Làm hộ chiếu tại Hà Nội có cần giấy tờ gì? Đây là thắc mắc phổ biến của rất nhiều người khi lần đầu làm thủ tục xuất nhập cảnh. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh tình trạng phải đi lại nhiều lần vì thiếu giấy tờ. Từ năm 2025, thủ tục cấp hộ chiếu đã được đơn giản hóa, đặc biệt là không còn yêu cầu hộ khẩu giấy. Tuy nhiên, mỗi trường hợp vẫn có yêu cầu giấy tờ khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng loại hồ sơ cần chuẩn bị để quá trình làm hộ chiếu diễn ra thuận lợi nhất.
Quy định mới về hồ sơ làm hộ chiếu tại Hà Nội năm 2025
Bước sang năm 2025, việc làm hộ chiếu tại Hà Nội đã “nhẹ” hơn khá nhiều so với trước đây nhờ thay đổi về quản lý cư trú và định danh công dân. Người dân không còn phải ôm theo cả xấp giấy tờ, sổ sách; hồ sơ được tinh gọn hơn, tập trung vào Căn cước công dân gắn chip, tờ khai và ảnh chân dung đúng chuẩn.
Việc bỏ sổ hộ khẩu giấy, đẩy mạnh dữ liệu số giúp cơ quan xuất nhập cảnh tra cứu, xác minh cư trú của người làm hộ chiếu trực tiếp trên hệ thống. Điều này vừa giảm thủ tục, vừa hạn chế tình trạng thiếu – sai thông tin phải đi lại nhiều lần. Bên cạnh đó, người dân tại Hà Nội còn có thêm lựa chọn khai tờ khai online, đặt lịch nộp hồ sơ, đăng ký nhận hộ chiếu qua bưu điện… nên chủ động hơn về thời gian.
Tuy vậy, không phải vì thủ tục đơn giản hơn mà có thể khai “cho xong”. Thông tin trên tờ khai hộ chiếu, trên CCCD, giấy khai sinh (đối với trẻ em)… cần đảm bảo thống nhất, rõ ràng. Một số trường hợp hồ sơ đặc biệt như: thay đổi họ tên, ngày sinh, giới tính; mất hộ chiếu; có yếu tố phức tạp về nhân thân… vẫn có thể được yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ liên quan hoặc lên làm việc trực tiếp để xác minh.
Nhìn chung, xu hướng chung của quy định mới là: giảm giấy tờ, tăng dữ liệu số, khuyến khích kê khai trực tuyến, nhưng vẫn giữ chặt khâu kiểm tra nhân thân, giấy tờ gốc để đảm bảo an toàn trong quản lý xuất nhập cảnh.
Thay đổi lớn sau khi bỏ sổ hộ khẩu giấy
Thay đổi dễ nhận thấy nhất với người dân Hà Nội là: làm hộ chiếu không còn dùng sổ hộ khẩu giấy. Những thông tin trước đây phải chứng minh bằng sổ hộ khẩu (địa chỉ thường trú, quan hệ nhân khẩu…) nay chủ yếu được kiểm tra qua hệ thống quản lý cư trú.
Điều đó có nghĩa là khi đi làm hộ chiếu, đa phần trường hợp bạn chỉ cần mang CCCD gắn chip thay vì thêm sổ hộ khẩu như trước. Nếu dữ liệu cư trú của bạn trên hệ thống đã chuẩn, việc tiếp nhận hồ sơ diễn ra khá nhanh. Ngược lại, nếu thông tin cư trú chưa cập nhật, sai địa chỉ, chưa ghi nhận tạm trú… rất dễ bị yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh lại trước khi cấp hộ chiếu.
Vì vậy, trước khi đi làm hộ chiếu, người dân nên chủ động kiểm tra và cập nhật thông tin cư trú tại công an địa phương để hồ sơ được xử lý trơn tru hơn.
Sử dụng dữ liệu định danh công dân
Hiện nay, dữ liệu định danh công dân là “xương sống” của nhiều thủ tục hành chính, trong đó có hồ sơ hộ chiếu. Khi bạn đã có CCCD gắn chip và tài khoản định danh, phần lớn thông tin nhân thân sẽ được đồng bộ, giúp rút ngắn bước kê khai và đối chiếu.
Khi nộp hồ sơ, cán bộ có thể dùng số định danh cá nhân trên CCCD để truy xuất thông tin về bạn: họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú… Từ đó, tờ khai chỉ còn những nội dung bạn cần điền thêm hoặc xác nhận lại. Nếu kê khai online, nhiều trường được hệ thống “điền sẵn”, bạn chỉ cần kiểm tra và chỉnh sửa nếu có thay đổi.
Điều này giúp giảm nguy cơ viết sai, ghi nhầm số giấy tờ, nhầm địa chỉ, tiết kiệm thời gian cho cả người dân và cơ quan tiếp nhận.
Những điểm mới du khách cần lưu ý
Một vài lưu ý nhanh cho người làm hộ chiếu tại Hà Nội năm 2025:
Ưu tiên dùng CCCD gắn chip, không cần mang sổ hộ khẩu;
Kiểm tra và cập nhật lại thông tin cư trú, nhân thân trước khi nộp;
Tận dụng kê khai online, nhận kết quả qua bưu điện, nhưng vẫn chuẩn bị tâm lý có thể phải đến trực tiếp nếu hồ sơ có điểm cần xác minh thêm.
Làm hộ chiếu tại Hà Nội có cần giấy tờ gì? – Hồ sơ cấp mới cho người từ 14 tuổi trở lên
Với công dân từ 14 tuổi trở lên xin cấp hộ chiếu phổ thông lần đầu hoặc cấp mới tại Hà Nội, bộ hồ sơ hiện nay được thiết kế tương đối gọn: chỉ xoay quanh CCCD gắn chip, tờ khai X01 và ảnh chân dung đúng quy định. Trong đa số trường hợp, nếu nhân thân rõ ràng, không có thay đổi đặc biệt, bạn chỉ cần chuẩn bị đúng 3 thành phần này là đủ.
Khi đến Phòng Quản lý xuất nhập cảnh hoặc các điểm tiếp nhận theo phân cấp, bạn xuất trình CCCD gắn chip để cán bộ kiểm tra, đối chiếu. Thông tin cư trú, nhân thân sẽ được tra cứu trên hệ thống, nên không phải kèm thêm sổ hộ khẩu giấy. Tờ khai X01 có thể được in ra từ bản khai online hoặc viết tay theo mẫu phát tại quầy. Ảnh chân dung có thể nộp sẵn hoặc chụp tại chỗ (tùy nơi áp dụng).
Tuy giấy tờ không nhiều, nhưng mỗi loại đều có yêu cầu riêng. Nếu CCCD bị mờ, hỏng; tờ khai viết sai; ảnh không đúng chuẩn… hồ sơ có thể bị trả lại hoặc yêu cầu làm lại từ đầu. Do đó, người dân nên dành thời gian chuẩn bị kỹ, hoặc nhờ đơn vị dịch vụ uy tín kiểm tra trước giúp tránh mất công đi lại.
Căn cước công dân gắn chip
Đối với người từ 14 tuổi trở lên, CCCD gắn chip gần như là giấy tờ “bắt buộc phải có” khi đi làm hộ chiếu. Đây là căn cứ chính để xác định danh tính, số định danh cá nhân, thông tin cư trú của bạn.
Một số điểm cần lưu ý:
Thẻ CCCD phải còn hạn, nguyên vẹn, không nứt vỡ, bong chip, mờ số;
Thông tin trên thẻ (họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán) nên đồng nhất với các giấy tờ khác;
Nếu bạn mới đổi từ CMND sang CCCD hoặc vừa đổi CCCD, nên mang theo giấy hẹn hoặc chuẩn bị sẵn để giải thích nếu cán bộ hỏi.
Trường hợp chưa kịp làm CCCD gắn chip hoặc thông tin trên thẻ có sai sót, nên xử lý xong phần CCCD trước rồi hãy đi làm hộ chiếu, tránh phải chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần.
Tờ khai X01 – Cách khai đúng & đủ
Tờ khai X01 là biểu mẫu thể hiện đầy đủ thông tin đề nghị cấp hộ chiếu của bạn. Mẫu này nhìn qua thì đơn giản, nhưng rất nhiều người mắc lỗi nhỏ khiến hồ sơ bị chậm.
Khi khai X01, bạn nên lưu ý:
Viết đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa phần họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh;
Ghi đúng, đủ số CCCD, ngày cấp, nơi cấp;
Địa chỉ thường trú, tạm trú nên theo đúng thực tế và trùng với thông tin trên hệ thống;
Mục “nghề nghiệp, chức vụ, nơi làm việc” nên ghi trung thực;
Ký tên đúng với chữ ký thường dùng, tránh ký kiểu “cho có”.
Nếu kê khai online trước, bạn có thể xem lại nhiều lần trước khi gửi. Nếu viết tay, nên dùng bút mực xanh/đen, viết chữ dễ đọc, hạn chế viết tắt. Có thể nhờ nhân viên dịch vụ hoặc cán bộ hướng dẫn kiểm tra qua một lượt trước khi nộp để chắc chắn không bỏ sót mục nào.
Ảnh chân dung – Quy định chi tiết
Ảnh hộ chiếu là chi tiết nhỏ nhưng quyết định rất nhiều đến việc hồ sơ có được chấp nhận ngay hay không.
Một số quy định cơ bản bạn nên tuân thủ:
Kích thước thường dùng: 4×6 cm, nền sáng, đồng màu;
Mặt nhìn thẳng, không cười quá lớn, không nghiêng đầu;
Không đội mũ, không đeo kính màu; nếu đeo kính trong, nên tránh phản chiếu ánh sáng;
Trang phục gọn gàng, nên là áo có cổ, màu tương phản với nền.
Nên chụp ảnh ở nơi quen chụp ảnh hộ chiếu/visa, chỉ cần nói rõ “chụp ảnh làm hộ chiếu”, họ sẽ tự căn chỉnh cho đúng chuẩn. Chuẩn bị sẵn vài tấm để dùng cho nhiều thủ tục khác như visa, hồ sơ du học, xin việc… cũng rất tiện.
Hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi tại Hà Nội
Với trẻ em dưới 14 tuổi, cách chuẩn bị hồ sơ làm hộ chiếu có vài điểm đặc biệt hơn so với người lớn. Trẻ chưa đủ tuổi tự chịu trách nhiệm nên cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp sẽ là người đứng ra làm thủ tục, ký tờ khai và hỗ trợ con trong suốt quá trình nộp hồ sơ.
Bộ hồ sơ cơ bản thường gồm: giấy khai sinh của trẻ, tờ khai X01 dành cho trẻ em có chữ ký của cha/mẹ, ảnh chân dung của trẻ. Ngoài ra, cần mang theo giấy tờ tùy thân của cha/mẹ (CCCD hoặc hộ chiếu) để chứng minh quan hệ và tư cách đại diện.
Do trẻ em thường khó hợp tác khi chụp ảnh, di chuyển, xếp hàng, cha mẹ nên tính toán thời gian, chọn khung giờ vắng, chuẩn bị kỹ hồ sơ để hạn chế tối đa việc đi lại, chờ đợi. Một số dịch vụ hỗ trợ có thể giúp cha mẹ rà soát trước giấy tờ, hướng dẫn tờ khai, tư vấn cách chuẩn bị ảnh cho trẻ để quá trình nộp hồ sơ diễn ra nhanh gọn.
Giấy khai sinh bản gốc hoặc bản sao
Giấy khai sinh là giấy tờ quan trọng nhất trong hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ. Đây là căn cứ xác nhận họ tên, ngày sinh, giới tính và quan hệ của trẻ với cha/mẹ đứng ra làm thủ tục.
Khi đi nộp hồ sơ, cha mẹ nên mang:
Giấy khai sinh bản gốc của trẻ, hoặc bản sao trích lục hợp lệ;
Nếu trên giấy khai sinh có chỉnh sửa, bổ sung (ví dụ đổi tên), nên mang theo giấy tờ chứng minh việc thay đổi đó.
Cán bộ tiếp nhận sẽ đối chiếu giấy khai sinh của trẻ với CCCD hoặc hộ chiếu của cha/mẹ để xác định đúng người đại diện. Vì vậy, cần đảm bảo tên cha/mẹ trên giấy khai sinh trùng khớp với giấy tờ tùy thân mang theo.
Tờ khai X01 do cha hoặc mẹ ký
Trẻ dưới 14 tuổi không tự ký tờ khai, nên cha hoặc mẹ sẽ là người ký thay trên mẫu X01 dành cho trẻ em.
Khi điền tờ khai:
Phần thông tin chính ghi theo thông tin của trẻ: họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi sinh, địa chỉ;
Cuối tờ khai sẽ có phần dành cho cha/mẹ hoặc người đại diện, ghi rõ họ tên, số CCCD/hộ chiếu, địa chỉ, số điện thoại liên hệ;
Người đại diện ký tên, ghi rõ quan hệ với trẻ (cha, mẹ…).
Nếu khai online, cha/mẹ đăng nhập bằng tài khoản định danh của mình và chọn mục cấp hộ chiếu cho trẻ chưa đủ 14 tuổi, sau đó khai theo hướng dẫn. Nên kiểm tra kỹ lỗi chính tả, đặc biệt là họ tên, ngày sinh của trẻ, trước khi gửi hồ sơ.
Ảnh chân dung trẻ em – Yêu cầu đặc biệt
Ảnh hộ chiếu của trẻ em thường khó đạt chuẩn ngay lần đầu do trẻ hay cử động, nhìn ngang, cau mày… Vì vậy, cha mẹ cần chuẩn bị kỹ:
Dẫn trẻ đến studio có kinh nghiệm chụp ảnh cho bé làm hộ chiếu/visa;
Cho trẻ mặc áo có cổ, màu sắc hài hòa, không trùng với màu nền;
Khuyến khích trẻ nhìn thẳng vào ống kính, giữ khuôn mặt tự nhiên;
Không để xuất hiện tay người lớn, đồ chơi, khăn trùm che mặt trong khuôn hình.
Nếu điểm nộp hồ sơ có dịch vụ chụp ảnh tại chỗ, nên chọn thời điểm trẻ tỉnh táo, không buồn ngủ, không đói để dễ hợp tác hơn. Ảnh chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp hồ sơ của trẻ được tiếp nhận nhanh, hạn chế phải chụp lại nhiều lần gây mệt cho cả bé và cha mẹ.
Hồ sơ cấp lại hộ chiếu bị mất, hỏng hoặc hết hạn
Việc cấp lại hộ chiếu bị mất, hư hỏng hoặc hết hạn nhìn chung không quá phức tạp, nhưng hồ sơ từng trường hợp sẽ có những điểm khác nhau. Nếu bạn chuẩn bị sẵn giấy tờ đúng theo tình trạng hộ chiếu hiện tại của mình, việc nộp hồ sơ và xử lý sẽ thuận lợi hơn rất nhiều, hạn chế bị yêu cầu giải trình hoặc bổ sung. Dưới đây là những nhóm giấy tờ thường gặp khi làm thủ tục cấp lại hộ chiếu trong các trường hợp: mất hộ chiếu, hộ chiếu bị hỏng và hộ chiếu hết hạn.
Trường hợp mất hộ chiếu
Khi mất hộ chiếu, điều quan trọng nhất là bạn cần khai báo kịp thời và trung thực. Hồ sơ thường gồm: Căn cước công dân/CMND còn giá trị, tờ khai đề nghị cấp lại hộ chiếu trong đó có phần trình bày việc bị mất (thời gian, địa điểm, hoàn cảnh mất), ảnh chân dung đúng chuẩn và các giấy tờ bổ sung nếu cơ quan chức năng yêu cầu. Trường hợp mất hộ chiếu ở nước ngoài, thường phải có xác nhận của cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cơ quan công an sở tại (tùy hoàn cảnh).
Khi nộp hồ sơ tại Hà Nội, bạn nên chuẩn bị trước bản tường trình mất hộ chiếu (nếu được yêu cầu) với nội dung rõ ràng, nhất quán, tránh khai báo vòng vo dễ bị nghi ngờ. Một số trường hợp mất nhiều lần trong thời gian ngắn có thể bị xem xét kỹ hơn, cơ quan chức năng có quyền yêu cầu xác minh bổ sung trước khi quyết định cấp lại.
Trường hợp hộ chiếu bị hư hỏng
Với hộ chiếu bị hư hỏng (rách, nhàu, bong mép, lem mực, bị ướt, bị tác động làm hỏng chip…), bạn cần mang theo hộ chiếu cũ bản gốc, CCCD/CMND và tờ khai đề nghị cấp lại hộ chiếu. Cơ quan xử lý sẽ xem mức độ hư hại để đánh giá còn sử dụng được hay không. Nếu hộ chiếu bị hỏng đến mức không đảm bảo an toàn, không nhận diện được hoặc có nguy cơ bị lợi dụng, thường sẽ yêu cầu cấp lại hộ chiếu mới.
Khi điền tờ khai, bạn nên ghi rõ lý do hư hỏng (do tai nạn, do ngấm nước, do sử dụng lâu ngày…), tránh để trống hoặc ghi chung chung. Chuẩn bị sẵn vài ảnh chân dung mới nếu cơ quan yêu cầu in lại hộ chiếu với ảnh cập nhật.
Cấp lại hộ chiếu hết hạn – Có cần thêm giấy tờ?
Trường hợp hộ chiếu hết hạn hoặc gần hết hạn, hồ sơ thường đơn giản hơn so với mất/hư hỏng. Bạn chỉ cần: CCCD/CMND, hộ chiếu cũ còn nguyên vẹn và tờ khai đề nghị cấp lại hộ chiếu, kèm ảnh mới nếu cần. Thông thường không phải giải trình lý do, trừ khi có thay đổi thông tin nhân thân hoặc có tình tiết đặc biệt.
Tuy nhiên, nếu bạn đồng thời thay đổi thông tin trên hộ chiếu (đổi họ tên, ngày sinh, số định danh…), lúc này sẽ phát sinh thêm giấy tờ chứng minh – nội dung này được trình bày rõ hơn ở phần tiếp theo.
Hồ sơ đổi thông tin hộ chiếu tại Hà Nội
Trong quá trình sinh sống và làm việc, nhiều người thay đổi họ, tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, hoặc điều chỉnh lại thông tin trên giấy tờ hộ tịch. Khi đó, hộ chiếu cũ không còn phù hợp, dễ gây vướng mắc khi xin visa, mở tài khoản, giao dịch quốc tế. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ đổi thông tin hộ chiếu tại Hà Nội cần chú trọng đến các loại giấy tờ chứng minh sự thay đổi này, để cơ quan xuất nhập cảnh có đủ căn cứ cập nhật lại thông tin chính xác.
Thay đổi họ, tên, ngày sinh
Nếu bạn đổi họ tên, ngày tháng năm sinh theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo trích lục hộ tịch mới, hồ sơ thường bao gồm: CCCD/CMND hiện tại, hộ chiếu cũ, tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu với thông tin đã được cập nhật, và giấy tờ chứng minh việc thay đổi (quyết định của tòa, quyết định của cơ quan hộ tịch, trích lục khai sinh mới…).
Điều quan trọng là mọi giấy tờ phải thống nhất: họ tên trên CCCD, trên quyết định/hộ tịch và trên tờ khai hộ chiếu phải trùng nhau. Nếu bạn mới điều chỉnh ngày sinh hoặc thay đổi họ tên nhưng chưa đổi CCCD, nên thực hiện cập nhật CCCD trước, rồi hãy tiến hành đổi hộ chiếu để tránh hồ sơ bị treo do dữ liệu không khớp.
Thay đổi số định danh cá nhân
Khi thay đổi số định danh cá nhân (ví dụ: đổi từ CMND cũ sang CCCD gắn chip, hoặc được cấp lại CCCD với số mới), bạn cần khai đúng số định danh hiện tại trên tờ khai hộ chiếu. Hồ sơ phải có CCCD mới, hộ chiếu cũ và tờ khai cấp hộ chiếu trong đó nêu rõ thông tin nhận dạng mới.
Việc để hộ chiếu mang số CMND cũ nhưng bạn đã dùng CCCD mới trong giao dịch có thể gây nhầm lẫn, nên tốt nhất là cập nhật sớm để đồng bộ toàn bộ hệ thống giấy tờ.
Các giấy tờ chứng minh thông tin mới
Tùy từng trường hợp, bạn có thể phải nộp kèm: trích lục khai sinh mới, quyết định thay đổi họ tên/ngày sinh, giấy đăng ký kết hôn hoặc quyết định ly hôn (khi đổi họ theo chồng/vợ), quyết định cải chính hộ tịch… Tất cả nên là bản chính hoặc bản sao hợp lệ, còn giá trị sử dụng.
Chuẩn bị trước bản scan rõ ràng (nếu nộp online) và bản giấy gọn gàng (nếu gửi bưu điện/nộp trực tiếp) sẽ giúp hồ sơ được đánh giá nhanh chóng và hạn chế yêu cầu bổ sung.
Hồ sơ làm hộ chiếu online – Có gì khác?
Làm hộ chiếu online giúp bạn tiết kiệm thời gian đi lại, nhưng đổi lại yêu cầu về hồ sơ điện tử, file scan, file ảnh sẽ khắt khe hơn so với nộp giấy truyền thống. Về cơ bản, nội dung giấy tờ không thay đổi nhiều (vẫn là CCCD, tờ khai, hộ chiếu cũ, giấy tờ chứng minh…), nhưng hình thức thể hiện phải đúng chuẩn: ảnh rõ nét, dung lượng phù hợp, định dạng file chấp nhận được. Nếu chuẩn bị không kỹ, hồ sơ rất dễ bị từ chối hoặc yêu cầu tải lại, gây mất thời gian.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi nộp online
Khi nộp hồ sơ làm hộ chiếu online, bạn cần: CCCD/CMND còn giá trị, thông tin cư trú hiện tại, hộ chiếu cũ (nếu cấp lại/đổi), các giấy tờ chứng minh thay đổi thông tin (nếu có) và tờ khai điện tử được lập trên Cổng dịch vụ công. Thay vì mang bản giấy, bạn sẽ scan hoặc chụp CCCD, hộ chiếu, giấy tờ hộ tịch… để đính kèm dưới dạng file PDF/JPEG theo yêu cầu.
Ngoài ra, cần chuẩn bị sẵn phương thức thanh toán lệ phí trực tuyến (internet banking, ví điện tử, thẻ nội địa/quốc tế) để hoàn tất hồ sơ trong một lần thao tác, tránh bị ngắt quãng rồi phải đăng nhập lại nhiều lần.
File ảnh, file tài liệu đính kèm – Chuẩn theo quy định
File ảnh chân dung dùng cho hộ chiếu cần tuân thủ các tiêu chí: nền sáng, rõ mặt, nhìn thẳng, không đội mũ, không đeo kính màu, không chỉnh sửa làm thay đổi đặc điểm nhận dạng. Kích thước, dung lượng ảnh phải trong giới hạn hệ thống chấp nhận; tốt nhất nên chụp ở tiệm ảnh quen chụp hộ chiếu/visa để có file chuẩn.
Đối với file tài liệu đính kèm, bạn nên scan ở độ phân giải vừa phải (đủ rõ chữ nhưng không quá nặng), mỗi file không bị cắt góc hoặc lóa sáng. Đặt tên file rõ ràng theo nội dung (VD: CCCD_truoc, CCCD_sau, Ho_chieu_cu, Quyet_dinh_thay_doi_ho_ten…) để dễ kiểm soát. Chuẩn hóa file ngay từ đầu giúp hồ sơ online được tiếp nhận nhanh chóng, giảm nguy cơ phải nộp lại nhiều lần.
Những giấy tờ KHÔNG còn yêu cầu khi làm hộ chiếu tại Hà Nội
Không cần hộ khẩu giấy
Hiện nay, khi làm hộ chiếu tại Hà Nội, phần lớn trường hợp không còn yêu cầu xuất trình sổ hộ khẩu giấy như trước đây. Lý do là thông tin cư trú của công dân đã được quản lý trên hệ thống dữ liệu điện tử, cơ quan chức năng có thể tra cứu trực tiếp qua số căn cước công dân (CCCD). Điều này giúp người dân giảm bớt một loại giấy tờ cồng kềnh, tránh trường hợp hộ khẩu bị rách, cũ, thất lạc làm chậm việc nộp hồ sơ.
Tuy nhiên, bạn vẫn nên đảm bảo thông tin trên CCCD đã được cập nhật đúng nơi thường trú, tạm trú, vì đây là dữ liệu cơ quan xuất nhập cảnh dùng để đối chiếu. Trong một số trường hợp đặc biệt, nếu dữ liệu điện tử chưa đồng bộ hoặc có sai lệch, cơ quan xử lý có thể yêu cầu bạn bổ sung giấy tờ chứng minh nơi cư trú. Thực tế, đa số hồ sơ thông thường chỉ cần CCCD gắn chip còn hạn, nên việc bỏ yêu cầu hộ khẩu giấy giúp quy trình làm hộ chiếu tại Hà Nội nhanh gọn và thuận tiện hơn rất nhiều.
Không cần sổ tạm trú
Tương tự sổ hộ khẩu giấy, sổ tạm trú bản giấy cũng không còn là giấy tờ bắt buộc phải mang theo trong phần lớn hồ sơ làm hộ chiếu. Thông tin tạm trú của công dân đã được cập nhật lên hệ thống, gắn với số CCCD, nên cán bộ tiếp nhận có thể kiểm tra trực tuyến. Điều này đặc biệt có lợi cho người đang sinh sống, làm việc tại Hà Nội nhưng quê ở tỉnh khác, không cần vất vả xin hoặc mang sổ tạm trú bản cứng. Dù vậy, nếu bạn mới chuyển chỗ ở, nên kiểm tra lại việc đăng ký tạm trú đã được thực hiện đầy đủ để tránh phát sinh yêu cầu bổ sung.
Không cần xác nhận của công an địa phương
Trước đây, nhiều người quen với việc phải xin xác nhận của công an địa phương khi làm một số thủ tục giấy tờ. Tuy nhiên, với thủ tục hộ chiếu phổ thông hiện nay, đa số trường hợp không còn yêu cầu giấy xác nhận cư trú, xác nhận nhân thân của công an phường/xã. Việc xác minh thông tin được thực hiện chủ yếu dựa trên dữ liệu dân cư và giấy tờ tùy thân hợp lệ. Điều này giúp người dân tiết kiệm thời gian đi lại, không phải qua nhiều “cửa” trung gian chỉ để xin dấu xác nhận như trước.
Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị giấy tờ làm hộ chiếu
Kiểm tra thông tin cá nhân đúng với CCCD
Khi chuẩn bị hồ sơ làm hộ chiếu, việc đầu tiên và quan trọng nhất là đối chiếu toàn bộ thông tin cá nhân trên giấy tờ với CCCD. Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số định danh cá nhân, quê quán, nơi thường trú… phải hoàn toàn trùng khớp giữa CCCD và tờ khai xin cấp hộ chiếu. Chỉ một sai lệch nhỏ như thiếu dấu, sai thứ tự họ – tên đệm – tên, nhầm ngày sinh 01 thành 10… cũng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc giải trình.
Nếu bạn mới đổi CCCD gắn chip, đổi thông tin hộ tịch (kết hôn, đổi tên…), nên kiểm tra lại xem các cơ sở dữ liệu đã được cập nhật đồng bộ chưa. Trường hợp có sự khác biệt giữa giấy tờ cũ và mới, nên mang theo giấy tờ liên quan (quyết định đổi tên, trích lục khai sinh…) để thuận tiện khi được hỏi tới.
Lỗi thường gặp trong tờ khai X01
Tờ khai X01 là mẫu tờ khai cấp hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam trong nước. Nhiều người thường mắc lỗi như: bỏ sót mục, điền thiếu thông tin liên hệ, viết tắt không đúng quy định, ghi sai địa chỉ thường trú/tạm trú so với CCCD. Một số người lại có thói quen gạch xóa, viết chèn, dùng nhiều loại mực khác nhau khiến tờ khai thiếu tính trang trọng, dễ bị yêu cầu viết lại.
Lỗi nữa là không đọc kỹ hướng dẫn phía sau mẫu X01, dẫn tới việc ghi nhầm loại đề nghị (cấp mới, cấp lại, sửa đổi), không ký tên đầy đủ, hoặc ký không giống chữ ký trên CCCD. Để tránh lỗi, bạn nên in sẵn vài bản, điền thử một bản nháp, sau đó mới hoàn thiện bản sạch để nộp. Nếu không chắc, có thể nhờ đơn vị dịch vụ hỗ trợ kiểm tra trước khi nộp.
Chuẩn bị ảnh đúng chuẩn hộ chiếu
Ảnh hộ chiếu cần đúng kích thước, nền, tư thế, trang phục theo quy định: nền sáng, mặt nhìn thẳng, không đội mũ, không đeo kính màu, không dùng filter. Tốt nhất nên chụp tại tiệm ảnh có kinh nghiệm chụp ảnh hộ chiếu, đề nghị họ lưu file mềm để bạn có thể dùng cho cả nộp online và in tờ khai. Ảnh chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng hơn.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Làm hộ chiếu có cần hộ khẩu không?
Hiện nay, đa số trường hợp không còn yêu cầu mang theo sổ hộ khẩu giấy khi làm hộ chiếu tại Hà Nội, vì thông tin cư trú đã được quản lý trên hệ thống dữ liệu dân cư. Bạn chỉ cần CCCD gắn chip còn hạn, cơ quan xuất nhập cảnh sẽ tra cứu thông tin trực tuyến. Tuy nhiên, nếu dữ liệu chưa đồng bộ hoặc có sai sót, cán bộ có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ để đối chiếu. Do đó, bạn nên kiểm tra xem thông tin thường trú trên CCCD đã chính xác và được cập nhật chưa, nhất là khi mới chuyển khẩu hoặc thay đổi nơi ở.
Không có CCCD gắn chip có làm được hộ chiếu không?
Trong thực tế, CCCD gắn chip là giấy tờ được khuyến nghị và thuận tiện nhất khi làm hộ chiếu. Nếu bạn chưa có CCCD gắn chip, vẫn có thể được xem xét giải quyết trên cơ sở giấy tờ tùy thân hợp lệ khác (như CMND 12 số, CCCD mã vạch còn giá trị sử dụng) tùy từng thời điểm quy định áp dụng. Tuy nhiên, dùng giấy tờ cũ có thể phát sinh thêm bước xác minh, thời gian xử lý lâu hơn. Lời khuyên là nên ưu tiên làm hoặc đổi sang CCCD gắn chip trước, rồi hãy làm hộ chiếu để quá trình diễn ra nhanh và ít rắc rối nhất.
Người ngoại tỉnh có cần giấy tờ bổ sung không?
Người có hộ khẩu ở tỉnh khác nhưng đang sinh sống, làm việc tại Hà Nội vẫn có thể đăng ký làm hộ chiếu tại Hà Nội nếu đáp ứng điều kiện theo quy định. Trong đa số trường hợp, bạn chỉ cần CCCD gắn chip còn hạn, thông tin tạm trú/thường trú đã được cập nhật trên hệ thống. Tuy nhiên, nếu dữ liệu tạm trú chưa rõ ràng hoặc mới đăng ký, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu cung cấp thêm thông tin, giấy tờ chứng minh nơi cư trú. Bạn nên chủ động đăng ký tạm trú đầy đủ để việc làm hộ chiếu thuận lợi hơn.
Làm hộ chiếu gấp có cần thêm giấy tờ?
Về nguyên tắc, hồ sơ làm hộ chiếu gấp vẫn cần đủ các giấy tờ cơ bản như làm hộ chiếu thông thường: tờ khai đúng mẫu, giấy tờ tùy thân hợp lệ, ảnh chuẩn. Sự khác biệt chủ yếu nằm ở thời gian giải quyết và các dịch vụ hỗ trợ đi kèm (đặt lịch, theo dõi hồ sơ, nhận kết quả sớm…). Nếu sử dụng dịch vụ làm hộ chiếu gấp qua đơn vị trung gian, họ có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin, giấy ủy quyền hoặc giấy tờ chứng minh lý do cần gấp để thuận tiện trong quá trình làm việc.
Làm hộ chiếu tại Hà Nội có cần giấy tờ gì? Đây là câu hỏi mà ai cũng nên nắm rõ trước khi nộp hồ sơ để tránh sai sót. Nhờ quy định mới, thủ tục hiện nay đã đơn giản hơn rất nhiều, giúp người dân thực hiện thuận tiện hơn. Chỉ cần chuẩn bị đúng giấy tờ theo từng trường hợp, quá trình làm hộ chiếu sẽ diễn ra nhanh chóng. Dù là cấp mới, cấp lại hay đổi thông tin, các bước đều được hướng dẫn rõ ràng trong bài. Hy vọng danh sách giấy tờ trên sẽ giúp bạn hoàn thành thủ tục một cách dễ dàng nhất.
