Làm hộ chiếu theo đoàn tại Hà Nội đang trở thành xu hướng phổ biến đối với doanh nghiệp, trường học, trung tâm du lịch và các tổ chức có nhu cầu làm hộ chiếu cho nhiều người cùng lúc. Hình thức nộp hồ sơ này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và giảm áp lực chờ đợi so với nộp lẻ từng cá nhân. Tuy nhiên, để đoàn được tiếp nhận thuận lợi, hồ sơ của từng thành viên phải đồng nhất, chính xác và danh sách đoàn phải được xác nhận chính thức bởi đơn vị đứng đầu. Nếu không nắm rõ quy trình, đoàn rất dễ gặp lỗi phổ biến như sai thông tin cư trú hoặc hồ sơ thiếu giấy tờ. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ là hướng dẫn chi tiết giúp bạn làm hộ chiếu theo đoàn đúng quy định và nhanh chóng tại Hà Nội.
Khái niệm và lợi ích khi làm hộ chiếu theo đoàn tại Hà Nội
Làm hộ chiếu theo đoàn là gì?
Làm hộ chiếu theo đoàn là hình thức cấp hộ chiếu cho nhiều người cùng lúc, dưới sự quản lý hoặc bảo lãnh của một đơn vị đứng ra đại diện, chẳng hạn doanh nghiệp, trường học, tổ chức xuất khẩu lao động hoặc nhóm du lịch. Hồ sơ được tập hợp, kiểm tra và nộp đồng bộ, giúp cơ quan xuất nhập cảnh xử lý nhanh hơn so với nộp lẻ từng cá nhân. Hình thức này phù hợp cho các đoàn có số lượng từ vài người đến hàng chục, thậm chí hàng trăm người, đảm bảo các thành viên có hộ chiếu hợp lệ đúng hạn trước chuyến đi nước ngoài.
Đối tượng áp dụng: doanh nghiệp – trường học – đơn vị XKLĐ – nhóm du lịch
Các đối tượng thường sử dụng dịch vụ này tại Hà Nội bao gồm:
Doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác, đào tạo hoặc khảo sát thị trường nước ngoài;
Trường học tổ chức đoàn học sinh, sinh viên đi giao lưu quốc tế;
Đơn vị xuất khẩu lao động (XKLĐ) cần chuẩn bị hộ chiếu cho lao động đi làm việc tại nước ngoài;
Nhóm du lịch đông người muốn đi tour quốc tế cùng nhau.
Hình thức làm hộ chiếu theo đoàn giúp đơn vị quản lý tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo thông tin nhân thân đồng bộ.
Lợi ích so với nộp hồ sơ lẻ từng cá nhân
Tiết kiệm thời gian: Hồ sơ được chuẩn bị và nộp đồng loạt.
Giảm rủi ro sai sót: Các giấy tờ được kiểm tra trước khi nộp.
Ưu tiên xử lý: Đơn vị đứng ra bảo lãnh giúp hồ sơ được Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Hà Nội tiếp nhận nhanh hơn.
Quản lý dễ dàng: Danh sách đoàn giúp theo dõi tiến độ và nhận hộ chiếu đồng bộ, tránh nhầm lẫn.
Điều kiện làm hộ chiếu theo đoàn tại Hà Nội
Điều kiện nhân thân của từng thành viên
Mỗi thành viên trong đoàn cần có CCCD gắn chip còn hiệu lực, hoặc giấy tờ thay thế hợp pháp (CCCD mã QR, CMND 9 số kèm giấy xác nhận nhân thân). Trẻ em dưới 14 tuổi phải có giấy khai sinh và thông tin người giám hộ. Thông tin nhân thân phải khớp với dữ liệu dân cư và được cập nhật đầy đủ.
Điều kiện về cư trú – tạm trú – KT3 – KT4
Thành viên trong đoàn cần có hộ khẩu, sổ tạm trú, KT3 hoặc KT4 hợp pháp tại Hà Nội. Thông tin cư trú phải được xác minh trên hệ thống C06 hoặc có giấy xác nhận tạm trú CT07. Điều này giúp Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Hà Nội tiếp nhận hồ sơ hợp pháp và rút ngắn thời gian thẩm định.
Điều kiện đối với đơn vị đứng ra bảo lãnh hoặc lập danh sách đoàn
Đơn vị bảo lãnh hoặc lập danh sách phải có công văn đề nghị cấp hộ chiếu theo đoàn, xác nhận quyền đại diện hợp pháp và chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ. Công văn cần nêu rõ mục đích chuyến đi, số lượng thành viên và thông tin liên hệ, nhằm đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và xử lý ưu tiên.
Hồ sơ làm hộ chiếu theo đoàn tại Hà Nội
Căn cước công dân gắn chip của từng thành viên
Mỗi thành viên cần nộp CCCD gắn chip còn hiệu lực. Trường hợp chưa có CCCD gắn chip, có thể sử dụng CCCD mã QR hoặc CMND 9 số kèm giấy xác nhận nhân thân.
Ảnh chân dung đúng chuẩn theo quy định
Ảnh thẻ phải nền trắng, nhìn rõ mặt, không đội mũ, không đeo kính, kích thước theo quy định của Bộ Công an. Đối với đoàn, ảnh cần đồng bộ để hồ sơ được xử lý tập trung nhanh chóng.
Danh sách đoàn kèm xác nhận của doanh nghiệp/tổ chức
Danh sách cần liệt kê họ tên, ngày sinh, số CCCD và địa chỉ cư trú của từng thành viên, có chữ ký và đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp hoặc tổ chức đứng ra bảo lãnh.
Công văn đề nghị cấp hộ chiếu theo đoàn
Đơn vị đứng ra bảo lãnh nộp công văn chính thức, nêu rõ mục đích chuyến đi, số lượng thành viên, thời gian dự kiến và thông tin liên hệ. Đây là cơ sở để Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Hà Nội ưu tiên xử lý hồ sơ.
Hồ sơ bổ sung cho các trường hợp đặc biệt (dưới 14 tuổi, mất CCCD…)
Trẻ em dưới 14 tuổi cần giấy khai sinh và tờ khai X01 do cha mẹ ký. Người mất CCCD hoặc thông tin nhân thân chưa cập nhật phải nộp giấy xác nhận nhân thân CT07. Hồ sơ bổ sung này giúp bảo đảm hồ sơ hợp lệ và được xử lý nhanh cho toàn bộ đoàn.
Quy trình làm hộ chiếu theo đoàn tại Hà Nội
Dịch vụ làm hộ chiếu theo đoàn tại Hà Nội giúp các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoàn tất thủ tục xuất cảnh cho nhiều người cùng lúc một cách nhanh chóng, thuận tiện và đồng bộ. Quy trình này đảm bảo hồ sơ hợp lệ, rút ngắn thời gian và giảm sai sót so với nộp từng cá nhân riêng lẻ.
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ cá nhân và danh sách đoàn
Mỗi thành viên trong đoàn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cá nhân gồm CCCD/CMND còn hiệu lực, giấy khai sinh (trẻ em), ảnh hộ chiếu chuẩn, và các giấy tờ liên quan khác nếu là trường hợp đặc biệt (cấp lại, đổi hộ chiếu). Doanh nghiệp hoặc tổ chức tổng hợp danh sách đoàn với thông tin chi tiết từng người: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CCCD, vị trí công tác và mục đích đi lại.
Bước 2 – Doanh nghiệp/tổ chức xác nhận danh sách và công văn đề nghị
Doanh nghiệp hoặc cơ quan chủ quản gửi công văn đề nghị cấp hộ chiếu theo đoàn kèm danh sách nhân sự đến Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Hà Nội. Công văn và danh sách được xác nhận hợp pháp, tạo cơ sở để cơ quan xuất nhập cảnh xử lý hồ sơ tập trung, đảm bảo đúng quy định và tiến độ.
Bước 3 – Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Hà Nội
Sau khi chuẩn bị hồ sơ và xác nhận danh sách, doanh nghiệp hoặc đại diện đoàn nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan. Cán bộ kiểm tra giấy tờ cá nhân từng thành viên và đối chiếu danh sách đoàn, đảm bảo tất cả hồ sơ hợp lệ trước khi tiến hành bước tiếp theo.
Bước 4 – Chụp ảnh – lấy sinh trắc – nộp phí
Tại cơ quan, từng thành viên sẽ được chụp ảnh sinh trắc học, lấy dấu vân tay. Đồng thời, thanh toán lệ phí cấp hộ chiếu theo quy định. Việc thu nhận dữ liệu và nộp phí được thực hiện đồng loạt cho toàn đoàn, giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm sai sót.
Bước 5 – Nhận hộ chiếu của đoàn bằng hình thức tập thể hoặc bưu điện
Hộ chiếu được trả theo giấy hẹn hoặc gửi qua dịch vụ bưu điện theo yêu cầu doanh nghiệp. Nhân viên hoặc đại diện công ty nhận toàn bộ hộ chiếu, kiểm tra thông tin từng thành viên và bàn giao cho người lao động hoặc cán bộ trong đoàn. Quy trình tập trung giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ xuất cảnh đồng loạt.
Làm hộ chiếu theo đoàn online tại Hà Nội
Dịch vụ làm hộ chiếu theo đoàn online tại Hà Nội giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ trước khi nộp trực tiếp, giảm thời gian đi lại và tăng độ chính xác của hồ sơ.
Điều kiện nộp online đối với hồ sơ theo đoàn
Hồ sơ đoàn chỉ được nộp online khi tất cả thành viên có CCCD/CCCD gắn chip hợp lệ, dữ liệu nhân thân đầy đủ, và địa chỉ tạm trú hoặc hộ khẩu tại Hà Nội đã được cập nhật trên hệ thống. Công ty hoặc tổ chức cũng cần có tài khoản VNeID mức 2 để đăng nhập và khai báo danh sách điện tử.
Cách nộp danh sách điện tử lên Cổng dịch vụ công
Doanh nghiệp tạo danh sách đoàn theo mẫu quy định, điền thông tin đầy đủ và tải lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Hệ thống sẽ cấp mã xác nhận và xác nhận quyền nộp hồ sơ tập trung tại cơ quan xuất nhập cảnh Hà Nội, giúp chuẩn bị hồ sơ tập thể đầy đủ, hạn chế sai sót thông tin cá nhân.
Kiểm tra tình trạng xử lý hồ sơ đoàn
Sau khi nộp, doanh nghiệp hoặc đại diện đoàn có thể theo dõi trạng thái hồ sơ online, nhận thông báo bổ sung giấy tờ nếu cần và biết ngày dự kiến nhận hộ chiếu. Việc kiểm tra trực tuyến giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị cho chuyến công tác hoặc xuất cảnh, đồng thời giảm tối đa thời gian đi lại và chờ đợi.
Chi phí làm hộ chiếu theo đoàn tại Hà Nội
Khi làm hộ chiếu theo đoàn, ngoài lệ phí cấp hộ chiếu theo cá nhân, các doanh nghiệp hoặc tổ chức cần nắm rõ các khoản chi phí phát sinh riêng cho hồ sơ nhóm.
Mức phí theo Thông tư 25/2021/TT-BTC
Lệ phí cấp mới hộ chiếu phổ thông theo quy định Nhà nước: 200.000–250.000 đồng/người (trên 14 tuổi), 150.000–200.000 đồng/người (dưới 14 tuổi).
Áp dụng cho cả hồ sơ đoàn, mỗi thành viên được tính phí riêng.
Lệ phí này được nộp trực tiếp tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc qua cổng dịch vụ công.
Chi phí chuyển phát bưu điện cho hồ sơ đoàn
Khi doanh nghiệp đăng ký nhận hộ chiếu tại địa chỉ công ty hoặc nhà riêng, phí bưu điện phát sinh tùy số lượng hồ sơ và vị trí nhận.
Chi phí thường dao động 30.000–50.000 đồng/hồ sơ, giúp tiết kiệm thời gian đi lại và nhận kết quả nhanh chóng.
Phí chụp ảnh và các khoản phát sinh khác
Ảnh hộ chiếu chuẩn ICAO: nền trắng, kích thước 4×6 cm, rõ nét, không đội mũ, không đeo kính.
Nếu cần chụp ảnh tập trung cho đoàn, có thể phát sinh phí dịch vụ tại studio.
Một số trường hợp cần giấy tờ thay thế hoặc bổ sung dấu xác nhận, phí phát sinh sẽ được tính riêng theo quy định.
Các lỗi thường gặp khi làm hộ chiếu theo đoàn tại Hà Nội
Làm hộ chiếu theo đoàn dễ gặp một số lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Sai thông tin cá nhân trong danh sách đoàn
Lỗi phổ biến nhất là khai sai họ tên, ngày sinh, giới tính hoặc không trùng khớp với CCCD/CMND hoặc giấy khai sinh.
Khi danh sách đoàn lớn, việc sai sót thông tin một vài thành viên có thể khiến toàn bộ hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
Doanh nghiệp cần kiểm tra từng cá nhân trong danh sách trước khi nộp.
Thông tin tạm trú của một số thành viên chưa cập nhật
Người tạm trú cần có giấy tạm trú hợp lệ để hồ sơ được tiếp nhận.
Một số trường hợp KT3 hoặc KT4 chưa được cập nhật, hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ.
Cần xác minh tình trạng tạm trú trước khi lập danh sách đoàn.
Ảnh không đạt chuẩn hoặc hồ sơ thiếu dấu xác nhận
Ảnh hộ chiếu không đúng chuẩn ICAO (nền trắng, mờ, sai kích thước) khiến hồ sơ bị từ chối.
Hồ sơ thiếu dấu xác nhận của UBND phường/xã hoặc thiếu giấy tờ đối chiếu sẽ phải bổ sung, kéo dài thời gian xử lý.
Kinh nghiệm giúp đoàn làm hộ chiếu nhanh – không bị trả hồ sơ
Để hồ sơ đoàn được xử lý nhanh, hạn chế rủi ro, cần áp dụng một số kinh nghiệm sau:
Kiểm tra thông tin nhân thân trước khi nộp
Đối chiếu họ tên, ngày sinh, giới tính, số CCCD/CMND với giấy khai sinh hoặc sổ hộ khẩu.
Nhân viên phụ trách hồ sơ đoàn nên rà soát từng cá nhân để tránh sai sót tập thể.
Chuẩn bị giấy tờ thay thế hợp pháp nếu thành viên bị mất giấy khai sinh hoặc CCCD.
Đảm bảo danh sách đoàn thống nhất định dạng
Sử dụng mẫu danh sách chuẩn, gồm các cột: họ tên, ngày sinh, giới tính, số CCCD/CMND, tạm trú, ảnh hộ chiếu.
Giúp cán bộ tiếp nhận dễ dàng đối chiếu, rút ngắn thời gian kiểm tra.
Tránh việc danh sách nhiều định dạng hoặc thiếu thông tin gây trả hồ sơ.
Nộp hồ sơ vào buổi sáng để xử lý nhanh hơn
Hồ sơ nộp buổi sáng thường được ưu tiên xử lý sớm hơn, giảm thời gian chờ đợi.
Tránh nộp cuối giờ hoặc ngày cao điểm (đầu tháng, cuối tuần, dịp lễ), khi lượng hồ sơ đông.
Kết hợp đặt lịch hẹn online để tối ưu thời gian cho toàn bộ đoàn.
Địa điểm làm hộ chiếu theo đoàn tại Hà Nội
Phòng Quản lý xuất nhập cảnh – 44 Phạm Ngọc Thạch
Đây là trụ sở chính tiếp nhận hồ sơ hộ chiếu cho cả cá nhân và đoàn đông người tại Hà Nội. Với đoàn công tác hoặc nhóm doanh nghiệp, Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh tại 44 Phạm Ngọc Thạch có khu vực ưu tiên xử lý hồ sơ nhóm, giúp rút ngắn thời gian xếp hàng và tiếp nhận hồ sơ. Nhân viên tại đây hướng dẫn đầy đủ các giấy tờ cần thiết, kiểm tra hồ sơ trước khi nộp và đảm bảo tiến trình xử lý trơn tru.
Các địa điểm tiếp nhận hỗ trợ ngoài giờ
Một số điểm tiếp nhận ngoài giờ, ví dụ tại 20 Phan Đình Giót và các điểm dịch vụ công, hỗ trợ nộp hồ sơ cho đoàn vào buổi sáng sớm hoặc chiều tối. Điều này giúp các công ty và đoàn đông người không phải chen chúc trong giờ cao điểm, giảm áp lực và thuận tiện cho lịch trình của đoàn.
Các quận xử lý nhanh cho đoàn đông người
Một số quận như Hai Bà Trưng, Đống Đa, Cầu Giấy thường có kinh nghiệm xử lý hồ sơ đoàn đông người, rút ngắn thời gian từ 7–10 ngày xuống còn 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ. Các quận này có thể phối hợp với dịch vụ hỗ trợ để nhận hồ sơ tập trung, giúp đoàn nhanh chóng nhận kết quả và đảm bảo kịp lịch công tác.
Câu hỏi thường gặp về làm hộ chiếu theo đoàn tại Hà Nội
Có được nộp hồ sơ chung nếu đoàn có người KT4 không?
Người mang KT4 vẫn có thể nộp hồ sơ chung với đoàn, nhưng cần kèm giấy tờ chứng minh cư trú và xác nhận từ phường/xã. Hồ sơ của những người KT4 có thể được kiểm tra kỹ hơn, do đó đoàn nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để tránh bị trả lại.
Hồ sơ đoàn có thể nhận hộ chiếu riêng lẻ từng người?
Có, sau khi hồ sơ đoàn được xử lý, mỗi cá nhân có thể nhận hộ chiếu riêng lẻ tại điểm tiếp nhận hoặc nhờ dịch vụ giao tận nơi. Điều này giúp thuận tiện cho người đi công tác ở các địa điểm khác nhau mà vẫn đảm bảo hồ sơ chính xác.
Người mất CCCD có được làm hộ chiếu theo đoàn không?
Trường hợp mất CCCD, người này vẫn có thể làm hộ chiếu theo đoàn nhưng phải chuẩn bị giấy tờ thay thế hợp pháp như giấy xác nhận nhân thân từ UBND phường/xã và giấy khai sinh. Việc này cần nộp kèm hồ sơ trước khi đoàn tiến hành nộp tập trung, để tránh hồ sơ bị trả lại và đảm bảo thời gian xử lý kịp.
Làm hộ chiếu theo đoàn tại Hà Nội là giải pháp tối ưu cho các đơn vị cần làm hộ chiếu số lượng lớn trong thời gian ngắn mà vẫn đảm bảo đúng quy trình và quy định pháp luật. Khi chuẩn bị hồ sơ đồng bộ và có danh sách đoàn được xác nhận, toàn bộ quy trình trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp, trường học, trung tâm xuất khẩu lao động và các nhóm du lịch. Tuy nhiên, để tránh bị trả lại hồ sơ, đoàn cần rà soát kỹ thông tin cư trú và giấy tờ nhân thân của từng thành viên. Đây là phương án tiết kiệm thời gian, công sức và mang lại hiệu quả cao cho các tổ chức tại Hà Nội.
