Mẫu tờ khai xin hộ chiếu cho trẻ em theo quy định mới
Mẫu tờ khai xin hộ chiếu cho trẻ em theo quy định mới là một trong những giấy tờ quan trọng không thể thiếu trong hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ em hiện nay. Với những thay đổi trong thủ tục hành chính gần đây, nhiều phụ huynh vẫn còn bỡ ngỡ khi tìm hiểu cách điền tờ khai đúng chuẩn theo quy định của pháp luật. Việc nắm rõ mẫu tờ khai và các thông tin liên quan sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình làm hồ sơ cho con em mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết về mẫu tờ khai theo quy định mới nhất, hướng dẫn cách điền thông tin cụ thể, cung cấp hình ảnh minh họa, cũng như liệt kê các lưu ý cần thiết để bạn hoàn thành thủ tục nhanh chóng và chính xác. Bài viết cũng giúp bạn cập nhật những thông tin mới nhất từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an liên quan đến việc làm hộ chiếu cho trẻ em. Hãy cùng theo dõi để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Mẫu tờ khai xin hộ chiếu cho trẻ em theo quy định mới là gì?
Mẫu tờ khai xin hộ chiếu cho trẻ em theo quy định mới là biểu mẫu hành chính bắt buộc trong thủ tục cấp hộ chiếu phổ thông cho trẻ em dưới 14 tuổi. Hiện nay, theo quy định mới của Bộ Công an từ năm 2025, mẫu tờ khai sử dụng là mẫu TK01, được áp dụng thống nhất trên toàn quốc khi nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc qua bưu điện.
Mẫu TK01 dùng để khai thông tin cá nhân của trẻ, thông tin người đại diện (thường là cha mẹ hoặc người giám hộ), lý do xin cấp hộ chiếu và xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Đây là cơ sở pháp lý để cơ quan xuất nhập cảnh xem xét việc cấp hộ chiếu cho trẻ em một cách hợp pháp, minh bạch.
Phụ huynh có thể điền mẫu này trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ hoặc tải về từ Cổng dịch vụ công trực tuyến của Bộ Công an để điền trước. Khi nộp hồ sơ qua bưu điện, mẫu tờ khai phải được in rõ ràng, có đầy đủ chữ ký của cha mẹ và xác nhận của công an xã, phường nơi cư trú (đối với trẻ từ đủ 14 tuổi).
Định nghĩa và vai trò của mẫu tờ khai hộ chiếu cho trẻ em
Mẫu tờ khai hộ chiếu cho trẻ em là văn bản hành chính thể hiện nguyện vọng xin cấp hộ chiếu phổ thông cho trẻ dưới 14 tuổi. Vai trò chính của mẫu này là để cơ quan quản lý xuất nhập cảnh kiểm tra, xác minh thông tin nhân thân của trẻ và người đại diện, từ đó đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình cấp hộ chiếu.
Những điểm mới cần lưu ý trong mẫu tờ khai năm 2025
Trong năm 2025, mẫu tờ khai TK01 có một số điểm mới như:
Bổ sung phần khai thông tin liên hệ qua email, điện thoại di động.
Rà soát kỹ tên cha mẹ, mã định danh cá nhân để đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia.
Yêu cầu rõ ràng hơn về lý do xin cấp hộ chiếu, nhất là khi nộp qua bưu điện hoặc xin cấp khẩn.
Phụ huynh cần điền đầy đủ, chính xác và trung thực để tránh bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xét duyệt.
Điều kiện và đối tượng áp dụng mẫu tờ khai hộ chiếu cho trẻ em
Theo quy định mới nhất, mẫu tờ khai hộ chiếu cho trẻ em áp dụng đối với công dân Việt Nam dưới 14 tuổi có nhu cầu xin cấp hộ chiếu phổ thông. Trẻ em thuộc diện này sẽ sử dụng mẫu tờ khai X01, được cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp khai thay và ký tên. Đây là mẫu tờ khai thống nhất dùng trong cả hai trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh hoặc gửi qua bưu điện.
Đối tượng áp dụng là:
Trẻ em dưới 14 tuổi chưa từng được cấp hộ chiếu.
Trẻ cần cấp lại hộ chiếu do hết hạn, mất, rách, hoặc có thay đổi thông tin nhân thân.
Trẻ em sinh ở nước ngoài và đã có quốc tịch Việt Nam.
Để mẫu tờ khai được chấp nhận, người khai cần điền đầy đủ thông tin, ký tên và xác nhận tại UBND cấp xã/phường nơi cư trú nếu nộp hồ sơ lần đầu hoặc qua bưu điện. Mẫu tờ khai chỉ có giá trị khi đi kèm các giấy tờ hợp lệ như giấy khai sinh, ảnh trẻ em, giấy tờ tùy thân của cha/mẹ hoặc người giám hộ.
Trẻ em dưới 14 tuổi có cần mẫu tờ khai riêng không?
Có. Trẻ em dưới 14 tuổi bắt buộc phải có mẫu tờ khai hộ chiếu riêng, không dùng chung tờ khai với cha hoặc mẹ. Mẫu X01 là tờ khai cá nhân dành riêng cho trẻ em, nhưng do cha mẹ hoặc người giám hộ thay mặt điền và ký tên. Nếu làm hộ chiếu ghép chung với cha/mẹ, vẫn cần mẫu tờ khai riêng để xác định rõ nhu cầu và xác minh nhân thân của trẻ.
Trường hợp đặc biệt cần lưu ý
Một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý khi khai tờ khai hộ chiếu cho trẻ em bao gồm:
Trẻ em mồ côi hoặc không xác định được cha/mẹ, cần người giám hộ hợp pháp đi khai thay.
Trẻ em có vấn đề về sức khỏe, khuyết tật không thể đến chụp ảnh – cần bổ sung giấy xác nhận y tế.
Trường hợp khai sinh của trẻ ở nước ngoài – phải nộp bản khai sinh được hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch công chứng.
Nếu làm hộ chiếu khẩn – cần ghi rõ lý do và kèm theo giấy tờ chứng minh (giấy mời, vé máy bay, xác nhận y tế…).
Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu tờ khai xin hộ chiếu cho trẻ em mới nhất
Các thông tin bắt buộc trong tờ khai
Khi làm thủ tục xin hộ chiếu cho trẻ em, cha mẹ hoặc người giám hộ cần điền đầy đủ thông tin vào mẫu tờ khai xin hộ chiếu cho trẻ em (mẫu X01) theo đúng quy định mới nhất của Bộ Công an. Mẫu này áp dụng cho trẻ em dưới 14 tuổi, do người đại diện hợp pháp kê khai và ký tên thay.
Các thông tin bắt buộc bao gồm:
Họ và tên trẻ em: Ghi đúng theo giấy khai sinh, viết chữ in hoa, có dấu.
Giới tính, ngày sinh: Ghi đúng như trong giấy khai sinh, định dạng ngày/tháng/năm.
Nơi sinh: Ghi rõ thành phố, tỉnh hoặc quốc gia (nếu trẻ sinh ở nước ngoài).
Quốc tịch: Ghi “Việt Nam”. Trường hợp có 2 quốc tịch, ghi rõ cả hai.
Thông tin cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp: Bao gồm họ tên, số CCCD/CMND, địa chỉ cư trú, thông tin liên hệ.
Địa chỉ thường trú hoặc tạm trú của trẻ tại Việt Nam hoặc nước ngoài: Ghi cụ thể và thống nhất với các giấy tờ khác trong hồ sơ.
Thông tin về hộ chiếu cũ (nếu có): Số hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp. Nếu cấp mới lần đầu, ghi “Không có”.
Lý do xin cấp hộ chiếu: Ghi “Cấp mới”, “Cấp lại do mất”, “Cấp lại do hết hạn” hoặc lý do khác phù hợp.
Ảnh 4×6: Dán vào đúng vị trí yêu cầu, ảnh chụp phông trắng, không đeo kính, rõ mặt.
Chữ ký của người khai: Người đại diện hợp pháp ký tên, ghi rõ họ tên và ngày kê khai.
Lưu ý: Nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh, cần có xác nhận của Công an cấp xã/phường nơi cư trú vào phần cuối của tờ khai. Nếu nộp online hoặc qua bưu điện, phần xác nhận này có thể được miễn tùy trường hợp.
Mẫu chữ viết và cách trình bày chuẩn
Việc trình bày tờ khai đúng chuẩn là yếu tố quan trọng giúp hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng. Một số lưu ý về mẫu chữ viết và cách trình bày như sau:
Chữ viết tay bằng mực xanh hoặc đen, viết rõ ràng, không được viết tắt hoặc viết sai chính tả.
Dùng chữ in hoa có dấu cho phần Họ tên, Nơi sinh, Quốc tịch để đảm bảo dễ đọc và đồng bộ với các biểu mẫu hành chính khác.
Tuyệt đối không gạch xóa, tẩy sửa, nếu viết sai cần thay tờ khai mới.
Thông tin phải thống nhất với các giấy tờ khác như giấy khai sinh, CMND/CCCD của cha mẹ.
Trường hợp điền tờ khai trực tuyến, nên kiểm tra lại chính tả và bố cục trước khi in ra hoặc nộp bản điện tử.
Ngoài ra, một số mẫu tờ khai còn yêu cầu dán ảnh tại vị trí được in sẵn. Ảnh cần được dán thẳng, không che thông tin, và phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn ảnh hộ chiếu (nền trắng, không chỉnh sửa, rõ mặt, chụp trong 6 tháng gần nhất).
Trong quá trình điền tờ khai, nếu có vướng mắc về thông tin hoặc trình bày, người đại diện nên liên hệ trực tiếp Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc tham khảo các hướng dẫn chính thức trên Cổng Dịch vụ công của Bộ Công an để đảm bảo điền đúng và đầy đủ.
Việc kê khai chính xác giúp rút ngắn thời gian xử lý, tránh phải bổ sung hồ sơ hoặc đi lại nhiều lần. Đây là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình cấp hộ chiếu cho trẻ em theo đúng pháp luật hiện hành.
Hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ em theo quy định mới cần những gì?
Giấy tờ tùy thân cần kèm theo tờ khai
Theo quy định mới hiện hành, khi làm hộ chiếu riêng cho trẻ em, cha mẹ hoặc người giám hộ cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ để tránh bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý. Hồ sơ cơ bản bao gồm:
– Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (Mẫu X01): Cha hoặc mẹ là người khai, điền đầy đủ thông tin và ký tên. Một số địa phương yêu cầu xác nhận của công an xã/phường nếu nộp trực tiếp tại địa phương.
– Bản sao giấy khai sinh của trẻ: Có công chứng hoặc mang bản chính để đối chiếu.
– 02 ảnh thẻ cỡ 4x6cm của trẻ: Nền trắng, rõ mặt, không đội mũ, không đeo kính màu.
Ngoài ra, cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân của cha/mẹ hoặc người giám hộ, cụ thể:
– Bản sao căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân (có thể kèm bản chính để đối chiếu).
– Nếu người làm thủ tục không phải cha mẹ ruột thì phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giám hộ, giấy ủy quyền được công chứng hợp pháp.
Một số trường hợp có thể yêu cầu bổ sung thêm sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú, tùy quy định cụ thể tại từng địa phương.
Thời hạn xử lý và lệ phí
Thời gian giải quyết hồ sơ cấp hộ chiếu cho trẻ em thường dao động từ 5 đến 8 ngày làm việc, không kể thời gian gửi qua bưu điện (nếu có). Trường hợp làm hộ chiếu tại các tỉnh thành lớn hoặc trong mùa cao điểm có thể mất thêm vài ngày để xử lý. Nếu cần hộ chiếu gấp, cha mẹ có thể làm đơn đề nghị cấp khẩn và trình bày lý do chính đáng.
Về lệ phí, theo Thông tư 25/2021/TT-BTC, mức phí cấp hộ chiếu phổ thông là 200.000 đồng/lần cấp. Trong trường hợp nộp qua bưu điện, phụ huynh sẽ phải thanh toán thêm phí chuyển phát và một số chi phí dịch vụ khác theo quy định của bưu điện.
Lưu ý rằng hộ chiếu cấp cho trẻ em có thời hạn không quá 5 năm, không được gia hạn, nên cần kiểm tra kỹ trước mỗi chuyến đi quốc tế để đảm bảo còn hiệu lực.
Nộp mẫu tờ khai xin hộ chiếu cho trẻ em ở đâu?
Khi làm hộ chiếu cho trẻ em, việc nộp mẫu tờ khai đúng nơi quy định là điều rất quan trọng để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng. Tùy vào nơi cư trú của trẻ và điều kiện của gia đình, phụ huynh có thể lựa chọn nộp hồ sơ tại các cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến.
Cục Quản lý xuất nhập cảnh và các điểm tiếp nhận hồ sơ
Hiện nay, tờ khai xin cấp hộ chiếu cho trẻ em có thể nộp tại một trong các cơ quan sau:
Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh/thành phố, nơi trẻ em đăng ký thường trú hoặc tạm trú. Đây là nơi phổ biến nhất mà cha mẹ hoặc người giám hộ sẽ đến nộp hồ sơ.
Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an tại Hà Nội hoặc TP. Hồ Chí Minh, áp dụng trong các trường hợp trẻ em cư trú tại nước ngoài hoặc có lý do đặc biệt cần giải quyết tại cấp trung ương.
Khi nộp tại các địa điểm trên, người đại diện hợp pháp cần mang theo đầy đủ giấy tờ: mẫu tờ khai, giấy khai sinh bản sao, CMND/CCCD của cha mẹ hoặc người giám hộ, ảnh thẻ của trẻ…
Hình thức nộp trực tiếp hoặc trực tuyến
Phụ huynh có thể lựa chọn 2 hình thức nộp hồ sơ:
Nộp trực tiếp tại cơ quan xuất nhập cảnh: mang bản cứng của tờ khai và giấy tờ đến nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Bộ Công an (https://dichvucong.bocongan.gov.vn): áp dụng cho người có CCCD gắn chip, có thể điền tờ khai online, thanh toán lệ phí và chọn nhận hộ chiếu qua bưu điện.
Việc chọn đúng nơi nộp và hình thức phù hợp sẽ giúp quy trình làm hộ chiếu cho trẻ em diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian cho gia đình.
Một số lỗi thường gặp khi điền mẫu tờ khai xin hộ chiếu cho trẻ em
Trong quá trình làm thủ tục hộ chiếu cho trẻ em, việc điền tờ khai không chính xác là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý. Mẫu tờ khai xin hộ chiếu cho trẻ em tuy không quá phức tạp nhưng yêu cầu phải đầy đủ và chính xác tuyệt đối. Dưới đây là một số lỗi thường gặp mà phụ huynh cần tránh.
Sai thông tin cá nhân
Một trong những lỗi phổ biến nhất là điền sai thông tin cá nhân của trẻ như họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh hoặc giới tính. Nhiều phụ huynh chủ quan khi viết tay, dễ dẫn đến sai chính tả hoặc nhầm lẫn ngày/tháng. Bên cạnh đó, việc viết không dấu hoặc viết tắt tên địa phương (ví dụ: “TP.HCM” thay vì “Thành phố Hồ Chí Minh”) cũng có thể khiến cán bộ tiếp nhận từ chối hồ sơ.
Ngoài ra, sai thông tin về người đại diện hợp pháp (cha mẹ hoặc người giám hộ) như thiếu số CMND/CCCD, ghi sai quan hệ với trẻ cũng là lỗi cần tránh. Tốt nhất, khi điền tờ khai nên kiểm tra lại theo giấy khai sinh và giấy tờ tùy thân để đảm bảo thống nhất.
Không có xác nhận của công an địa phương
Đối với trẻ em dưới 14 tuổi làm hộ chiếu lần đầu, mẫu tờ khai cần có xác nhận của công an xã, phường, thị trấn nơi trẻ cư trú. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm xác minh nơi thường trú, đồng thời giúp cơ quan cấp hộ chiếu đảm bảo đúng đối tượng.
Nhiều phụ huynh quên mang tờ khai đến xin xác nhận trước khi nộp, hoặc nộp bản photo không dấu đỏ, dẫn đến việc hồ sơ không được tiếp nhận. Vì vậy, sau khi điền đầy đủ thông tin trong tờ khai, phụ huynh nên mang bản gốc đến công an địa phương để được đóng dấu, ký xác nhận đúng quy định.
Mẫu tờ khai hộ chiếu cho trẻ em mới nhất 2025
Mẫu tờ khai bản mới theo thông tư mới nhất
Từ năm 2025, mẫu tờ khai hộ chiếu cho trẻ em được áp dụng theo Thông tư mới của Bộ Công an, thay thế cho các biểu mẫu cũ trước đây. Mẫu chuẩn hiện nay là mẫu tờ khai X01, áp dụng cho cả trường hợp làm hộ chiếu phổ thông cho trẻ dưới 14 tuổi và trẻ từ 14 tuổi trở lên. Trong trường hợp trẻ dưới 14 tuổi, tờ khai do cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp kê khai và ký tên, đồng thời phải có xác nhận của công an xã/phường nơi trẻ cư trú.
Mẫu X01 gồm các mục chính: Thông tin cá nhân của trẻ, thông tin người đại diện, lý do đề nghị cấp hộ chiếu, địa chỉ nhận hộ chiếu, và các mục xác nhận. Đây là biểu mẫu bắt buộc phải đúng theo quy định để được cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Mẫu tờ khai viết tay và mẫu điền trên máy
Hiện nay, mẫu tờ khai hộ chiếu cho trẻ em có thể được thực hiện theo hai hình thức: viết tay trực tiếp trên giấy in mẫu hoặc điền thông tin trên máy tính trước khi in ra. Đối với mẫu viết tay, cần sử dụng mực xanh hoặc đen, viết rõ ràng, không tẩy xóa. Mẫu điền trên máy thường được ưa chuộng hơn vì dễ chỉnh sửa, trình bày đẹp và tránh sai sót trong quá trình khai báo.
Phụ huynh có thể tải mẫu tờ khai X01 bản chuẩn từ website chính thức của Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc xin trực tiếp tại cơ quan công an nơi nộp hồ sơ. Dù điền tay hay điền máy, cần kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký và nộp, đặc biệt là thông tin cá nhân, để tránh phát sinh yêu cầu chỉnh sửa hoặc làm lại từ đầu.
Mẫu tờ khai xin hộ chiếu cho trẻ em theo quy định mới không chỉ là một biểu mẫu hành chính mà còn là chìa khóa để bắt đầu hành trình ra nước ngoài của các em nhỏ. Việc hiểu rõ cách điền tờ khai, nắm vững quy trình thực hiện và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết sẽ giúp phụ huynh tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, đồng thời đảm bảo hồ sơ không bị trả lại hay kéo dài thời gian xử lý. Với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, hy vọng bạn sẽ dễ dàng tiếp cận quy trình làm hộ chiếu cho trẻ em, đặc biệt trong bối cảnh các quy định ngày càng rõ ràng và nghiêm ngặt hơn. Đừng quên lưu lại các thông tin quan trọng hoặc chia sẻ bài viết cho bạn bè, người thân đang có nhu cầu. Mọi thắc mắc có thể liên hệ trực tiếp đến cơ quan chức năng hoặc đơn vị tư vấn để được hỗ trợ kịp thời và chính xác nhất.
