Xin giấy phép lao động cho chuyên gia sản xuất thực phẩm chức năng là thủ tục hành chính bắt buộc đối với doanh nghiệp muốn sử dụng lao động nước ngoài trong lĩnh vực thực phẩm chức năng. Với đặc thù công nghệ và kỹ thuật cao trong sản xuất, nhiều nhà máy tại Việt Nam có nhu cầu tuyển dụng chuyên gia từ các quốc gia tiên tiến để chuyển giao công nghệ và nâng cao năng lực sản xuất. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi cho cả hai bên, việc thực hiện đúng thủ tục cấp giấy phép lao động là điều kiện tiên quyết. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình, điều kiện, hồ sơ và thời gian xin giấy phép lao động cho chuyên gia trong ngành sản xuất thực phẩm chức năng.
Tổng quan về giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài
Giấy phép lao động là gì và ai phải xin?
Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản do cơ quan quản lý nhà nước tại Việt Nam cấp cho người lao động nước ngoài có nhu cầu làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Theo quy định, bất kỳ chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật hoặc nhà đầu tư nước ngoài nào muốn làm việc tại Việt Nam từ 30 ngày trở lên đều phải được cấp giấy phép lao động, trừ một số trường hợp được miễn theo quy định.
Việc không có giấy phép lao động có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị trục xuất, phạt tiền cho cả người lao động và doanh nghiệp sử dụng. Vì vậy, việc xin giấy phép đúng quy trình là yêu cầu bắt buộc khi tuyển dụng chuyên gia nước ngoài vào làm việc tại các nhà máy, cơ sở sản xuất, trong đó có ngành thực phẩm chức năng.
Vì sao ngành thực phẩm chức năng cần chuyên gia nước ngoài?
Ngành thực phẩm chức năng là một lĩnh vực đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về:
Dược học, sinh học, công nghệ thực phẩm
Quy chuẩn quốc tế (GMP, ISO, HACCP)
Nghiên cứu phát triển sản phẩm (R&D) và dây chuyền công nghệ hiện đại
Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam lựa chọn thuê chuyên gia nước ngoài nhằm tiếp cận công nghệ tiên tiến, nâng cao năng lực sản xuất, cải tiến công thức và đáp ứng tiêu chuẩn xuất khẩu sang thị trường nước ngoài. Những chuyên gia này thường đến từ Nhật Bản, Đức, Hàn Quốc hoặc các nước châu Âu có nền công nghiệp thực phẩm chức năng phát triển.
Sự có mặt của chuyên gia nước ngoài không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, mà còn đào tạo lại đội ngũ kỹ thuật trong nước, tạo ra lợi ích lâu dài về mặt chuyển giao công nghệ.
Điều kiện cấp giấy phép lao động cho chuyên gia thực phẩm chức năng
Trình độ học vấn và kinh nghiệm chuyên môn
Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam với vị trí chuyên gia trong ngành thực phẩm chức năng, người lao động nước ngoài cần đáp ứng một trong các điều kiện sau:
Có bằng đại học trở lên phù hợp với chuyên môn dự kiến làm việc
Có kinh nghiệm thực tế từ 3 năm trở lên trong lĩnh vực tương ứng
Có văn bản xác nhận kinh nghiệm từ đơn vị đã từng công tác trước đó
Nếu không có bằng đại học phù hợp, người lao động vẫn có thể được cấp phép nếu chứng minh có ít nhất 5 năm kinh nghiệm chuyên môn ở vị trí tương đương.
Ngoài ra, một số ngành nghề nhạy cảm (ví dụ: nghiên cứu dược liệu, công nghệ sinh học) có thể yêu cầu thêm các chứng chỉ đặc biệt hoặc xác minh an toàn kỹ thuật.
Hợp đồng lao động, thư mời làm việc từ doanh nghiệp
Một trong những điều kiện quan trọng để xin giấy phép lao động là phải có hợp đồng lao động ký kết với doanh nghiệp Việt Nam hoặc thư mời làm việc nếu là chuyên gia tư vấn hoặc giám sát theo thời vụ.
Cụ thể, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cần đính kèm:
Bản sao hợp đồng lao động đã ký
Văn bản đề nghị cấp phép của doanh nghiệp sử dụng lao động
Mẫu đơn theo quy định (mẫu 1 – thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH)
Hộ chiếu hợp lệ và giấy khám sức khỏe của chuyên gia
Doanh nghiệp cũng cần nộp báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, trình bày rõ lý do vì sao vị trí tuyển dụng không thể tuyển được lao động trong nước.
Hồ sơ xin giấy phép lao động
Hồ sơ từ phía chuyên gia
Chuyên gia nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam cần chuẩn bị các tài liệu cá nhân sau để xin giấy phép lao động:
Hộ chiếu bản sao công chứng, còn thời hạn ít nhất 2 năm;
Ảnh màu 4×6 nền trắng, chụp không quá 6 tháng (2 ảnh);
Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế được cấp phép tại Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, có thời hạn không quá 12 tháng;
Lý lịch tư pháp được cấp trong vòng 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ (có thể là của Việt Nam nếu đã cư trú đủ 6 tháng, hoặc nước ngoài);
Văn bản chứng minh là chuyên gia, như bằng cấp chuyên môn (đại học trở lên) và giấy xác nhận kinh nghiệm ít nhất 3 năm trong lĩnh vực dự kiến làm việc.
Tất cả giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
Hồ sơ từ phía doanh nghiệp mời
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cũng cần cung cấp các tài liệu sau:
Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động (mẫu số 01/PLI);
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao y công chứng);
Giấy tờ chứng minh đã đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận;
Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc với chuyên gia (dự thảo hoặc bản chính).
Tùy từng trường hợp cụ thể, có thể cần thêm các giấy tờ như giấy chứng nhận đầu tư, quyết định thành lập văn phòng đại diện…
Mẫu số 01/PLI và các biểu mẫu kèm theo
Biểu mẫu chính trong thủ tục xin giấy phép lao động là Mẫu số 01/PLI – văn bản đề nghị cấp phép, do doanh nghiệp lập. Ngoài ra, các biểu mẫu liên quan khác gồm:
Mẫu số 09/PLI: Danh sách người lao động nước ngoài;
Mẫu số 02/PLI: Xác nhận của chuyên gia về kinh nghiệm làm việc;
Mẫu đơn xin xác nhận không thuộc diện cấp phép (nếu áp dụng).
Doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu đúng theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, kê khai chính xác thông tin và ký tên, đóng dấu theo quy định.
Quy trình thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho chuyên gia sản xuất thực phẩm chức năng
Bước 1 – Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Trước khi xin cấp giấy phép, doanh nghiệp cần đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi chuyên gia làm việc.
Thời gian nộp: ít nhất 30 ngày trước ngày chuyên gia dự kiến bắt đầu làm việc.
Nếu hồ sơ hợp lệ, Sở sẽ phản hồi bằng văn bản chấp thuận, làm cơ sở cho bước nộp hồ sơ cấp phép.
Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Lao động
Sau khi có văn bản chấp thuận, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho chuyên gia tại Trung tâm hành chính công hoặc qua cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Thời gian giải quyết: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Trong quá trình xét duyệt, cơ quan chức năng có thể yêu cầu bổ sung nếu có thiếu sót.
Bước 3 – Nhận kết quả và cấp giấy phép
Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, Sở Lao động sẽ cấp giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm.
Doanh nghiệp nhận kết quả trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, tùy cách nộp.
Sau khi có giấy phép, cần ký hợp đồng chính thức với chuyên gia và lưu giữ hồ sơ để phục vụ thanh tra lao động hoặc báo cáo định kỳ.
Thời gian, lệ phí và nơi nộp hồ sơ
Thời gian xử lý hồ sơ
Theo quy định hiện hành, thời gian giải quyết hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài là 05 ngày làm việc, tính từ ngày cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, trong thực tế, thời gian có thể kéo dài thêm 1–2 ngày nếu rơi vào thời điểm cao điểm, hồ sơ cần bổ sung hoặc địa phương có thủ tục nội bộ riêng.
Nhằm đảm bảo tiến độ tuyển dụng, doanh nghiệp nên nộp hồ sơ trước ngày người lao động dự kiến làm việc từ 15 – 20 ngày.
Mức lệ phí cấp giấy phép lao động
Mức lệ phí xin cấp mới giấy phép lao động hiện nay được quy định tại từng địa phương, nhưng thường dao động từ 400.000 – 600.000 đồng/giấy phép.
Lưu ý:
Phí cấp lại hoặc gia hạn giấy phép thấp hơn (thường từ 200.000 – 300.000 đồng);
Mức lệ phí có thể thay đổi tùy theo quyết định của UBND tỉnh/thành phố nơi tiếp nhận hồ sơ.
Nơi nộp hồ sơ theo từng tỉnh/thành phố
Hồ sơ xin giấy phép lao động được nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐTBXH) hoặc Ban Quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất tùy theo nơi người lao động làm việc.
Ví dụ:
Tại TP.HCM: Nộp tại Sở LĐTBXH TP.HCM nếu không làm việc trong KCN;
Tại Bắc Ninh: Doanh nghiệp trong khu công nghiệp nộp tại Ban Quản lý các KCN tỉnh Bắc Ninh;
Tại Đà Nẵng: Nộp tại Sở LĐTBXH TP. Đà Nẵng hoặc Ban Quản lý Khu công nghệ cao nếu làm việc trong Khu CNC.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ quy định cụ thể từng địa phương để tránh nộp sai nơi tiếp nhận.
Xem thêm: Đăng ký BHXH cho công nhân cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng
Trường hợp được miễn giấy phép lao động
Chuyên gia chuyển giao công nghệ trong thời gian ngắn
Người nước ngoài vào Việt Nam để thực hiện chuyển giao công nghệ, kỹ thuật, kiến thức chuyên môn trong thời gian dưới 30 ngày được miễn giấy phép lao động. Tuy nhiên, nếu tổng thời gian làm việc trong năm vượt quá 90 ngày, người lao động phải xin cấp phép đầy đủ.
Giám đốc điều hành góp vốn
Những người nước ngoài là thành viên góp vốn, chủ sở hữu công ty, giám đốc điều hành có tên trong điều lệ công ty cũng thuộc đối tượng được miễn giấy phép lao động. Tuy nhiên, để được miễn hợp pháp, doanh nghiệp phải làm thủ tục xin xác nhận miễn tại cơ quan quản lý lao động địa phương.
Thủ tục xin xác nhận miễn giấy phép lao động
Mặc dù được miễn giấy phép, người sử dụng lao động vẫn phải nộp hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động trước ít nhất 03 ngày làm việc so với ngày người nước ngoài bắt đầu làm việc.
Hồ sơ bao gồm:
Văn bản đề nghị xác nhận miễn giấy phép;
Hộ chiếu, giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng miễn (giấy phép đầu tư, hợp đồng hợp tác…);
Lịch trình làm việc hoặc kế hoạch chuyển giao công nghệ (nếu có).
Thời gian xử lý thường từ 03 – 05 ngày làm việc. Khi có xác nhận, doanh nghiệp có thể sử dụng người lao động nước ngoài mà không bị xử phạt vi phạm hành chính.
Gia hạn, cấp lại, thu hồi giấy phép lao động
Giấy phép lao động là điều kiện bắt buộc để người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Do đó, việc gia hạn, cấp lại hoặc thu hồi giấy phép cần được thực hiện đúng quy định để tránh rủi ro pháp lý cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Điều kiện và quy trình gia hạn giấy phép
Người lao động nước ngoài chỉ được gia hạn giấy phép một lần duy nhất, với thời hạn tối đa là 2 năm. Điều kiện để được gia hạn bao gồm: vẫn giữ nguyên vị trí công việc, còn thời hạn hợp đồng lao động và có nhu cầu tiếp tục làm việc. Hồ sơ gia hạn gồm: văn bản đề nghị, giấy phép lao động cũ, hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng, giấy khám sức khỏe,… Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 5–10 ngày làm việc.
Các trường hợp bị thu hồi giấy phép
Cơ quan chức năng sẽ thu hồi giấy phép lao động trong các trường hợp như: giấy phép hết hạn nhưng không gia hạn; người lao động không còn làm việc đúng vị trí hoặc doanh nghiệp không còn hoạt động; giấy phép bị phát hiện có thông tin sai lệch; hoặc người lao động vi phạm pháp luật Việt Nam. Sau khi bị thu hồi, người lao động không được phép tiếp tục làm việc cho đến khi có giấy phép mới.
Hồ sơ cấp lại khi giấy phép bị mất hoặc sai thông tin
Trong trường hợp giấy phép bị mất, hư hỏng hoặc có thông tin sai lệch, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ xin cấp lại bao gồm: đơn đề nghị cấp lại, bản sao hộ chiếu, ảnh 4×6, và giấy giải trình lý do mất/sai. Nếu sai thông tin, cần nộp thêm giấy tờ chứng minh nội dung điều chỉnh (ví dụ: hộ chiếu mới, giấy tờ tùy thân,…). Thời gian giải quyết từ 3–7 ngày làm việc.
Xử phạt nếu sử dụng chuyên gia không có giấy phép lao động
Việc sử dụng người lao động nước ngoài không có giấy phép là hành vi vi phạm nghiêm trọng, bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Mức phạt đối với doanh nghiệp
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép có thể bị xử phạt từ 60 đến 150 triệu đồng, tùy theo số lượng lao động vi phạm. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị đình chỉ hoạt động từ 1 đến 3 tháng trong một số trường hợp nghiêm trọng, đặc biệt nếu hành vi tái diễn hoặc gây ảnh hưởng đến an ninh trật tự.
Mức phạt đối với người lao động nước ngoài
Người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép có thể bị phạt từ 15 đến 25 triệu đồng và buộc trục xuất khỏi Việt Nam. Việc không tuân thủ quy định về giấy phép lao động không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân mà còn làm mất uy tín của nhà tuyển dụng trước cơ quan quản lý và đối tác.
Kinh nghiệm thực tế xin giấy phép trong ngành thực phẩm chức năng
Ngành thực phẩm chức năng tại Việt Nam đang thu hút nhiều chuyên gia nước ngoài đến làm việc, đặc biệt trong lĩnh vực nghiên cứu, kiểm nghiệm, và marketing sản phẩm. Tuy nhiên, khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài trong ngành này, doanh nghiệp cần lưu ý các kinh nghiệm thực tế sau:
Những lỗi thường gặp khi làm hồ sơ
Một số lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý gồm: dịch thuật công chứng không đúng quy chuẩn, thiếu bằng cấp phù hợp với vị trí chuyên gia, sai tên hoặc thông tin hộ chiếu, thiếu xác nhận kinh nghiệm làm việc. Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp quên chuẩn bị giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài – một tài liệu bắt buộc trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép.
Lưu ý về thời hạn, loại visa và bảo hiểm
Người nước ngoài phải có visa hợp lệ (thường là DN, LĐ hoặc ĐT) và thời hạn hộ chiếu đủ dài để được cấp giấy phép lao động. Ngoài ra, trong một số trường hợp, người lao động nước ngoài cần được đóng BHXH tại Việt Nam theo Nghị định 143/2018/NĐ-CP. Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thời hạn visa, hồ sơ bảo hiểm và điều kiện lao động trước khi nộp.
Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là các câu hỏi phổ biến liên quan đến giấy phép lao động cho người nước ngoài trong lĩnh vực thực phẩm chức năng tại Việt Nam:
Có cần hợp đồng lao động trước khi xin giấy phép?
Có. Một trong những thành phần bắt buộc trong hồ sơ xin giấy phép lao động là hợp đồng lao động hoặc văn bản thỏa thuận tuyển dụng giữa doanh nghiệp Việt Nam và người lao động nước ngoài. Hợp đồng cần thể hiện rõ chức danh, mức lương, thời hạn làm việc và được ký kết hợp lệ.
Giấy phép lao động có giá trị bao lâu?
Thông thường, giấy phép lao động có thời hạn tối đa là 2 năm và có thể gia hạn một lần duy nhất thêm 2 năm nếu đáp ứng điều kiện. Sau đó, nếu vẫn tiếp tục làm việc, người lao động phải xin cấp mới thay vì gia hạn tiếp tục.
Có thể xin online không?
Hiện nay, việc nộp hồ sơ giải trình nhu cầu và đăng ký trước khi nộp giấy phép lao động đã được hỗ trợ qua Cổng dịch vụ công. Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ xin cấp giấy phép chính thức vẫn phải thực hiện trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động làm việc. Do đó, doanh nghiệp nên kết hợp cả hai hình thức để tiết kiệm thời gian.
Xin giấy phép lao động cho chuyên gia sản xuất thực phẩm chức năng là quy trình không thể thiếu trong hoạt động tuyển dụng quốc tế hợp pháp. Việc tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để chuyên gia nước ngoài yên tâm làm việc tại Việt Nam. Các cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nắm chắc quy trình và cập nhật các chính sách mới nhất từ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Đây chính là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp hội nhập quốc tế hiệu quả và phát triển bền vững trong ngành thực phẩm chức năng đang tăng trưởng mạnh mẽ.
Tham khảo thêm:
- Đăng ký bảo hiểm xã hội cho công nhân sơ chế khoai
- Đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên cơ sở cá thu
- Đăng ký bảo hiểm xã hội cho lao động tại xưởng gạo lứt
