Làm hộ chiếu lưu trú tại Hà Nội là thủ tục được nhiều người quan tâm khi sinh sống và làm việc tại Hà Nội nhưng chưa có hộ khẩu thường trú. Trong những năm gần đây, quy định cấp hộ chiếu đã linh hoạt hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân làm hồ sơ ngay tại nơi tạm trú. Tuy nhiên, việc chuẩn bị hồ sơ không chính xác hoặc thiếu giấy tờ thường khiến thủ tục kéo dài hơn dự kiến. Do đó, nắm rõ quy trình và yêu cầu pháp lý trước khi nộp hồ sơ là bước vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ thủ tục làm hộ chiếu khi đang lưu trú tại Hà Nội.
Hộ chiếu lưu trú là gì? Quy định pháp lý hiện hành
Khái niệm hộ chiếu cấp tại nơi tạm trú
Hộ chiếu lưu trú là loại hộ chiếu được cấp cho công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài đang cư trú tạm thời tại một địa phương khác với nơi đăng ký thường trú. Tại Hà Nội, loại hộ chiếu này thường dành cho những người không sinh sống thường xuyên tại nơi đăng ký hộ khẩu, nhưng có nhu cầu cấp hộ chiếu để đi nước ngoài. Mục đích của hộ chiếu lưu trú là tạo thuận lợi cho công dân, giúp họ không phải về lại nơi đăng ký thường trú để làm thủ tục. Hộ chiếu lưu trú vẫn đảm bảo các thông tin pháp lý như hộ chiếu thông thường: họ tên, ngày sinh, quốc tịch, ảnh và thông tin liên hệ. Việc cấp hộ chiếu lưu trú được thực hiện theo quy định của Luật Xuất nhập cảnh của công dân Việt Nam, Nghị định 136/2020/NĐ-CP, và các thông tư hướng dẫn của Bộ Công an.
Những trường hợp được cấp hộ chiếu lưu trú
Công dân Việt Nam đang tạm trú tại Hà Nội, nhưng có hộ khẩu thường trú ở tỉnh khác, có thể xin cấp hộ chiếu lưu trú khi có nhu cầu đi nước ngoài. Thường gặp là sinh viên, lao động, cán bộ công tác hoặc người thân đi học, làm việc, khám chữa bệnh tại Hà Nội. Ngoài ra, các trường hợp đặc biệt như công dân đang lưu trú dài hạn tại Hà Nội nhưng không thể về nơi đăng ký hộ khẩu do lý do sức khỏe, công việc hoặc dịch bệnh cũng được cơ quan xuất nhập cảnh chấp thuận. Việc cấp hộ chiếu lưu trú yêu cầu xác nhận tạm trú hợp pháp tại phường/xã hoặc giấy xác nhận lưu trú do cơ quan công an quản lý cư trú cấp. Đây là cơ sở pháp lý để Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Hà Nội thực hiện cấp hộ chiếu, đảm bảo thông tin chính xác, tránh giả mạo và sai lệch nhân thân.
Điều kiện làm hộ chiếu khi đang lưu trú tại Hà Nội
Điều kiện cho công dân Việt Nam tạm trú
Để làm hộ chiếu khi đang tạm trú tại Hà Nội, công dân Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện sau:
Giấy tờ nhân thân: Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân còn hiệu lực, giấy khai sinh (trẻ em), hoặc giấy chứng nhận thay thế hợp pháp.
Xác nhận tạm trú hợp pháp: Phải có giấy xác nhận đăng ký tạm trú do công an phường/xã cấp hoặc sổ tạm trú. Điều này giúp chứng minh công dân đang cư trú tại Hà Nội và cơ quan xuất nhập cảnh có thẩm quyền xử lý hồ sơ.
Lý do xin cấp hộ chiếu: Đi du lịch, công tác, học tập, chữa bệnh hoặc các nhu cầu hợp pháp khác.
Hồ sơ đầy đủ: Đơn xin cấp hộ chiếu, ảnh theo tiêu chuẩn, lệ phí và các giấy tờ liên quan khác.
Các hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Hà Nội sẽ được thẩm tra và cấp hộ chiếu lưu trú nếu đáp ứng đủ các điều kiện trên. Quy trình này giúp công dân không phải quay về nơi đăng ký thường trú, tiết kiệm thời gian và công sức, đặc biệt với những trường hợp tạm trú dài hạn, làm việc hoặc học tập tại Hà Nội.
Điều kiện đối với người nước ngoài lưu trú hợp pháp
Người nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại Hà Nội cũng có thể xin cấp hộ chiếu Việt Nam tạm thời (nếu đủ điều kiện về quốc tịch Việt Nam theo quy định) hoặc thực hiện thủ tục gia hạn, cấp hộ chiếu nước ngoài tại cơ quan đại diện. Điều kiện bao gồm:
Giấy tờ lưu trú hợp pháp: Thị thực, thẻ tạm trú hoặc giấy phép cư trú còn hiệu lực tại Hà Nội.
Xác nhận nơi cư trú: Giấy xác nhận lưu trú do công an địa phương hoặc cơ quan quản lý cư trú cấp.
Hồ sơ nhân thân: Giấy khai sinh, giấy chứng minh quốc tịch hoặc hộ chiếu cũ còn hiệu lực.
Việc đáp ứng đủ điều kiện này giúp cơ quan xuất nhập cảnh Hà Nội cấp hộ chiếu cho người nước ngoài lưu trú hợp pháp, đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và phù hợp quy định pháp luật hiện hành.
Hồ sơ làm hộ chiếu lưu trú tại Hà Nội
Việc làm hộ chiếu lưu trú tại Hà Nội đặc biệt quan trọng đối với người không có hộ khẩu thường trú tại thành phố, bao gồm người tạm trú, sinh viên, lao động, hoặc công dân chuyển đến làm việc. Hồ sơ hợp lệ giúp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xác minh thông tin cá nhân, nơi cư trú hợp pháp và đảm bảo quyền lợi của người làm thủ tục.
Hồ sơ làm hộ chiếu cho người tạm trú
Người tạm trú tại Hà Nội cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để làm hộ chiếu, bao gồm:
Đơn đề nghị cấp hộ chiếu: điền đầy đủ thông tin cá nhân theo mẫu do Cục Quản lý xuất nhập cảnh ban hành.
Giấy tờ tùy thân: bản gốc và bản sao CCCD/CMTND hoặc hộ chiếu cũ (nếu có).
Giấy xác nhận tạm trú: do công an phường/xã nơi đăng ký tạm trú cấp, ghi rõ thời gian lưu trú hợp pháp tại Hà Nội. Đây là giấy tờ bắt buộc đối với người không có hộ khẩu thường trú, giúp cơ quan xuất nhập cảnh xác minh địa chỉ cư trú hợp pháp.
Giấy khai sinh: bản chính hoặc bản sao có chứng thực. Trường hợp mất giấy khai sinh, cần có giấy xác nhận thông tin cá nhân từ UBND xã/phường.
Ảnh hộ chiếu: theo chuẩn quy định, 4×6 cm, nền trắng, nhìn rõ khuôn mặt, không đội mũ, không đeo kính cản sáng.
Hợp đồng lao động, giấy tạm trú dài hạn hoặc giấy xác nhận của trường học: tùy theo đối tượng (người lao động, sinh viên) để chứng minh mục đích cư trú và làm thủ tục cấp hộ chiếu lưu trú.
Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt có thể yêu cầu giấy xác nhận không bị cấm xuất cảnh hoặc giấy tờ bổ sung chứng minh quan hệ gia đình nếu hộ chiếu được cấp cho trẻ em. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình xét duyệt nhanh chóng, tránh phải bổ sung nhiều lần tại Hà Nội.
Hồ sơ cấp lại, đổi, làm hộ chiếu gấp cho người lưu trú
Trong trường hợp hộ chiếu cũ bị mất, hỏng, hết hạn hoặc cần cấp gấp, hồ sơ sẽ gồm:
Đơn đề nghị cấp lại hoặc đổi hộ chiếu: ghi rõ lý do, loại hộ chiếu và thời gian cần cấp gấp.
Hộ chiếu cũ (nếu còn): để đối chiếu thông tin. Nếu mất, phải có giấy tường trình mất hộ chiếu tại công an nơi đăng ký lưu trú.
Giấy tạm trú hoặc xác nhận cư trú hợp pháp tại Hà Nội: chứng minh thời gian và địa điểm lưu trú.
Giấy tờ tùy thân: CCCD/CCCD gắn chip, bản sao chứng thực.
Ảnh theo chuẩn hộ chiếu: như trên, dùng cho hồ sơ cấp mới.
Đối với việc làm hộ chiếu gấp, cơ quan xuất nhập cảnh có thể yêu cầu nộp phiếu xác nhận lý do khẩn cấp (công tác, học tập, chữa bệnh) để xử lý nhanh. Hồ sơ gọn, đầy đủ và chính xác sẽ giúp rút ngắn thời gian cấp, thường chỉ còn vài ngày thay vì quy trình bình thường.
Quy trình nộp hồ sơ hộ chiếu lưu trú tại Hà Nội
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người lưu trú tại Hà Nội cần thực hiện đúng quy trình để được cấp hộ chiếu nhanh chóng và hợp pháp. Quy trình này được áp dụng chung cho người tạm trú, sinh viên, lao động và những người cần cấp hộ chiếu gấp.
Kê khai online – kiểm tra thông tin
Bước đầu tiên là kê khai thông tin trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Người làm hộ chiếu cần đăng ký tài khoản, điền chính xác thông tin cá nhân, nơi cư trú, thông tin hộ chiếu cũ (nếu có) và mục đích sử dụng. Sau khi điền xong, hệ thống sẽ cung cấp mã xác nhận và lịch hẹn nộp hồ sơ trực tiếp. Kê khai online giúp:
Tiết kiệm thời gian khi nộp hồ sơ trực tiếp tại Hà Nội.
Kiểm tra trước các giấy tờ còn thiếu, giảm nguy cơ bị trả lại hồ sơ.
Hạn chế tiếp xúc đông người và giảm thời gian chờ.
Ngoài ra, thông qua khai online, người lưu trú có thể tải mẫu đơn, hướng dẫn chuẩn bị ảnh và hồ sơ, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của cơ quan xuất nhập cảnh.
Đặt lịch – nộp hồ sơ – chụp ảnh – xác minh cư trú
Sau khi kê khai online, bước tiếp theo là đặt lịch nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an TP. Hà Nội hoặc các điểm tiếp nhận. Quy trình chi tiết gồm:
Đặt lịch hẹn: chọn ngày, giờ nộp hồ sơ, tránh xếp hàng lâu.
Nộp hồ sơ: cán bộ kiểm tra giấy tờ, xác minh thông tin cá nhân và giấy tờ lưu trú. Hồ sơ hợp lệ sẽ được tiếp nhận để xử lý.
Chụp ảnh và lấy dấu vân tay: ngay tại quầy, ảnh và dữ liệu sinh trắc học được lưu trữ phục vụ làm hộ chiếu.
Xác minh cư trú: công an phường/xã có thể được yêu cầu xác nhận thông tin tạm trú nếu hồ sơ chưa đầy đủ.
Khi hồ sơ được duyệt, cơ quan xuất nhập cảnh sẽ thông báo thời gian nhận hộ chiếu mới. Đối với hồ sơ cấp gấp, thủ tục rút ngắn nhưng vẫn cần đủ giấy tờ chứng minh lý do khẩn cấp. Tuân thủ quy trình này đảm bảo hộ chiếu lưu trú được cấp hợp pháp, tránh các trường hợp từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý tại Hà Nội.
Thời gian xử lý và lệ phí làm hộ chiếu lưu trú năm 2025
Việc làm hộ chiếu lưu trú là thủ tục quan trọng đối với công dân Việt Nam sinh sống và làm việc tại Hà Nội cũng như những trường hợp cần di chuyển trong nước và quốc tế. Năm 2025, quy trình cấp hộ chiếu lưu trú đã được chuẩn hóa để đảm bảo tính minh bạch, nhanh chóng và thuận tiện. Hai yếu tố được người dân quan tâm nhiều nhất là thời gian xử lý hồ sơ và mức lệ phí theo quy định mới nhất.
Thời gian xử lý theo từng trường hợp
Thời gian xử lý hộ chiếu lưu trú phụ thuộc vào loại hồ sơ và hình thức nộp:
Hộ chiếu phổ thông: Thông thường mất khoảng 7–10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh – Công an TP Hà Nội.
Hộ chiếu khẩn cấp (trường hợp cần đi gấp do công tác, học tập, chữa bệnh): Thời gian rút ngắn còn 2–3 ngày làm việc, cần kèm giấy tờ chứng minh nhu cầu cấp bách.
Hồ sơ bị bổ sung hoặc xác minh: Trong trường hợp hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc cần xác minh thêm thông tin cư trú, thời gian xử lý có thể kéo dài từ 10–15 ngày.
Người nộp hồ sơ nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như giấy xác nhận cư trú, giấy tờ tùy thân và giấy tờ thay thế nếu mất giấy khai sinh, để tránh kéo dài thời gian xử lý.
Lệ phí theo quy định mới nhất
Năm 2025, mức lệ phí làm hộ chiếu lưu trú tại Việt Nam được quy định như sau:
Hộ chiếu phổ thông 10 năm (trên 14 tuổi): 200.000 – 250.000 đồng.
Hộ chiếu phổ thông dưới 14 tuổi: 150.000 – 200.000 đồng.
Hộ chiếu cấp gấp (trong vòng 2–3 ngày): phí bổ sung khoảng 30–50% so với mức cơ bản.
Cấp lại hộ chiếu bị mất hoặc hỏng: lệ phí tương đương cấp mới, có thể cộng thêm phí xác minh nếu cần.
Lưu ý: Lệ phí nộp trực tiếp tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Hà Nội hoặc các điểm tiếp nhận liên kết. Các trường hợp nộp qua dịch vụ hỗ trợ (dịch vụ tư vấn/hỗ trợ làm hộ chiếu) có thể phát sinh thêm chi phí dịch vụ ngoài lệ phí nhà nước.
Chuẩn bị trước mức phí đúng quy định sẽ giúp quá trình nộp hồ sơ diễn ra nhanh chóng, tránh tình trạng thiếu lệ phí gây trì hoãn.
Những lỗi thường gặp khi làm hộ chiếu lưu trú
Làm hộ chiếu lưu trú tại Hà Nội thường gặp một số lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại hoặc thời gian xử lý kéo dài. Việc nắm rõ những lỗi này giúp công dân chuẩn bị kỹ càng, giảm rủi ro và tiết kiệm thời gian.
Không có giấy xác nhận cư trú hợp lệ
Một trong những lỗi phổ biến là không có giấy xác nhận cư trú hợp lệ hoặc giấy tạm trú đã hết hạn. Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh yêu cầu giấy xác nhận nơi cư trú hiện tại để đảm bảo người làm hộ chiếu đang sinh sống hợp pháp tại địa phương.
Nếu cư trú tại Hà Nội, giấy xác nhận phải do UBND phường/xã cấp, có dấu đỏ và thông tin đầy đủ: họ tên, ngày sinh, địa chỉ cư trú.
Trường hợp nộp hồ sơ kèm giấy xác nhận cũ, sai địa chỉ hoặc hết hạn, hồ sơ sẽ bị trả lại để bổ sung.
Người nộp cần chuẩn bị bản chính giấy xác nhận cư trú còn hiệu lực, đặc biệt đối với trẻ em hoặc người vừa chuyển hộ khẩu, tạm trú.
Hồ sơ thiếu hoặc thông tin không khớp
Một lỗi khác là hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc thông tin trên các giấy tờ không khớp nhau. Điều này thường xảy ra khi:
Thông tin trên giấy khai sinh, CCCD, sổ hộ khẩu và tờ khai xin cấp hộ chiếu không trùng khớp.
Thiếu giấy tờ thay thế khi mất giấy khai sinh hoặc giấy tờ xác nhận nhân thân.
Hình ảnh, chữ ký trên tờ khai không rõ ràng hoặc không đúng yêu cầu của cơ quan xuất nhập cảnh.
Hậu quả của việc thiếu giấy tờ hoặc thông tin không khớp là hồ sơ bị trả lại nhiều lần, kéo dài thời gian xử lý và phát sinh thêm chi phí.
Lưu ý quan trọng: Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ xác minh cư trú, giấy tờ nhân thân và giấy tờ thay thế nếu mất giấy khai sinh, đồng thời đối chiếu tất cả các giấy tờ trước khi nộp hồ sơ sẽ giúp việc làm hộ chiếu lưu trú diễn ra thuận lợi.
Nếu muốn, tôi có thể soạn tiếp phần FAQ + hướng dẫn kinh nghiệm rút ngắn thời gian làm hộ chiếu lưu trú tại Hà Nội 2025, với ví dụ cụ thể từng trường hợp để hoàn thiện bài viết khoảng 1.500–1.800 từ chuẩn SEO.
Hỗ trợ làm hộ chiếu lưu trú cho người bận rộn – người đi công tác gấp
Khi nào nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ?
Dịch vụ hỗ trợ làm hộ chiếu lưu trú tại Hà Nội đặc biệt phù hợp với những người bận rộn, đi công tác gấp hoặc không có thời gian trực tiếp nộp hồ sơ. Nếu bạn cần xuất cảnh đột xuất, tham dự hội nghị quốc tế, công tác nước ngoài hoặc du lịch nước ngoài trong thời gian ngắn, việc tự làm hộ chiếu có thể gặp khó khăn do phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đóng lệ phí, chờ lịch hẹn và lấy kết quả. Ngoài ra, những người lần đầu làm hộ chiếu, trẻ em hoặc người cao tuổi không am hiểu quy trình cũng nên cân nhắc dịch vụ này để giảm rủi ro hồ sơ bị trả lại, tiết kiệm thời gian và đảm bảo thủ tục đúng chuẩn.
Quy trình hỗ trợ nhanh – đúng chuẩn
Các dịch vụ hỗ trợ tại Hà Nội thường cung cấp quy trình trọn gói, bao gồm: tư vấn chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra giấy tờ thay thế (nếu mất giấy khai sinh hoặc căn cước công dân), hướng dẫn chụp ảnh đúng chuẩn và nộp lệ phí. Sau đó, đơn vị sẽ thay mặt khách hàng nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc điểm tiếp nhận hộ chiếu, theo dõi tình trạng xử lý và thông báo ngày nhận kết quả. Một số dịch vụ còn cung cấp hỗ trợ giao nhận hộ chiếu tận nơi. Quy trình này giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, giảm bớt thủ tục rườm rà, và đặc biệt hữu ích cho những ai cần xuất cảnh gấp hoặc di chuyển liên tục giữa các quận tại Hà Nội.
Lưu ý quan trọng khi làm hộ chiếu lưu trú tại Hà Nội
Kiểm tra hồ sơ kỹ trước khi nộp
Trước khi nộp hồ sơ làm hộ chiếu lưu trú, việc kiểm tra giấy tờ là rất quan trọng để tránh hồ sơ bị trả lại. Người làm hộ chiếu cần đảm bảo đầy đủ: căn cước công dân hoặc CMND, ảnh thẻ theo chuẩn, giấy khai sinh (đối với trẻ em hoặc khi cần), và các giấy tờ chứng minh thông tin cá nhân khác nếu hồ sơ có thiếu. Đối với trường hợp mất giấy khai sinh, nên chuẩn bị giấy xác nhận thông tin cá nhân từ UBND phường/xã. Ngoài ra, kiểm tra kỹ thông tin trên mẫu đơn, chữ ký, ngày tháng và các chi tiết cá nhân, bởi sai sót nhỏ cũng có thể gây chậm trễ hoặc từ chối cấp hộ chiếu tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Hà Nội.
Các trường hợp phải cấp lại hoặc đổi hộ chiếu
Hộ chiếu lưu trú tại Hà Nội có thể phải cấp lại hoặc đổi trong các trường hợp: hộ chiếu hết hạn, bị mất, bị hư hỏng, thay đổi thông tin cá nhân (ví dụ: họ tên, quốc tịch, nơi sinh) hoặc muốn nâng cấp từ hộ chiếu 5 năm sang 10 năm. Ngoài ra, trẻ em dưới 14 tuổi thường phải làm lại hộ chiếu khi sang tuổi mới, bởi hộ chiếu cũ sẽ không còn phù hợp về thời hạn. Khi thực hiện cấp lại hoặc đổi, người dân cần mang theo giấy tờ chứng minh nhân thân, hộ chiếu cũ (nếu còn) và nộp lệ phí theo quy định. Việc nắm rõ các trường hợp này giúp người dân chủ động thời gian và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, giảm thiểu rủi ro phải quay lại nộp lại nhiều lần.
Làm hộ chiếu lưu trú tại Hà Nội sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng nếu bạn chuẩn bị đúng hồ sơ và tuân thủ quy trình nộp theo hướng dẫn. Dù là người tạm trú hay người nước ngoài sinh sống hợp pháp tại Hà Nội, việc nắm rõ giấy tờ cần thiết sẽ giúp bạn tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý. Các trường hợp cấp lại, đổi hộ chiếu hoặc làm gấp cũng có thể được hỗ trợ nhanh nếu hồ sơ đầy đủ. Đây là bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi cư trú và nhu cầu đi lại quốc tế của bạn. Hãy thực hiện thủ tục sớm để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch cá nhân và công việc.
