Làm hộ chiếu trẻ sơ sinh tại Hà Nội là một trong những bước đầu tiên mà các gia đình cần thực hiện khi có kế hoạch đưa trẻ ra nước ngoài. Vì trẻ sơ sinh chưa có khả năng tự thực hiện các thủ tục hành chính nên việc chuẩn bị hồ sơ hoàn toàn do phụ huynh đảm nhận. Nhiều bố mẹ gặp khó khăn khi chụp ảnh hộ chiếu cho bé hoặc không nắm rõ giấy tờ cần thiết, dẫn đến việc nộp hồ sơ nhiều lần. Hiểu đúng quy trình sẽ giúp phụ huynh tiết kiệm thời gian và đảm bảo bé có hộ chiếu đúng hạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn đầy đủ các bước giúp bạn làm hộ chiếu cho trẻ sơ sinh nhanh và đúng quy định.
Quy định về hộ chiếu trẻ sơ sinh tại Hà Nội
Độ tuổi nào được cấp hộ chiếu?
Tại Hà Nội, trẻ sơ sinh từ khi vừa sinh ra đến dưới 14 tuổi đều có thể được cấp hộ chiếu phổ thông. Việc làm hộ chiếu cho trẻ sơ sinh thường được thực hiện khi gia đình có nhu cầu đi du lịch nước ngoài, thăm thân, hoặc phục vụ các mục đích học tập, khám chữa bệnh tại nước ngoài. Hồ sơ nộp tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Hà Nội phải do cha mẹ hoặc người đại diện hợp pháp ký thay, đồng thời cung cấp giấy tờ chứng minh mối quan hệ như giấy khai sinh và giấy tờ nhân thân của cha mẹ. Việc cấp hộ chiếu cho trẻ sơ sinh giúp đảm bảo quyền lợi của trẻ, đồng thời thuận tiện cho việc xin visa và xuất nhập cảnh tại các quốc gia khác.
Hộ chiếu trẻ sơ sinh có thời hạn bao lâu?
Hộ chiếu phổ thông cấp cho trẻ sơ sinh thường có thời hạn 5 năm kể từ ngày cấp. Thời hạn này ngắn hơn so với hộ chiếu người lớn (10 năm) do trẻ sơ sinh thay đổi nhanh về hình ảnh và thông tin cá nhân. Khi hộ chiếu hết hạn hoặc trẻ lớn hơn, phụ huynh cần làm thủ tục cấp lại hoặc đổi hộ chiếu để đảm bảo thông tin chính xác và hợp pháp khi đi nước ngoài. Thời hạn này được áp dụng theo Luật Xuất nhập cảnh 2023 và các thông tư hướng dẫn của Bộ Công an, đồng thời Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Hà Nội sẽ lưu ý khi tiếp nhận hồ sơ để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.
Điều kiện làm hộ chiếu trẻ sơ sinh
Điều kiện về quốc tịch – thông tin cá nhân
Trẻ sơ sinh phải có quốc tịch Việt Nam để được cấp hộ chiếu phổ thông. Hồ sơ cần cung cấp giấy khai sinh bản gốc thể hiện đầy đủ họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh và thông tin cha mẹ. Các thông tin này sẽ được đối chiếu với cơ sở dữ liệu dân cư Hà Nội trên hệ thống C06. Thông tin cá nhân trên hộ chiếu phải trùng khớp với giấy khai sinh và giấy tờ nhân thân của cha mẹ. Việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, tránh việc phải bổ sung nhiều lần và đảm bảo trẻ được cấp hộ chiếu hợp pháp, phục vụ xuất nhập cảnh hoặc xin visa quốc tế.
Điều kiện xác nhận người đại diện hợp pháp
Hộ chiếu trẻ sơ sinh phải được nộp và ký thay bởi cha mẹ hoặc người đại diện hợp pháp. Người đại diện cần xuất trình CCCD gắn chip còn hiệu lực hoặc giấy tờ nhân thân hợp pháp và chứng minh mối quan hệ với trẻ (giấy khai sinh, giấy chứng nhận giám hộ). Trong trường hợp cha mẹ sống ly thân hoặc một người giám hộ hợp pháp khác, cần có giấy ủy quyền hoặc quyết định pháp lý xác nhận quyền đại diện. Điều kiện này nhằm đảm bảo hồ sơ hợp pháp, thông tin chính xác và thuận lợi khi Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Hà Nội xét duyệt cấp hộ chiếu cho trẻ sơ sinh.
Hồ sơ làm hộ chiếu trẻ sơ sinh tại Hà Nội
Làm hộ chiếu cho trẻ sơ sinh tại Hà Nội cần tuân thủ đúng quy định mới của Cục Quản lý xuất nhập cảnh để đảm bảo hồ sơ hợp lệ, thuận tiện cho việc đi lại quốc tế. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh việc hồ sơ bị trả lại.
Hồ sơ đầy đủ theo quy định mới
Hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ sơ sinh tại Hà Nội gồm:
Đơn đề nghị cấp hộ chiếu: theo mẫu X01, điền đầy đủ thông tin trẻ và người đại diện hợp pháp (cha hoặc mẹ).
Giấy khai sinh của trẻ: bản chính và bản sao có chứng thực. Nếu mất giấy khai sinh, phải có giấy xác nhận thông tin cá nhân từ UBND xã/phường nơi đăng ký khai sinh.
CCCD/CMND của cha mẹ: bản chính và bản sao chứng thực, dùng để xác minh quan hệ gia đình. Cha hoặc mẹ sẽ ký thay cho trẻ trong đơn xin cấp hộ chiếu.
Giấy tạm trú hoặc hộ khẩu: chứng minh nơi cư trú hợp pháp tại Hà Nội, đặc biệt quan trọng với trẻ có nơi sinh khác với hộ khẩu cha mẹ.
Ảnh hộ chiếu trẻ sơ sinh: theo chuẩn quy định, có thể chụp tại cơ quan xuất nhập cảnh hoặc chuẩn bị trước.
Ngoài ra, một số cơ quan xuất nhập cảnh tại Hà Nội có thể yêu cầu giấy tường trình hoặc xác nhận mục đích đi du lịch/công tác, giúp hồ sơ hợp lệ và được xử lý nhanh chóng. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ từ đầu giúp tránh việc phải bổ sung nhiều lần, tiết kiệm thời gian cho cha mẹ và cán bộ tại cơ quan.
Giấy tờ dành cho trẻ sinh ở nước ngoài hoặc trường hợp đặc biệt
Với trẻ sinh ở nước ngoài hoặc trong các trường hợp đặc biệt (trẻ mang hai quốc tịch, cha mẹ là công dân nước ngoài), hồ sơ cần bổ sung:
Giấy khai sinh hoặc giấy tờ thay thế do cơ quan ngoại giao Việt Nam cấp tại nước ngoài.
Hộ chiếu hoặc giấy tờ nhân thân của cha mẹ (bản gốc và bản sao).
Giấy xác nhận quốc tịch Việt Nam nếu trẻ mang hai quốc tịch hoặc sinh ra ở nước ngoài.
Trong trường hợp trẻ bị mất giấy khai sinh hoặc không có hộ khẩu, cần có giấy xác nhận thông tin cá nhân từ cơ quan có thẩm quyền tại Hà Nội để xác minh nhân thân và đảm bảo hồ sơ được chấp nhận.
Các giấy tờ này phải được dịch sang tiếng Việt và có chứng thực nếu do cơ quan nước ngoài cấp, giúp cơ quan xuất nhập cảnh tại Hà Nội xử lý hồ sơ chính xác và nhanh chóng.
Hướng dẫn chụp ảnh hộ chiếu cho trẻ sơ sinh
Ảnh hộ chiếu là yếu tố quan trọng để in trên hộ chiếu trẻ sơ sinh. Việc chụp ảnh đúng chuẩn giúp hồ sơ được duyệt nhanh và tránh phải chụp lại.
Yêu cầu về ảnh hộ chiếu cho trẻ dưới 1 tuổi
Kích thước: 4×6 cm, nền trắng.
Tư thế: trẻ nhìn thẳng vào camera, không đội mũ, không bị che mặt.
Độ rõ nét: ảnh phải rõ khuôn mặt, không bị mờ, đủ sáng, tránh bóng đổ.
Không hỗ trợ chỉnh sửa quá mức: ảnh phải phản ánh chân thực khuôn mặt trẻ, không chỉnh sửa các đặc điểm nhận dạng.
Với trẻ dưới 1 tuổi, đôi khi cần hỗ trợ giữ đầu hoặc dùng gối/tay người lớn để trẻ nhìn thẳng, đảm bảo ảnh đạt chuẩn.
Cách chụp ảnh tại nhà cho bé đạt chuẩn
Cha mẹ có thể chụp ảnh hộ chiếu tại nhà bằng cách:
Chọn nền trắng, ánh sáng đều, tránh bóng đổ.
Đặt trẻ nằm ngửa hoặc ngồi trên ghế, nhờ người lớn giữ cố định đầu.
Sử dụng camera với độ phân giải cao, đảm bảo khuôn mặt trẻ chiếm phần lớn ảnh, rõ nét và đủ sáng.
Giữ trẻ tập trung nhìn thẳng, không khóc hoặc quay đầu.
Kiểm tra ảnh sau khi chụp, đảm bảo tất cả yêu cầu về khuôn mặt, ánh sáng, tư thế.
Ảnh chuẩn giúp hồ sơ hoàn thiện nhanh hơn khi nộp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Hà Nội, tránh phải chụp lại tại cơ quan và tiết kiệm thời gian cho cha mẹ.
Quy trình làm hộ chiếu trẻ sơ sinh tại Hà Nội
Việc làm hộ chiếu cho trẻ sơ sinh tại Hà Nội cần được chuẩn bị cẩn thận để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và quá trình cấp hộ chiếu diễn ra thuận lợi. Quy trình bao gồm chuẩn bị hồ sơ, kê khai thông tin, đặt lịch nộp và chụp ảnh theo hướng dẫn của Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh.
Chuẩn bị hồ sơ – kê khai – đặt lịch
Chuẩn bị hồ sơ: Trẻ sơ sinh cần có giấy khai sinh bản chính và CCCD/CMND của cha/mẹ. Nếu trẻ sinh đôi hoặc sinh ba, cần giấy khai sinh riêng cho từng trẻ.
Kê khai thông tin: Điền đầy đủ thông tin vào tờ khai xin cấp hộ chiếu theo mẫu, bao gồm họ tên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, họ tên cha mẹ. Cha hoặc mẹ là người ký tờ khai thay trẻ.
Đặt lịch hẹn: Nên đặt lịch trước trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh để giảm thời gian chờ đợi. Việc đặt lịch giúp cán bộ chuẩn bị hồ sơ trước và ưu tiên cho trẻ sơ sinh hoặc người đi cùng trẻ.
Nộp hồ sơ và chụp ảnh tại Phòng Xuất nhập cảnh
Khi đến Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh tại Hà Nội, cha/mẹ cần mang đầy đủ hồ sơ đã chuẩn bị. Hồ sơ sẽ được kiểm tra, đối chiếu thông tin và xác nhận giấy tờ.
Trẻ sơ sinh cần chụp ảnh hộ chiếu tại cơ quan. Ảnh phải đạt chuẩn ICAO: nền trắng, rõ nét, không đội mũ, không bị che khuôn mặt, mặc trang phục đơn giản.
Cán bộ sẽ hướng dẫn cha/mẹ ký xác nhận thay trẻ nếu trẻ dưới 14 tuổi chưa thể ký.
Sau khi nộp hồ sơ, cán bộ sẽ cung cấp biên nhận và thông báo thời gian trả kết quả. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ từ đầu giúp tránh phải bổ sung giấy tờ nhiều lần, rút ngắn thời gian xử lý.
Thời gian xử lý và lệ phí làm hộ chiếu trẻ sơ sinh 2025
Thời gian trả kết quả theo từng loại hồ sơ
Hồ sơ tiêu chuẩn: Thời gian xử lý hộ chiếu trẻ sơ sinh thông thường là 7–10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.
Hồ sơ cần bổ sung thông tin: Nếu giấy khai sinh, CCCD của cha/mẹ hoặc thông tin khai báo bị thiếu hoặc sai lệch, thời gian xử lý có thể kéo dài 2–3 ngày để xác minh.
Hồ sơ cấp nhanh (khẩn cấp): Một số trường hợp cần cấp hộ chiếu nhanh trong 24–72 giờ, thường áp dụng khi gia đình có nhu cầu đi công tác, du lịch hoặc chữa bệnh nước ngoài. Hồ sơ cấp nhanh cần kèm giấy tờ chứng minh nhu cầu khẩn cấp.
Lệ phí và chi phí khác cần lưu ý
Lệ phí cấp hộ chiếu trẻ sơ sinh (dưới 14 tuổi): 150.000 – 200.000 đồng theo quy định năm 2025.
Cấp lại hoặc cấp đổi: Nếu hồ sơ bị mất hoặc hỏng, phí tương đương cấp mới, có thể cộng thêm phí xác minh.
Chi phí dịch vụ hỗ trợ: Nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm hộ chiếu tận nơi, phí dao động 200.000 – 500.000 đồng, bao gồm: hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, khai online, đặt lịch hẹn và nhận hộ chiếu tại nhà.
Lưu ý: Phụ huynh cần chuẩn bị bản chính và bản sao giấy khai sinh, CCCD của cha/mẹ, đồng thời đảm bảo ảnh chụp đúng chuẩn để tránh phát sinh chi phí bổ sung hoặc trả hồ sơ nhiều lần.
Việc tuân thủ đúng quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nắm rõ lệ phí giúp rút ngắn thời gian, tránh sai sót và đảm bảo trẻ sơ sinh nhận hộ chiếu đúng hạn.
Những lỗi thường gặp khi làm hộ chiếu cho trẻ sơ sinh
Giấy khai sinh sai hoặc chưa trích lục
Một trong những lỗi phổ biến khi làm hộ chiếu cho trẻ sơ sinh tại Hà Nội là giấy khai sinh chưa chính xác hoặc chưa được trích lục từ cơ quan có thẩm quyền. Thông tin trên giấy khai sinh phải khớp hoàn toàn với hồ sơ của trẻ và giấy tờ của cha mẹ, bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh và nơi sinh. Nếu giấy khai sinh bị sai sót hoặc chưa trích lục, hồ sơ sẽ bị trả lại, kéo dài thời gian cấp hộ chiếu. Phụ huynh cần kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ, đảm bảo giấy khai sinh được xác nhận đầy đủ, có dấu mộc của UBND phường/xã, và trích lục theo quy định, đặc biệt với trẻ mới sinh dưới 6 tháng tuổi.
Ảnh không đạt chuẩn hoặc hồ sơ thiếu xác nhận
Ảnh thẻ là yếu tố quan trọng để hồ sơ hộ chiếu của trẻ sơ sinh được chấp nhận. Ảnh phải rõ nét, nền trắng, khuôn mặt không bị che, trẻ nhìn thẳng vào máy ảnh. Một số phụ huynh thường tải ảnh chưa đạt chuẩn hoặc dùng ảnh cũ, dẫn đến hồ sơ bị trả lại. Ngoài ra, hồ sơ cần đầy đủ chữ ký xác nhận của cha/mẹ, giấy tờ chứng minh quan hệ với trẻ và các chứng từ bổ sung nếu cần. Thiếu bất kỳ xác nhận nào cũng sẽ khiến quá trình cấp hộ chiếu bị trì hoãn.
Dịch vụ hỗ trợ làm hộ chiếu trẻ sơ sinh tại Hà Nội
Khi nào phụ huynh nên dùng dịch vụ hỗ trợ?
Phụ huynh nên cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm hộ chiếu cho trẻ sơ sinh khi bận rộn, không rành thủ tục hành chính, hoặc cần chuẩn bị hộ chiếu gấp cho chuyến công tác hoặc du lịch. Dịch vụ giúp kiểm tra giấy khai sinh, ảnh thẻ, xác nhận các giấy tờ cần thiết và đảm bảo hồ sơ hợp lệ trước khi nộp. Với trẻ sơ sinh, dịch vụ còn giúp phụ huynh xử lý các yêu cầu đặc biệt như trích lục giấy khai sinh hoặc xác nhận quan hệ với cha/mẹ, giảm rủi ro bị trả lại hồ sơ.
Quy trình hỗ trợ nhanh – tiết kiệm thời gian
Dịch vụ hỗ trợ tại Hà Nội thường cung cấp quy trình trọn gói: tư vấn chuẩn bị hồ sơ, chụp ảnh theo chuẩn, kiểm tra thông tin giấy khai sinh, nộp thay tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc điểm tiếp nhận hộ chiếu, và theo dõi tiến độ cấp hộ chiếu. Một số dịch vụ còn cung cấp nhận – trả hồ sơ tận nhà, giúp phụ huynh không phải xếp hàng và di chuyển nhiều lần. Quy trình này rút ngắn thời gian xử lý từ 7–10 ngày xuống còn 3–5 ngày làm việc, đảm bảo trẻ sơ sinh nhận hộ chiếu nhanh chóng, an toàn và đúng quy định, đặc biệt phù hợp với các gia đình bận rộn tại Hà Nội.
Làm hộ chiếu trẻ sơ sinh tại Hà Nội tuy đòi hỏi nhiều bước chuẩn bị nhưng sẽ trở nên dễ dàng khi phụ huynh nắm rõ hồ sơ và quy trình thực hiện. Việc chuẩn bị đúng giấy khai sinh, ảnh chuẩn và giấy tờ chứng minh người đại diện hợp pháp sẽ giúp thủ tục diễn ra nhanh chóng. Những trường hợp cần hộ chiếu gấp cũng có thể được hỗ trợ nếu phụ huynh chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Đây là bước quan trọng để đảm bảo trẻ có đầy đủ giấy tờ khi đồng hành cùng gia đình trong các chuyến đi quốc tế. Hãy chuẩn bị hồ sơ sớm để đảm bảo kế hoạch đi lại của gia đình không bị ảnh hưởng.
