Quy trình cấp giấy phép lao động tại TPHCM từ A-Z là nội dung mà rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức và nhà đầu tư nước ngoài quan tâm khi muốn sử dụng lao động quốc tế. Với đặc thù là thành phố thu hút chuyên gia và kỹ thuật viên từ hơn 100 quốc gia, TPHCM có các quy định chặt chẽ về thủ tục, hồ sơ và trình tự cấp phép. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi phải tự tìm hiểu văn bản pháp luật, biểu mẫu và cách thức xử lý hồ sơ. Nếu không nắm rõ quy trình từng bước, hồ sơ rất dễ bị trả lại, thậm chí phải nộp lại từ đầu. Việc chuẩn bị không đầy đủ còn khiến thời gian cấp phép kéo dài, ảnh hưởng kế hoạch nhân sự. Vì vậy, bài viết này giúp doanh nghiệp hiểu rõ toàn bộ quy trình theo quy định mới nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động chuẩn bị hồ sơ và hạn chế rủi ro.
Tổng quan quy trình cấp giấy phép lao động tại TPHCM
TPHCM là địa bàn tập trung nhiều doanh nghiệp FDI, văn phòng đại diện, nhà máy, trung tâm dịch vụ… nên nhu cầu tuyển dụng người lao động nước ngoài luôn ở mức rất cao. Để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam nói chung và TPHCM nói riêng, doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ quy trình cấp giấy phép lao động (work permit) theo quy định của pháp luật. Quy trình này không chỉ nhằm quản lý lao động nước ngoài, mà còn bảo đảm quyền lợi chính đáng của người lao động, đồng thời bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và trật tự lao động trên địa bàn.
Xét tổng thể, quy trình cấp work permit tại TPHCM có thể chia thành 3 giai đoạn lớn:
Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài – doanh nghiệp chứng minh lý do cần tuyển người nước ngoài, vị trí, chức danh, thời gian làm việc, và khẳng định chưa tìm được lao động Việt Nam phù hợp.
Xin cấp giấy phép lao động – chuẩn bị hồ sơ cho từng người lao động nước ngoài (bằng cấp, kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, hợp đồng lao động dự kiến…) và nộp tại cơ quan có thẩm quyền (Sở LĐTBXH hoặc Ban Quản lý khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao…).
Thủ tục sau khi được cấp work permit – đăng ký bảo hiểm, ký hợp đồng lao động chính thức, xin/thay đổi mục đích visa hoặc thẻ tạm trú phù hợp.
Từ khi Nghị định 152/2020/NĐ-CP được ban hành và được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP, quy định về điều kiện, hồ sơ, trình tự cấp giấy phép lao động đã được siết chặt và chi tiết hơn, đặc biệt về khái niệm chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật; về kinh nghiệm, bằng cấp; về các trường hợp miễn giấy phép lao động. Do đó, doanh nghiệp tại TPHCM không thể chỉ “làm theo thói quen cũ”, mà cần cập nhật kỹ quy định mới, chuẩn hóa từng bước trong quy trình để hạn chế tối đa việc hồ sơ bị trả, bị yêu cầu bổ sung nhiều lần, kéo dài thời gian sử dụng nhân sự nước ngoài.
Cập nhật quy định mới theo Nghị định 152/2020 & 70/2023
Nghị định 152/2020/NĐ-CP là văn bản pháp lý khung về quản lý lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, quy định từ điều kiện, trình tự, thủ tục cấp – cấp lại – gia hạn – thu hồi giấy phép lao động đến các trường hợp được miễn work permit. Đến năm 2023, Nghị định 70/2023/NĐ-CP được ban hành để sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Nghị định 152, theo hướng làm rõ khái niệm, siết chặt điều kiện và bổ sung một số trường hợp miễn/không miễn giấy phép lao động.
Các điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý gồm: tiêu chí xác định chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật; quy định về chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài; các quy định mới liên quan đến thay đổi vị trí công việc, địa điểm làm việc, hình thức làm việc của người nước ngoài; cũng như một số điều chỉnh về nhóm thuộc diện miễn giấy phép lao động nhưng vẫn phải làm thủ tục xác nhận. Việc cập nhật đúng các quy định này là nền tảng để xây dựng quy trình xin work permit tại TPHCM một cách đúng luật và hiệu quả.
Đối tượng phải xin giấy phép lao động tại TPHCM
Không phải mọi người nước ngoài đến TPHCM làm việc đều được miễn work permit. Phần lớn các trường hợp làm việc có hưởng lương, có hợp đồng, có thỏa thuận lao động tại doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam đều phải xin giấy phép lao động, trừ khi thuộc trường hợp miễn theo quy định. Các nhóm thường gặp gồm: chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật, nhà đầu tư tham gia điều hành trực tiếp, người được cử sang thực hiện hợp đồng dịch vụ, thành viên tổ chức phi chính phủ, dự án…
Đối tượng phải xin giấy phép lao động cũng bao gồm người nước ngoài làm việc tại: công ty FDI, văn phòng đại diện, chi nhánh thương nhân nước ngoài, khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao, doanh nghiệp ngoài khu nhưng tuyển lao động nước ngoài. Điểm mấu chốt: chỉ khi rơi vào nhóm miễn (và được xác nhận hợp lệ) thì mới không phải xin work permit; nếu không, doanh nghiệp nên chủ động làm thủ tục xin giấy phép để tránh rủi ro xử phạt.
Điều kiện để được cấp work permit tại Việt Nam
Để được cấp work permit tại Việt Nam, người lao động nước ngoài cần đáp ứng đồng thời điều kiện từ phía cá nhân và điều kiện từ phía doanh nghiệp sử dụng lao động. Về phía cá nhân, người lao động phải:
Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, sức khỏe phù hợp với công việc;
Không thuộc diện đang chấp hành hình phạt, truy cứu trách nhiệm hoặc bị cấm hành nghề theo quy định;
Có trình độ chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhiệm (chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật… theo tiêu chí pháp luật quy định);
Có hồ sơ pháp lý đầy đủ: lý lịch tư pháp, bằng cấp, chứng chỉ, tài liệu chứng minh kinh nghiệm đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng đúng chuẩn.
Về phía doanh nghiệp, phải có chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, hoạt động đúng ngành nghề, vị trí công việc có thật và phù hợp với chức năng của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải tuân thủ quy trình, nộp hồ sơ đúng thời hạn, đúng cơ quan có thẩm quyền thì việc cấp work permit mới thuận lợi.
Bước 1: Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là bước bắt buộc và là “cửa đầu tiên” trong quy trình xin work permit tại TPHCM. Trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho từng cá nhân, doanh nghiệp phải được cơ quan nhà nước chấp thuận bằng văn bản rằng đơn vị có nhu cầu chính đáng, phù hợp để sử dụng người lao động nước ngoài ở các vị trí mà mình đề xuất.
Mục đích của bước này là để Nhà nước kiểm soát cơ cấu lao động, bảo đảm ưu tiên sử dụng lao động Việt Nam nếu có thể, chỉ tuyển lao động nước ngoài khi thực sự cần thiết, ở những vị trí mà nhân lực trong nước chưa đáp ứng được. Do đó, trong tờ giải trình, doanh nghiệp cần thể hiện rõ: vị trí, chức danh, số lượng, lý do sử dụng người nước ngoài, mô tả công việc, trình độ chuyên môn yêu cầu, thời gian dự kiến làm việc và hình thức làm việc (hợp đồng lao động, di chuyển nội bộ, thực hiện hợp đồng dịch vụ…).
Tại TPHCM, tùy thuộc vào loại hình và địa bàn hoạt động, hồ sơ giải trình có thể nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý các khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao. Đây là cơ quan sẽ xem xét tính phù hợp của nhu cầu, đối chiếu với kế hoạch sử dụng lao động trong nước, và ra văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận. Nếu doanh nghiệp bỏ qua bước này hoặc nộp sai thời điểm, hồ sơ xin work permit phía sau sẽ không được tiếp nhận.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng vào hồ sơ cá nhân của người lao động nước ngoài mà xem nhẹ bước giải trình nhu cầu, dẫn đến hồ sơ bị “nghẽn” ngay từ đầu. Việc chuẩn bị kỹ nội dung tờ trình, sử dụng đúng biểu mẫu hiện hành, và nộp đúng thời hạn theo Nghị định 152/2020 & 70/2023 là yếu tố then chốt để rút ngắn thời gian xử lý và tạo nền tảng thuận lợi cho các bước tiếp theo.
Thời điểm nộp và cơ quan nộp hồ sơ tại TPHCM
Theo quy định, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam. Thông thường, hồ sơ phải nộp ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài. Đây là khoảng thời gian để cơ quan có thẩm quyền xem xét, thẩm định và ra văn bản chấp thuận.
Tại TPHCM, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ khác nhau tùy mô hình doanh nghiệp:
Doanh nghiệp hoạt động ngoài khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao: nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TPHCM.
Doanh nghiệp nằm trong khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao: nộp tại Ban quản lý khu tương ứng.
Việc xác định đúng cơ quan nộp hồ sơ rất quan trọng, vì nộp sai nơi sẽ dẫn đến kéo dài thời gian hoặc hồ sơ không được thụ lý.
Hồ sơ giải trình theo biểu mẫu hiện hành
Hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài phải được lập theo biểu mẫu hiện hành ban hành kèm theo Nghị định 152/2020 và được điều chỉnh bởi Nghị định 70/2023. Thông thường, bộ hồ sơ sẽ bao gồm:
Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (theo mẫu), trong đó liệt kê rõ từng vị trí, chức danh, số lượng, thời gian, hình thức làm việc.
Bản sao giấy đăng ký doanh nghiệp/giấy phép đầu tư/giấy phép hoạt động của đơn vị sử dụng lao động.
Thông tin về kế hoạch tuyển dụng lao động Việt Nam, lý do không thể bố trí lao động trong nước cho các vị trí đề xuất.
Một số tài liệu liên quan khác tùy theo loại hình doanh nghiệp và yêu cầu của cơ quan quản lý tại thời điểm nộp.
Điểm doanh nghiệp cần lưu ý là mô tả vị trí công việc càng rõ ràng, cụ thể, càng dễ được chấp thuận. Nếu mô tả quá chung chung, không thể hiện được tính chất chuyên môn hoặc tính đặc thù của vị trí, cơ quan chức năng có thể yêu cầu làm rõ hoặc giảm số lượng lao động nước ngoài. Do đó, nên chuẩn bị hồ sơ cẩn thận, bám sát quy định mới nhất về mẫu biểu và nội dung.
Thời gian xử lý và kết quả phê duyệt
Sau khi tiếp nhận hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền tại TPHCM sẽ tiến hành xem xét, thẩm định trên cơ sở quy định pháp luật và tình hình lao động thực tế. Thời gian xử lý thường được quy định trong khoảng 10–15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (con số cụ thể tùy theo quy định và thực tiễn từng thời kỳ).
Kết quả xử lý sẽ được thể hiện bằng văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận. Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ dùng văn bản này làm căn cứ để tiếp tục bước 2: chuẩn bị và nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho từng người nước ngoài theo đúng vị trí đã được phê duyệt. Nếu không được chấp thuận hoặc chỉ chấp thuận một phần, doanh nghiệp cần xem lại lý do: mô tả vị trí chưa phù hợp, số lượng đề xuất quá cao, không chứng minh được nhu cầu thực tế…
Trong thực tế, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu và giải trình hợp lý ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế yêu cầu bổ sung, tạo thuận lợi tối đa cho các bước cấp work permit phía sau.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
Sau khi doanh nghiệp đã được chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, bước quan trọng tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho từng người lao động cụ thể. Đây là giai đoạn thường mất nhiều thời gian nhất, bởi liên quan đến cả hồ sơ của doanh nghiệp lẫn hồ sơ cá nhân của người nước ngoài, kèm theo yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng đối với các giấy tờ do nước ngoài cấp.
Nếu không chuẩn bị kỹ ngay từ đầu, hồ sơ rất dễ rơi vào tình trạng “đi tới đi lui” nhiều lần: thiếu giấy này, sai giấy kia, thời hạn giấy tờ không còn hiệu lực, bản dịch không đúng… Điều này không chỉ làm chậm tiến độ làm việc của người lao động nước ngoài mà còn ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất – kinh doanh, triển khai dự án, ký kết hợp đồng của doanh nghiệp tại TPHCM.
Vì vậy, một nguyên tắc quan trọng là: lập danh mục hồ sơ chi tiết theo từng nhóm – nhóm hồ sơ doanh nghiệp, nhóm hồ sơ cá nhân của người lao động, nhóm giấy tờ cần hợp pháp hóa – dịch thuật. Sau đó, doanh nghiệp nên kiểm tra đối chiếu theo danh sách, tránh bỏ sót. Với những hồ sơ nộp nhiều người, nên chuẩn bị file mềm lưu trữ để dễ dàng chỉnh sửa, tái sử dụng cho các lần tiếp theo.
Dưới đây là các nhóm hồ sơ chính doanh nghiệp cần lưu ý ở Bước 2.
Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị
Hồ sơ doanh nghiệp chủ yếu nhằm chứng minh tư cách pháp lý và nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. Thông thường, bộ hồ sơ này sẽ gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy phép đầu tư, quyết định thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện (bản sao y, đóng dấu doanh nghiệp);
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đã được Sở LĐTBXH TPHCM hoặc Ban quản lý khu xác nhận;
Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu, do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký;
Hợp đồng lao động dự kiến hoặc thỏa thuận làm việc với người nước ngoài, nêu rõ chức danh, vị trí, mức lương, thời hạn và địa điểm làm việc;
Mô tả công việc, sơ đồ tổ chức (nếu được yêu cầu) để thể hiện vị trí của người lao động trong cơ cấu doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ: tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện trên tất cả giấy tờ phải thống nhất tuyệt đối. Nếu có thay đổi đăng ký kinh doanh (đổi tên, đổi địa chỉ…), cần chuẩn bị thêm quyết định/giấy xác nhận thay đổi để tránh bị yêu cầu giải trình.
Hồ sơ người lao động nước ngoài
Hồ sơ của người lao động nước ngoài là phần “cốt lõi” của bộ hồ sơ xin Work Permit, tập trung vào nhân thân, bằng cấp, kinh nghiệm, sức khỏe và lý lịch tư pháp. Thông thường, bộ hồ sơ này bao gồm:
Hộ chiếu còn thời hạn (bản sao y, rõ số hộ chiếu, ngày cấp – ngày hết hạn, quốc tịch, nơi cấp);
Ảnh chân dung theo quy định (nền sáng, kích thước đúng yêu cầu, chụp gần thời điểm nộp hồ sơ);
Bằng cấp chuyên môn: bằng đại học, cao học, chứng chỉ nghề… phù hợp với vị trí công việc tại Việt Nam;
Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc (số năm kinh nghiệm, chức danh, mô tả công việc) do đơn vị cũ cấp, có ký tên và đóng dấu;
Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực, do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp;
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tương đương, chứng minh không có án tích, không thuộc diện bị cấm hành nghề;
Các giấy tờ khác nếu thuộc đối tượng đặc thù (quyết định bổ nhiệm, chứng chỉ hành nghề, thư mời, hợp đồng dịch vụ…).
Doanh nghiệp nên yêu cầu người lao động cung cấp bản scan màu rõ nét trước để kiểm tra thông tin, sau đó mới tiến hành hợp pháp hóa, dịch thuật bản gốc.
Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự – dịch thuật công chứng
Một trong những “điểm nghẽn” lớn nhất khiến hồ sơ xin giấy phép lao động bị chậm là khâu hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng. Theo quy định, các giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp (bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp…) nếu dùng tại Việt Nam thì phải:
Được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại và cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam;
Sau đó mới được dịch sang tiếng Việt và công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc Phòng Tư pháp theo quy định.
Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý:
Kiểm tra thời hạn của các giấy tờ: lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe chỉ có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định;
Nội dung giấy tờ không tẩy xóa, không mâu thuẫn về họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu…;
Bản dịch phải đầy đủ toàn bộ nội dung của bản gốc, không dịch thiếu trang, thiếu phụ lục;
Thông tin trong bản dịch phải trùng khớp 100% với bản gốc, đặc biệt là tên riêng, số liệu, ngày tháng năm.
Việc chuẩn bị đúng và đủ khâu hợp pháp hóa – dịch thuật không chỉ là yêu cầu hình thức, mà còn giúp tăng độ tin cậy của hồ sơ trong mắt cơ quan xử lý tại TPHCM. Nếu làm tốt bước này ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian, hạn chế tối đa rủi ro phải sửa chữa, bổ sung hồ sơ nhiều lần.
Bước 3: Nộp hồ sơ xin cấp work permit
Nộp hồ sơ online trên cổng dịch vụ công TPHCM
Sau khi đã hoàn tất việc giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động (work permit) qua cổng dịch vụ công trực tuyến của TPHCM. Doanh nghiệp đăng nhập tài khoản tổ chức, chọn đúng mục “giải quyết thủ tục về lao động nước ngoài” và tải lên bản scan/bản mềm của toàn bộ tài liệu theo định dạng được yêu cầu (PDF, ảnh…).
Ở bước này, cần khai báo chính xác các thông tin về doanh nghiệp, người lao động, vị trí công việc, thời hạn làm việc, loại hợp đồng… vì dữ liệu nhập trên hệ thống sẽ là căn cứ để Sở LĐTBXH xem xét. Sau khi gửi hồ sơ, hệ thống sẽ ghi nhận mã hồ sơ, thời gian tiếp nhận và lịch hẹn, đồng thời gửi thông báo qua email/số điện thoại đã đăng ký. Doanh nghiệp cần lưu mã tra cứu để theo dõi trạng thái, kịp thời bổ sung nếu cơ quan xử lý có yêu cầu.
Nộp bản gốc đối chiếu tại Sở LĐTBXH
Sau khi hồ sơ online được tiếp nhận hợp lệ, doanh nghiệp cần mang bộ hồ sơ bản giấy đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TPHCM để đối chiếu, đóng dấu và hoàn tất thủ tục. Thông thường, thời điểm và địa điểm nộp bản gốc đã được ghi rõ trong giấy hẹn điện tử hoặc thông báo trên cổng dịch vụ công, doanh nghiệp nên in kèm theo để xuất trình khi làm việc với bộ phận một cửa.
Bộ hồ sơ bản gốc cần được sắp xếp khoa học, theo đúng thứ tự thành phần hồ sơ: văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động, giấy tờ pháp lý doanh nghiệp, giấy tờ cá nhân của người lao động, văn bằng, xác nhận kinh nghiệm, tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự… Cán bộ tiếp nhận sẽ đối chiếu thông tin giữa hồ sơ bản giấy và hồ sơ đã nộp online, nếu khớp và đầy đủ sẽ vào sổ, cấp phiếu hẹn trả kết quả. Đây là căn cứ quan trọng để tính thời hạn giải quyết.
Lưu ý khi nộp hồ sơ tránh bị trả lại
Để hạn chế tối đa rủi ro hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ nội dung trước khi nộp. Thông tin giữa hồ sơ online và hồ sơ bản gốc phải thống nhất; họ tên, số hộ chiếu, chức danh công việc, thời hạn làm việc không được sai lệch. Các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng đầy đủ, còn thời hạn sử dụng.
Ngoài ra, cần sử dụng đúng biểu mẫu hiện hành, ký đóng dấu đầy đủ, không bỏ sót tài liệu bắt buộc như giải trình nhu cầu sử dụng lao động, văn bản chấp thuận vị trí… Việc chuẩn bị kỹ lưỡng, rà soát trước khi nộp sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận ngay từ lần đầu, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Bước 4: Nhận kết quả cấp giấy phép lao động
Thời gian trả kết quả theo quy định TPHCM
Sau khi hồ sơ xin cấp work permit được tiếp nhận hợp lệ, Sở LĐTBXH TPHCM sẽ tiến hành thẩm định và ra kết quả trong thời hạn quy định (thông thường tính theo số ngày làm việc kể từ ngày ghi trên phiếu hẹn/giấy biên nhận). Thời gian này có thể dao động tùy từng giai đoạn, khối lượng hồ sơ, nhưng về nguyên tắc cơ quan Nhà nước phải giải quyết trong khung thời gian đã công bố trong thủ tục hành chính.
Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái xử lý trên cổng dịch vụ công bằng mã hồ sơ hoặc tra cứu thông tin qua bộ phận một cửa. Khi hồ sơ được giải quyết xong, hệ thống sẽ cập nhật kết quả “đã có” và thông báo ngày giờ đến nhận giấy phép lao động bản giấy.
Kiểm tra thông tin trên giấy phép
Khi nhận giấy phép lao động, doanh nghiệp không nên chỉ ký nhận mà cần kiểm tra kỹ toàn bộ nội dung trước khi rời quầy. Các thông tin cần chú ý gồm: họ tên và số hộ chiếu của người lao động, quốc tịch, tên doanh nghiệp sử dụng, chức danh công việc, địa điểm làm việc, thời hạn giấy phép, loại hợp đồng và phạm vi công việc được phép thực hiện.
Nếu phát hiện sai sót, nhầm lẫn do lỗi in ấn hoặc ghi nhận thông tin không đúng với hồ sơ đã nộp (ví dụ sai số hộ chiếu, sai tên doanh nghiệp, ghi nhầm chức danh…), cần phản ánh ngay với cán bộ trả kết quả để được hướng dẫn thủ tục điều chỉnh, tránh để đến khi làm visa, thẻ tạm trú hoặc bị kiểm tra mới phát hiện.
Các trường hợp phải cấp lại ngay
Có một số trường hợp doanh nghiệp nên yêu cầu cấp lại hoặc điều chỉnh giấy phép lao động ngay sau khi nhận kết quả. Điển hình như: thông tin cá nhân người lao động bị sai (họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu), thông tin về doanh nghiệp, chức danh, vị trí làm việc không đúng thực tế hoặc thời hạn ghi trên giấy phép không khớp với thời hạn đã được chấp thuận.
Ngoài ra, nếu trong thời gian ngắn sau khi cấp, doanh nghiệp có sự thay đổi lớn về nội dung sử dụng lao động (thay đổi địa điểm làm việc, chức danh, doanh nghiệp hợp nhất/sáp nhập…) thì cần liên hệ cơ quan chức năng để được hướng dẫn thủ tục điều chỉnh/cấp lại, bảo đảm việc sử dụng lao động nước ngoài luôn đúng quy định pháp luật.
Thời gian thực hiện toàn bộ quy trình cấp work permit tại TPHCM
Quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại TPHCM thường kéo dài qua nhiều giai đoạn khác nhau, từ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp – người lao động, cho đến thời gian xử lý tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐTBXH). Nếu doanh nghiệp chủ động chuẩn bị sớm, lên kế hoạch rõ ràng và không bị thiếu sót giấy tờ, tổng thời gian thực hiện thường sẽ nằm trong “biên an toàn” so với thời điểm dự kiến người lao động bắt đầu làm việc. Ngược lại, chỉ cần một khâu bị trả hồ sơ hoặc phải bổ sung, toàn bộ tiến độ có thể bị kéo dài thêm từ 1–2 tuần, thậm chí lâu hơn.
Về cơ bản, doanh nghiệp nên tính toán ngược lại từ ngày dự kiến ký hợp đồng hoặc ngày người lao động bắt đầu làm việc tại Việt Nam. Từ đó, cộng dồn thời gian hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, chuẩn bị hồ sơ và thời gian xử lý của cơ quan Nhà nước, thông thường nên khởi động quy trình trước ít nhất 30–45 ngày làm việc. Với những hồ sơ phức tạp (nhiều nước tham gia, bằng cấp hiếm, kinh nghiệm khó chứng minh), khoảng đệm an toàn nên kéo dài hơn, từ 60 ngày trở lên.
Ngoài ra, các giai đoạn này có thể “chạy song song” một phần nếu doanh nghiệp đã quen thủ tục: vừa xử lý hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài, vừa rà soát hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, chuẩn bị biểu mẫu theo đúng quy định Nghị định 152/2020, Nghị định 70/2023. Tuy nhiên, với đơn vị ít kinh nghiệm, nên đi tuần tự từng bước để hạn chế sai sót. Ở phần dưới, các mục (6.1), (6.2), (6.3) sẽ phân tích chi tiết hơn thời gian cho từng khâu để doanh nghiệp dễ hình dung và lên timeline cụ thể.
Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự
Hợp pháp hóa lãnh sự là khâu dễ “ngốn thời gian” nhất nhưng lại thường bị doanh nghiệp đánh giá thấp. Các giấy tờ như bằng đại học, chứng chỉ kỹ sư, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc, giấy phép hành nghề… nếu được cấp tại nước ngoài thì đa số phải qua bước chứng nhận/hợp pháp hóa tại nước sở tại, sau đó mới hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam, rồi cuối cùng là dịch thuật – chứng thực sang tiếng Việt. Mỗi nước có quy trình và thời gian xử lý khác nhau, có nơi chỉ 3–5 ngày làm việc, nhưng cũng có trường hợp kéo dài 1–2 tuần, chưa kể thời gian gửi hồ sơ qua bưu điện.
Doanh nghiệp và người lao động nên chủ động xử lý phần hợp pháp hóa lãnh sự sớm ngay khi dự kiến sang Việt Nam làm việc, không chờ đến lúc gần nộp hồ sơ xin work permit mới bắt đầu, vì mọi chậm trễ ở bước này sẽ làm “tắc” toàn bộ quy trình phía sau.
Thời gian chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp – người lao động
Sau khi có bộ giấy tờ cá nhân đã hợp pháp hóa lãnh sự, doanh nghiệp cần thêm thời gian để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu: giấy tờ pháp lý doanh nghiệp (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu có, giấy phép con chuyên ngành…), quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động dự kiến, mẫu đơn theo quy định về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, giải trình vị trí công việc… Song song đó, người lao động phải cung cấp hộ chiếu, ảnh, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe đúng mẫu, bản dịch các giấy tờ chuyên môn, kinh nghiệm.
Với doanh nghiệp đã có sẵn mẫu và quy trình, thời gian chuẩn bị trọn bộ hồ sơ thường từ 3–5 ngày làm việc. Trong khi đó, doanh nghiệp mới lần đầu làm work permit có thể mất 1–2 tuần để rà soát, yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa nội dung chức danh, mô tả công việc cho phù hợp với điều kiện cấp phép.
Thời gian xử lý của Sở Lao động TPHCM
Khi hồ sơ đã đầy đủ và nộp đúng cơ quan có thẩm quyền tại TPHCM, Sở LĐTBXH sẽ tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và xử lý hồ sơ theo thời hạn giải quyết được quy định. Thông thường, nếu hồ sơ “đẹp”, không có vướng mắc, thời gian xử lý chỉ mất khoảng vài ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ. Tuy nhiên, trên thực tế, doanh nghiệp nên dự trù thêm thời gian cho các tình huống phát sinh như: yêu cầu giải trình thêm về kinh nghiệm, nghi vấn về tính tương ứng của bằng cấp với vị trí kỹ sư, hoặc cần xác minh thêm thông tin người lao động.
Trong giai đoạn này, việc theo dõi tình trạng hồ sơ, kịp thời phản hồi công văn yêu cầu bổ sung (nếu có) là rất quan trọng để tránh kéo dài thời gian xử lý ngoài dự kiến, ảnh hưởng đến kế hoạch tiếp nhận nhân sự nước ngoài.
Tham khảo: Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại TPHCM
Những lỗi phổ biến trong quy trình cấp giấy phép lao động
Trong thực tiễn, rất nhiều hồ sơ xin work permit bị trả về hoặc kéo dài thời gian xử lý không phải vì quy định quá phức tạp, mà vì doanh nghiệp và người lao động mắc phải những lỗi cơ bản nhưng lặp đi lặp lại. Việc nhận diện sớm các lỗi này giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh, rút ngắn đáng kể thời gian và chi phí phát sinh. Ba nhóm lỗi thường gặp nhất là: hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ, hợp pháp hóa lãnh sự sai quy định, và nộp hồ sơ trễ so với thời hạn luật định dẫn đến bị từ chối cấp phép.
Lỗi liên quan đến hồ sơ thiếu, sai mẫu, hoặc nội dung không thống nhất làm cơ quan Nhà nước khó xác định được điều kiện cấp phép, buộc phải yêu cầu bổ sung hoặc giải trình nhiều lần. Bên cạnh đó, giấy tờ nước ngoài không hợp pháp hóa đúng quy trình, không dịch thuật – chứng thực chuẩn cũng khiến hồ sơ bị xem là không hợp lệ. Cuối cùng, một số doanh nghiệp không nắm rõ mốc thời gian phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, thời hạn nộp hồ sơ xin cấp work permit trước khi người lao động bắt đầu làm việc, dẫn tới việc nộp trễ và bị từ chối.
Ở các mục (7.1), (7.2) và (7.3) dưới đây, từng nhóm lỗi sẽ được phân tích kỹ hơn để doanh nghiệp có thể tự rà soát lại quy trình nội bộ trước khi nộp hồ sơ.
Hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ
Đây là lỗi phổ biến nhất trong quá trình xin giấy phép lao động. Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào giấy tờ cá nhân của người nước ngoài mà bỏ qua phần hồ sơ pháp lý của mình: thiếu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản sao hợp lệ, thiếu giấy phép ngành nghề có điều kiện, hoặc dùng sai biểu mẫu giải trình theo quy định hiện hành. Mặt khác, thông tin trên các giấy tờ thường không thống nhất: chức danh trên hợp đồng lao động khác với chức danh trong giải trình nhu cầu, mô tả công việc không tương ứng với bằng cấp kỹ thuật, thời gian kinh nghiệm không trùng với xác nhận do công ty cũ cấp.
Khi gặp các trường hợp này, cơ quan xử lý buộc phải yêu cầu bổ sung, điều chỉnh, thậm chí trả hồ sơ nếu doanh nghiệp không chứng minh được tính hợp lệ. Điều này làm kéo dài đáng kể thời gian cấp work permit và có thể ảnh hưởng đến kế hoạch đón nhân sự.
Hợp pháp hóa lãnh sự sai quy định
Giấy tờ chuyên môn, kinh nghiệm do nước ngoài cấp nếu không được hợp pháp hóa đúng trình tự thì gần như không có giá trị khi nộp vào hồ sơ xin work permit. Nhiều trường hợp doanh nghiệp chỉ dịch thuật và công chứng tại Việt Nam nhưng không qua bước chứng nhận/hợp pháp hóa tại nước cấp, hoặc hợp pháp hóa xong lại không dịch sang tiếng Việt theo đúng chuẩn. Cũng có hồ sơ sử dụng bản scan, bản photo không rõ dấu và chữ ký, khiến cơ quan tiếp nhận nghi ngờ tính xác thực của tài liệu.
Hệ quả là hồ sơ bị đánh giá là không hợp lệ, phải làm lại từ đầu thủ tục hợp pháp hóa, làm chậm toàn bộ tiến độ. Vì vậy, ngay từ đầu, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ yêu cầu hợp pháp hóa đối với từng loại giấy tờ và từng nước, tránh “hợp pháp hóa cho có” rồi lại mất thời gian sửa chữa.
Nộp hồ sơ trễ thời hạn – bị từ chối cấp phép
Một lỗi nghiêm trọng nhưng không hiếm gặp là doanh nghiệp nộp hồ sơ xin cấp work permit quá sát, thậm chí trễ so với thời hạn luật định so với ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc. Một số đơn vị để người nước ngoài vào làm việc trước rồi mới hoàn thiện giấy phép, dẫn đến rủi ro bị xử phạt và bị từ chối cấp phép cho lần nộp sau.
Khi nộp trễ, kể cả hồ sơ không có sai sót nội dung, cơ quan chức năng vẫn có thể từ chối vì không đảm bảo đúng trình tự, thủ tục. Do đó, việc lập kế hoạch thời gian từ sớm, hiểu rõ mốc nộp hồ sơ tối thiểu trước ngày làm việc chính thức là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh bị từ chối work permit và các hệ quả pháp lý kèm theo.
Mẹo tối ưu hồ sơ giúp tăng tỷ lệ đậu 100%
Chuẩn bị đúng theo checklist mới nhất
Để tăng tỷ lệ đậu khi xin work permit cho giáo viên nước ngoài, bước quan trọng nhất là chuẩn bị hồ sơ bám sát checklist mới nhất do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội từng địa phương ban hành. Mỗi năm, yêu cầu giấy tờ có thể thay đổi về biểu mẫu, thời hạn sử dụng hoặc cách chứng minh kinh nghiệm. Vì vậy, nhiều hồ sơ bị trả về chỉ vì dùng mẫu cũ, thiếu xác nhận kinh nghiệm 03 năm đúng chuyên ngành hoặc nộp bản lý lịch tư pháp quá hạn. Doanh nghiệp nên lập danh mục hồ sơ chi tiết theo từng giáo viên, bao gồm: bằng cấp đã hợp pháp hóa lãnh sự, chứng chỉ giảng dạy hợp lệ (TESOL/TEFL/CELTA), phiếu lý lịch tư pháp đúng thời hạn, bản dịch công chứng chuẩn, giấy khám sức khỏe và hợp đồng lao động trùng khớp nội dung xin cấp phép. Bên cạnh đó, nên chuẩn bị song song hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài để tránh mất thời gian chờ đợi. Việc tuân thủ đầy đủ checklist ngay từ đầu giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh, hạn chế yêu cầu bổ sung và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý.
Kiểm tra chức danh – kinh nghiệm – chuyên môn
Một trong những yếu tố quyết định hồ sơ đạt hay không nằm ở việc xác định chính xác chức danh và chuyên môn giảng dạy. Chức danh ghi trên hợp đồng phải thống nhất với chức danh xin cấp phép và phù hợp với bằng cấp lẫn chứng chỉ giảng dạy của giáo viên. Ví dụ, giáo viên tiếng Anh phải có bằng đại học chuyên ngành ngôn ngữ hoặc văn bằng không thuộc ngành sư phạm nhưng kèm chứng nhận nghiệp vụ giảng dạy tối thiểu 120 giờ. Ngoài ra, kinh nghiệm tối thiểu 03 năm cần được chứng minh qua thư xác nhận của trường cũ, có chữ ký và thông tin liên hệ rõ ràng. Việc rà soát kỹ các yếu tố này trước khi nộp hồ sơ giúp tránh sai lệch thông tin, tăng độ tin cậy khi thẩm định và đảm bảo tỷ lệ đậu gần như tuyệt đối.
Sử dụng dịch vụ trọn gói khi hồ sơ phức tạp
Đối với các trường hợp đặc thù như giáo viên không đúng chuyên ngành, bằng cấp ở nhiều quốc gia, thiếu kinh nghiệm giảng dạy, chuyển đổi chức danh hoặc xin cấp lại gấp, việc tự xử lý dễ dẫn đến sai sót và kéo dài thời gian. Sử dụng dịch vụ work permit trọn gói giúp doanh nghiệp được hỗ trợ từ khâu đánh giá điều kiện, chuẩn hóa hồ sơ, hợp pháp hóa lãnh sự đến nộp và theo dõi kết quả. Đơn vị chuyên nghiệp cũng sẽ đại diện giải trình với cơ quan thẩm quyền khi có yêu cầu bổ sung, đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn và giáo viên có thể nhận lớp đúng tiến độ năm học.
Quy trình cấp giấy phép lao động tại TPHCM từ A-Z là nội dung mà doanh nghiệp cần nắm vững nếu muốn sử dụng lao động nước ngoài đúng pháp luật và nhanh chóng. Khi hiểu đúng từng bước từ giải trình nhu cầu đến nhận kết quả, việc chuẩn bị hồ sơ sẽ trở nên dễ dàng và hạn chế tối đa trường hợp bị trả hồ sơ. Với số lượng chuyên gia nước ngoài đến làm việc tại TPHCM ngày càng tăng, việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp đảm bảo uy tín và đáp ứng yêu cầu quản lý lao động của cơ quan nhà nước. Sử dụng dịch vụ trọn gói cũng là giải pháp tối ưu để rút ngắn thời gian và giảm rủi ro. Hy vọng các bước hướng dẫn trong bài viết hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn. Qua đó giúp quy trình cấp phép diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm chi phí.
