Xin giấy phép lao động cho người Nhật tại TPHCM ngày càng trở nên phổ biến khi nhiều doanh nghiệp Nhật Bản đầu tư và mở rộng hoạt động tại Việt Nam. Người Nhật được đánh giá cao về kỷ luật, chuyên môn và kinh nghiệm, vì vậy nhu cầu tuyển dụng chuyên gia Nhật tại TPHCM tăng mạnh trong những năm gần đây. Tuy nhiên, để người Nhật làm việc hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục xin giấy phép lao động. Quy trình này yêu cầu nhiều giấy tờ như bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm và giấy khám sức khỏe đúng chuẩn. Nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy định mới, hồ sơ rất dễ bị trả lại. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp rút ngắn thời gian cấp phép. Đây là bước quan trọng để đảm bảo người Nhật có thể làm việc ổn định, lâu dài và đúng pháp luật tại TPHCM.
Tổng quan lao động Nhật Bản tại TPHCM
Trong vài năm trở lại đây, lao động Nhật Bản tại TPHCM ngày càng xuất hiện nhiều hơn trong các lĩnh vực: sản xuất – chế tạo, logistics, thương mại, IT, tài chính – ngân hàng, giáo dục, ẩm thực – dịch vụ… Không chỉ giới hạn trong các tập đoàn lớn của Nhật, người Nhật còn làm việc tại các công ty Việt Nam, doanh nghiệp FDI từ quốc gia khác, hoặc các liên doanh Việt – Nhật. Sự hiện diện của lao động Nhật góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng quản trị, tiêu chuẩn sản xuất và phong cách phục vụ trong nhiều ngành nghề.
Về đặc điểm, phần lớn người Nhật sang làm việc tại TPHCM ở các vị trí: chuyên gia kỹ thuật, cố vấn chất lượng, quản lý nhà máy, giám đốc điều hành, trưởng bộ phận kinh doanh, chuyên gia phát triển thị trường hoặc phụ trách kết nối với đối tác Nhật. Nhiều trường hợp là nhân sự nội bộ được công ty mẹ tại Nhật cử sang chi nhánh, nhà máy tại Việt Nam theo diện di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. Một bộ phận khác là những người đã có kinh nghiệm làm việc quốc tế, chọn TPHCM như một thị trường năng động để phát triển sự nghiệp.
Do đặc thù người Nhật có tác phong kỷ luật, đúng giờ, chú trọng chất lượng và tuân thủ quy trình, doanh nghiệp tại TPHCM thường đánh giá rất cao vai trò của họ trong việc thiết lập hệ thống, đào tạo nhân sự bản địa, triển khai các tiêu chuẩn quản lý sản xuất kiểu Nhật (5S, Kaizen, Lean…). Tuy nhiên, đi cùng với nhu cầu sử dụng lao động Nhật là yêu cầu tuân thủ khá chặt chẽ về quy định pháp lý, điều kiện cấp giấy phép lao động, visa, thẻ tạm trú, tránh tình trạng người Nhật làm việc “theo quan hệ” nhưng chưa hoàn thiện thủ tục theo luật Việt Nam.
Nắm rõ bức tranh tổng quan về lao động Nhật Bản tại TPHCM giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch tuyển dụng, bố trí vị trí phù hợp, đồng thời chuẩn bị hồ sơ pháp lý ngay từ đầu để quá trình xin work permit cho người Nhật diễn ra suôn sẻ, không ảnh hưởng đến tiến độ vận hành nhà máy, văn phòng hay dự án.
Lý do doanh nghiệp TPHCM ưu tiên tuyển người Nhật
Nhiều doanh nghiệp tại TPHCM, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất, công nghiệp hỗ trợ, IT, thương mại Nhật – Việt, có xu hướng ưu tiên tuyển người Nhật cho một số vị trí quan trọng. Lý do đầu tiên là yếu tố ngôn ngữ và văn hóa: với các doanh nghiệp có đối tác, khách hàng, nhà cung cấp là người Nhật, việc có nhân sự Nhật trực tiếp phụ trách sẽ giúp giao tiếp, đàm phán, xử lý công việc hiệu quả hơn, giảm hiểu nhầm văn hóa và phong cách làm việc.
Lý do thứ hai là tác phong và kỷ luật lao động. Người Nhật thường nổi tiếng với sự đúng giờ, cẩn trọng, chú trọng từng chi tiết nhỏ, và luôn cố gắng cải tiến quy trình. Khi được bố trí ở vị trí quản lý hoặc chuyên gia, họ có thể truyền tải tinh thần kỷ luật, chuẩn hóa quy trình, thiết lập hệ thống kiểm soát chất lượng chặt chẽ – đây là điều nhiều doanh nghiệp tại TPHCM rất cần trong giai đoạn nâng cấp quản trị.
Lý do thứ ba là uy tín thương hiệu và niềm tin với đối tác Nhật Bản. Khi một doanh nghiệp tại TPHCM có đội ngũ quản lý hoặc đại diện là người Nhật, đối tác ở Nhật sẽ cảm thấy yên tâm hơn về sự tương đồng văn hóa, cách làm việc và mức độ cam kết. Điều này tạo lợi thế trong việc ký kết hợp đồng, mở rộng hợp tác, thu hút thêm đơn hàng từ thị trường Nhật.
Quy định pháp lý áp dụng cho lao động Nhật
Về mặt pháp lý, lao động Nhật Bản làm việc tại TPHCM chịu sự điều chỉnh bởi hệ thống quy định chung áp dụng cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Điều đó có nghĩa là, dù đến từ Nhật – một đối tác chiến lược của Việt Nam – người Nhật vẫn phải tuân thủ các quy định về: giấy phép lao động (work permit), visa đúng mục đích, thẻ tạm trú, đăng ký tạm trú, bảo hiểm… như các quốc tịch khác, trừ khi có điều ước quốc tế hoặc hiệp định song phương quy định khác.
Nguyên tắc chung là: người Nhật làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng, theo diện di chuyển nội bộ, thực hiện hợp đồng dịch vụ… đều phải xin giấy phép lao động, trừ trường hợp thuộc diện miễn và đã được xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Doanh nghiệp tại TPHCM không thể dựa vào mối quan hệ lâu năm với phía Nhật mà bỏ qua các bước pháp lý.
Bên cạnh đó, người Nhật cũng phải đáp ứng các điều kiện về lý lịch tư pháp, sức khỏe, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm tương ứng với vị trí làm việc. Do đặc thù nhiều người Nhật thuộc nhóm chuyên gia, quản lý, họ thường được xếp vào diện chuyên gia hoặc nhà quản lý khi làm thủ tục xin work permit. Việc hiểu rõ khung pháp lý áp dụng giúp doanh nghiệp lên kế hoạch nhân sự Nhật Bản lâu dài, hạn chế tối đa rủi ro bị xử phạt khi thanh tra lao động hoặc xuất nhập cảnh.
Điều kiện xin giấy phép lao động cho người Nhật
Để người Nhật Bản được làm việc hợp pháp tại TPHCM, cả người lao động và doanh nghiệp tuyển dụng đều phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định về lao động nước ngoài. Về bản chất, điều kiện cho người Nhật không “dễ hơn” so với quốc tịch khác, nhưng do họ thường giữ vị trí chuyên gia, quản lý nên hồ sơ thường xoay quanh việc chứng minh bằng cấp, kinh nghiệm và vị trí công việc phù hợp.
Về phía người Nhật, điều kiện cơ bản gồm: có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, sức khỏe phù hợp; không có án tích nghiêm trọng, không đang trong thời gian chấp hành hình phạt; có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm đúng với vị trí dự kiến làm việc. Các giấy tờ như bằng đại học, chứng chỉ chuyên môn, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu phải đầy đủ, còn hạn và được hợp pháp hóa, dịch thuật theo chuẩn Việt Nam.
Về phía doanh nghiệp, cần có tư cách pháp lý rõ ràng, ngành nghề phù hợp, và phải thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi xin work permit cho từng người Nhật. Nội dung giải trình phải thể hiện rõ lý do cần người Nhật: ví dụ cần chuyên gia Nhật để kết nối với công ty mẹ, chuyển giao công nghệ, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Nhật, phát triển thị trường Nhật Bản…
Nếu người Nhật thuộc diện chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật, doanh nghiệp phải xác định đúng nhóm và chuẩn bị hồ sơ theo tiêu chí tương ứng. Chẳng hạn, chuyên gia Nhật cần bằng đại học và ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tương ứng; nhà quản lý cần giấy tờ chứng minh đã từng giữ vị trí quản lý, điều hành; lao động kỹ thuật cần chứng chỉ nghề và kinh nghiệm thực tế.
Việc chuẩn bị hồ sơ cho người Nhật thường thuận lợi hơn ở điểm: tài liệu cá nhân thường rõ ràng, minh bạch, kỷ luật. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không nắm vững yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng, hoặc mô tả công việc không khớp với bằng cấp và kinh nghiệm, hồ sơ vẫn có thể bị trả, yêu cầu bổ sung nhiều lần. Vì vậy, hiểu đúng và đủ các điều kiện ngay từ đầu là chìa khóa để việc xin giấy phép lao động cho người Nhật tại TPHCM diễn ra nhanh gọn.
Điều kiện đối với người Nhật
Về phía người lao động Nhật Bản, các điều kiện chính để được xin giấy phép lao động tại TPHCM bao gồm:
Điều kiện pháp lý cá nhân: người Nhật phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không trong tình trạng bị truy cứu trách nhiệm hình sự, không đang chấp hành án phạt tù, không bị cấm hành nghề tại Việt Nam hoặc tại Nhật. Điều này được thể hiện qua lý lịch tư pháp do phía Nhật (hoặc Việt Nam, nếu đã cư trú lâu năm) cấp.
Điều kiện về sức khỏe: phải có giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp, còn hạn trong thời gian quy định. Nội dung kết luận cần ghi rõ đủ sức khỏe làm việc.
Điều kiện về chuyên môn – kinh nghiệm: phần lớn người Nhật sang TPHCM làm việc theo diện chuyên gia, nhà quản lý hoặc kỹ sư kỹ thuật, nên hồ sơ cần có bằng đại học, sau đại học hoặc chứng chỉ chuyên môn phù hợp với vị trí. Đồng thời, cần có xác nhận kinh nghiệm làm việc, thường từ 3 năm trở lên ở lĩnh vực liên quan.
Giấy tờ nhân thân: hộ chiếu còn hạn đủ lâu, ảnh, thông tin cá nhân rõ ràng.
Tất cả tài liệu do cơ quan Nhật Bản cấp (bằng cấp, lý lịch tư pháp, xác nhận kinh nghiệm…) phải được hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch sang tiếng Việt và chứng thực đúng quy định. Việc chuẩn bị kỹ và thống nhất nội dung giữa các giấy tờ giúp giảm đáng kể khả năng bị yêu cầu bổ sung khi nộp hồ sơ xin work permit tại TPHCM.
Điều kiện đối với doanh nghiệp tuyển dụng
Không chỉ người Nhật phải đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp tại TPHCM tuyển dụng người Nhật cũng phải thỏa mãn các yêu cầu pháp lý nhất định. Trước hết, doanh nghiệp cần có giấy đăng ký doanh nghiệp, giấy phép đầu tư hoặc giấy phép hoạt động còn hiệu lực, ngành nghề đăng ký phù hợp với vị trí mà người Nhật sẽ đảm nhiệm (ví dụ: công ty sản xuất tuyển chuyên gia quản lý nhà máy; công ty IT tuyển chuyên gia hệ thống; công ty thương mại tuyển giám đốc phát triển thị trường Nhật…).
Doanh nghiệp phải lập và nộp giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, trong đó nêu rõ lý do cần tuyển người Nhật: yêu cầu đặc thù về ngôn ngữ – văn hóa Nhật, yêu cầu kết nối với công ty mẹ, yêu cầu chuyển giao quy trình chất lượng, quản trị theo tiêu chuẩn Nhật… Văn bản giải trình này cần được cơ quan có thẩm quyền (Sở LĐTBXH hoặc Ban quản lý khu) chấp thuận trước khi doanh nghiệp tiến hành xin giấy phép lao động cho từng cá nhân.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định về lao động, thuế, bảo hiểm xã hội, an toàn vệ sinh lao động, vì đây là những yếu tố có thể bị xem xét trong quá trình thẩm định hồ sơ. Khi được cấp work permit, doanh nghiệp cần ký hợp đồng lao động đúng với nội dung giấy phép, đăng ký tham gia bảo hiểm, hỗ trợ người Nhật xin thẻ tạm trú đúng diện.
Việc doanh nghiệp hiểu rõ và đáp ứng tốt các điều kiện này sẽ giúp quá trình xin giấy phép lao động cho người Nhật tại TPHCM diễn ra trơn tru hơn, tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác Nhật và cơ quan quản lý nhà nước.
Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người Nhật
Hồ sơ người Nhật cần chuẩn bị
Đối với người Nhật Bản làm việc tại TPHCM, bộ hồ sơ cá nhân là phần quan trọng nhất khi xin giấy phép lao động. Thông thường, người lao động cần chuẩn bị trước tại Nhật hoặc tại Việt Nam, đảm bảo đầy đủ, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật đúng chuẩn trước khi nộp.
Những giấy tờ cơ bản gồm:
Hộ chiếu còn thời hạn: còn ít nhất 12–24 tháng, có đầy đủ trang trống, bản sao rõ nét toàn bộ trang thông tin.
Ảnh thẻ: 2–4 ảnh màu, nền trắng, kích thước 4×6cm, chụp không quá 6 tháng, trang phục lịch sự.
Lý lịch tư pháp:
Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền tại Nhật Bản cấp (hoặc tại Việt Nam nếu đã cư trú lâu năm).
Phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt có chứng thực.
Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn: bằng đại học, sau đại học hoặc chứng chỉ kỹ thuật liên quan đến vị trí làm việc. Nếu bằng cấp bằng tiếng Nhật/tiếng Anh cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.
Tài liệu chứng minh kinh nghiệm làm việc: thư xác nhận kinh nghiệm từ công ty cũ tại Nhật hoặc các nước khác, ghi rõ chức danh, thời gian làm việc, nội dung công việc. Đây là căn cứ để chứng minh đủ điều kiện chuyên gia/kỹ thuật viên theo quy định.
Giấy tờ cư trú tại Việt Nam (nếu có): visa, thẻ tạm trú, giấy đăng ký tạm trú… để thuận lợi khi nộp hồ sơ.
Việc chuẩn bị hồ sơ cá nhân càng sớm, chuẩn hóa ngay từ đầu sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro bị yêu cầu bổ sung hoặc bị từ chối cấp giấy phép lao động.
Hồ sơ doanh nghiệp bảo lãnh
Song song với hồ sơ của người Nhật, doanh nghiệp Việt Nam bảo lãnh cũng phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ pháp lý để chứng minh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và tư cách pháp nhân hợp lệ.
Nhóm giấy tờ thường yêu cầu gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/giấy phép đầu tư: bản sao y còn hiệu lực, thể hiện đúng ngành nghề, lĩnh vực hoạt động.
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, mã số thuế (nếu còn sử dụng) hoặc các thông tin định danh doanh nghiệp theo quy định mới.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền tại TPHCM cấp (Sở LĐTBXH hoặc Ban quản lý khu công nghiệp/khu chế xuất…). Đây là điều kiện tiên quyết trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.
Hợp đồng lao động dự kiến ký với người Nhật hoặc thỏa thuận nguyên tắc, nêu rõ chức danh, nhiệm vụ, mức lương, thời hạn làm việc.
Mô tả vị trí công việc và lý do sử dụng lao động Nhật Bản: giải trình vì sao cần tuyển người nước ngoài thay vì lao động Việt Nam, yêu cầu về chuyên môn, kinh nghiệm, ngoại ngữ…
Quyết định bổ nhiệm, điều động nội bộ (nếu là trường hợp chuyên gia/nhà quản lý được điều động từ công ty mẹ tại Nhật sang công ty con tại Việt Nam).
Tất cả hồ sơ doanh nghiệp cần được ký, đóng dấu đầy đủ, thống nhất thông tin với hồ sơ của người lao động. Doanh nghiệp nên rà soát kỹ trước khi nộp hoặc nhờ đơn vị tư vấn hỗ trợ kiểm tra để tránh sai sót nhỏ nhưng làm kéo dài thời gian xử lý giấy phép lao động.
Quy trình xin giấy phép lao động tại TPHCM
Quy trình xin giấy phép lao động (Work Permit) cho người Nhật Bản tại TPHCM gồm 2 giai đoạn quan trọng: giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động. Đây là thủ tục bắt buộc theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và luôn được Sở Lao động – Thương binh & Xã hội TPHCM (Sở LĐTBXH) kiểm tra chặt chẽ. Do mỗi trường hợp tuyển dụng chuyên gia Nhật Bản thường yêu cầu chuyên môn cao, quy trình cần được chuẩn hóa ngay từ đầu để tránh bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải xác định rõ vị trí tuyển dụng người Nhật đáp ứng đúng quy định: vị trí quản lý, giám đốc, chuyên gia, kỹ sư hoặc lao động kỹ thuật. Các giấy tờ liên quan như bằng đại học, xác nhận kinh nghiệm từ Nhật Bản, lý lịch tư pháp, hộ chiếu… cũng phải được hợp pháp hóa lãnh sự – dịch thuật công chứng đầy đủ. Điều này là điều kiện tiên quyết để hồ sơ được tiếp nhận ngay lần đầu.
Sau khi có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động Nhật Bản, doanh nghiệp mới được phép nộp hồ sơ xin cấp Work Permit. Tại TPHCM, quy trình hiện thực hiện kết hợp giữa nộp online và nộp bản giấy, yêu cầu người nộp kiểm soát chặt thông tin cá nhân, kinh nghiệm và sự trùng khớp giữa bản dịch – bản gốc. Bất kỳ sai sót nhỏ nào cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý. Vì vậy, doanh nghiệp tuyển dụng người Nhật thường ưu tiên sử dụng dịch vụ trọn gói để đảm bảo tiến độ và giảm thiểu rủi ro.
Giải trình nhu cầu sử dụng lao động Nhật Bản
Đây là bước đầu tiên và bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp tại TPHCM có nhu cầu tuyển dụng lao động Nhật Bản. Hồ sơ giải trình nhằm chứng minh rằng vị trí cần tuyển là thực sự cần thiết và không thể tuyển được lao động Việt Nam phù hợp. Sở LĐTBXH sẽ xem xét rất kỹ mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn và lý do bắt buộc phải sử dụng lao động Nhật.
Hồ sơ giải trình bao gồm:
Văn bản đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo mẫu chuẩn.
Tài liệu chứng minh tính đặc thù của vị trí (nếu có).
Thông tin doanh nghiệp: giấy phép kinh doanh, ngành nghề, quy mô hoạt động.
Mô tả chi tiết vị trí tuyển dụng: nhiệm vụ, kỹ năng, tiêu chuẩn chuyên môn.
Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ ít nhất 15 ngày trước khi người Nhật dự kiến làm việc, qua Cổng Dịch vụ công TPHCM hoặc nộp trực tiếp tại Sở. Sau khi tiếp nhận, Sở sẽ xem xét hồ sơ, đối chiếu với nhu cầu nhân lực thực tế và ra văn bản chấp thuận hoặc từ chối.
Để tăng tỷ lệ chấp thuận, doanh nghiệp cần trình bày rõ ràng lý do không tuyển được người Việt Nam, nêu bật yếu tố chuyên môn đặc thù của lao động Nhật (quy trình vận hành, công nghệ Nhật Bản, quản trị Kaizen, Lean…). Việc mô tả đúng và đủ theo yêu cầu pháp lý giúp hồ sơ được duyệt nhanh và hạn chế yêu cầu bổ sung.
Nộp hồ sơ cấp work permit cho người Nhật
Sau khi được chấp thuận nhu cầu, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ xin cấp Work Permit cho người Nhật Bản. Hồ sơ gồm 3 nhóm chính:
Hồ sơ cá nhân của người Nhật:
Hộ chiếu còn hạn.
Ảnh chân dung đúng chuẩn.
Lý lịch tư pháp Nhật Bản hoặc Việt Nam.
Giấy khám sức khỏe tại bệnh viện được Bộ Y tế công nhận.
Hồ sơ chuyên môn:
Bằng cấp đại học hoặc chứng chỉ chuyên môn.
Xác nhận kinh nghiệm làm việc tối thiểu 3 năm.
Tài liệu phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng.
Hồ sơ doanh nghiệp:
Giấy phép kinh doanh.
Quyết định bổ nhiệm vị trí làm việc.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Quy trình nộp hồ sơ tại TPHCM bao gồm:
(1) Nộp online kèm bản scan đầy đủ trên hệ thống.
(2) Nộp bản giấy tại Bộ phận Tiếp nhận của Sở LĐTBXH để đối chiếu và đóng dấu tiếp nhận.
Trong quá trình xét duyệt, Sở có thể yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ nếu thông tin chưa trùng khớp hoặc hồ sơ hợp pháp hóa chưa đúng chuẩn. Doanh nghiệp cần theo sát hồ sơ để đảm bảo thời gian xử lý đúng kế hoạch. Khi được cấp Work Permit, người Nhật có thể tiến hành xin thẻ tạm trú (TRC) để làm việc lâu dài.
Thời gian giải quyết – lệ phí – nơi nộp hồ sơ
Khi xin giấy phép lao động cho người Nhật tại TPHCM, doanh nghiệp cần nắm rõ thời gian xử lý, lệ phí Nhà nước và địa điểm nộp hồ sơ để chủ động sắp xếp tiến độ làm việc và kế hoạch nhập cảnh của chuyên gia Nhật. Những yếu tố này được quy định tương đối chặt chẽ và có sự khác biệt giữa các cơ quan tiếp nhận.
Thời gian giải quyết hồ sơ Work Permit tại TPHCM hiện được thực hiện theo cơ chế vừa online – vừa trực tiếp. Mọi hồ sơ đều phải nộp bản scan lên cổng dịch vụ công trước khi nộp bản giấy. Sau khi tiếp nhận, Sở LĐTBXH sẽ kiểm tra kỹ giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự, bằng cấp và xác nhận kinh nghiệm để đảm bảo tính xác thực. Trường hợp trùng khớp thông tin, thời gian xử lý khá nhanh; ngược lại, nếu bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu chỉnh sửa thì tiến độ có thể kéo dài thêm từ 3 – 7 ngày.
Lệ phí Nhà nước được áp dụng thống nhất cho tất cả lao động nước ngoài, bao gồm người Nhật. Doanh nghiệp có thể nộp phí trực tiếp khi nộp bản giấy hoặc theo hướng dẫn trên hóa đơn điện tử từ Sở. Việc nắm rõ lệ phí giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách, đặc biệt khi tuyển dụng số lượng lớn chuyên gia Nhật.
Địa điểm nộp hồ sơ xin Work Permit tại TPHCM là Sở LĐTBXH hoặc Ban Quản lý Khu công nghiệp – Khu chế xuất (nếu doanh nghiệp thuộc khu chế xuất). Việc lựa chọn đúng cơ quan thẩm quyền quyết định tốc độ xử lý hồ sơ, tránh việc phải nộp lại từ đầu.
Thời gian xét duyệt theo quy định TPHCM
Theo quy định tại TPHCM, thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép lao động cho người Nhật được chia làm hai giai đoạn:
Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:
Thời gian xét duyệt từ 10–15 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ online và bản giấy.
Cấp giấy phép lao động:
Thời gian xử lý khoảng 5–7 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu.
Trường hợp phải bổ sung, thời gian có thể kéo dài thêm 3–5 ngày.
Một số trường hợp cần lưu ý:
Hồ sơ có giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự sai mẫu → kéo dài thêm 7–10 ngày.
Giấy xác nhận kinh nghiệm từ Nhật không đúng chức danh → yêu cầu bổ sung.
Nộp sát ngày dự kiến làm việc → dễ bị trả hồ sơ do không đủ thời gian xét duyệt.
Tổng thời gian thực tế từ khi bắt đầu giải trình đến khi nhận Work Permit thường rơi vào 20–30 ngày làm việc. Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ sớm trước ít nhất 30 ngày để tránh ảnh hưởng kế hoạch nhập cảnh của chuyên gia Nhật.
Lệ phí xin giấy phép lao động người Nhật
Lệ phí xin giấy phép lao động cho người Nhật được áp dụng thống nhất theo Thông tư của Bộ Tài chính và quy định của Sở LĐTBXH TPHCM. Các mức phí phổ biến gồm:
Lệ phí cấp mới Work Permit: khoảng 600.000 – 700.000 đồng/hồ sơ.
Lệ phí cấp lại Work Permit (bị mất, hỏng, thay đổi thông tin): khoảng 450.000 – 500.000 đồng/hồ sơ.
Lệ phí gia hạn (trong trường hợp được phép gia hạn theo quy định): khoảng 400.000 – 500.000 đồng/hồ sơ.
Lệ phí có thể thay đổi tùy theo từng đợt điều chỉnh của Nhà nước nhưng không chênh lệch nhiều. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi nộp để tránh sai sót trong thanh toán.
Ngoài lệ phí Nhà nước, doanh nghiệp có thể phát sinh:
Chi phí dịch thuật – hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản.
Chi phí khám sức khỏe cho người Nhật.
Chi phí dịch vụ hỗ trợ hồ sơ (nếu sử dụng đơn vị tư vấn).
Việc dự trù ngân sách đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tiếp nhận chuyên gia Nhật Bản vào làm việc đúng kế hoạch.
Gia hạn – cấp lại giấy phép lao động cho người Nhật
Đối với người lao động Nhật Bản đang làm việc tại TPHCM, việc theo dõi thời hạn giấy phép lao động (work permit) và chuẩn bị hồ sơ gia hạn/cấp lại đúng thời điểm là cực kỳ quan trọng. Nếu để giấy phép hết hạn trong khi vẫn tiếp tục làm việc, cả doanh nghiệp và người lao động đều có thể bị xử phạt, đồng thời gặp khó khăn khi xin thẻ tạm trú, gia hạn visa làm việc. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào bước xin mới mà ít để ý đến mốc gia hạn, dẫn đến tình trạng “chạy nước rút” khi giấy phép sắp hết hạn, hoặc phải làm lại từ đầu do nộp trễ.
Với người Nhật, hồ sơ thường có ưu điểm là rõ ràng, hệ thống giấy tờ từ phía Nhật Bản khá chặt chẽ, nhưng vẫn phải bảo đảm tuân thủ đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Khi bước vào giai đoạn gia hạn – cấp lại, doanh nghiệp cần xác định rõ: trường hợp của mình là gia hạn giấy phép lao động còn thời hạn, hay cấp lại work permit do bị mất, hỏng, thay đổi thông tin hoặc đã hết hạn nhưng vẫn tiếp tục sử dụng lại vị trí, chức danh tương tự. Từ đó, doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ tương ứng, tránh nhầm lẫn giữa hai thủ tục.
Dưới đây là các điều kiện cơ bản để được gia hạn work permit cho người Nhật, cũng như hồ sơ – quy trình cấp lại trong những trường hợp cần thiết, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể trước khi bắt đầu.
Điều kiện gia hạn work permit
Gia hạn giấy phép lao động cho người Nhật thường áp dụng khi: người lao động vẫn tiếp tục làm việc cùng một doanh nghiệp, cùng vị trí/chức danh, cùng địa điểm làm việc tại Việt Nam, và giấy phép hiện tại sắp hết hạn nhưng vẫn còn giá trị tại thời điểm nộp hồ sơ. Doanh nghiệp cần lưu ý mốc thời gian: thường phải nộp hồ sơ gia hạn trước khi giấy phép lao động hết hạn một khoảng thời gian nhất định (ví dụ 5–15 ngày làm việc tùy quy định, nên chủ động chuẩn bị sớm hơn).
Điều kiện quan trọng là nội dung công việc, chức danh, nơi làm việc không thay đổi quá nhiều so với giấy phép đã được cấp. Nếu có sự thay đổi lớn, cơ quan Nhà nước có thể yêu cầu thực hiện hồ sơ cấp mới thay vì gia hạn. Bên cạnh đó, người lao động Nhật phải tiếp tục đáp ứng đầy đủ điều kiện về sức khỏe, không có tiền án liên quan, và giấy tờ chuyên môn – kinh nghiệm vẫn còn phù hợp với vị trí đảm nhận.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra song song thời hạn của thẻ tạm trú/visa lao động hiện tại, để có kế hoạch đồng bộ giữa gia hạn work permit và điều chỉnh, gia hạn giấy tờ cư trú, tránh tình trạng giấy phép còn hạn nhưng visa hoặc thẻ tạm trú đã hết.
Hồ sơ & quy trình cấp lại
Cấp lại giấy phép lao động cho người Nhật được đặt ra trong các trường hợp như: mất, hỏng, rách giấy phép, thay đổi một số thông tin quan trọng (hộ chiếu mới, thay đổi họ tên, quốc tịch, địa chỉ làm việc trong cùng hệ thống…), hoặc giấy phép cũ đã hết hạn nhưng doanh nghiệp tiếp tục sử dụng lao động ở vị trí tương tự. Mỗi trường hợp sẽ có yêu cầu hồ sơ chi tiết khác nhau, nhưng về cơ bản vẫn xoay quanh 3 nhóm: hồ sơ doanh nghiệp, hồ sơ cá nhân người lao động và giấy tờ liên quan đến lý do cấp lại.
Quy trình cấp lại thường bao gồm:
Bước 1: Doanh nghiệp rà soát giấy phép cũ, xác định rõ lý do cần cấp lại (mất, hỏng, thay đổi thông tin…).
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ theo mẫu, trong đó có đơn đề nghị cấp lại; bản sao hộ chiếu của người Nhật; ảnh; giấy khám sức khỏe; lý lịch tư pháp (nếu thuộc trường hợp cần bổ sung); các giấy tờ chuyên môn – kinh nghiệm; cùng với báo cáo/biên bản về việc mất/hỏng hoặc tài liệu chứng minh sự thay đổi thông tin.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền ở TPHCM, theo dõi quá trình xử lý và kịp thời bổ sung nếu được yêu cầu.
Do hồ sơ liên quan đến yếu tố nước ngoài (bằng cấp, kinh nghiệm tại Nhật Bản), doanh nghiệp cần bảo đảm các giấy tờ này đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng và còn giá trị sử dụng, để việc cấp lại diễn ra thuận lợi.
Những lỗi thường gặp khi xin giấy phép cho người Nhật
Mặc dù người Nhật thường được đánh giá cao về tính kỷ luật và sự đầy đủ của hồ sơ, nhưng trong thực tế xử lý work permit tại TPHCM, hồ sơ của người Nhật vẫn hay bị vướng ở một số lỗi đặc thù. Lý do thường đến từ sự khác biệt về quy trình hành chính giữa hai nước, cách thể hiện nội dung trong giấy xác nhận kinh nghiệm, cách ghi chức danh, mô tả công việc, cũng như việc áp dụng quy định hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu do Nhật Bản cấp.
Ba nhóm lỗi nổi bật nhất là: (1) giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật đúng chuẩn; (2) kinh nghiệm nghề nghiệp không trùng khớp hoặc không chứng minh rõ cho vị trí tuyển dụng tại Việt Nam; và (3) doanh nghiệp tại TPHCM nộp thiếu các giấy tờ giải trình, hồ sơ pháp lý hoặc sử dụng sai biểu mẫu theo quy định hiện hành. Những lỗi này dẫn đến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung nhiều lần, kéo dài thời gian xử lý, thậm chí bị từ chối cấp phép nếu không chứng minh được điều kiện của người lao động Nhật.
Việc hiểu và phòng tránh các lỗi trên ngay từ khâu chuẩn bị hồ sơ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí. Dưới đây là phân tích chi tiết từng nhóm lỗi để doanh nghiệp dễ dàng tự kiểm tra trước khi nộp hồ sơ.
Không hợp pháp hóa lãnh sự đúng chuẩn
Giấy tờ do cơ quan, tổ chức tại Nhật Bản cấp như bằng đại học, chứng chỉ chuyên môn, thư xác nhận kinh nghiệm… muốn sử dụng trong hồ sơ work permit tại Việt Nam bắt buộc phải qua hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, công chứng/chứng thực theo quy định. Nhiều doanh nghiệp chỉ dịch công chứng tại Việt Nam, bỏ qua bước hợp pháp hóa ở phía Nhật và tại cơ quan đại diện Việt Nam, khiến tài liệu bị xem là “chưa được công nhận”.
Ngoài ra, một số trường hợp đã hợp pháp hóa nhưng bản dịch lại thiếu chính xác, sai thuật ngữ, hoặc không thể hiện đầy đủ nội dung gốc, gây khó khăn cho quá trình thẩm định. Kết quả là hồ sơ bị trả lại, yêu cầu làm lại từ đầu phần hợp pháp hóa – dịch thuật, làm mất thời gian và ảnh hưởng đến kế hoạch tiếp nhận người lao động Nhật.
Kinh nghiệm không trùng khớp vị trí tuyển dụng
Một lỗi khá “nhạy cảm” là kinh nghiệm và vị trí công việc thể hiện trong hồ sơ không khớp với vị trí doanh nghiệp đăng ký xin phép. Ví dụ, doanh nghiệp tại TPHCM xin giấy phép cho vị trí “chuyên gia kỹ thuật sản xuất”, nhưng trong giấy xác nhận kinh nghiệm tại Nhật chỉ ghi các vị trí văn phòng, hành chính hoặc công việc không liên quan nhiều đến lĩnh vực sản xuất.
Hoặc nội dung xác nhận kinh nghiệm ghi quá chung chung, không nêu rõ vai trò chuyên gia, không thể hiện được thời gian làm việc liên tục, phạm vi trách nhiệm… Khi cán bộ thẩm định không nhìn thấy sự tương thích rõ ràng giữa kinh nghiệm và vị trí tuyển dụng, họ có thể yêu cầu giải trình, bổ sung hoặc từ chối cấp phép. Doanh nghiệp cần đầu tư kỹ vào phần xác nhận kinh nghiệm, đảm bảo chi tiết và bám sát chức danh xin work permit.
Doanh nghiệp nộp thiếu giấy tờ giải trình
Ngoài hồ sơ của người lao động Nhật, hồ sơ phía doanh nghiệp cũng là nguyên nhân làm hồ sơ bị trả. Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào bằng cấp, kinh nghiệm, hộ chiếu… mà quên mất các giấy tờ giải trình bắt buộc như: văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, quyết định tiếp nhận, hợp đồng lao động dự kiến, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp (giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư, giấy phép chuyên ngành nếu có).
Một số trường hợp còn sử dụng biểu mẫu cũ, không cập nhật mẫu theo quy định mới, hoặc điền thông tin sơ sài, thiếu mô tả công việc. Những thiếu sót này khiến cơ quan Nhà nước phải yêu cầu bổ sung nhiều lần, kéo dài thời gian xử lý hồ sơ. Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng mẫu ngay từ đầu là cách hiệu quả nhất để tránh bị “vướng” ở bước giải trình.
Case study: Hồ sơ người Nhật được duyệt nhanh tại TPHCM
Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp Nhật Bản tại TPHCM, nhiều trường hợp thay đổi công ty hoặc xin cấp mới work permit thường gặp khó khăn do thiếu giấy tờ, thời gian gấp hoặc hồ sơ không thống nhất giữa bản dịch và bản gốc. Tuy nhiên, với quy trình chuẩn hóa và phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp – chuyên viên xử lý hồ sơ – Sở LĐTBXH, vẫn có thể rút ngắn đáng kể thời gian thẩm định, đặc biệt đối với nhóm nhân sự đã từng làm việc tại Việt Nam và có kinh nghiệm chuyên môn rõ ràng.
Trường hợp điển hình là một quản lý người Nhật chuyển sang chi nhánh mới tại Quận 1, cần được duyệt giấy phép lao động trong thời gian ngắn để kịp tham gia ký kết hợp đồng và triển khai dự án với đối tác. Điểm khó của hồ sơ nằm ở việc bằng cấp chuyên môn chỉ có bản tiếng Nhật, chưa được hợp pháp hóa lãnh sự và không trùng khớp tên so với hộ chiếu mới. Nếu xử lý theo cách thông thường, hồ sơ dễ bị yêu cầu bổ sung nhiều lần, kéo dài sang hơn 30 ngày.
Bằng kinh nghiệm thực tế, chuyên viên đã tiến hành rà soát toàn bộ chứng từ, yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hồ sơ đúng thứ tự và thống nhất thông tin cá nhân trên tất cả giấy tờ. Đồng thời, các bản dịch công chứng được thực hiện bởi đơn vị thông thạo thuật ngữ chuyên ngành, tránh sai lệch nội dung. Sau khi nộp hồ sơ trực tuyến, doanh nghiệp được hướng dẫn phản hồi kịp thời khi Sở yêu cầu làm rõ kinh nghiệm làm việc tại Nhật Bản. Nhờ quy trình này, hồ sơ đã được chấp thuận sớm hơn dự kiến, giúp doanh nghiệp không gián đoạn kế hoạch nhân sự và người lao động ổn định công việc tại Việt Nam.
Chuẩn hóa hồ sơ theo checklist chuyên sâu
Quá trình chuẩn hóa hồ sơ đóng vai trò quyết định trong việc rút ngắn thời gian phê duyệt work permit cho người Nhật. Trước tiên, toàn bộ giấy tờ cá nhân như hộ chiếu, ảnh, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp và mẫu đơn đề nghị phải được rà soát để đảm bảo thống nhất thông tin họ tên, ngày sinh và quốc tịch. Đối với bằng cấp và xác nhận kinh nghiệm làm việc tại Nhật Bản, checklist yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch công chứng, tránh trường hợp bị từ chối vì sai trình tự.
Ngoài ra, những vị trí quản lý hoặc chuyên gia cần có mô tả công việc chi tiết và phù hợp với ngành nghề đăng ký của doanh nghiệp tại Việt Nam. Checklist chuyên sâu còn bao gồm việc kiểm tra thời hạn giấy khám sức khỏe và lý lịch tư pháp để đảm bảo còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ. Việc tuân thủ đầy đủ các tiêu chí này không chỉ giúp hạn chế yêu cầu bổ sung mà còn tăng khả năng hồ sơ được duyệt ngay từ lần đầu.
Doanh nghiệp phối hợp cung cấp đầy đủ mẫu biểu
Yếu tố quan trọng giúp hồ sơ người Nhật được duyệt nhanh là sự phối hợp chủ động từ phía doanh nghiệp. Hồ sơ pháp lý như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mẫu 09/PLI, quyết định tiếp nhận lao động nước ngoài và báo cáo nhu cầu sử dụng lao động phải được chuẩn bị đồng bộ, có chữ ký và đóng dấu đúng quy định. Việc nộp thiếu một trong các mẫu biểu này dễ dẫn đến kéo dài thời gian xử lý do phải bổ sung nhiều lần.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần cung cấp lịch trình rõ ràng để chuyên viên sắp xếp thời điểm nộp hồ sơ phù hợp với thời hạn của giấy khám sức khỏe và lý lịch tư pháp. Khi nhận thông báo yêu cầu giải trình từ Sở LĐTBXH, doanh nghiệp phản hồi kịp thời và cung cấp chứng từ thay thế đúng hướng dẫn. Sự phối hợp nhịp nhàng này giúp tối ưu quá trình thẩm định và đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh chóng.
Tham khảo: Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại TPHCM
Thủ tục xin thẻ tạm trú (TRC) cho người Nhật sau khi có work permit
Sau khi được cấp giấy phép lao động, người Nhật có thể tiến hành thủ tục xin thẻ tạm trú (TRC) để cư trú dài hạn tại Việt Nam mà không cần gia hạn visa nhiều lần. Việc xin TRC giúp ổn định cuộc sống, thuận tiện cho công tác và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý nhân sự nước ngoài. Thủ tục được thực hiện tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an TPHCM tùy theo nơi đăng ký.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đúng theo quy định, trong đó bao gồm bản sao giấy phép lao động còn thời hạn tối thiểu 12 tháng, hộ chiếu còn hạn, ảnh thẻ và công văn đề nghị cấp TRC. Trường hợp người lao động đi cùng vợ/chồng hoặc con, hồ sơ bổ sung thêm giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình đã hợp pháp hóa và dịch thuật đầy đủ. Thời gian xử lý thông thường từ 5–7 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu.
Việc chủ động sắp xếp thời gian và chuẩn hóa giấy tờ giúp tránh gián đoạn cư trú khi visa gần hết hạn. Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân sự nước ngoài, quy trình xin TRC tập trung và theo dõi theo từng mốc thời gian giúp đảm bảo tuân thủ và hạn chế rủi ro bị xử phạt hành chính.
Hồ sơ xin thẻ tạm trú cho người Nhật
Bộ hồ sơ xin TRC cho người Nhật sau khi có work permit bao gồm: hộ chiếu bản gốc còn thời hạn tối thiểu 13 tháng, giấy phép lao động còn giá trị, tờ khai NA6 – NA8 theo mẫu của cơ quan xuất nhập cảnh, ảnh 2×3 nền trắng và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu hoặc chữ ký số của doanh nghiệp. Trường hợp người Nhật thuê chỗ ở tại TPHCM, cần thêm giấy xác nhận tạm trú hoặc hợp đồng thuê nhà kèm thông tin chủ hộ.
Nếu xin TRC cho người thân đi kèm, cần bổ sung giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy khai sinh đã hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt. Hồ sơ phải được sắp xếp theo thứ tự rõ ràng, thống nhất thông tin cá nhân để tránh yêu cầu chỉnh sửa. Việc nộp hồ sơ đúng chuẩn giúp rút ngắn thời gian xét duyệt và đảm bảo thẻ được cấp đúng hạn.
Quyền lợi của người Nhật khi có TRC
Khi được cấp thẻ tạm trú, người Nhật được cư trú hợp pháp tại Việt Nam trong thời hạn từ 1 đến 2 năm mà không cần xin gia hạn visa nhiều lần. Thẻ TRC cho phép xuất nhập cảnh thuận tiện, không giới hạn số lần ra vào trong thời gian hiệu lực, rất phù hợp với những người thường xuyên đi công tác giữa Việt Nam – Nhật Bản.
Bên cạnh đó, TRC giúp người lao động ổn định sinh hoạt, mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng thuê nhà, đăng ký trường học cho con và thực hiện các thủ tục hành chính khác một cách thuận lợi hơn. Doanh nghiệp cũng giảm được rủi ro quản lý nhân sự, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh trường hợp quá hạn lưu trú dẫn đến xử phạt. Đây là bước quan trọng giúp cả người lao động và doanh nghiệp yên tâm triển khai hoạt động dài hạn tại Việt Nam.
Lời khuyên dành cho doanh nghiệp Nhật tại TPHCM
Doanh nghiệp Nhật Bản tại TPHCM ngày càng mở rộng hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, logistics, xây dựng, giáo dục và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. Tuy nhiên, khi tuyển dụng kỹ sư, chuyên gia hoặc quản lý người Nhật, việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động thường phức tạp hơn do yêu cầu nghiêm ngặt về văn bằng, kinh nghiệm và giấy tờ hợp pháp hóa. Để tránh chậm tiến độ triển khai dự án hoặc gián đoạn nhân sự, doanh nghiệp cần nắm rõ các tiêu chuẩn bắt buộc, thời hạn hiệu lực giấy tờ và quy trình thẩm định tại Sở Lao động – Thương binh & Xã hội. Dưới đây là những lời khuyên quan trọng giúp doanh nghiệp Nhật tối ưu quy trình và đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Việt Nam.
Checklist hồ sơ tối ưu cho người Nhật
Doanh nghiệp nên chuẩn bị trước danh mục hồ sơ chuẩn, bao gồm: hộ chiếu còn hạn tối thiểu 12 tháng; bằng đại học hoặc cao hơn kèm bảng điểm; giấy xác nhận kinh nghiệm tối thiểu 3 năm đúng vị trí công việc; lý lịch tư pháp còn hiệu lực 6 tháng; giấy khám sức khỏe theo mẫu của cơ sở được chỉ định tại Việt Nam; và văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Với hồ sơ cấp lại hoặc đổi công ty, cần bổ sung giấy phép lao động cũ, quyết định chấm dứt hợp đồng và kiểm tra tình trạng thẻ tạm trú. Tất cả văn bằng và chứng nhận từ Nhật Bản phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng chính xác, tránh sai lệch tên, ngày tháng hoặc chức danh. Việc chuẩn hóa ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế yêu cầu bổ sung và rút ngắn đáng kể thời gian thẩm định.
Lợi ích khi dùng dịch vụ xin work permit chuyên nghiệp
Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp Nhật giảm tối đa rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian trong quá trình xin giấy phép lao động. Đơn vị hỗ trợ sẽ rà soát điều kiện, phân loại đúng trường hợp xin mới – cấp lại – miễn giấy phép, đồng thời đại diện nộp hồ sơ và theo dõi trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh & Xã hội. Nhờ kinh nghiệm xử lý hồ sơ người Nhật, đặc biệt các vị trí quản lý cấp cao và kỹ sư theo hợp đồng ngắn hạn, doanh nghiệp tránh được sai sót về chức danh, mã ngành hoặc hợp đồng lao động. Quy trình minh bạch, cập nhật theo quy định mới giúp đảm bảo tiến độ dự án và duy trì hoạt động nhân sự ổn định, không phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Xin giấy phép lao động cho người Nhật tại TPHCM đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và người lao động trong việc chuẩn bị hồ sơ. Khi nắm vững các yêu cầu pháp lý, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian và tránh bị yêu cầu bổ sung nhiều lần. Điều này giúp tạo sự ổn định trong kế hoạch nhân sự và hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với người Nhật, việc có work permit hợp pháp là nền tảng để xin thẻ tạm trú và làm việc dài hạn. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt trong các giấy tờ như kinh nghiệm và bằng cấp, là yếu tố then chốt để hồ sơ được thông qua nhanh chóng. Doanh nghiệp cũng nên cập nhật thường xuyên các thay đổi pháp luật để tránh rủi ro. Khi thực hiện đúng quy trình, việc xin giấy phép lao động sẽ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
