phí giúp cán bộ công vụ chủ động chuẩn bị hồ sơ và tránh chậm trễ trong quá trình cấp hộ chiếu.
Lưu ý quan trọng khi làm hộ chiếu công vụ
Hộ chiếu công vụ là loại giấy tờ đặc biệt được cấp cho công chức, viên chức khi thực hiện nhiệm vụ công tác, công vụ ở nước ngoài. Việc làm hộ chiếu công vụ đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong hồ sơ, thông tin và quy trình, bởi sai sót có thể gây trì hoãn chuyến công tác hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi của người làm thủ tục. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn cần biết để làm hộ chiếu công vụ nhanh chóng và đúng quy định.
Lưu ý về thông tin, ảnh, và giấy tờ
Khi làm hộ chiếu công vụ, thông tin cá nhân trên hồ sơ phải trùng khớp tuyệt đối với giấy tờ gốc như CCCD/CMND, sổ hộ khẩu và quyết định cử đi công tác. Thông tin sai lệch, dù nhỏ, đều có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Ảnh hộ chiếu công vụ phải đáp ứng tiêu chuẩn nghiêm ngặt: nền trắng, nhìn thẳng, không đội mũ, không đeo kính, tóc gọn gàng và trang phục lịch sự.
Các giấy tờ cần chuẩn bị đầy đủ bao gồm: tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu công vụ, công văn cử đi công tác, quyết định công tác của cơ quan, CCCD/CMND, ảnh và các văn bản liên quan theo yêu cầu. Chuẩn bị sẵn tất cả giấy tờ giúp quá trình nộp hồ sơ diễn ra nhanh chóng và tránh phải bổ sung nhiều lần.
Các lỗi thường gặp và cách tránh
Một số lỗi phổ biến khi làm hộ chiếu công vụ bao gồm: điền sai thông tin cá nhân trên tờ khai, ảnh không đúng chuẩn, thiếu giấy tờ cần thiết, hoặc nộp hồ sơ muộn so với kế hoạch công tác. Những lỗi này có thể khiến hồ sơ bị trả lại, trì hoãn việc nhận hộ chiếu và ảnh hưởng đến chuyến công tác.
Để tránh sai sót, người làm hồ sơ nên kiểm tra kỹ thông tin trên CCCD/CMND, sổ hộ khẩu, quyết định công tác trước khi điền tờ khai. Ảnh phải chụp theo tiêu chuẩn của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, không chỉnh sửa quá mức.
Ngoài ra, bạn nên kiểm tra danh sách hồ sơ cần nộp tại cơ quan cấp hộ chiếu công vụ để tránh thiếu giấy tờ. Nếu là lần đầu làm, nhờ người có kinh nghiệm hoặc cán bộ hướng dẫn hỗ trợ cũng là cách hiệu quả để tránh lỗi. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo quyền lợi và chuyến công tác diễn ra đúng kế hoạch.
Các trường hợp làm hộ chiếu công vụ gấp
Trong một số tình huống công tác đột xuất hoặc yêu cầu khẩn cấp, việc làm hộ chiếu công vụ cần được xử lý nhanh chóng. Các cơ quan cấp hộ chiếu có cơ chế ưu tiên cho những trường hợp này, giúp công chức, viên chức nhận hộ chiếu đúng thời hạn. Hiểu rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là yếu tố then chốt để làm hộ chiếu công vụ gấp.
Thủ tục ưu tiên cho chuyến công tác đột xuất
Các chuyến công tác đột xuất, khẩn cấp thường được các cơ quan xuất nhập cảnh xử lý theo chế độ ưu tiên. Người đi công tác cần cung cấp công văn cử đi công tác khẩn, quyết định công tác hoặc giấy tờ chứng minh tính cấp bách.
Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan xuất nhập cảnh sẽ xem xét và rút ngắn thời gian xử lý so với quy trình thông thường. Thời gian nhận hộ chiếu có thể chỉ từ 1–3 ngày nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Việc trình bày rõ lý do công tác khẩn cấp và cung cấp giấy tờ xác thực là điều kiện tiên quyết để được ưu tiên.
Cách chuẩn bị hồ sơ để xử lý nhanh
Để làm hộ chiếu công vụ gấp, hồ sơ phải chuẩn bị đầy đủ và chính xác ngay từ đầu. Bao gồm: tờ khai X01, CCCD/CMND, ảnh theo tiêu chuẩn, công văn hoặc quyết định cử đi công tác, giấy tờ chứng minh tính khẩn cấp và các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của cơ quan cấp hộ chiếu.
Việc điền tờ khai cần cẩn thận, tuyệt đối không sai thông tin cá nhân hoặc địa chỉ, tránh phải bổ sung hồ sơ nhiều lần. Ảnh phải đúng chuẩn, gọn gàng, nền trắng và trang phục nghiêm túc.
Ngoài ra, nên liên hệ trước với cơ quan cấp hộ chiếu để được hướng dẫn chi tiết và hẹn giờ nộp hồ sơ, giúp rút ngắn thời gian chờ đợi. Việc chuẩn bị kỹ càng từ trước không chỉ giúp hồ sơ được xử lý nhanh mà còn đảm bảo chuyến công tác không bị gián đoạn do thủ tục hành chính.
Làm hộ chiếu công vụ tại Hà Nội đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy trình phê duyệt của cơ quan chủ quản cũng như cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Khi nắm rõ hồ sơ, trình tự và thời gian xử lý, việc cấp hộ chiếu sẽ diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Đối với những trường hợp cần làm gấp để kịp chuyến công tác quốc tế, việc hoàn thiện hồ sơ đúng chuẩn từ đầu là yếu tố quan trọng nhất. Với sự phối hợp chặt chẽ giữa cá nhân được cử đi và đơn vị quản lý, quá trình làm hộ chiếu công vụ luôn đảm bảo đúng quy định và tiến độ. Đây là bước cần thiết để thực hiện nhiệm vụ quốc tế một cách trọn vẹn và hiệu quả.
