Cơ quan nào cấp giấy phép lao động? Đây là câu hỏi quan trọng mà doanh nghiệp cần xác định trước khi nộp hồ sơ xin work permit cho người nước ngoài tại Việt Nam, đặc biệt trong trường hợp tuyển dụng chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật. Việc nắm rõ cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ giúp doanh nghiệp chuẩn bị đúng thành phần giấy tờ, xác định đúng nơi nộp và chủ động hơn trong quá trình thực hiện thủ tục.
Cơ quan nào cấp giấy phép lao động theo quy định mới nhất?
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động
Một trong những thay đổi doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện thủ tục Work Permit là không nên tiếp tục mặc định rằng giấy phép lao động do một sở chuyên môn cố định cấp trên toàn quốc. Theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP được ban hành ngày 07/8/2025 và có hiệu lực từ cùng ngày, thay đổi đáng kể cơ chế quản lý người lao động nước ngoài so với giai đoạn trước.
Điều này không có nghĩa doanh nghiệp phải trực tiếp mang hồ sơ đến trụ sở UBND tỉnh. UBND cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn hoặc cơ quan khác thực hiện việc giải quyết thủ tục. Vì vậy cần tách biệt hai khái niệm: cơ quan có thẩm quyền theo Nghị định và đơn vị trực tiếp tiếp nhận, xử lý hồ sơ tại từng địa phương.
Thẩm quyền cấp giấy phép lao động được xác định theo nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc
Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP gắn thẩm quyền cấp Work Permit với địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương đó.
Do đó, trước khi hỏi “nộp hồ sơ ở cơ quan nào?”, doanh nghiệp phải xác định được người nước ngoài thực tế sẽ làm việc tại đâu. Địa chỉ trụ sở công ty chỉ là một trong những thông tin cần kiểm tra, không phải lúc nào cũng là căn cứ duy nhất để xác định địa phương giải quyết hồ sơ.
Ví dụ, công ty có trụ sở chính tại Hà Nội nhưng chuyên gia được bố trí làm việc ổn định tại chi nhánh TP.HCM thì không nên tự động lập hồ sơ theo Hà Nội chỉ vì giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty ghi địa chỉ tại Hà Nội.
Vì sao không nên mặc định hồ sơ luôn nộp tại Sở Nội vụ?
Sau quá trình tổ chức lại hệ thống cơ quan chuyên môn, nhiều doanh nghiệp chuyển từ thói quen tìm Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sang mặc định tìm Sở Nội vụ.
Cách làm này vẫn có thể dẫn đến sai sót.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định thẩm quyền ở cấp UBND tỉnh và cho phép UBND cấp tỉnh phân cấp thực hiện. Vì vậy, muốn biết hồ sơ thực tế do cơ quan nào tiếp nhận và xử lý, doanh nghiệp cần kiểm tra quyết định phân cấp đang có hiệu lực tại chính địa phương đó.
Có địa phương phân cấp cho Sở Nội vụ. Chẳng hạn, một quyết định phân cấp tại An Giang giao Sở Nội vụ thực hiện việc cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của địa phương.
Cơ quan được phân cấp xử lý hồ sơ có thể khác nhau giữa từng địa phương
Do cơ chế phân cấp, doanh nghiệp không nên xây dựng một quy trình nội bộ theo kiểu:
“Work Permit = nộp tại Sở Nội vụ”.
Quy trình phù hợp hơn là:
Xác định địa phương có thẩm quyền → kiểm tra quyết định phân cấp hiện hành → kiểm tra thủ tục được công bố trên Cổng Dịch vụ công → xác nhận đơn vị tiếp nhận → sau đó mới lập và nộp hồ sơ.
Cách này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp có hệ thống chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại nhiều tỉnh, thành phố.
Điểm mới cần lưu ý từ Nghị định 219/2025/NĐ-CP
Điểm doanh nghiệp cần ghi nhớ không đơn giản là “đổi tên cơ quan cấp giấy phép”, mà là thay đổi cách xác định thẩm quyền.
Theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi Work Permit và giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit; UBND cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện.
Vì vậy, mỗi hồ sơ nên được kiểm tra đồng thời ba yếu tố: người sử dụng lao động là ai, người nước ngoài làm việc ở đâu và tại địa phương đó cơ quan nào đang được giao thực hiện thủ tục.
Đừng hỏi “nộp ở Sở nào?” trước khi xác định 3 địa chỉ này
Địa chỉ trụ sở chính của người sử dụng lao động
Địa chỉ trụ sở chính là thông tin đầu tiên cần kiểm tra. Đây là địa chỉ được ghi nhận trong hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp và đặc biệt quan trọng khi người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố.
Doanh nghiệp nên đối chiếu địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với thông tin đang kê khai trong hồ sơ Work Permit. Nếu công ty vừa thay đổi trụ sở nhưng các biểu mẫu lao động vẫn sử dụng địa chỉ cũ, hồ sơ có thể phát sinh yêu cầu giải trình hoặc điều chỉnh.
Địa chỉ chi nhánh hoặc văn phòng đại diện có sử dụng lao động nước ngoài
Một doanh nghiệp có thể đặt trụ sở tại Hà Nội nhưng có chi nhánh tại TP.HCM, Đà Nẵng, Đồng Nai hoặc các địa phương khác.
Nếu người nước ngoài thực tế làm việc tại chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải kiểm tra tư cách pháp lý của đơn vị đó và địa điểm làm việc dự kiến trước khi xác định thẩm quyền.
Không nên chỉ nhìn vào địa chỉ công ty mẹ rồi kết luận hồ sơ phải nộp tại nơi đặt trụ sở chính.
Địa điểm kinh doanh nơi người nước ngoài thực tế làm việc
Địa điểm kinh doanh cũng là một yếu tố được Nghị định 219/2025/NĐ-CP đề cập khi xác định thẩm quyền.
Đây là điểm rất đáng chú ý đối với doanh nghiệp bán lẻ, sản xuất, logistics, kho vận, nhà hàng, khách sạn hoặc doanh nghiệp vận hành nhiều cơ sở. Chuyên gia nước ngoài có thể ký hợp đồng với công ty tại trụ sở chính nhưng thực tế làm việc hàng ngày ở nhà máy, kho hoặc địa điểm kinh doanh khác.
Địa điểm làm việc vì vậy phải được thiết kế nhất quán từ đầu hồ sơ.
Địa điểm ghi trong hợp đồng có trùng với nơi làm việc thực tế không?
Đây là bước kiểm tra tưởng nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến logic hồ sơ.
Doanh nghiệp nên đối chiếu ít nhất các tài liệu có liên quan đến địa điểm làm việc như hợp đồng hoặc thỏa thuận làm việc, văn bản cử sang Việt Nam, hồ sơ đề nghị cấp Work Permit và giấy tờ pháp lý của đơn vị nơi người nước ngoài làm việc.
Nếu hợp đồng ghi TP.HCM nhưng hồ sơ Work Permit lại khai Đồng Nai trong khi thực tế chuyên gia làm việc tại nhà máy ở Đồng Nai, doanh nghiệp cần xử lý sự không thống nhất trước khi nộp.
Chỉ một thông tin địa điểm sai có thể khiến hồ sơ nộp nhầm cơ quan
Sai địa điểm không đơn thuần là lỗi đánh máy.
Địa điểm làm việc liên quan trực tiếp đến việc xác định UBND tỉnh nào có thẩm quyền. Vì vậy một địa chỉ được xác định sai có thể kéo theo cả chuỗi sai: sai địa phương, sai đơn vị tiếp nhận và sai thông tin trên hồ sơ đề nghị cấp phép.
Trước khi chuẩn bị tài liệu nước ngoài hoặc ký các văn bản nội bộ, doanh nghiệp nên khóa trước ba thông tin: người sử dụng lao động – vị trí công việc – địa điểm làm việc.
Bản đồ thẩm quyền – người nước ngoài làm việc ở đâu thì xin giấy phép ở đó?
Doanh nghiệp có trụ sở và nơi làm việc cùng một tỉnh
Đây là trường hợp đơn giản nhất.
Ví dụ công ty đặt trụ sở tại TP.HCM và chuyên gia cũng làm việc tại trụ sở TP.HCM. Khi đó việc xác định địa phương có thẩm quyền tương đối rõ: hồ sơ thuộc phạm vi giải quyết của UBND TP.HCM, sau đó doanh nghiệp tiếp tục kiểm tra cơ quan được phân cấp và kênh tiếp nhận hồ sơ hiện hành.
Trụ sở doanh nghiệp ở một tỉnh nhưng người nước ngoài làm việc tại chi nhánh tỉnh khác
Trường hợp này không nên lấy địa chỉ trụ sở chính làm căn cứ duy nhất.
Nếu công ty tại Hà Nội có chi nhánh tại TP.HCM và người nước ngoài dự kiến làm việc tại chi nhánh TP.HCM, cần xác định TP.HCM là địa bàn làm việc và kiểm tra thẩm quyền tương ứng theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Điểm cần làm rõ là người nước ngoài làm cố định tại một địa phương hay thuộc trường hợp làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố. Hai trường hợp này có cách xác định thẩm quyền khác nhau.
Người nước ngoài làm việc tại văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện cũng phải được đưa vào quá trình xác định địa điểm làm việc.
Doanh nghiệp cần kiểm tra giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, chức năng của văn phòng, quan hệ giữa văn phòng với người lao động và chủ thể thực tế đứng tên sử dụng lao động.
Không nên xem địa chỉ văn phòng đại diện chỉ là thông tin phụ bởi đây có thể chính là địa điểm quyết định địa phương giải quyết hồ sơ.
Người nước ngoài làm việc tại địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
Ví dụ công ty có trụ sở tại TP.HCM nhưng đăng ký địa điểm kinh doanh tại Đồng Nai và bố trí chuyên gia quản lý hoạt động tại cơ sở Đồng Nai.
Khi lập hồ sơ, doanh nghiệp phải nhìn vào mô hình làm việc thực tế, giấy tờ pháp lý của địa điểm kinh doanh và phạm vi làm việc của người nước ngoài để xác định đúng địa phương.
Nếu chuyên gia thực tế làm việc tại nhiều cơ sở ở nhiều tỉnh thì phải chuyển sang kiểm tra quy tắc riêng đối với trường hợp làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố.
Cách xác định địa phương có thẩm quyền trước khi chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp có thể sử dụng một chuỗi kiểm tra nhanh:
Người sử dụng lao động là ai? → người lao động làm tại một tỉnh hay nhiều tỉnh? → địa điểm đó thuộc trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh? → tỉnh nào có thẩm quyền? → UBND tỉnh đã phân cấp cho cơ quan nào?
Chỉ sau khi trả lời đủ các câu hỏi này mới nên chốt nơi nộp hồ sơ.
Một người làm việc tại nhiều tỉnh – cơ quan nào sẽ cấp giấy phép?
Quy tắc đặc biệt đối với người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố
Nghị định 219/2025/NĐ-CP có quy tắc riêng đối với trường hợp một người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Trong trường hợp này, thẩm quyền được xác định theo nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính, thay vì yêu cầu doanh nghiệp thực hiện một bộ hồ sơ cấp phép độc lập tại mỗi tỉnh nơi người lao động có mặt làm việc. Quy tắc này cũng đã được phản ánh trong các quyết định phân cấp thực hiện Nghị định 219 tại địa phương.
Vì sao lúc này phải quay về địa phương nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính?
Nếu một giám đốc hoặc chuyên gia phải thường xuyên phụ trách nhà máy, chi nhánh hoặc dự án tại ba, bốn tỉnh, việc yêu cầu cấp riêng một Work Permit tại từng địa phương sẽ tạo ra hệ thống hồ sơ chồng chéo.
Nghị định vì vậy sử dụng trụ sở chính của người sử dụng lao động làm điểm neo để xác định thẩm quyền đối với trường hợp làm việc tại nhiều tỉnh.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thực sự chứng minh được đây là một người sử dụng lao động và người lao động được bố trí làm việc tại nhiều địa điểm thuộc phạm vi hoạt động đó.
Cách kê khai danh sách các địa điểm làm việc trong hồ sơ
Không nên chỉ ghi một địa điểm mang tính đại diện nếu công việc thực tế được tổ chức thường xuyên tại nhiều tỉnh.
Doanh nghiệp cần rà soát mẫu đề nghị, hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, văn bản cử sang Việt Nam và tài liệu liên quan để mô tả phạm vi làm việc nhất quán.
Danh sách địa điểm cũng cần chính xác về tên pháp lý, địa chỉ và mối liên hệ với người sử dụng lao động.
Có phải xin một giấy phép lao động tại từng tỉnh hay không?
Không thể suy luận rằng cứ làm việc tại ba tỉnh là phải có ba Work Permit.
Đối với trường hợp đúng bản chất là một người lao động làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã thiết kế quy tắc thẩm quyền dựa trên trụ sở chính.
Điểm cần kiểm tra trước tiên vì vậy không phải “bao nhiêu tỉnh” mà là “có phải cùng một người sử dụng lao động hay không”.
Ví dụ doanh nghiệp tại TP.HCM có nhân sự làm việc đồng thời tại Đồng Nai và Tây Ninh
Giả sử Công ty A có trụ sở chính tại TP.HCM. Một giám đốc kỹ thuật người nước ngoài phụ trách đồng thời hoạt động tại trụ sở TP.HCM, nhà máy Đồng Nai và cơ sở tại Tây Ninh.
Nếu ba địa điểm đều nằm trong phạm vi làm việc cho cùng Công ty A và đáp ứng trường hợp làm việc tại nhiều tỉnh theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, địa phương xác định thẩm quyền sẽ được gắn với nơi Công ty A đặt trụ sở chính, tức TP.HCM.
Điều quan trọng là hồ sơ phải thể hiện rõ phạm vi công việc tại các tỉnh thay vì chỉ ghi một địa chỉ rồi để người lao động thường xuyên làm việc tại các địa phương khác.
UBND tỉnh cấp phép nhưng hồ sơ thực tế nộp cho ai?
Phân biệt “cơ quan có thẩm quyền” và “cơ quan trực tiếp tiếp nhận hồ sơ”
Đây là điểm doanh nghiệp rất dễ nhầm.
Nghị định quy định UBND cấp tỉnh có thẩm quyền nhưng thủ tục hành chính có thể được tiếp nhận thông qua Trung tâm Phục vụ hành chính công, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cơ quan đã được phân cấp.
Vì vậy câu hỏi “ai có thẩm quyền cấp?” và “tôi phải gửi bộ hồ sơ cho đơn vị nào?” không hoàn toàn giống nhau.
UBND cấp tỉnh được quyền phân cấp cho cơ quan chuyên môn thực hiện
Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP tạo cơ sở để UBND tỉnh phân cấp việc thực hiện các thủ tục liên quan đến Work Permit.
Do đó, sau khi xác định tỉnh có thẩm quyền, bước tiếp theo là tìm quyết định phân cấp đang có hiệu lực tại tỉnh đó.
Không nên dùng quyết định của tỉnh khác hoặc hướng dẫn được đăng trước thời điểm Nghị định 219 có hiệu lực để suy ra cơ quan tiếp nhận hiện nay.
Vì sao tên cơ quan tiếp nhận trên Cổng Dịch vụ công có thể khác cách doanh nghiệp thường gọi?
Trên thực tế, người làm hồ sơ thường nói “nộp Sở Nội vụ”, nhưng hệ thống thủ tục hành chính có thể thể hiện Trung tâm Phục vụ hành chính công, cơ quan được phân cấp hoặc đơn vị xử lý cụ thể.
Điều này không nhất thiết có nghĩa hệ thống bị sai.
Cần phân biệt đơn vị nhận hồ sơ ban đầu, đơn vị được chuyển hồ sơ để thẩm định và chủ thể có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Cách kiểm tra quyết định phân cấp của địa phương trước ngày nộp hồ sơ
Trước khi nộp, HR hoặc bộ phận pháp chế nên thực hiện bốn bước:
Kiểm tra Nghị định 219/2025/NĐ-CP → kiểm tra quyết định phân cấp của UBND địa phương → kiểm tra thủ tục hiện hành trên Cổng Dịch vụ công → đối chiếu lại nơi tiếp nhận ngay trước ngày nộp.
Việc kiểm tra “ngay trước ngày nộp” rất quan trọng vì cơ chế tổ chức, phân cấp hoặc hệ thống tiếp nhận có thể được điều chỉnh.
Nguyên tắc quan trọng: kiểm tra cơ quan tiếp nhận theo địa phương thay vì dùng một địa chỉ chung cho cả nước
Doanh nghiệp có 20 chi nhánh tại 20 tỉnh không nên thiết lập một địa chỉ nộp Work Permit chung trong quy trình nội bộ.
Nên tạo một bảng quản lý riêng gồm: tỉnh/thành phố, cơ quan được phân cấp, Trung tâm Phục vụ hành chính công, hình thức nộp và đường dẫn thủ tục điện tử.
Cách quản lý này giảm đáng kể nguy cơ sử dụng một hướng dẫn cũ cho toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.
Sở Nội vụ có còn cấp giấy phép lao động không?
Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn quen tìm Sở Lao động – Thương binh và Xã hội?
Trong nhiều năm, Work Permit gắn với cơ quan quản lý nhà nước về lao động nên HR, nhà đầu tư và chuyên gia nước ngoài đã hình thành thói quen tìm Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
Các bài hướng dẫn cũ trên internet, biểu mẫu nội bộ cũ và checklist cũ của doanh nghiệp vẫn có thể giữ tên cơ quan này.
Nếu sử dụng lại tài liệu mà không cập nhật, doanh nghiệp dễ chuẩn bị đúng giấy tờ nhưng lại xác định sai nơi thực hiện thủ tục.
Sự thay đổi về cơ cấu cơ quan chuyên môn sau khi tổ chức lại bộ máy
Sau quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, chức năng quản lý nhà nước liên quan đến lao động được tổ chức lại. Đồng thời, Nghị định 219/2025/NĐ-CP xác định trực tiếp UBND cấp tỉnh là chủ thể có thẩm quyền đối với các thủ tục Work Permit thuộc phạm vi Điều 4.
Vì vậy, các hướng dẫn trước năm 2025 cần được kiểm tra lại trước khi sử dụng.
Khi nào Sở Nội vụ có thể là đơn vị được giao thực hiện thủ tục?
Sở Nội vụ có thể trực tiếp thực hiện việc cấp, cấp lại, gia hạn hoặc thu hồi Work Permit khi UBND tỉnh đã có quyết định phân cấp phù hợp.
Thực tế đã có địa phương ban hành quyết định giao Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ này.
Nhưng từ thực tế của một tỉnh không thể suy ra tất cả các tỉnh đều áp dụng giống hệt nhau.
Khi nào doanh nghiệp cần kiểm tra thêm quyết định phân cấp của UBND tỉnh?
Nên kiểm tra trong mọi hồ sơ mới.
Đặc biệt cần kiểm tra lại nếu doanh nghiệp lâu không phát sinh lao động nước ngoài, địa phương vừa có thay đổi về cơ cấu tổ chức, người lao động chuyển sang tỉnh khác hoặc doanh nghiệp đang áp dụng một checklist được xây dựng từ thời Nghị định cũ.
Cách tránh sử dụng hướng dẫn cũ trên internet dẫn đến nộp hồ sơ sai nơi
Khi đọc một bài hướng dẫn Work Permit, doanh nghiệp nên kiểm tra ba thông tin: ngày cập nhật, văn bản pháp luật mà bài viết đang viện dẫn và cơ quan được hướng dẫn có còn phù hợp với cơ chế phân cấp hiện hành hay không.
Nếu nội dung vẫn ghi một cách tuyệt đối rằng “Sở Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan cấp giấy phép lao động” mà không cập nhật Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì cần thận trọng trước khi áp dụng.
Cổng Dịch vụ công quốc gia đứng ở đâu trong quy trình xin giấy phép lao động?
Hồ sơ giấy phép lao động có thể thực hiện bằng giao dịch điện tử
Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã thiết kế cơ chế thực hiện thủ tục bằng phương thức điện tử và Cổng Dịch vụ công quốc gia có vai trò chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.
Cổng Dịch vụ công quốc gia hiện cũng công bố thủ tục cấp Work Permit theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP cùng thành phần hồ sơ tương ứng với từng nhóm người lao động.
Nộp trực tuyến không làm thay đổi thẩm quyền của UBND cấp tỉnh
Cần phân biệt “kênh gửi hồ sơ” với “thẩm quyền giải quyết hồ sơ”.
Doanh nghiệp nộp thông tin trên Cổng Dịch vụ công quốc gia không có nghĩa hồ sơ trở thành thủ tục do một cơ quan trung ương cấp phép. Hệ thống có nhiệm vụ tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
Nghị định quy định Cổng Dịch vụ công quốc gia chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn Work Permit hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit.
Cách chọn đúng tỉnh, cơ quan và thủ tục khi nộp hồ sơ online
Trước khi nhấn nút gửi, doanh nghiệp nên đối chiếu tối thiểu năm dữ liệu: tỉnh/thành phố, cơ quan thực hiện, tên thủ tục, người sử dụng lao động và địa điểm làm việc.
Đặc biệt cần tránh chọn thủ tục chỉ vì tên gần giống. “Cấp giấy phép lao động”, “cấp lại”, “gia hạn” và “xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động” là các thủ tục khác nhau.
Vì sao doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái hồ sơ sau khi gửi?
Gửi hồ sơ điện tử chưa đồng nghĩa hồ sơ đã được tiếp nhận hợp lệ.
Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái để phát hiện sớm các trường hợp hồ sơ đang chờ tiếp nhận, yêu cầu bổ sung, bị trả lại hoặc cần thực hiện thêm nghĩa vụ theo hướng dẫn của cơ quan giải quyết.
Một hồ sơ bị treo vài ngày mà HR không kiểm tra có thể ảnh hưởng trực tiếp đến ngày dự kiến người nước ngoài bắt đầu làm việc.
Các lỗi thường gặp khi tài khoản doanh nghiệp chọn sai cơ quan tiếp nhận
Các lỗi thường gặp gồm chọn sai tỉnh, chọn theo trụ sở chính trong khi người lao động chỉ làm việc tại chi nhánh tỉnh khác, dùng thủ tục của cơ quan cũ hoặc chọn sai thủ tục cấp mới – cấp lại – gia hạn.
Cách phòng ngừa hiệu quả nhất là xác định thẩm quyền trước rồi mới truy cập hệ thống để chọn thủ tục, thay vì vào Cổng Dịch vụ công trước rồi đoán cơ quan từ danh sách hiển thị.
Trước khi xác định cơ quan cấp phép, hãy xác định đúng “người sử dụng lao động”
Công ty Việt Nam trực tiếp ký hợp đồng với người nước ngoài
Đây là mô hình phổ biến nhất. Công ty Việt Nam là chủ thể tuyển dụng, ký hợp đồng và thực hiện thủ tục Work Permit cho người lao động nước ngoài.
Trong trường hợp này, cần đối chiếu trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và địa điểm làm việc thực tế để xác định địa phương có thẩm quyền.
Chi nhánh sử dụng người lao động nhưng công ty mẹ đứng tên hồ sơ
Trường hợp này cần phân tích kỹ hơn.
Không nên chỉ nhìn vào nơi nhân sự ngồi làm việc mà bỏ qua chủ thể thực tế sử dụng lao động và chủ thể đứng tên các giấy tờ. Nếu công ty mẹ và chi nhánh được thể hiện không nhất quán trong hợp đồng, văn bản đề nghị và giấy tờ cử người lao động, hồ sơ rất dễ phát sinh yêu cầu làm rõ.
Văn phòng đại diện có người nước ngoài làm việc
Doanh nghiệp phải xác định người nước ngoài làm việc cho chủ thể nào, văn phòng đại diện có vai trò gì và hồ sơ pháp lý của văn phòng có phù hợp với nội dung công việc dự kiến hay không.
Địa chỉ văn phòng đại diện cũng cần được đối chiếu khi xác định địa phương giải quyết Work Permit.
Nhà thầu nước ngoài và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Không phải cứ người nước ngoài làm việc tại Việt Nam là công ty Việt Nam trực tiếp ký hợp đồng lao động với họ.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP điều chỉnh nhiều hình thức làm việc khác nhau, bao gồm thực hiện hợp đồng lao động, di chuyển nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận kinh tế – xã hội, nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, chào bán dịch vụ, tham gia gói thầu, dự án và một số hình thức khác.
Vì vậy phải xác định đúng hình thức làm việc và người sử dụng lao động trước khi đi đến bước xác định thẩm quyền.
Sai chủ thể sử dụng lao động có thể kéo theo sai cả địa phương nộp hồ sơ
Đây là lỗi mang tính dây chuyền.
Sai người sử dụng lao động → sai địa chỉ pháp lý → sai cách xác định nơi làm việc → có thể sai địa phương có thẩm quyền → sai toàn bộ logic của bộ hồ sơ.
Đó là lý do việc xác định “ai là người sử dụng lao động?” nên được đặt ở đầu quy trình Work Permit chứ không phải chỉ kiểm tra khi đã chuẩn bị xong giấy tờ.
Case 1 – Công ty ở Hà Nội nhưng chuyên gia làm việc tại chi nhánh TP.HCM
Xác định địa điểm làm việc thực tế trước
Công ty A có trụ sở chính tại Hà Nội nhưng tuyển một chuyên gia nước ngoài để quản lý bộ phận kỹ thuật tại chi nhánh TP.HCM.
Việc đầu tiên không phải hỏi Sở Nội vụ Hà Nội hay TP.HCM mà phải xác nhận chuyên gia có thực sự làm việc thường xuyên tại TP.HCM hay còn làm việc tại nhiều tỉnh khác.
Nếu chỉ làm việc tại chi nhánh TP.HCM, địa điểm này trở thành yếu tố trung tâm khi xác định thẩm quyền.
Đối chiếu tư cách pháp lý của chi nhánh
Doanh nghiệp kiểm tra giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, địa chỉ hiện tại, chức năng và mối quan hệ giữa chi nhánh với công việc của chuyên gia.
Nếu chi nhánh đã chuyển địa chỉ nhưng chưa cập nhật đồng bộ các giấy tờ khác thì nên xử lý trước khi lập hồ sơ Work Permit.
Xác định địa phương có thẩm quyền giải quyết hồ sơ
Theo logic Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nếu người lao động dự kiến làm việc tại chi nhánh TP.HCM thuộc trường hợp quy định, doanh nghiệp phải xác định thẩm quyền tại địa phương nơi người lao động làm việc thay vì tự động quay về Hà Nội chỉ vì đây là nơi đặt trụ sở chính.
Sau đó mới kiểm tra cơ quan nào tại TP.HCM đang được phân cấp thực hiện thủ tục.
Những giấy tờ cần thống nhất địa chỉ làm việc
Tối thiểu cần rà soát văn bản đề nghị cấp Work Permit, hợp đồng hoặc dự thảo hợp đồng, quyết định hoặc tài liệu phân công công việc, giấy tờ về chi nhánh và các văn bản từ công ty nước ngoài nếu có.
Tên chi nhánh và địa chỉ nên được sử dụng thống nhất, tránh tài liệu ghi tên rút gọn trong khi giấy tờ khác lại sử dụng tên pháp lý đầy đủ gây khó khăn khi đối chiếu.
Sai lầm khi doanh nghiệp chỉ căn cứ địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ cho thấy trụ sở chính của công ty.
Nó không tự động chứng minh chuyên gia đang làm việc ở trụ sở chính.
Đối với doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện, nhà máy hoặc địa điểm kinh doanh tại nhiều tỉnh, phải đi thêm một bước: xác định nơi người nước ngoài thực tế được bố trí làm việc.
Case 2 – Giám đốc người nước ngoài phụ trách hoạt động tại ba tỉnh
Khi nào được xem là làm việc tại nhiều tỉnh?
Ví dụ Công ty B đặt trụ sở tại TP.HCM nhưng có hoạt động thường xuyên tại Đồng Nai và Tây Ninh. Tổng giám đốc người nước ngoài trực tiếp điều hành cả ba địa điểm.
Nếu việc di chuyển giữa ba địa phương là một phần thường xuyên trong phạm vi chức năng của người này và đều thực hiện cho cùng một người sử dụng lao động, cần xem xét theo cơ chế người lao động làm việc tại nhiều tỉnh.
Không nên chỉ chọn một địa điểm bất kỳ để đơn giản hóa hồ sơ.
Vì sao trụ sở chính trở thành tiêu chí xác định thẩm quyền?
Đối với trường hợp làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, trụ sở chính đóng vai trò điểm neo xác định cơ quan có thẩm quyền.
Điều này giúp doanh nghiệp không phải xử lý Work Permit như ba quan hệ lao động độc lập chỉ vì người quản lý phải di chuyển giữa ba địa phương.
Hồ sơ cần thể hiện các địa điểm làm việc như thế nào?
Hồ sơ phải phản ánh được thực tế.
Nếu giám đốc phụ trách TP.HCM, Đồng Nai và Tây Ninh thì doanh nghiệp nên thiết kế thông tin địa điểm ngay từ văn bản đề nghị, phạm vi công việc và các tài liệu liên quan thay vì chỉ ghi TP.HCM rồi sau khi có Work Permit mới cho người lao động làm việc thường xuyên ở hai tỉnh khác.
Có phải thông báo cho các địa phương còn lại không?
Không nên suy luận chỉ từ quy tắc về cơ quan cấp Work Permit rằng doanh nghiệp hoàn toàn không còn bất kỳ nghĩa vụ quản lý hoặc thông báo nào liên quan đến địa phương khác.
Nghĩa vụ cụ thể cần được kiểm tra theo hình thức làm việc, thủ tục hành chính và quy định quản lý lao động đang áp dụng tại thời điểm triển khai.
Vì vậy, với trường hợp đa tỉnh, doanh nghiệp nên kiểm tra riêng nghĩa vụ sau cấp phép thay vì chỉ dừng ở việc xác định cơ quan cấp Work Permit.
Cách xây dựng hồ sơ nhất quán khi lịch làm việc thường xuyên thay đổi
Không nhất thiết mô tả lịch di chuyển từng ngày.
Điều quan trọng hơn là xác định đúng phạm vi làm việc có tính chất thường xuyên: cơ sở nào người lao động phụ trách, tỉnh nào thuộc phạm vi quản lý và mối quan hệ của các địa điểm đó với người sử dụng lao động.
Hồ sơ càng phản ánh đúng mô hình vận hành thực tế thì càng giảm nguy cơ Work Permit sau khi được cấp không còn phù hợp với cách doanh nghiệp sử dụng lao động.
Case 3 – Người nước ngoài chuyển nơi làm việc sau khi đã được cấp giấy phép
Chuyển sang địa điểm khác trong cùng địa phương
Nếu doanh nghiệp chuyển người lao động từ một cơ sở sang cơ sở khác nhưng vẫn trong cùng tỉnh, không nên mặc định Work Permit cũ chắc chắn tiếp tục sử dụng được.
Cần kiểm tra nội dung trên giấy phép, địa điểm làm việc đã được xác lập trong hồ sơ và trường hợp thay đổi có thuộc diện phải cấp lại hay thực hiện thủ tục liên quan theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP hay không.
Chuyển từ trụ sở chính sang chi nhánh ở tỉnh khác
Trường hợp này có mức độ rủi ro cao hơn vì địa điểm mới nằm ngoài địa phương ban đầu.
Ví dụ chuyên gia được cấp Work Permit khi làm việc tại Hà Nội nhưng sau đó doanh nghiệp điều chuyển cố định vào chi nhánh Đà Nẵng. Không nên chỉ ban hành quyết định điều chuyển nội bộ rồi tiếp tục sử dụng giấy phép như cũ.
Cần xác định lại địa điểm, thẩm quyền và loại thủ tục phải thực hiện trước khi thay đổi thực tế.
Thay đổi người sử dụng lao động
Nếu người nước ngoài chuyển từ Công ty A sang Công ty B thì vấn đề không còn đơn thuần là chuyển địa điểm.
Người sử dụng lao động đã thay đổi, do đó toàn bộ cơ sở pháp lý của việc sử dụng Work Permit cũ cần được rà soát lại. Không nên coi giấy phép lao động là giấy phép cá nhân cho phép người nước ngoài làm việc tự do tại bất kỳ doanh nghiệp nào.
Khi nào phải xem xét cấp lại hoặc thực hiện thủ tục mới?
Doanh nghiệp nên kiểm tra thủ tục ngay khi xuất hiện một trong các thay đổi quan trọng như người sử dụng lao động, chức danh hoặc vị trí công việc, địa điểm làm việc, thông tin hộ chiếu hoặc các dữ liệu được ghi nhận trên giấy phép.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP có quy định riêng về cấp, cấp lại và gia hạn Work Permit; vì vậy phải phân loại đúng sự kiện thay đổi thay vì mặc định mọi trường hợp đều chỉ cần “điều chỉnh giấy phép”.
Vì sao không nên tự sử dụng giấy phép cũ cho địa điểm mới?
Work Permit được cấp dựa trên một bộ thông tin cụ thể về người lao động, người sử dụng lao động, vị trí và phạm vi làm việc.
Khi các yếu tố nền tảng thay đổi, việc tiếp tục sử dụng giấy phép cũ mà không kiểm tra thủ tục có thể tạo ra khoảng cách giữa “nội dung được cấp phép” và “tình trạng làm việc thực tế”.
Doanh nghiệp nên áp dụng một nguyên tắc quản trị đơn giản:
Trước khi điều chuyển người nước ngoài sang doanh nghiệp khác, chức danh khác hoặc tỉnh khác, hãy kiểm tra Work Permit trước khi ký quyết định điều chuyển – không phải sau khi người lao động đã bắt đầu làm việc tại nơi mới.
Cơ quan cấp giấy phép lao động có đồng thời xử lý thủ tục miễn giấy phép không?
Phân biệt giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động là hai kết quả thủ tục khác nhau.
Giấy phép lao động được cấp cho người lao động nước ngoài thuộc diện phải có Work Permit và đáp ứng đầy đủ điều kiện tương ứng với vị trí làm việc như nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
Ngược lại, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được sử dụng đối với các trường hợp pháp luật xác định người nước ngoài không phải xin Work Permit nhưng vẫn thuộc nhóm phải thực hiện thủ tục xác nhận.
Vì vậy, “được miễn Work Permit” không đồng nghĩa với “không cần làm bất kỳ thủ tục lao động nào”.
UBND cấp tỉnh có thẩm quyền đối với cả hai nhóm thủ tục
Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi cả giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài thuộc phạm vi quản lý tại địa phương.
Như vậy, cơ chế xác định thẩm quyền về cơ bản được áp dụng song song cho hai nhóm thủ tục. Doanh nghiệp không nên hiểu rằng Work Permit thuộc một cơ quan còn hồ sơ miễn Work Permit mặc nhiên thuộc một cơ quan hoàn toàn khác.
Sau khi xác định địa phương có thẩm quyền, vẫn phải kiểm tra quyết định phân cấp tại địa phương để biết cơ quan nào trực tiếp thực hiện.
Cơ quan được phân cấp có thể tiếp nhận cả cấp mới, cấp lại và gia hạn
UBND cấp tỉnh có thể phân cấp thẩm quyền cho Sở Nội vụ, Ban Quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế hoặc cơ quan phù hợp theo cơ cấu quản lý tại địa phương.
Ví dụ, tại TP.HCM, UBND Thành phố đã phân cấp cho Sở Nội vụ, Ban Quản lý các Khu chế xuất và công nghiệp và Ban Quản lý Khu công nghệ cao thực hiện các thủ tục liên quan đến cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi Work Permit và giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit theo phạm vi được giao.
Tại Hà Nội, Ban Quản lý các khu công nghệ cao và khu công nghiệp cũng được giao thực hiện các thủ tục tương ứng đối với nhóm người lao động thuộc phạm vi quản lý của Ban.
Điều đó cho thấy cùng một thành phố vẫn có thể tồn tại nhiều cơ quan trực tiếp xử lý Work Permit tùy nơi doanh nghiệp và người lao động hoạt động.
Trường hợp không phải xin giấy xác nhận dù thuộc diện miễn
Đây là điểm rất dễ bị hiểu sai.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định một số trường hợp người lao động nước ngoài tuy thuộc diện không phải có Work Permit nhưng cũng không phải thực hiện thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Theo quy định hiện hành, nhóm này bao gồm các trường hợp tại khoản 4, 5, 6 và 8 Điều 154 Bộ luật Lao động và các trường hợp tại khoản 2, 3, 5, 8, 10 và điểm a khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, người sử dụng lao động vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo với cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc trước ít nhất 03 ngày làm việc.
Do đó cần phân biệt ba trạng thái:
Phải xin Work Permit;
Không phải xin Work Permit nhưng phải xin giấy xác nhận;
Không phải xin Work Permit và cũng không phải xin giấy xác nhận nhưng vẫn có nghĩa vụ thông báo.
Nên xác định diện cấp phép hay miễn phép trước khi chọn thủ tục trực tuyến
Sai lầm thường gặp là doanh nghiệp đăng nhập Cổng Dịch vụ công trước, tìm từ khóa gần giống rồi mới xem người lao động thuộc thủ tục nào.
Quy trình nên làm ngược lại.
Trước tiên phải phân loại người nước ngoài thuộc diện phải có Work Permit hay không thuộc diện cấp Work Permit. Nếu thuộc diện miễn, tiếp tục xác định có phải xin giấy xác nhận hay chỉ cần thông báo.
Sau khi chốt đúng nhóm pháp lý mới chọn thủ tục tương ứng trên Cổng Dịch vụ công.
Cấp mới, cấp lại, gia hạn và thu hồi – có phải cùng một cơ quan xử lý?
Thẩm quyền cấp mới giấy phép lao động
Theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp giấy phép lao động đối với người nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi người nước ngoài dự kiến làm việc.
Trong thực tế, hồ sơ có thể được cơ quan được UBND tỉnh phân cấp trực tiếp xử lý.
Vì vậy khi nói “cơ quan cấp Work Permit” cần hiểu cả hai lớp: UBND cấp tỉnh là chủ thể có thẩm quyền theo Nghị định và cơ quan được phân cấp là đơn vị thực hiện thủ tục cụ thể.
Thẩm quyền cấp lại khi giấy phép bị mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin
Cấp lại Work Permit không phải là một thủ tục hoàn toàn tách khỏi cơ chế thẩm quyền của cấp mới.
Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP đặt cả cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi trong cùng hệ thống thẩm quyền của UBND cấp tỉnh.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải xác định đúng việc thay đổi đang xảy ra có thuộc trường hợp được cấp lại hay không. Không phải mọi thay đổi về công việc, doanh nghiệp hoặc địa điểm đều có thể xử lý bằng thủ tục cấp lại.
Thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động
Gia hạn cũng thuộc thẩm quyền của UBND cấp tỉnh và có thể được phân cấp cho cơ quan trực tiếp thực hiện.
Cổng Dịch vụ công quốc gia hiện đã công bố riêng thủ tục gia hạn Work Permit theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP với thành phần hồ sơ cụ thể.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng gia hạn không phải là cấp mới lần thứ hai. Điều kiện, thời điểm nộp và thành phần tài liệu phải được kiểm tra theo thủ tục gia hạn riêng.
Thẩm quyền thu hồi giấy phép lao động
Thu hồi Work Permit cũng được Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP đặt trong cùng nhóm thẩm quyền.
Ở các địa phương đã thực hiện phân cấp, cơ quan được giao thường đồng thời xử lý cả cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi.
Ví dụ, quyết định phân cấp tại Đồng Tháp giao cơ quan được phân cấp thực hiện cả bốn nhóm công việc này cùng với thủ tục liên quan đến giấy xác nhận không thuộc diện Work Permit.
Một nguyên tắc thẩm quyền nhưng hồ sơ và điều kiện của từng thủ tục hoàn toàn khác nhau
Đây là điểm HR cần đặc biệt lưu ý.
Cùng một cơ quan có thể xử lý cả cấp mới, cấp lại, gia hạn và thu hồi nhưng doanh nghiệp không thể dùng chung một checklist hồ sơ.
Trước mỗi lần thực hiện phải xác định:
Đây là cấp mới, cấp lại, gia hạn hay trường hợp phải thực hiện một thủ tục mới?
Việc phân loại sai thủ tục có thể khiến hồ sơ bị trả về dù doanh nghiệp đã chọn đúng cơ quan.
7 tình huống khiến doanh nghiệp dễ nộp nhầm cơ quan cấp giấy phép lao động
Chỉ nhìn địa chỉ trụ sở chính mà bỏ qua nơi làm việc thực tế
Công ty có trụ sở tại TP.HCM không đồng nghĩa mọi người lao động nước ngoài của công ty đều thực hiện Work Permit tại TP.HCM.
Nếu chuyên gia chỉ làm việc tại chi nhánh ở Đồng Nai, địa điểm làm việc thực tế phải được đưa vào quá trình xác định thẩm quyền.
Trụ sở chính đặc biệt quan trọng đối với trường hợp làm việc tại nhiều tỉnh, nhưng không nên áp dụng máy móc cho mọi trường hợp.
Có nhiều chi nhánh nhưng không xác định chi nhánh nào sử dụng người lao động
Doanh nghiệp có thể có chi nhánh tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng và Đồng Nai nhưng hồ sơ chỉ ghi chung chung rằng người nước ngoài “làm việc tại Công ty A”.
Cách ghi này chưa đủ để xác định địa bàn.
Doanh nghiệp cần chỉ rõ người lao động thuộc đơn vị nào, làm việc tại địa chỉ nào và có di chuyển thường xuyên sang cơ sở khác hay không.
Người nước ngoài thường xuyên làm việc tại nhiều tỉnh nhưng chỉ khai một địa điểm
Đây là lỗi dễ khiến hồ sơ ban đầu tưởng đơn giản nhưng Work Permit sau khi cấp lại không phản ánh đúng mô hình làm việc.
Nếu một giám đốc thực tế phụ trách thường xuyên TP.HCM, Đồng Nai và Tây Ninh thì doanh nghiệp phải xem xét ngay từ đầu trường hợp làm việc tại nhiều tỉnh.
Đối với một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, cơ chế thẩm quyền được xác định riêng theo nơi đặt trụ sở chính.
Dùng hướng dẫn cũ còn ghi cơ quan quản lý lao động trước khi Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực
Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/8/2025.
Do đó, những hướng dẫn vẫn mặc định hồ sơ Work Permit luôn thuộc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cần được kiểm tra lại.
Ngay cả hướng dẫn trên các hệ thống trực tuyến cũng cần chú ý văn bản đang được áp dụng. Một số trang thủ tục cũ vẫn có thể xuất hiện trên kết quả tìm kiếm và dẫn chiếu Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
Không kiểm tra quyết định phân cấp tại địa phương
Đây là nguyên nhân khiến doanh nghiệp xác định đúng tỉnh nhưng vẫn nộp nhầm cơ quan.
Ví dụ, tại Nghệ An, Ban Quản lý Khu kinh tế Đông Nam Nghệ An được phân cấp xử lý Work Permit đối với người lao động làm việc cho các đơn vị thuộc khu kinh tế và khu công nghiệp nằm trong phạm vi quản lý của Ban.
Nếu doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp nhưng vẫn mặc định chọn một cơ quan chung của tỉnh, hồ sơ có thể đi sai luồng.
Chọn sai cơ quan khi thao tác trên Cổng Dịch vụ công
Cổng Dịch vụ công có thể hiển thị nhiều cơ quan thực hiện cùng một thủ tục.
Ví dụ, kết quả hiện hành đối với thủ tục cấp lại Work Permit có thể xuất hiện cấp tỉnh, Ban Quản lý Khu kinh tế hoặc các Ban Quản lý chuyên ngành khác nhau tùy địa bàn.
Doanh nghiệp phải xác định cơ quan trước khi lựa chọn trên hệ thống, thay vì thấy tên nào quen thì chọn tên đó.
Thông tin địa điểm trong hồ sơ không thống nhất giữa các giấy tờ
Hợp đồng ghi một địa chỉ, văn bản đề nghị ghi địa chỉ thứ hai, giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh lại ghi địa chỉ thứ ba.
Đây không chỉ là vấn đề trình bày.
Nếu các địa chỉ nằm ở những tỉnh khác nhau thì sự không thống nhất có thể dẫn đến câu hỏi cơ bản: cơ quan đang tiếp nhận có thực sự có thẩm quyền hay không?
Checklist 5 phút xác định đúng nơi nộp hồ sơ Work Permit
Bước 1 – Xác định chính xác người sử dụng lao động
Trước tiên phải xác định chủ thể nào thực sự sử dụng người lao động nước ngoài.
Đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức, nhà thầu hoặc chủ thể khác thuộc phạm vi pháp luật cho phép sử dụng lao động nước ngoài.
Tên pháp lý, mã số và địa chỉ của chủ thể này cần được thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.
Bước 2 – Liệt kê toàn bộ địa điểm người nước ngoài dự kiến làm việc
Không chỉ ghi địa điểm chính.
Hãy liệt kê tất cả địa điểm người lao động dự kiến làm việc thường xuyên: trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, nhà máy, địa điểm kinh doanh hoặc địa điểm dự án.
Sau đó mới loại bỏ các địa điểm chỉ mang tính gặp gỡ hoặc công tác không thường xuyên nếu không thuộc phạm vi cần kê khai.
Bước 3 – Xác định làm việc tại một tỉnh hay nhiều tỉnh
Đây là “ngã rẽ” quan trọng nhất của checklist.
Nếu chỉ làm tại một địa phương, thẩm quyền được xác định dựa trên địa phương nơi người nước ngoài dự kiến làm việc theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Nếu làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, phải áp dụng quy tắc riêng gắn với trụ sở chính.
Bước 4 – Kiểm tra cơ quan được UBND tỉnh phân cấp thực hiện
Sau khi biết tỉnh, chưa nên nộp ngay.
Hãy tìm quyết định phân cấp hiện hành của UBND tỉnh hoặc thành phố.
Cần đặc biệt kiểm tra nếu người lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao vì Ban Quản lý có thể được giao thẩm quyền riêng. Thực tế tại TP.HCM, Hà Nội và Nghệ An đều cho thấy cơ chế phân cấp theo khu vực quản lý đang được áp dụng.
Bước 5 – Đối chiếu thông tin cơ quan tiếp nhận trên Cổng Dịch vụ công quốc gia
Bước cuối cùng là kiểm tra lại tên thủ tục trên Cổng Dịch vụ công.
Đối chiếu đủ ba yếu tố:
Đúng thủ tục;
Đúng địa phương;
Đúng cơ quan thực hiện.
Nếu cả ba đều khớp với kết quả rà soát pháp lý trước đó, doanh nghiệp mới nên gửi hồ sơ.
Ma trận xác định cơ quan cấp giấy phép lao động theo từng tình huống
Một công ty – một nơi làm việc – một tỉnh
Ví dụ Công ty A có trụ sở tại TP.HCM và chuyên gia làm việc duy nhất tại trụ sở TP.HCM.
Đây là tình huống đơn giản.
Xác định TP.HCM là địa phương có thẩm quyền, sau đó kiểm tra xem trường hợp của doanh nghiệp thuộc phạm vi xử lý của Sở Nội vụ hay Ban Quản lý nào đã được Thành phố phân cấp.
Công ty có chi nhánh – người nước ngoài chỉ làm tại chi nhánh
Ví dụ công ty mẹ ở Hà Nội nhưng chuyên gia chỉ làm tại chi nhánh Đồng Nai.
Không nên mặc định hồ sơ thuộc Hà Nội.
Phải xác định người lao động thực tế làm việc tại Đồng Nai và rà soát cơ chế thẩm quyền, phân cấp tại Đồng Nai trước khi nộp.
Công ty có nhiều địa điểm kinh doanh trong cùng tỉnh
Nếu công ty có ba địa điểm kinh doanh nhưng tất cả đều nằm trong TP.HCM thì yếu tố “nhiều địa điểm” chưa làm phát sinh trường hợp nhiều tỉnh.
Doanh nghiệp vẫn cần kê khai chính xác phạm vi làm việc, nhưng việc xác định địa phương có thẩm quyền về cơ bản vẫn nằm trong cùng một tỉnh, thành phố.
Một người lao động làm việc tại nhiều tỉnh
Đây là trường hợp cần tách riêng.
Nếu người lao động làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố, Nghị định 219/2025/NĐ-CP sử dụng nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính để xác định thẩm quyền.
Các quyết định phân cấp địa phương hiện hành cũng đã thể hiện cơ chế này. Ví dụ Đồng Tháp phân cấp cho Sở Nội vụ thực hiện thủ tục đối với người lao động làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh khi trụ sở chính của người sử dụng lao động nằm tại Đồng Tháp.
Thay đổi địa điểm làm việc trong thời hạn giấy phép
Không nên tự động kết luận rằng chỉ thay đổi địa điểm thì giấy phép cũ vẫn sử dụng được.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
Địa điểm mới cùng hay khác tỉnh;
Có thay đổi người sử dụng lao động hay không;
Nội dung ghi nhận trên Work Permit hiện tại;
Thay đổi đó thuộc trường hợp cấp lại hay phải thực hiện thủ tục khác.
Nên kiểm tra trước khi người lao động chính thức chuyển địa điểm.
Hồ sơ đúng nhưng nộp sai cơ quan – chuyện gì có thể xảy ra?
Hồ sơ bị yêu cầu điều chỉnh hoặc nộp lại
Một bộ hồ sơ có thể đủ bằng cấp, kinh nghiệm, giấy khám sức khỏe và giấy tờ doanh nghiệp nhưng vẫn không được giải quyết đúng tiến độ nếu gửi sai cơ quan.
Trong trường hợp cơ quan tiếp nhận không có thẩm quyền, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh lựa chọn trên hệ thống hoặc thực hiện lại việc nộp hồ sơ tại nơi có thẩm quyền.
Điều đáng tiếc là lỗi này không nằm ở chất lượng giấy tờ mà nằm ngay từ khâu xác định nơi nộp.
Thời gian dự kiến sử dụng lao động nước ngoài bị ảnh hưởng
Doanh nghiệp thường tính ngày chuyên gia bắt đầu làm việc dựa trên timeline hồ sơ dự kiến.
Nếu mất thêm vài ngày để phát hiện sai cơ quan, rút hồ sơ, sửa dữ liệu và nộp lại, toàn bộ lịch sử dụng lao động có thể bị đẩy lùi.
Đây là lý do xác định cơ quan cần thực hiện trước khi đặt ngày bắt đầu công việc trong kế hoạch nhân sự.
Giấy tờ có thời hạn có thể phải chuẩn bị lại
Trong bộ hồ sơ Work Permit có những giấy tờ bị giới hạn về thời gian sử dụng.
Nếu quá trình xử lý bị kéo dài đáng kể, doanh nghiệp phải kiểm tra lại hiệu lực của giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp hoặc các tài liệu khác có thời hạn.
Một lỗi chọn sai cơ quan ban đầu vì vậy có thể gián tiếp dẫn đến chi phí chuẩn bị lại giấy tờ.
Kế hoạch nhập cảnh, ký hợp đồng và bố trí nhân sự bị chậm
Work Permit thường không tồn tại độc lập.
Nó liên quan tới kế hoạch nhập cảnh, tình trạng cư trú, ký hoặc thực hiện hợp đồng lao động, visa và thẻ tạm trú trong từng trường hợp.
Nếu Work Permit bị chậm, các bước sau cũng có thể phải điều chỉnh theo.
Chi phí thật của việc xác định sai thẩm quyền ngay từ đầu
Chi phí không chỉ là lệ phí hồ sơ.
Doanh nghiệp còn có thể mất thời gian của HR, phí dịch thuật bổ sung, phí xử lý giấy tờ, chi phí thay đổi lịch chuyên gia, vé máy bay, khách sạn hoặc chi phí cơ hội do vị trí quản lý chưa thể bắt đầu làm việc.
Vì vậy, “kiểm tra thẩm quyền” nên được coi là một bước kiểm soát chi phí chứ không đơn thuần là một thủ tục hành chính.
Timeline nên kiểm tra cơ quan cấp phép vào thời điểm nào?
Ngay khi doanh nghiệp quyết định tuyển hoặc điều chuyển lao động nước ngoài
Đây là thời điểm tốt nhất.
Ngay khi quyết định tuyển chuyên gia hoặc điều chuyển nhân sự nước ngoài sang Việt Nam, doanh nghiệp nên xác định luôn người sử dụng lao động, địa điểm và phạm vi công việc.
Nếu phát hiện vị trí dự kiến liên quan đến nhiều tỉnh, có thể thiết kế hồ sơ đúng ngay từ đầu.
Trước khi hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ
Hợp pháp hóa lãnh sự là bước có thể tốn thời gian và chi phí.
Không nên xử lý hàng loạt bằng cấp, giấy kinh nghiệm hoặc giấy tờ công ty nước ngoài trước khi doanh nghiệp biết chắc mình đang chuẩn bị hồ sơ cho chủ thể nào, vị trí nào và nơi làm việc nào.
Nếu thay đổi cấu trúc hồ sơ sau đó, một số giấy tờ đã xử lý có thể không còn phù hợp.
Trước khi hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp giấy phép
Đây là mốc bắt buộc phải rà soát lần hai.
Khi điền biểu mẫu, cần kiểm tra tên cơ quan, tỉnh, người sử dụng lao động và địa điểm làm việc đã khớp với toàn bộ tài liệu chưa.
Nếu có nhiều địa điểm, phải xác định chúng đã được thể hiện nhất quán hay chưa.
Ngay trước ngày nộp để kiểm tra thay đổi về phân cấp tại địa phương
Không nên sử dụng một checklist được lập cách đó sáu tháng mà không kiểm tra lại.
Các quyết định phân cấp có thể thay đổi theo tổ chức bộ máy hoặc cách quản lý của địa phương.
Ngay trước ngày nộp, nên kiểm tra lại văn bản phân cấp và thủ tục đang được công bố trên Cổng Dịch vụ công.
Sau khi nộp để theo dõi đúng cơ quan đang xử lý
Sau khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra thông tin tiếp nhận.
Hãy xem hồ sơ đã được chuyển tới cơ quan nào, trạng thái xử lý hiện tại và có yêu cầu bổ sung hay không.
Đừng chỉ dựa vào việc hệ thống đã hiển thị “gửi thành công”.
Bộ câu hỏi doanh nghiệp nên tự trả lời trước khi nộp hồ sơ
Người nước ngoài sẽ làm việc chính xác tại địa chỉ nào?
Câu trả lời nên là một địa chỉ cụ thể chứ không phải “tại công ty”.
Nếu có nhà máy, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh, cần ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ thực tế.
Đây là dữ liệu nền để xác định tỉnh có thẩm quyền.
Có làm việc tại tỉnh, thành phố thứ hai hay không?
Nếu câu trả lời là có, cần hỏi tiếp:
Đây chỉ là chuyến công tác không thường xuyên hay người lao động thực sự có trách nhiệm làm việc thường xuyên tại địa phương thứ hai?
Nếu là mô hình làm việc thường xuyên tại nhiều tỉnh, phải chuyển sang cơ chế xác định thẩm quyền dành cho trường hợp nhiều tỉnh.
Chủ thể đứng tên sử dụng lao động là công ty hay đơn vị phụ thuộc?
Tên đơn vị nơi người lao động ngồi làm việc chưa chắc đã chính là chủ thể đứng tên sử dụng lao động.
Cần kiểm tra công ty mẹ, chi nhánh, văn phòng đại diện và các văn bản liên quan để xác định đúng chủ thể.
Sai chủ thể có thể dẫn tới sai cả địa phương và hồ sơ.
UBND địa phương đã giao cơ quan nào tiếp nhận và giải quyết?
Không nên dừng ở câu trả lời “UBND tỉnh”.
Doanh nghiệp cần biết cơ quan cụ thể được phân cấp.
Ví dụ tại TP.HCM có sự phân cấp giữa Sở Nội vụ và các Ban Quản lý tùy phạm vi quản lý.
Tại Hà Nội và Nghệ An cũng có cơ chế giao Ban Quản lý thực hiện Work Permit đối với người lao động thuộc khu vực tương ứng.
Hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công đã chọn đúng thủ tục và địa phương chưa?
Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại ít nhất một lần.
Cấp mới không phải cấp lại.
Cấp lại không phải gia hạn.
Giấy xác nhận không thuộc diện Work Permit cũng không phải Work Permit.
Một thao tác chọn sai trên hệ thống có thể khiến bộ hồ sơ đúng về nội dung nhưng đi sai luồng xử lý.
Câu hỏi thường gặp về cơ quan cấp giấy phép lao động
Bộ Nội vụ có trực tiếp cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài không?
Theo cơ chế chung tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP đang áp dụng cho người lao động thuộc phạm vi địa phương, thẩm quyền được đặt tại UBND cấp tỉnh và UBND cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện.
Vì vậy doanh nghiệp không nên mặc định gửi Work Permit thông thường lên Bộ Nội vụ.
Đặc biệt cần thận trọng với kết quả tìm kiếm trên internet còn hiển thị thủ tục “cấp trung ương” dẫn chiếu Nghị định 152/2020/NĐ-CP vì đây có thể là dữ liệu của quy trình cũ.
Có thể xin giấy phép tại tỉnh khác nơi người nước ngoài làm việc không?
Thông thường không nên tự chọn một tỉnh khác chỉ vì doanh nghiệp thấy việc nộp hồ sơ thuận tiện hơn.
Thẩm quyền phải được xác định theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP dựa trên nơi người lao động dự kiến làm việc và cấu trúc của người sử dụng lao động.
Riêng trường hợp người lao động làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh phải áp dụng quy tắc riêng liên quan đến trụ sở chính.
Công ty có trụ sở ở TP.HCM nhưng người nước ngoài làm tại Đồng Nai thì nộp ở đâu?
Nếu người lao động chỉ làm việc tại đơn vị của doanh nghiệp ở Đồng Nai và không thuộc trường hợp làm việc tại nhiều tỉnh thì không nên mặc định TP.HCM chỉ vì đây là nơi đặt trụ sở chính.
Cần xác định đơn vị, địa điểm làm việc tại Đồng Nai và cơ quan hiện được UBND tỉnh phân cấp thực hiện Work Permit.
Nếu người lao động đồng thời làm việc thường xuyên tại TP.HCM và Đồng Nai cho cùng một người sử dụng lao động thì phải chuyển sang kiểm tra quy tắc nhiều tỉnh.
Người nước ngoài làm việc tại hai tỉnh có phải xin hai giấy phép không?
Không thể áp dụng công thức “hai tỉnh = hai Work Permit”.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP có quy định riêng đối với người lao động làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố, theo đó thẩm quyền được xác định tại nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.
Doanh nghiệp quan trọng nhất phải chứng minh được đây thực sự là một quan hệ với cùng một người sử dụng lao động và hồ sơ thể hiện đúng các địa điểm làm việc.
Có bắt buộc phải đến trực tiếp cơ quan nhà nước để nộp hồ sơ không?
Không.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã thiết lập cơ chế thực hiện thủ tục thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia và hệ thống một cửa.
Trên Cổng Dịch vụ công hiện cũng có các thủ tục Work Permit được công bố ở hình thức trực tuyến toàn trình trong nhiều trường hợp.
Tuy nhiên, hình thức thực hiện cụ thể vẫn cần kiểm tra trên thủ tục đang áp dụng tại địa phương và cơ quan có thẩm quyền tương ứng.
“Đúng cơ quan” là bước đầu tiên để hồ sơ giấy phép lao động không bị đi vòng
Thẩm quyền hiện nay được đặt tại UBND cấp tỉnh
Điểm đầu tiên cần ghi nhớ sau khi Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực là không nên tiếp tục dùng tư duy “Work Permit mặc định thuộc một Sở cố định trên toàn quốc”.
Theo Điều 4, UBND cấp tỉnh là chủ thể có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi Work Permit và giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit.
UBND tỉnh sau đó có thể phân cấp thực hiện.
Địa điểm làm việc quyết định phần lớn cách xác định cơ quan có thẩm quyền
Địa chỉ trụ sở chính chỉ là một dữ kiện.
Doanh nghiệp còn phải xác định chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và nơi người lao động thực tế làm việc.
Đặc biệt với doanh nghiệp có hệ thống hoạt động nhiều tỉnh, việc xác định địa điểm phải được thực hiện trước khi bắt đầu điền hồ sơ.
Trường hợp làm việc tại nhiều tỉnh phải kiểm tra riêng theo trụ sở chính
Nếu người lao động làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố, cách xác định thẩm quyền khác với người chỉ làm tại một tỉnh.
Trong tình huống này, trụ sở chính của người sử dụng lao động trở thành yếu tố xác định địa phương có thẩm quyền.
Doanh nghiệp không nên chia nhỏ hồ sơ theo từng tỉnh nếu thực tế thuộc một trường hợp làm việc đa tỉnh theo Nghị định.
Cần kiểm tra cơ quan được phân cấp tại từng địa phương trước khi nộp
“UBND tỉnh có thẩm quyền” chưa phải là câu trả lời cuối cùng cho bộ phận HR.
Câu hỏi tiếp theo luôn phải là:
UBND tỉnh đang phân cấp cho cơ quan nào?
Thực tế các địa phương đã có những mô hình khác nhau. TP.HCM phân cấp cho Sở Nội vụ và các Ban Quản lý theo phạm vi; Hà Nội có cơ chế đối với Ban Quản lý khu công nghệ cao và khu công nghiệp; Nghệ An phân cấp cho Ban Quản lý Khu kinh tế Đông Nam đối với phạm vi tương ứng.
Một bước rà soát thẩm quyền có thể giúp doanh nghiệp tránh sửa lại toàn bộ hồ sơ
Trước khi nộp Work Permit, doanh nghiệp chỉ cần dành vài phút để kiểm tra năm câu hỏi:
Ai là người sử dụng lao động?
Người nước ngoài làm việc ở đâu?
Một tỉnh hay nhiều tỉnh?
Cơ quan nào được UBND tỉnh phân cấp?
Cổng Dịch vụ công đang hiển thị đúng thủ tục và đúng cơ quan chưa?
Nếu năm câu hỏi này được giải quyết từ đầu, doanh nghiệp có thể tránh được một trong những lỗi tốn thời gian nhất của hồ sơ Work Permit: giấy tờ chuẩn bị đúng nhưng gửi sai nơi có thẩm quyền.
Cơ quan nào cấp giấy phép lao động? Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục work permit thuận lợi và hạn chế nguy cơ hồ sơ bị trả lại, yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý. Tùy từng trường hợp, địa điểm làm việc và quy định áp dụng tại thời điểm nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác cơ quan có thẩm quyền để bảo đảm hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết đúng quy trình.
