Làm giấy phép lao động cho người nước ngoài đổi công ty tại TPHCM là yêu cầu bắt buộc khi chuyên gia thay đổi doanh nghiệp làm việc, dù cùng ngành nghề hay cùng địa bàn. Theo quy định pháp luật, giấy phép lao động cũ sẽ không còn hiệu lực khi thông tin doanh nghiệp sử dụng thay đổi. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp gặp lúng túng khi xử lý hồ sơ, đặc biệt trong trường hợp chuyển đổi gấp hoặc thay đổi nhân sự bất ngờ. Thủ tục cấp mới giấy phép lao động khi đổi công ty có nhiều điểm tương tự nhưng vẫn có những yêu cầu riêng biệt cần lưu ý. Bài viết này giúp doanh nghiệp hiểu đúng quy định và trình tự thực hiện theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Khi nắm rõ hồ sơ và quy trình, việc đổi công ty cho chuyên gia nước ngoài sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Đây là thông tin quan trọng dành cho cả doanh nghiệp vừa và lớn đang sử dụng lao động nước ngoài. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp tránh rủi ro bị phạt hoặc bị từ chối hồ sơ.
Khi nào phải làm giấy phép lao động mới khi đổi công ty?
Đối với người lao động nước ngoài đang làm việc tại TPHCM, giấy phép lao động (work permit) luôn gắn với một doanh nghiệp, một vị trí công việc và một địa điểm làm việc cụ thể. Vì vậy, khi có sự thay đổi về công ty, pháp nhân hoặc nội dung công việc, không phải lúc nào cũng chỉ “báo cập nhật cho vui”, mà nhiều trường hợp bắt buộc phải xin giấy phép lao động mới theo quy định. Nếu vẫn tiếp tục làm việc với work permit cũ nhưng thực tế đã đổi sang đơn vị khác hoặc làm việc khác hẳn so với giấy phép, người lao động có thể bị coi là làm việc không đúng giấy phép, còn doanh nghiệp thì bị coi là sử dụng lao động nước ngoài không đúng quy định.
Về nguyên tắc, khi có thay đổi lớn như: chuyển sang doanh nghiệp khác hoàn toàn, thay đổi pháp nhân sử dụng lao động (chẳng hạn từ công ty mẹ sang công ty con, từ pháp nhân A sang pháp nhân B), hoặc thay đổi vị trí công việc, chức danh mà không còn phù hợp với nội dung trên giấy phép cũ, doanh nghiệp cần xem xét phương án xin giấy phép lao động mới cho người lao động. Trong một số trường hợp, pháp luật cho phép điều chỉnh, ghi nhận thay đổi; nhưng nếu sự thay đổi làm “mất gốc” so với giấy phép ban đầu, giải pháp an toàn nhất vẫn là làm lại work permit.
Thực tế tại TPHCM, không ít trường hợp người lao động nước ngoài nghĩ rằng chỉ cần còn hạn work permit là “yên tâm làm ở đâu cũng được”, trong khi cơ quan chức năng lại xem xét rất chặt chẽ yếu tố đúng doanh nghiệp – đúng vị trí – đúng địa điểm. Do đó, mỗi khi có kế hoạch chuyển công ty, chuyển chi nhánh hoặc thay đổi mô tả công việc, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra lại quy định, xác định rõ có bắt buộc phải xin giấy phép lao động mới hay không, tránh rủi ro bị xử phạt khi thanh tra, kiểm tra.
Chuyển sang doanh nghiệp khác hoàn toàn
Trường hợp rõ ràng nhất phải xin giấy phép lao động mới là khi người lao động nước ngoài chuyển sang làm việc cho một doanh nghiệp khác hoàn toàn so với doanh nghiệp ghi trên work permit cũ. Vì trên giấy phép lao động luôn ghi cụ thể tên công ty, địa chỉ, chức danh, nên nếu người lao động nghỉ việc ở công ty A và sang ký hợp đồng với công ty B, giấy phép lao động cũ không còn giá trị cho quan hệ lao động mới.
Trong tình huống này, công ty B phải thực hiện đầy đủ quy trình như hồ sơ mới: giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (đứng tên công ty B) và nộp hồ sơ xin cấp work permit mới cho người lao động. Doanh nghiệp A cũng nên thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực giấy phép lao động đã cấp khi người lao động nghỉ việc. Nếu vẫn để người nước ngoài làm việc tại công ty B với giấy phép đứng tên công ty A, cả hai bên đều có nguy cơ bị xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến việc xin visa/thẻ tạm trú về sau.
Chuyển chi nhánh – văn phòng đại diện – thay đổi pháp nhân
Trường hợp chuyển chi nhánh hoặc văn phòng đại diện có phần phức tạp hơn, vì có khi cùng hệ thống nhưng khác pháp nhân. Nếu người lao động trước đây làm việc cho pháp nhân A (ghi trên giấy phép lao động) nhưng nay được điều chuyển sang pháp nhân B (dù cùng tập đoàn, cùng chủ đầu tư), thì về mặt pháp lý, đây vẫn được xem là thay đổi doanh nghiệp sử dụng lao động. Khi đó, thường phải xử lý theo hướng xin giấy phép lao động mới cho phù hợp với pháp nhân mới.
Ngược lại, nếu chỉ là thay đổi địa điểm làm việc trong cùng một pháp nhân (ví dụ: cùng công ty nhưng chuyển từ trụ sở chính sang chi nhánh, xưởng sản xuất thuộc cùng giấy phép đăng ký), doanh nghiệp có thể xem xét thủ tục điều chỉnh hoặc thông báo thay đổi theo quy định cụ thể từng thời kỳ. Tuy nhiên, nếu work permit ghi rõ địa điểm làm việc rất cụ thể, hoặc chuyển sang đơn vị hạch toán độc lập khác pháp nhân, giải pháp an toàn vẫn là làm lại work permit để tránh tranh chấp về sau.
Thay đổi vị trí công việc không đúng với work permit cũ
Giấy phép lao động không chỉ gắn với tên doanh nghiệp mà còn gắn với chức danh và vị trí công việc. Nếu người lao động nước ngoài được cấp work permit với chức danh “chuyên gia kỹ thuật”, nhưng sau đó doanh nghiệp chuyển sang cho họ làm “giám đốc kinh doanh”, thì thực tế công việc đã không còn phù hợp với nội dung trên giấy phép.
Trong trường hợp thay đổi chức danh, phạm vi công việc một cách đáng kể, doanh nghiệp cần xem xét thực hiện thủ tục cấp mới hoặc điều chỉnh theo quy định. Nếu tiếp tục để người lao động làm việc ở vị trí mới nhưng vẫn sử dụng work permit cũ, khi bị thanh tra, cơ quan chức năng có thể đánh giá là sử dụng lao động nước ngoài không đúng giấy phép, dẫn tới nguy cơ bị xử phạt và buộc chấm dứt hợp đồng.
Điều kiện cấp giấy phép lao động mới cho người đổi công ty
Khi người lao động nước ngoài đang có giấy phép lao động tại Việt Nam nhưng muốn đổi sang làm việc cho công ty khác, đa số trường hợp sẽ phải xin cấp giấy phép lao động mới gắn với doanh nghiệp sử dụng lao động mới. Dù người lao động đã từng được cấp Work Permit trước đó, cơ quan nhà nước vẫn xem đây là một hồ sơ mới, phải đáp ứng đồng thời điều kiện về chuyên môn của người lao động, tính hợp lệ của doanh nghiệp mới, tình trạng pháp lý của giấy tờ cũ, cũng như yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự – hồ sơ cá nhân.
Nếu không chuẩn bị kỹ các điều kiện này, hồ sơ xin giấy phép lao động mới rất dễ bị yêu cầu giải trình, bổ sung hoặc bị từ chối do không chứng minh được lý do đổi công ty, chưa chấm dứt rõ ràng quan hệ với đơn vị cũ, hồ sơ cá nhân không còn hợp lệ theo quy định cập nhật. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp mới nên rà soát kỹ toàn bộ lịch sử làm việc, giấy tờ đã sử dụng trước đây và đối chiếu với quy định hiện hành để có lộ trình xử lý phù hợp.
Điều kiện đối với chuyên gia: bằng cấp – kinh nghiệm
Dù đổi công ty, người lao động nước ngoài vẫn phải đáp ứng điều kiện chuyên gia theo quy định pháp luật hiện hành. Thông thường, chuyên gia được hiểu là người có bằng đại học trở lên hoặc tương đương, kèm ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhiệm tại doanh nghiệp mới. Do đó, hồ sơ cấp phép mới phải chứng minh được hai yếu tố cốt lõi:
Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn: phù hợp với lĩnh vực công việc, đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt (trừ trường hợp được miễn), còn giá trị sử dụng.
Kinh nghiệm làm việc: thể hiện qua thư xác nhận, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm… nêu rõ chức danh, thời gian, nội dung công việc tương đồng với vị trí mới.
Trong nhiều trường hợp, chuyên gia vẫn có thể sử dụng lại bằng cấp và giấy tờ kinh nghiệm đã dùng cho hồ sơ trước, nhưng cần bảo đảm nội dung và thời gian vẫn còn phù hợp, đồng thời có thêm giải trình logic khi chuyển sang công ty mới (ví dụ: vị trí cao hơn, dự án mới, mức lương và trách nhiệm lớn hơn).
Điều kiện doanh nghiệp mới: hợp lệ – đúng ngành nghề
Giấy phép lao động luôn gắn với doanh nghiệp sử dụng lao động cụ thể, do đó khi đổi công ty, doanh nghiệp mới phải đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý. Trước hết, công ty mới phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép đầu tư còn hiệu lực, trong đó ngành nghề đăng ký phù hợp với vị trí chuyên gia dự kiến tuyển.
Ngoài ra, doanh nghiệp mới phải thực hiện đúng quy trình giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đối với vị trí chuyên gia, được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận hoặc xác nhận đã đăng ký theo quy định. Hồ sơ nội bộ như: cơ cấu tổ chức, mô tả công việc, mức lương, kế hoạch sử dụng lao động… cũng cần thống nhất với nội dung trình trong giải trình.
Nếu doanh nghiệp mới có vấn đề về pháp lý (ngừng hoạt động, bị thu hồi giấy phép, ngành nghề không liên quan…) thì khả năng hồ sơ xin giấy phép lao động cho người đổi công ty sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa rất nhiều lần.
Điều kiện giấy tờ cũ: chấm dứt hợp đồng – thanh lý
Một điều kiện quan trọng khi xin cấp giấy phép lao động mới cho người đổi công ty là phải thể hiện rõ việc chấm dứt quan hệ lao động với doanh nghiệp cũ. Thông thường, hồ sơ sẽ cần:
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận chấm dứt giữa người lao động và công ty cũ.
Văn bản xác nhận đã thanh lý hợp đồng, đã bàn giao công việc, không còn ràng buộc về trách nhiệm.
Trong một số trường hợp, có thể cần tài liệu thể hiện việc giấy phép lao động cũ đã hết hiệu lực hoặc đã được doanh nghiệp cũ đề nghị thu hồi/không còn sử dụng.
Các giấy tờ này giúp cơ quan nhà nước thấy rõ: người lao động không đồng thời làm việc cho hai doanh nghiệp khác nhau trên cùng một giấy phép, tránh vi phạm về sử dụng lao động nước ngoài. Nếu thiếu, không rõ ngày chấm dứt hoặc nội dung mâu thuẫn với hợp đồng mới, hồ sơ rất dễ bị yêu cầu giải trình, kéo dài thời gian xử lý.
Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự – hồ sơ cá nhân
Khi xin giấy phép lao động mới do đổi công ty, nhiều doanh nghiệp lầm tưởng có thể dùng lại toàn bộ hồ sơ cá nhân cũ mà không cần kiểm tra. Thực tế, các giấy tờ như lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, xác nhận kinh nghiệm, hộ chiếu… đều có thời hạn sử dụng và yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật cụ thể.
Do đó, trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra:
Lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe còn trong thời hạn được chấp nhận tại thời điểm nộp.
Các giấy tờ do nước ngoài cấp đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt đúng chuẩn.
Thông tin cá nhân thống nhất giữa hộ chiếu, tờ khai, hợp đồng mới.
Chuẩn bị tốt phần này giúp hồ sơ xin giấy phép lao động mới cho người đổi công ty hạn chế tối đa việc bị trả lại do giấy tờ hết hạn hoặc hợp pháp hóa không đúng quy định.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi người nước ngoài đổi công ty
Hồ sơ phía chuyên gia: hộ chiếu, bằng cấp, lý lịch tư pháp
Khi người nước ngoài chuyển sang làm việc cho công ty mới tại TPHCM, bộ hồ sơ cá nhân của chuyên gia là phần không thể thiếu và cần được rà soát kỹ trước khi nộp. Trước hết, hộ chiếu phải còn thời hạn đủ dài so với thời hạn dự kiến của giấy phép lao động và hợp đồng lao động mới; các trang thông tin, visa, dấu xuất nhập cảnh phải rõ ràng, không tẩy xóa. Bên cạnh đó, chuyên gia cần chuẩn bị bản sao bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn phù hợp với vị trí làm việc tại công ty mới, kèm theo bản dịch công chứng nếu là tiếng nước ngoài. Lý lịch tư pháp cũng là giấy tờ quan trọng, có thể là phiếu lý lịch tư pháp do Việt Nam cấp hoặc giấy xác nhận không tiền án, tiền sự của nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự. Trong nhiều trường hợp, cơ quan lao động còn yêu cầu bổ sung xác nhận kinh nghiệm làm việc tối thiểu 3 năm ở vị trí tương đương, nên chuyên gia cần chuẩn bị sẵn để tránh bị động.
Hồ sơ phía công ty mới: đăng ký kinh doanh, nhu cầu nhân sự
Về phía doanh nghiệp tiếp nhận, công ty mới phải chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý chứng minh tư cách sử dụng lao động nước ngoài. Thông thường bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh…); điều lệ, ngành nghề kinh doanh liên quan đến vị trí chuyên gia; các giấy tờ chứng minh địa điểm hoạt động hợp pháp. Ngoài ra, công ty mới phải lập văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và văn bản chấp thuận nhu cầu (nếu thuộc diện phải xin chấp thuận trước). Trong văn bản này, doanh nghiệp cần thể hiện rõ lý do tuyển chuyên gia nước ngoài, mô tả công việc, mức lương dự kiến, địa điểm làm việc, thời hạn làm việc. Hồ sơ phía công ty mới càng rõ ràng, logic và nhất quán với hồ sơ cá nhân của chuyên gia thì khả năng được chấp thuận và rút ngắn thời gian xử lý càng cao.
Hồ sơ xác nhận đã chấm dứt hợp đồng với công ty cũ
Khi đổi công ty, một bước quan trọng thường bị bỏ sót là chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh chuyên gia đã chấm dứt quan hệ lao động với doanh nghiệp cũ. Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm: quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, biên bản thanh lý hợp đồng, xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ, hoặc văn bản thông báo chấm dứt sử dụng lao động nước ngoài gửi cơ quan quản lý. Nếu trước đó đã được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, công ty cũ còn phải làm thủ tục thu hồi hoặc thông báo không tiếp tục sử dụng giấy phép. Các giấy tờ này giúp cơ quan chức năng thấy rõ quá trình làm việc của chuyên gia, tránh trùng lặp giấy phép hoặc nghi ngờ về việc làm việc song song cho nhiều đơn vị không đúng quy định. Việc chuẩn bị sẵn hồ sơ chấm dứt với công ty cũ sẽ giúp hồ sơ tại công ty mới được tiếp nhận suôn sẻ hơn.
Quy trình làm giấy phép lao động khi đổi công ty tại TPHCM
Khi chuyên gia, lao động nước ngoài chuyển từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác tại TPHCM, đa số trường hợp không thể tiếp tục sử dụng giấy phép lao động cũ, mà phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động mới theo đơn vị sử dụng lao động mới. Nhiều người lầm tưởng chỉ cần ký lại hợp đồng là đủ, nhưng trên thực tế, thông tin về người sử dụng lao động, chức danh, địa điểm làm việc… đều gắn với Work Permit đã cấp trước đó. Nếu tiếp tục làm việc cho công ty mới mà không xin giấy phép lao động mới, cả người lao động và doanh nghiệp đều có thể bị xử phạt.
Quy trình xin giấy phép lao động khi đổi công ty tại TPHCM về cơ bản vẫn đi theo các bước quen thuộc: xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, chuẩn hóa lại hồ sơ cá nhân (kèm các giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự còn giá trị), sau đó nộp hồ sơ xin giấy phép lao động mới tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban Quản lý tùy khu vực quản lý doanh nghiệp. Điểm khác biệt là cần lưu ý về thời điểm chấm dứt hợp đồng với công ty cũ, thời hạn của giấy phép lao động cũ, cũng như tình trạng visa/thẻ tạm trú hiện có để tránh bị “đứt quãng” tình trạng cư trú hợp pháp tại Việt Nam.
Doanh nghiệp mới nên lên kế hoạch sớm, trao đổi kỹ với người lao động về bộ hồ sơ đã sử dụng trước đây: bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe… Nếu các giấy tờ này vẫn còn thời hạn và đáp ứng quy định, có thể tiếp tục sử dụng để rút ngắn thời gian chuẩn bị. Ngược lại, nếu đã hết hạn hoặc không phù hợp với vị trí mới, cần chuẩn bị lại từ đầu. Dưới đây là 4 bước cơ bản doanh nghiệp cần nắm khi làm giấy phép lao động cho người nước ngoài đổi công ty tại TPHCM.
Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động mới, công ty mới phải thực hiện thủ tục giải trình, xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo quy định. Đây là bước khẳng định doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng chuyên gia nước ngoài cho vị trí cụ thể, đã xem xét nguồn lao động trong nước nhưng chưa đáp ứng được.
Ở bước này, doanh nghiệp lập biểu mẫu giải trình theo mẫu hiện hành, ghi rõ: chức danh dự kiến, mô tả công việc, địa điểm làm việc, thời gian dự kiến, thông tin cơ bản của người lao động. Kèm theo đó là các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký đầu tư nếu có, giấy phép chuyên ngành…). Sau khi nộp tại cơ quan có thẩm quyền ở TPHCM, doanh nghiệp chờ văn bản thông báo chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Đây là “tiền đề” bắt buộc để bước sang giai đoạn xin giấy phép lao động mới.
Bước 2: Chuẩn hóa hồ sơ cá nhân và giấy tờ đã hợp pháp hóa
Ở bước này, công ty mới cùng người lao động rà soát lại toàn bộ hồ sơ cá nhân đã dùng trước đây: bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu… Nếu các tài liệu nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự – dịch thuật công chứng và vẫn còn giá trị, có thể tiếp tục sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra xem các giấy tờ này có còn phù hợp với vị trí, chức danh mới hay không. Trường hợp chuyên gia đổi sang một vị trí hoàn toàn khác, có yêu cầu chuyên môn cao hơn hoặc khác ngành, có thể cần bổ sung thêm tài liệu chứng minh kinh nghiệm, bằng cấp tương ứng. Đồng thời, cần chuẩn hóa thông tin giữa các giấy tờ: họ tên, số hộ chiếu, chức danh, thời gian làm việc… để tránh bị đánh giá là không thống nhất. Đây cũng là lúc doanh nghiệp chuẩn bị các biểu mẫu, tờ khai theo mẫu xin giấy phép lao động mới.
Bước 3: Nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động mới
Sau khi có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đã chuẩn bị xong hồ sơ cá nhân – hồ sơ doanh nghiệp, công ty mới tiến hành nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động mới tại cơ quan có thẩm quyền tại TPHCM. Hồ sơ thường bao gồm: đơn đề nghị cấp giấy phép lao động, bản sao hộ chiếu, ảnh, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, bằng cấp – chứng chỉ – kinh nghiệm đã hợp pháp hóa, cùng với các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp và văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Trong quá trình thụ lý, cơ quan Nhà nước có thể yêu cầu bổ sung hoặc giải trình thêm nếu thấy có điểm chưa rõ, đặc biệt là trường hợp đổi công ty nhưng chức danh/vị trí công việc thay đổi nhiều. Doanh nghiệp cần theo dõi sát, kịp thời phản hồi để không làm kéo dài thời gian xử lý, ảnh hưởng đến kế hoạch nhận việc của người lao động nước ngoài.
Bước 4: Nhận giấy phép lao động và ký hợp đồng mới
Khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp nhận giấy phép lao động mới ghi rõ tên công ty mới, chức danh, thời hạn làm việc. Trên cơ sở đó, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng lao động/ thỏa thuận làm việc chính thức phù hợp với nội dung trên giấy phép.
Đồng thời, doanh nghiệp có thể tiếp tục thực hiện các thủ tục liên quan như xin thẻ tạm trú, điều chỉnh thông tin visa theo công ty mới. Việc hoàn tất đầy đủ các bước này đảm bảo người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp, đúng quy định sau khi chuyển công ty tại TPHCM.
Thời gian – chi phí làm work permit cho người đổi công ty
Thời gian thẩm định hồ sơ phổ biến
Thời gian xử lý work permit khi đổi công ty thường kéo dài từ 10–15 ngày làm việc kể từ thời điểm hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Tuy nhiên, tổng thời gian thực tế có thể lâu hơn vì doanh nghiệp phải thực hiện nhiều bước trước đó như xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, chuẩn bị quyết định chấm dứt hợp đồng tại công ty cũ và kiểm tra điều kiện của người lao động cho vị trí mới. Nếu hồ sơ nằm trong giai đoạn cao điểm nộp tập trung, cơ quan tiếp nhận có thể gia hạn thêm thời gian thẩm định hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ trước khi cấp phép. Trong trường hợp người lao động cần tiếp tục làm việc ngay, doanh nghiệp phải theo sát tiến độ để tránh thời gian gián đoạn, đặc biệt nếu work permit cũ đã hết hiệu lực hoặc gần đến hạn. Chủ động chuẩn bị sớm giúp rút ngắn thời gian và đảm bảo việc chuyển đổi diễn ra đúng kế hoạch.
Chi phí dịch thuật – hợp pháp hóa – xử lý hồ sơ
Chi phí khi thực hiện thủ tục đổi work permit bao gồm nhiều khoản tách biệt. Thứ nhất là lệ phí cấp giấy phép lao động theo quy định của từng địa phương, thường áp dụng cho trường hợp cấp mới hoặc điều chỉnh thông tin. Thứ hai là chi phí dịch thuật công chứng đối với giấy tờ như kinh nghiệm làm việc, bằng cấp, hộ chiếu, lý lịch tư pháp; mức phí phụ thuộc vào số lượng trang và thời gian yêu cầu. Đối với giấy tờ cấp từ nước ngoài, doanh nghiệp cần thêm chi phí hợp pháp hóa lãnh sự, đặc biệt nếu hồ sơ gấp hoặc yêu cầu xử lý nhanh hơn thông thường. Ngoài ra, nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ trọn gói, chi phí sẽ bao gồm soát xét điều kiện, nộp trực tuyến, theo dõi kết quả và hỗ trợ bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu. Dù tổng chi phí có thể cao hơn so với tự xử lý, nhưng doanh nghiệp tránh được rủi ro phát sinh và đảm bảo người lao động không bị gián đoạn quá trình làm việc hợp pháp.
Những lỗi dẫn đến kéo dài thời gian xử lý
Việc đổi work permit dễ bị kéo dài nếu hồ sơ chưa hoàn tất thủ tục tại công ty cũ như thiếu quyết định chấm dứt hợp đồng, chưa trả thẻ tạm trú hoặc thông tin chưa cập nhật với cơ quan quản lý. Ngoài ra, hợp đồng lao động mới không khớp với vị trí xin cấp phép, mô tả công việc không rõ ràng hoặc giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa đúng thời hạn đều khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. Trường hợp người lao động thay đổi chức danh hoặc địa điểm làm việc nhưng không giải trình hợp lý cũng dẫn đến thẩm định kéo dài. Chuẩn hóa thông tin ngay từ đầu giúp hạn chế rủi ro và tăng khả năng được duyệt nhanh.
Rủi ro thường gặp khi làm work permit đổi công ty
Hồ sơ không khớp thông tin giữa công ty cũ và công ty mới
Một trong những rủi ro phổ biến nhất khi đổi work permit là thông tin hồ sơ không thống nhất giữa hai đơn vị sử dụng lao động. Ví dụ, chức danh tại công ty cũ là chuyên gia kỹ thuật nhưng công ty mới lại đăng ký vị trí quản lý mà không chứng minh rõ năng lực chuyển đổi. Mức lương, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng hoặc mô tả nhiệm vụ không trùng khớp cũng khiến cơ quan thẩm định nghi ngờ tính hợp lệ. Nếu hệ thống dữ liệu quản lý người lao động nước ngoài chưa cập nhật hoặc còn tồn tại quyết định cũ chưa đóng, hồ sơ mới sẽ bị tạm dừng để rà soát lại. Vì vậy, doanh nghiệp cần đối chiếu toàn bộ thông tin trước khi nộp hồ sơ, bảo đảm sự liên tục và hợp lý giữa hai giai đoạn làm việc.
Thiếu quyết định chấm dứt hợp đồng – chưa hoàn tất thủ tục cũ
Nhiều hồ sơ bị treo do người lao động chưa hoàn tất thủ tục tại công ty cũ nhưng đã nộp hồ sơ xin cấp mới. Việc thiếu quyết định chấm dứt hợp đồng, chưa cập nhật tình trạng làm việc với cơ quan quản lý hoặc chưa hủy văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động cũ đều dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại. Trong trường hợp người lao động vẫn còn thời hạn làm việc tại doanh nghiệp trước đó, cơ quan thẩm định sẽ yêu cầu giải trình lý do chuyển đổi và bổ sung giấy tờ liên quan. Điều này không chỉ kéo dài thời gian xử lý mà còn khiến người lao động không thể tiếp tục làm việc hợp pháp trong giai đoạn chuyển tiếp. Hoàn tất toàn bộ thủ tục chấm dứt đúng quy định là yếu tố bắt buộc trước khi làm hồ sơ mới.
Kinh nghiệm – bằng cấp không chứng minh đúng vị trí mới
Khi thay đổi công ty, nhiều trường hợp vị trí mới không trùng với chuyên môn đã từng đăng ký trước đó. Nếu người lao động không có bằng cấp phù hợp hoặc kinh nghiệm chứng minh rõ ràng cho chức danh mới, hồ sơ rất dễ bị từ chối. Ví dụ, trước đây làm chuyên gia IT nhưng chuyển sang vị trí quản lý đào tạo mà không có chứng nhận nghiệp vụ liên quan hoặc kinh nghiệm phù hợp tối thiểu 03 năm. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải chuẩn bị thêm thư xác nhận, chứng chỉ bổ sung hoặc giải trình chi tiết về quá trình công tác. Việc đánh giá điều kiện trước khi nộp hồ sơ giúp tránh rủi ro bị từ chối và tiết kiệm thời gian xử lý.
Lợi ích khi làm giấy phép lao động đổi công ty qua Gia Minh
Khi giáo viên nước ngoài hoặc chuyên gia chuyển sang làm việc tại công ty, trung tâm hoặc trường học mới, việc xin giấy phép lao động đổi công ty không chỉ đơn thuần là thay đổi thông tin trên giấy tờ. Hồ sơ cần được xử lý như một bộ work permit mới, tuân thủ đầy đủ quy trình thẩm định của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội. Nếu không nắm rõ thủ tục, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro như chậm tiến độ, bị yêu cầu bổ sung nhiều lần, hoặc nghiêm trọng hơn là bị từ chối cấp phép do hồ sơ không hợp lệ. Chính vì vậy, lựa chọn dịch vụ tại Gia Minh Consulting giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tuân thủ quy định và giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình chuyển đổi.
Việc làm giấy phép lao động đổi công ty thường phức tạp hơn so với trường hợp xin mới, đặc biệt ở bước đối chiếu giữa hồ sơ cũ và nhu cầu sử dụng lao động tại đơn vị mới. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khi thiếu quyết định chấm dứt hợp đồng tại công ty cũ, chưa hoàn tất thủ tục trả thẻ tạm trú, hoặc hợp đồng tại công ty mới không phù hợp với vị trí công việc trước đó. Gia Minh hỗ trợ rà soát toàn diện, từ điều kiện pháp lý đến giấy tờ cá nhân, đảm bảo hồ sơ thống nhất và phù hợp với quy định hiện hành.
Kiểm tra hồ sơ công ty cũ – công ty mới – tránh sai sót
Gia Minh thực hiện kiểm tra đối chiếu toàn bộ hồ sơ giữa đơn vị cũ và đơn vị mới, bao gồm quyết định chấm dứt hợp đồng, giấy phép lao động cũ, giấy tờ trả thẻ tạm trú, nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và hợp đồng lao động mới. Việc rà soát này giúp phát hiện sớm các điểm không khớp thông tin như chức danh, chuyên môn, thời hạn hợp đồng hoặc mã ngành nghề không phù hợp. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng bị yêu cầu bổ sung nhiều lần hoặc phải giải trình lại từ đầu. Đồng thời, Gia Minh tư vấn chuẩn hóa hồ sơ trước khi nộp, giúp tăng tỷ lệ được tiếp nhận ngay lần đầu và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý tại cơ quan nhà nước.
Xử lý nhanh, theo dõi trực tiếp hồ sơ tại Sở LĐTBXH
Gia Minh đại diện nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh & Xã hội, theo dõi sát tiến độ và cập nhật tình trạng xử lý theo từng giai đoạn. Với kinh nghiệm làm việc thường xuyên cùng bộ phận thẩm định, đơn vị kịp thời hỗ trợ giải trình khi có yêu cầu bổ sung, tránh kéo dài thời gian do chậm phản hồi. Đối với trường hợp gấp hoặc cần chuyển đổi nhanh để kịp tiến độ làm việc, Gia Minh chuẩn bị hồ sơ song song (consular legalization, dịch thuật, hợp đồng…) giúp nộp ngay khi đủ điều kiện, tối ưu thời gian chờ đợi. Quy trình chủ động này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và đảm bảo việc chuyển đổi công ty diễn ra liền mạch.
Cam kết hồ sơ hợp lệ – không phát sinh chi phí
Gia Minh cam kết kiểm tra hồ sơ kỹ lưỡng trước khi nộp, đảm bảo toàn bộ giấy tờ hợp lệ theo quy định và phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp mới. Mức phí được báo rõ ràng ngay từ đầu, không phát sinh thêm trong quá trình xử lý kể cả khi cần hỗ trợ bổ sung hồ sơ. Đơn vị đồng hành đến khi hoàn tất giấy phép lao động và tư vấn tiếp các thủ tục liên quan như xin thẻ tạm trú, cấp lại hoặc gia hạn trong tương lai, giúp doanh nghiệp yên tâm và tiết kiệm tối đa chi phí – thời gian.
Tham khảo: Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại TPHCM
Dịch vụ trọn gói cho người nước ngoài đổi công ty tại TPHCM
Thủ tục đổi công ty trên giấy phép lao động tại TPHCM yêu cầu người nước ngoài phải thực hiện gần như đầy đủ quy trình xin mới, bao gồm bước xác nhận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, chuẩn bị bộ hồ sơ cá nhân và doanh nghiệp, thẩm định tại Sở Lao động – Thương binh & Xã hội và xử lý các giấy tờ liên quan đến thẻ tạm trú hiện hữu. Với khối lượng thủ tục lớn và thời gian giới hạn giữa hai đơn vị sử dụng lao động, người nước ngoài dễ gặp khó khăn nếu không được hướng dẫn đúng quy chuẩn. Dịch vụ trọn gói của Gia Minh Consulting giúp xử lý từ A–Z, đảm bảo quá trình chuyển đổi công ty diễn ra suôn sẻ, không gián đoạn công việc và đúng quy định.
Xin work permit mới – miễn giấy phép – cấp lại
Gia Minh hỗ trợ xác định đúng trường hợp áp dụng: xin mới giấy phép lao động khi chuyển sang công ty khác, cấp lại trong trường hợp còn thời hạn nhưng thay đổi thông tin, hoặc tư vấn miễn giấy phép đối với các trường hợp được phép theo quy định (chuyên gia ngắn hạn, thành viên góp vốn…). Quy trình bao gồm rà soát điều kiện, chuẩn hóa văn bằng – kinh nghiệm, dịch thuật – hợp pháp hóa lãnh sự và đại diện nộp tại Sở. Nhờ xử lý đúng hướng ngay từ đầu, khách hàng tránh được tình trạng bị từ chối hoặc kéo dài thời gian do sai trường hợp áp dụng.
Xin thẻ tạm trú mới theo công ty mới
Sau khi có giấy phép lao động mới, Gia Minh tiếp tục hỗ trợ xin thẻ tạm trú theo thông tin doanh nghiệp mới, bao gồm chuẩn bị hồ sơ pháp lý của công ty, giấy tờ cá nhân, kiểm tra tình trạng thẻ cũ và hướng dẫn thủ tục trả hoặc hủy thẻ nếu cần. Việc thực hiện đồng bộ giúp tránh gián đoạn lưu trú, hỗ trợ người nước ngoài duy trì hợp pháp thời gian sinh sống và làm việc tại Việt Nam.
Tư vấn hợp đồng – chuyển hồ sơ nhân sự nước ngoài
Gia Minh tư vấn chuẩn hóa hợp đồng lao động, mô tả công việc và hồ sơ nhân sự theo quy định mới, đảm bảo thống nhất giữa công ty cũ và công ty mới. Đồng thời hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu, lưu trữ hồ sơ và hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện báo cáo sử dụng lao động nước ngoài đúng thời hạn, giúp tránh vi phạm hành chính và đảm bảo tuân thủ pháp lý lâu dài.
Làm giấy phép lao động cho người nước ngoài đổi công ty tại TPHCM là thủ tục không thể bỏ qua khi chuyên gia thay đổi môi trường làm việc. Khi doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng, quá trình cấp mới giấy phép sẽ diễn ra nhanh chóng, tránh việc bị gián đoạn công việc của người lao động. Thủ tục đổi công ty yêu cầu đầy đủ giấy tờ từ cả doanh nghiệp cũ và doanh nghiệp mới nên cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu không nắm rõ quy định, hồ sơ rất dễ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần. Bài viết này đã cung cấp toàn cảnh về điều kiện, hồ sơ và quy trình theo quy định mới nhất. Việc thực hiện đúng quy trình là cách tốt nhất để đảm bảo người lao động tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Nếu cần hỗ trợ, doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị chuyên nghiệp để giảm thiểu rủi ro. Đây là giải pháp hiệu quả cho những trường hợp cần xử lý nhanh và chính xác.
