Thủ tục làm hộ chiếu cho trẻ em sinh ở nước ngoài

Thủ tục làm hộ chiếu cho trẻ em sinh ở nước ngoài

Thủ tục làm hộ chiếu cho trẻ em sinh ở nước ngoài

Thủ tục làm hộ chiếu cho trẻ em sinh ở nước ngoài

Thủ tục làm hộ chiếu cho trẻ em sinh ở nước ngoài là một trong những vấn đề được rất nhiều bậc phụ huynh quan tâm, đặc biệt là khi có nhu cầu đưa con về Việt Nam hoặc đi du lịch quốc tế. Việc thực hiện đúng và đủ các bước theo quy định của pháp luật không chỉ đảm bảo quyền lợi pháp lý cho trẻ mà còn tránh được những rắc rối không đáng có trong quá trình di chuyển. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ các bước cần thực hiện, từ việc chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ hợp lệ đến việc đăng ký nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc trong nước. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, rõ ràng và dễ hiểu nhất về thủ tục làm hộ chiếu cho trẻ em sinh ở nước ngoài. Bài viết cũng đồng thời giải đáp các câu hỏi thường gặp, giúp phụ huynh chủ động và tự tin hơn trong quá trình làm hồ sơ. Thông tin được trình bày theo cấu trúc chuẩn SEO nhằm hỗ trợ người đọc tra cứu dễ dàng hơn.

Lệ phí làm hộ chiếu cho trẻ
Lệ phí làm hộ chiếu cho trẻ

Mục lục

Trẻ em sinh ở nước ngoài có được cấp hộ chiếu Việt Nam không? 

Nhiều bậc phụ huynh có con sinh ra tại nước ngoài thường thắc mắc liệu con mình có được cấp hộ chiếu Việt Nam hay không. Theo pháp luật Việt Nam, trẻ em sinh ở nước ngoài hoàn toàn có thể được cấp hộ chiếu Việt Nam nếu đáp ứng đủ điều kiện về quốc tịch và giấy tờ pháp lý liên quan.

Quy định pháp lý về quốc tịch và quyền làm hộ chiếu

Căn cứ theo Luật Quốc tịch Việt Nam năm 2008 (sửa đổi, bổ sung năm 2014), trẻ em sinh ở nước ngoài có thể mang quốc tịch Việt Nam nếu cha hoặc mẹ (hoặc cả hai) là công dân Việt Nam tại thời điểm sinh. Điều này có nghĩa, ngay cả khi sinh ra ở nước ngoài, trẻ vẫn được công nhận là công dân Việt Nam nếu đáp ứng điều kiện về huyết thống.

Khi đã có quốc tịch Việt Nam, trẻ hoàn toàn có quyền được cấp hộ chiếu phổ thông để thực hiện các hoạt động xuất nhập cảnh hợp pháp. Việc làm hộ chiếu cho trẻ sinh ở nước ngoài được thực hiện tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự Việt Nam tại quốc gia nơi trẻ đang cư trú.

Các trường hợp trẻ em sinh ở nước ngoài vẫn được làm hộ chiếu Việt Nam

Trẻ em sinh ở nước ngoài sẽ được xem xét cấp hộ chiếu Việt Nam trong các trường hợp sau:

Cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam: Nếu ít nhất một trong hai người là công dân Việt Nam tại thời điểm sinh của trẻ, thì trẻ được công nhận có quốc tịch Việt Nam theo nguyên tắc huyết thống.

Có giấy khai sinh hợp lệ: Trẻ phải có giấy khai sinh (bản quốc tế hoặc bản dịch tiếng Việt có chứng thực) thể hiện rõ thông tin cha mẹ.

Được đăng ký khai sinh tại cơ quan lãnh sự Việt Nam: Phụ huynh cần tiến hành thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nơi cư trú.

Sau khi hoàn tất đăng ký khai sinh và xác nhận quốc tịch Việt Nam, cha mẹ có thể nộp hồ sơ xin cấp hộ chiếu cho trẻ tại chính cơ quan lãnh sự đó. Trong trường hợp đã về Việt Nam, có thể làm thủ tục tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Công an cấp tỉnh/thành phố có thẩm quyền.

Việc cấp hộ chiếu cho trẻ sinh ở nước ngoài không chỉ hợp pháp mà còn rất quan trọng để trẻ có thể di chuyển, học tập và giữ quyền công dân Việt Nam trong tương lai.

Thủ tục làm hộ chiếu cho trẻ em sinh ở nước ngoài theo quy định mới 

Hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ

Theo quy định mới năm 2025, trẻ em là công dân Việt Nam sinh ở nước ngoài vẫn được quyền làm hộ chiếu phổ thông để phục vụ mục đích xuất nhập cảnh và chứng minh nhân thân. Tuy nhiên, để được cấp hộ chiếu, cha mẹ hoặc người giám hộ cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ, bao gồm:

Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (mẫu X01): Do cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp của trẻ khai và ký tên.

Giấy khai sinh của trẻ: Nếu khai sinh tại nước ngoài, phải nộp bản sao giấy khai sinh có chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch tiếng Việt công chứng. Trường hợp trẻ đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì chỉ cần nộp bản sao trích lục khai sinh.

Hộ chiếu/CMND/CCCD của cha, mẹ hoặc người giám hộ: Bản sao và bản chính để đối chiếu.

Ảnh chân dung của trẻ em: 02 ảnh 4x6cm (phông nền trắng, chụp rõ mặt, không đội mũ, không đeo kính màu).

Giấy tờ chứng minh quan hệ giám hộ hợp pháp (nếu không phải cha mẹ ruột đi làm thủ tục).

Trường hợp cha mẹ chưa làm khai sinh cho trẻ tại Việt Nam, cần đăng ký khai sinh tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trước khi làm hộ chiếu.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại nước ngoài và trong nước

Việc làm hộ chiếu cho trẻ sinh ở nước ngoài có thể thực hiện tại:

Ở nước ngoài:

Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam tại quốc gia nơi trẻ đang sinh sống (Đại sứ quán, Lãnh sự quán).

Tại đây, phụ huynh có thể vừa làm khai sinh (nếu chưa có) vừa làm hộ chiếu trong một số trường hợp.

Ở trong nước:

Nếu gia đình đưa trẻ về Việt Nam, có thể nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nơi đăng ký cư trú tạm trú hoặc thường trú.

Trường hợp đặc biệt cần làm gấp, có thể nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng).

Hình thức tiếp nhận có thể là trực tiếp hoặc qua bưu điện đối với một số hồ sơ đã hợp lệ và được xác minh từ trước.

Thời gian xử lý hồ sơ và nhận kết quả

Tại nước ngoài, thời gian xử lý hồ sơ hộ chiếu cho trẻ sinh ở nước ngoài thường kéo dài từ 5–10 ngày làm việc, tùy theo từng cơ quan đại diện và khối lượng công việc. Một số trường hợp có thể kéo dài hơn nếu cần xác minh thông tin.

Tại Việt Nam, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thời gian xử lý thường từ 5–8 ngày làm việc, trường hợp khẩn cấp có thể được giải quyết nhanh hơn nếu có lý do chính đáng.

Cách nhận kết quả:

Nhận trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ theo lịch hẹn.

Đăng ký chuyển phát hộ chiếu về địa chỉ cá nhân qua bưu điện nếu nộp tại Việt Nam hoặc yêu cầu gửi về địa chỉ nước ngoài (nếu được hỗ trợ từ Cơ quan đại diện Việt Nam).

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ quy trình là yếu tố then chốt giúp việc cấp hộ chiếu cho trẻ em sinh ở nước ngoài diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hợp pháp.

Cách nộp hồ sơ hộ chiếu cho trẻ
Cách nộp hồ sơ hộ chiếu cho trẻ

Hướng dẫn kê khai thông tin hộ chiếu cho trẻ em sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam 

Cách điền tờ khai trong trường hợp trẻ chưa có CMND/CCCD

Đối với trẻ em sinh ra ở nước ngoài và chưa có Chứng minh nhân dân (CMND) hay Căn cước công dân (CCCD), khi kê khai hộ chiếu, người đại diện hợp pháp cần điền thông tin theo hướng dẫn dành cho trẻ dưới 14 tuổi – tức là sử dụng mẫu Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu X01.

Tại mục “Số CMND/CCCD” trên tờ khai, có thể để trống hoặc gạch chéo, vì trẻ em chưa đủ độ tuổi được cấp các loại giấy tờ này. Thay vào đó, sử dụng Giấy khai sinh hoặc Giấy chứng sinh có xác nhận của cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài để làm căn cứ xác minh nhân thân.

Nếu trẻ đã được đăng ký khai sinh tại Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam (ĐSQ/LSQ), thông tin giấy khai sinh phải trùng khớp với hồ sơ gốc để tránh bị trả lại hồ sơ. Trong một số trường hợp, nếu trẻ đã được cấp mã định danh cá nhân khi làm khai sinh, có thể điền thông tin này thay thế.

Cần lưu ý gì khi điền địa chỉ cư trú và thông tin cha mẹ?

Một trong những phần quan trọng khi khai tờ khai là địa chỉ cư trú của trẻ và thông tin cha mẹ. Nếu trẻ sinh ra ở nước ngoài nhưng hiện đang cư trú tại Việt Nam, cần ghi địa chỉ tạm trú/thường trú tại Việt Nam hiện tại (có thể kèm theo bản sao sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú nếu được yêu cầu).

Trong trường hợp trẻ vẫn đang sinh sống tại nước ngoài, ghi địa chỉ nơi trẻ đang cư trú thực tế ở nước ngoài, nhưng cần kèm theo hồ sơ chứng minh quan hệ cư trú như hợp đồng thuê nhà, giấy tạm trú, hoặc xác nhận từ cơ quan đại diện Việt Nam.

Phần thông tin cha mẹ cần ghi đúng họ tên, năm sinh, quốc tịch như trong giấy tờ gốc. Nếu cha hoặc mẹ là người nước ngoài, cần ghi rõ quốc tịch và giấy tờ tùy thân có liên quan. Nếu cha mẹ là công dân Việt Nam, ghi theo CCCD/hộ chiếu Việt Nam.

Lưu ý: Toàn bộ thông tin kê khai phải thống nhất, không tẩy xóa, viết rõ ràng, không viết tắt, tránh sai lệch giữa các giấy tờ, nhằm đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng và chính xác.

Làm hộ chiếu cho trẻ sinh ở nước ngoài tại đại sứ quán Việt Nam 

Các cơ quan đại diện Việt Nam được phép cấp hộ chiếu

Đối với trẻ em là công dân Việt Nam sinh sống tại nước ngoài, cha mẹ có thể làm hộ chiếu cho trẻ tại các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam như Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia đang cư trú. Đây là những cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cấp hộ chiếu cho công dân Việt Nam ở nước ngoài, bao gồm cả trường hợp cấp lần đầu cho trẻ em.

Trước khi đến làm thủ tục, phụ huynh nên truy cập trang web chính thức hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan đại diện Việt Nam để kiểm tra thông tin về giờ làm việc, lịch tiếp nhận hồ sơ, các biểu mẫu cần thiết và mức lệ phí áp dụng. Mỗi quốc gia có thể có quy trình chi tiết khác nhau, tuy nhiên vẫn tuân theo quy định chung của Bộ Ngoại giao Việt Nam.

Hình thức nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện

Cha mẹ có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ: trực tiếp tại cơ quan đại diện hoặc gửi qua đường bưu điện (nếu nơi đó có hỗ trợ).

Nộp trực tiếp là hình thức phổ biến và thuận tiện hơn, vì cán bộ lãnh sự có thể kiểm tra hồ sơ tại chỗ, yêu cầu bổ sung nếu thiếu và tiếp nhận đầy đủ chữ ký, ảnh của trẻ nếu cần thiết. Khi đi nộp hồ sơ, cần mang theo các giấy tờ như: giấy khai sinh của trẻ (bản dịch tiếng Việt có công chứng), hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của cha mẹ, ảnh hộ chiếu của trẻ và tờ khai xin cấp hộ chiếu.

Nộp qua đường bưu điện thường được áp dụng trong trường hợp phụ huynh ở xa trụ sở cơ quan đại diện. Tuy nhiên, cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác và tuân thủ hướng dẫn cụ thể của từng Đại sứ quán. Một số cơ quan còn yêu cầu hồ sơ gửi bưu điện phải kèm theo phong bì dán sẵn tem và ghi địa chỉ người nhận để gửi hộ chiếu sau khi cấp.

Tùy vào lượng hồ sơ và quy trình xử lý tại mỗi quốc gia, thời gian cấp hộ chiếu có thể dao động từ 7 đến 14 ngày làm việc. Cha mẹ nên chủ động theo dõi và liên hệ khi cần thiết để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.

Giấy tờ cần chuẩn bị khi làm hộ chiếu trẻ
Giấy tờ cần chuẩn bị khi làm hộ chiếu trẻ

Lệ phí cấp hộ chiếu cho trẻ sinh ở nước ngoài mới nhất

Biểu phí áp dụng tại cơ quan đại diện ngoại giao

Theo Thông tư số 113/2021/TT-BTC, các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài áp dụng mức lệ phí cấp hộ chiếu như sau:​

Cấp mới hộ chiếu phổ thông: 70 USD/quyển.​

Cấp mới hộ chiếu phổ thông theo thủ tục rút gọn: 35 USD/quyển.​

Cấp lại hộ chiếu do mất hoặc hư hỏng: 150 USD/quyển.​

Lưu ý rằng mức phí có thể thay đổi tùy theo quy định hiện hành và từng cơ quan đại diện cụ thể. Do đó, phụ huynh nên liên hệ trực tiếp với đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia cư trú để cập nhật thông tin chính xác nhất.​

Hình thức thanh toán và hóa đơn chứng nhận

Tại các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài, lệ phí cấp hộ chiếu thường được thanh toán bằng các hình thức sau:​

Thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ: Một số cơ quan chấp nhận thanh toán bằng thẻ Visa, MasterCard, American Express, Discover và các loại thẻ tương tự.​

Money Order hoặc Cashier’s Check: Thanh toán bằng phiếu chuyển tiền hoặc séc ngân hàng được phát hành cho “Embassy of Vietnam” hoặc tên tương ứng của cơ quan đại diện.​

Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ

Lưu ý rằng tiền mặt và séc cá nhân thường không được chấp nhận. Sau khi thanh toán, phụ huynh sẽ nhận được biên lai hoặc hóa đơn chứng nhận từ cơ quan đại diện, xác nhận việc đã nộp lệ phí. Biên lai này cần được giữ cẩn thận để đối chiếu khi nhận hộ chiếu hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan.​

Để đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi, phụ huynh nên kiểm tra trước với cơ quan đại diện về các hình thức thanh toán được chấp nhận và chuẩn bị phương thức thanh toán phù hợp.​

Những lưu ý quan trọng khi làm hộ chiếu cho trẻ em ở nước ngoài

Làm hộ chiếu cho trẻ em đang sinh sống ở nước ngoài là một trong những thủ tục quan trọng với các gia đình người Việt định cư hoặc làm việc tại nước ngoài. Dù quy trình có sự khác biệt so với trong nước, nhưng nếu chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ, việc cấp hộ chiếu sẽ diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Dưới đây là những lưu ý mà phụ huynh không nên bỏ qua.

Giấy tờ nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự

Khi làm hộ chiếu tại các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam (như Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán), các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp — chẳng hạn như giấy khai sinh, quyết định giám hộ, hoặc giấy xác nhận cư trú — bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy trình.

Hợp pháp hóa lãnh sự là bước xác nhận tính pháp lý của giấy tờ do nước sở tại cấp để được cơ quan Việt Nam chấp nhận. Thông thường, quá trình này bao gồm:

Chứng nhận của Bộ Ngoại giao nước sở tại.

Chứng nhận của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia đó.

Nếu thiếu bước này, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, gây kéo dài thời gian xử lý.

Hồ sơ bằng tiếng nước ngoài có cần dịch thuật không?

Câu trả lời là có. Tất cả các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ xin cấp hộ chiếu cho trẻ em đều cần được dịch thuật sang tiếng Việt và công chứng hợp lệ tại cơ quan có thẩm quyền.

Ví dụ: giấy khai sinh bằng tiếng Nhật, tiếng Anh hoặc tiếng Đức… đều phải dịch sang tiếng Việt và được công chứng tại cơ quan ngoại giao Việt Nam hoặc văn phòng công chứng được chấp nhận tại Việt Nam.

Ngoài ra, phụ huynh cần đảm bảo bản dịch đúng thuật ngữ pháp lý, đầy đủ nội dung gốc, không sai sót về tên, ngày tháng, giới tính… vì chỉ cần một lỗi nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại.

Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp quá trình làm hộ chiếu cho trẻ em ở nước ngoài diễn ra suôn sẻ mà còn đảm bảo tính pháp lý để sử dụng tại Việt Nam và quốc tế.

Dịch vụ làm hộ chiếu cho trẻ sinh ở nước ngoài – Có nên sử dụng? 

Khi nào nên dùng dịch vụ hỗ trợ trọn gói?

Việc làm hộ chiếu cho trẻ sinh ở nước ngoài thường phức tạp hơn so với trẻ sinh tại Việt Nam vì liên quan đến yếu tố quốc tịch, giấy khai sinh hợp pháp hóa lãnh sự và thủ tục đăng ký khai sinh tại cơ quan đại diện ngoại giao. Trong những trường hợp cha mẹ không nắm rõ quy định pháp luật hoặc gặp khó khăn về ngôn ngữ, thời gian hạn hẹp, việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ trọn gói là lựa chọn hợp lý.

Dịch vụ này giúp phụ huynh chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn, dịch thuật – công chứng – hợp pháp hóa giấy tờ nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ liên hệ với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại để nộp hồ sơ và nhận kết quả. Đặc biệt hữu ích với những gia đình lần đầu làm hộ chiếu cho con và không có kinh nghiệm với thủ tục hành chính.

Tiêu chí chọn đơn vị uy tín tại Việt Nam hoặc nước sở tại

Để đảm bảo quyền lợi cho trẻ và tránh rắc rối pháp lý, việc lựa chọn đơn vị hỗ trợ làm hộ chiếu cần dựa trên các tiêu chí rõ ràng. Đầu tiên, đơn vị đó phải có giấy phép hoạt động hợp pháp, địa chỉ và thông tin liên hệ minh bạch. Thứ hai, nên ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ trẻ em sinh ở nước ngoài, có hiểu biết sâu về thủ tục hành chính giữa hai quốc gia.

Ngoài ra, uy tín của đơn vị còn thể hiện qua phản hồi tích cực từ khách hàng trước đó, khả năng tư vấn rõ ràng, cam kết về thời gian xử lý và hỗ trợ sau khi nhận kết quả. Nếu làm tại nước ngoài, nên chọn đơn vị có văn phòng gần Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam để tiện giao dịch. Cẩn trọng trong lựa chọn sẽ giúp gia đình yên tâm và tiết kiệm thời gian trong toàn bộ quá trình làm hộ chiếu cho trẻ.

Điều kiện cấp hộ chiếu trẻ em
Điều kiện cấp hộ chiếu trẻ em

Thủ tục làm hộ chiếu cho trẻ em sinh ở nước ngoài tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu rõ các bước cần thiết. Việc hoàn thiện đầy đủ giấy tờ, thực hiện đúng quy trình và thời gian quy định sẽ giúp quá trình cấp hộ chiếu diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Qua bài viết này, hy vọng các bậc phụ huynh đã có cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất về thủ tục cần thực hiện. Đừng quên lưu ý đến những điểm quan trọng như nơi nộp hồ sơ, các loại giấy tờ cần thiết và lệ phí liên quan. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan đại diện ngoại giao hoặc các trung tâm hỗ trợ pháp lý để được hướng dẫn cụ thể hơn. Việc chủ động tìm hiểu thông tin sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho con em mình.