Quy trình xin cấp giấy phép lao động tại TPHCM mới nhất là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và người lao động nước ngoài quan tâm khi muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Với sự thay đổi của pháp luật và quy định hành chính năm 2025, việc nắm rõ thủ tục xin giấy phép lao động TPHCM, điều kiện, hồ sơ và thời gian xử lý là rất cần thiết để tránh mất thời gian và chi phí không đáng có. Bài viết dưới đây sẽ cập nhật toàn bộ quy trình mới nhất theo hướng dễ hiểu, giúp bạn hoàn thành nhanh chóng thủ tục pháp lý quan trọng này. Từ việc chuẩn bị hồ sơ, nộp tại đâu, xử lý ra sao đến khi nhận được giấy phép lao động hợp lệ – mọi thông tin đều sẽ được trình bày chi tiết.
Điều kiện xin cấp giấy phép lao động tại TPHCM
Những đối tượng cần xin giấy phép lao động
Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, các đối tượng là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong thời gian từ 30 ngày trở lên (liên tục hoặc theo từng đợt) thuộc các trường hợp sau sẽ bắt buộc phải xin giấy phép lao động:
Người lao động có hợp đồng trực tiếp với doanh nghiệp, tổ chức tại TP.HCM.
Người được cử sang Việt Nam để thực hiện hợp đồng kinh tế, dự án hoặc cung cấp dịch vụ.
Giám đốc điều hành, nhà quản lý, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc tại các công ty có vốn đầu tư nước ngoài hoặc công ty Việt Nam.
Việc không thực hiện thủ tục cấp giấy phép đúng quy định sẽ khiến cả doanh nghiệp và người lao động bị xử phạt hành chính, thậm chí bị buộc xuất cảnh.
Trường hợp được miễn giấy phép lao động
Một số trường hợp được miễn giấy phép lao động, tuy nhiên vẫn phải làm thủ tục xác nhận miễn tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TP.HCM. Các trường hợp phổ biến gồm:
Nhà đầu tư là thành viên góp vốn, cổ đông theo quy định của pháp luật.
Trưởng văn phòng đại diện, dự án quốc tế, tổ chức phi chính phủ.
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam dưới 30 ngày/lần và không quá 3 lần/năm.
Chuyên gia, giảng viên theo chương trình liên kết giữa chính phủ Việt Nam và quốc gia khác.
Việc nộp hồ sơ xác nhận miễn vẫn cần đầy đủ giấy tờ như hộ chiếu, hợp đồng hoặc giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn.
Yêu cầu về kinh nghiệm, trình độ, sức khỏe
Để được cấp giấy phép lao động tại TP.HCM, người lao động nước ngoài phải đáp ứng đủ 3 tiêu chí cơ bản:
Trình độ chuyên môn:
Chuyên gia: Có bằng đại học trở lên và ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc liên quan.
Kỹ thuật viên: Có bằng nghề và ít nhất 1 năm kinh nghiệm thực tế.
Sức khỏe: Có giấy khám sức khỏe còn hiệu lực được cấp tại Việt Nam hoặc hợp pháp hóa từ nước ngoài.
Lý lịch tư pháp: Không có tiền án, tiền sự; lý lịch rõ ràng, hợp lệ trong vòng 6 tháng gần nhất.
Hồ sơ xin giấy phép lao động tại TPHCM
Việc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại TP.HCM đòi hỏi bộ hồ sơ đầy đủ, đúng quy định và phải được chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh bị trả hồ sơ, kéo dài thời gian xử lý. Dưới đây là các thành phần hồ sơ quan trọng kèm gợi ý để chuẩn bị nhanh chóng và chính xác.
Danh mục hồ sơ đối với người lao động nước ngoài
Người nước ngoài cần cung cấp các tài liệu sau để đủ điều kiện xin cấp phép:
Giấy khám sức khỏe
Cấp trong vòng 12 tháng
Phải do cơ sở y tế đủ điều kiện tại Việt Nam hoặc cơ sở nước ngoài được công nhận
Lý lịch tư pháp
Có thể do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp (bắt buộc hợp pháp hóa và dịch công chứng nếu không phải tiếng Việt)
Thời hạn không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ
Xác nhận kinh nghiệm làm việc
Tối thiểu 3 năm ở vị trí tương đương
Có chữ ký, con dấu xác nhận của công ty trước đó
Bằng cấp chuyên môn (nếu có)
Phải phù hợp với vị trí đảm nhận tại Việt Nam
Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng
Hộ chiếu (bản sao y công chứng toàn bộ)
Ảnh 4x6cm (nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất)
Tài liệu cần từ phía doanh nghiệp sử dụng lao động
Doanh nghiệp Việt Nam nơi người lao động nước ngoài làm việc cần cung cấp:
Giấy đăng ký kinh doanh (bản sao y công chứng)
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Nộp trước 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng lao động
Văn bản đề nghị cấp GPLĐ (Mẫu 11/PLI theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP)
Dự thảo hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm (nếu không ký HĐLĐ)
Xem thêm: Xin giấy phép lao động tại TPHCM có khó không?
Mẫu giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự
Các giấy tờ do nước ngoài cấp cần được hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
Bằng cấp học thuật, chứng chỉ chuyên môn
Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc
Lý lịch tư pháp (nếu do nước ngoài cấp)
Sau khi hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam, các giấy tờ này phải dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định.
Gợi ý cách chuẩn bị hồ sơ nhanh chóng, chính xác
Để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót:
Doanh nghiệp nên lập danh sách kiểm tra (checklist) hồ sơ từ sớm
Tận dụng dịch vụ dịch thuật, công chứng trọn gói để đảm bảo tính hợp lệ
Chủ động liên hệ với Sở Lao động – Thương binh & Xã hội TP.HCM để cập nhật mẫu mới nhất
Đối với người lao động chưa có hồ sơ đầy đủ, nên lên kế hoạch chuẩn bị trước tối thiểu 30 – 45 ngày
✅ Việc chuẩn bị đúng từ đầu không chỉ rút ngắn thời gian cấp phép, mà còn hạn chế rủi ro vi phạm hành chính về lao động và xuất nhập cảnh tại Việt Nam.
Quy trình xin cấp giấy phép lao động tại TPHCM mới nhất
Việc xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại TP.HCM là một thủ tục bắt buộc, bao gồm nhiều bước chi tiết và thời gian xử lý khác nhau. Do đây là một trong những đô thị lớn nhất cả nước, số lượng hồ sơ tiếp nhận tại TP.HCM tương đối lớn nên các doanh nghiệp và người lao động cần nắm chắc quy trình chuẩn hóa và cập nhật mới nhất năm 2025 để tránh trễ hạn hoặc bị trả hồ sơ.
Bước 1: Doanh nghiệp nộp công văn giải trình nhu cầu sử dụng lao động
Trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Thủ tục này được nộp trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng lao động.
📄 Hồ sơ gồm:
Mẫu công văn giải trình theo Mẫu 01/PLI (Ban hành theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao y).
Hợp đồng lao động dự kiến hoặc hợp đồng cung ứng lao động (nếu có).
📍 Nơi nộp: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TP.HCM (trực tiếp hoặc qua dịch vụ công trực tuyến).
🕒 Thời gian xử lý: 5 ngày làm việc. Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản chấp thuận.
Bước 2: Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ xin giấy phép
Sau khi có văn bản chấp thuận nhu cầu, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, bao gồm:
📂 Hồ sơ người lao động:
Văn bản đề nghị cấp GPLĐ (Mẫu 11/PLI).
Hộ chiếu (bản sao công chứng).
02 ảnh màu 4×6 nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất.
Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc (tối thiểu 3 năm).
Bằng cấp/chứng chỉ phù hợp vị trí công việc.
Giấy khám sức khỏe (tại cơ sở được công nhận tại Việt Nam, có hiệu lực 12 tháng).
Phiếu lý lịch tư pháp (cấp tại nước ngoài hoặc Việt Nam).
📂 Hồ sơ doanh nghiệp:
Giấy phép đăng ký kinh doanh.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động (đã được cấp ở bước 1).
Hợp đồng lao động dự kiến (song ngữ).
📌 Lưu ý: Một số tài liệu từ nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt theo quy định.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TPHCM
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công TP.HCM tại địa chỉ:
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TP.HCM
Số 31 đường số 13, KDC Him Lam, phường Tân Hưng, quận 7, TP.HCM.
✅ Nếu hồ sơ hợp lệ: Cán bộ tiếp nhận sẽ cấp biên nhận và hẹn ngày trả kết quả (thường sau 5–7 ngày làm việc).
❌ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc sai sót: Sở sẽ trả lời bằng văn bản, yêu cầu bổ sung trong vòng 10 ngày.
Bước 4: Theo dõi và nhận kết quả (trực tiếp hoặc qua bưu điện)
Doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng hồ sơ qua:
Website dichvucong.hochiminhcity.gov.vn
Tổng đài Sở: (028) 1080 hoặc đường dây nóng của bộ phận tiếp nhận hồ sơ lao động nước ngoài.
✅ Sau thời gian xử lý, nếu hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm.
📦 Cách nhận kết quả:
Trực tiếp tại quầy trả hồ sơ.
Hoặc đăng ký nhận qua bưu điện (EMS).
📌 Doanh nghiệp nên lưu ý thời gian trả kết quả có thể kéo dài nếu hồ sơ bổ sung quá nhiều lần hoặc thiếu hợp pháp hóa giấy tờ từ nước ngoài.
👉 Lưu ý quan trọng: Từ năm 2025, TP.HCM siết chặt việc cấp giấy phép cho vị trí chuyên gia/giám đốc điều hành không rõ ràng hồ sơ kinh nghiệm – doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ hồ sơ chứng minh thực tế năng lực người lao động.
Thời gian, chi phí và nơi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động tại TPHCM
Khi thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại TP.HCM, một trong những vấn đề được doanh nghiệp và người lao động đặc biệt quan tâm là: thời gian xử lý hồ sơ, mức lệ phí và địa điểm nộp hồ sơ. Dưới đây là những thông tin cập nhật và đầy đủ nhất:
Thời gian xử lý hồ sơ
Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép lao động là:
5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (đối với trường hợp cấp mới).
3 ngày làm việc với hồ sơ cấp lại do mất, hỏng, thay đổi thông tin.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc thiếu giấy tờ, cơ quan xử lý sẽ ra văn bản yêu cầu bổ sung một lần duy nhất trong vòng 3 ngày làm việc.
Tuy nhiên, trên thực tế, thời gian này có thể kéo dài hơn nếu rơi vào mùa cao điểm hoặc do trục trặc kỹ thuật trên hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến.
Mức lệ phí nhà nước quy định
Tại TP.HCM, mức lệ phí nhà nước khi cấp giấy phép lao động được quy định như sau:
600.000 – 1.000.000 đồng/hồ sơ, tùy theo từng quyết định cụ thể của UBND TP.HCM và thông báo từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
Mức phí có thể thay đổi hàng năm hoặc theo chính sách điều chỉnh. Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra lại biểu phí hiện hành trên cổng dịch vụ công hoặc liên hệ với Sở LĐ-TB-XH TP.HCM để được cập nhật chính xác.
Lưu ý: Một số đơn vị cung cấp dịch vụ làm giấy phép lao động sẽ có phí dịch vụ riêng, không nằm trong lệ phí nhà nước.
Địa điểm tiếp nhận hồ sơ chính thức
Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo hai hình thức:
Nộp trực tuyến qua:
Cổng Dịch vụ công Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Cổng Dịch vụ công TP.HCM
Nộp trực tiếp tại:
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TP.HCM
📍 Địa chỉ: 159 Pasteur, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM
⏰ Thời gian tiếp nhận: Giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6, buổi sáng 7h30–11h30, chiều 13h00–17h00.
Các kênh hỗ trợ tra cứu hồ sơ
Để theo dõi tiến độ xử lý, doanh nghiệp có thể:
Truy cập tài khoản cá nhân trên Cổng Dịch vụ công nơi đã nộp hồ sơ.
Gọi tổng đài 1022 nhánh Sở LĐ-TB-XH TP.HCM hoặc số (028) 3829 1302 để hỏi trực tiếp.
Tra cứu tình trạng hồ sơ qua mã hồ sơ hoặc mã tiếp nhận đã cấp khi nộp online.
📌 Việc nắm rõ nơi nộp, thời gian và lệ phí sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài tại TP.HCM.
Tham khảo: Dịch Vụ Xin Giấy Phép Lao Động Tại Cần Thơ
Những lưu ý và sai lầm thường gặp khi xin giấy phép lao động
Việc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại TP.HCM đòi hỏi tuân thủ chặt chẽ quy trình pháp lý. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và cá nhân vẫn mắc phải các lỗi cơ bản khiến hồ sơ bị từ chối, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự. Dưới đây là các sai lầm phổ biến và cách khắc phục hiệu quả.
Hồ sơ bị từ chối do sai thông tin
Một trong những lỗi thường gặp là thông tin không nhất quán giữa các giấy tờ. Ví dụ:
Tên người lao động viết sai chính tả giữa hộ chiếu và bằng cấp
Ngày sinh, quốc tịch không trùng khớp
Chức danh ghi trong hồ sơ không đúng với vị trí công việc thực tế
❗ Giải pháp: Rà soát kỹ toàn bộ thông tin trước khi nộp, đảm bảo đồng nhất trên các giấy tờ, dịch thuật chính xác và theo đúng mẫu quy định.
Thiếu hợp pháp hóa lãnh sự – lỗi phổ biến
Các văn bằng, chứng chỉ, lý lịch tư pháp do nước ngoài cấp bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt công chứng. Đây là bước dễ bị bỏ qua nếu không nắm rõ quy trình.
❗ Giải pháp: Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự đúng theo hướng dẫn tại Đại sứ quán Việt Nam hoặc Cục Lãnh sự, đồng thời dịch thuật công chứng bởi đơn vị có thẩm quyền.
Doanh nghiệp không khai báo đúng ngành nghề
Một số doanh nghiệp không xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động theo đúng ngành nghề đăng ký kinh doanh, hoặc ghi chức danh lao động không phù hợp, khiến hồ sơ bị từ chối.
❗ Giải pháp: Đối chiếu ngành nghề trong giấy phép kinh doanh và xác định đúng vị trí cần tuyển trước khi lập hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu.
Cách khắc phục khi bị trả hồ sơ
Khi hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp cần:
Nhận rõ lý do từ thông báo của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Bổ sung, chỉnh sửa giấy tờ theo đúng yêu cầu
Nộp lại hồ sơ trong thời gian sớm nhất để không gián đoạn công việc
👉 Lưu ý: Nếu không chắc chắn, nên sử dụng dịch vụ pháp lý hỗ trợ làm giấy phép lao động trọn gói để hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian.
Dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép lao động tại TPHCM trọn gói
Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại TP.HCM không đơn giản, đặc biệt khi quy định pháp luật thay đổi liên tục. Việc sử dụng dịch vụ GPLĐ trọn gói từ các đơn vị chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp và người lao động yên tâm hơn trong suốt quá trình xin phép.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp
Một đơn vị chuyên về giấy phép lao động sẽ hỗ trợ từ A đến Z – từ tư vấn điều kiện, soạn thảo hồ sơ, dịch thuật công chứng, cho đến nộp và nhận kết quả. Nhờ kinh nghiệm thực tế với nhiều hồ sơ phức tạp, dịch vụ chuyên nghiệp sẽ:
Giảm thiểu sai sót giấy tờ, hạn chế hồ sơ bị trả lại.
Tối ưu thời gian xử lý theo quy định hiện hành.
Theo dõi tiến độ và cập nhật thường xuyên cho khách hàng.
Tiết kiệm thời gian – tránh rủi ro pháp lý
Nếu tự thực hiện, doanh nghiệp có thể mất hàng tuần để chuẩn bị hồ sơ, chỉnh sửa, bổ sung, thậm chí bị xử phạt nếu làm sai quy trình. Dịch vụ GPLĐ trọn gói giúp:
Rút ngắn thời gian chuẩn bị và xử lý hồ sơ.
Tránh vi phạm Luật Lao động, Luật Nhập cảnh và các quy định về người lao động nước ngoài.
Hạn chế rủi ro bị từ chối cấp phép do thiếu giấy tờ hợp lệ.
Cam kết bảo mật thông tin & tư vấn 1:1
Thông tin cá nhân của người lao động như hộ chiếu, bằng cấp, hợp đồng lao động… đều là tài liệu nhạy cảm. Dịch vụ chuyên nghiệp cam kết bảo mật tuyệt đối và tư vấn riêng từng trường hợp để đưa ra giải pháp phù hợp nhất.
Đơn vị uy tín hỗ trợ nhanh chóng tại TPHCM
Tại TP.HCM, có nhiều công ty cung cấp dịch vụ GPLĐ, nhưng không phải đơn vị nào cũng có chuyên môn. Doanh nghiệp nên chọn đơn vị:
Có pháp nhân rõ ràng, hợp đồng minh bạch.
Có kinh nghiệm xử lý các hồ sơ GPLĐ khó, cấp nhanh.
Hỗ trợ tận nơi nếu cần, tư vấn qua online linh hoạt.
Câu hỏi thường gặp về quy trình xin cấp giấy phép lao động tại TPHCM
Trong quá trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại TP.HCM, doanh nghiệp và người lao động thường gặp nhiều thắc mắc liên quan đến thời hạn, thủ tục gia hạn hoặc xử lý khi mất, sai thông tin trên giấy phép. Dưới đây là giải đáp các câu hỏi phổ biến:
Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?
Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm. Thời hạn cụ thể sẽ căn cứ vào:
Thời gian ghi trên hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc;
Thời hạn ghi trên giấy phép đầu tư, dự án hoặc văn bản chấp thuận vị trí công việc.
Sau khi hết hạn, người lao động cần làm thủ tục gia hạn hoặc xin cấp mới để tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Có thể gia hạn không? Khi nào cần gia hạn?
Có, người lao động nước ngoài được phép gia hạn giấy phép lao động 1 lần với thời hạn không quá 2 năm (theo Khoản 2, Điều 19 – NĐ 152/2020).
🕒 Thời điểm nộp hồ sơ gia hạn: Trước khi giấy phép hiện tại hết hạn ít nhất 5–15 ngày làm việc.
📎 Hồ sơ gia hạn cần có hợp đồng mới (hoặc phụ lục), xác nhận tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài, và giấy phép lao động cũ.
Trường hợp bị mất hoặc sai thông tin thì xử lý thế nào?
Trường hợp mất giấy phép lao động hoặc in sai thông tin (tên, chức danh, số hộ chiếu…), doanh nghiệp cần làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động.
📌 Thời gian nộp hồ sơ: Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi phát hiện mất hoặc sai sót.
📋 Hồ sơ cấp lại bao gồm: Đơn đề nghị, công văn xác nhận mất/sai, bản sao giấy tờ cá nhân, giấy phép lao động cũ (nếu có).
🛡 Việc xử lý kịp thời sẽ tránh tình trạng người lao động làm việc không hợp lệ, ảnh hưởng đến quá trình thanh tra hoặc xử phạt.
Quy trình xin cấp giấy phép lao động tại TPHCM mới nhất không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là bước khởi đầu quan trọng để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Việc hiểu rõ hồ sơ, quy trình và các yêu cầu pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể. Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn nhanh gọn, chính xác – hãy chọn đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp để đồng hành từ A đến Z trong quá trình xin giấy phép lao động tại TPHCM.
