Hướng dẫn xin giấy phép lao động tại Hà Nội từ A đến Z

Hướng dẫn xin giấy phép lao động tại Hà Nội từ A đến Z là nội dung mà hầu hết doanh nghiệp có người lao động nước ngoài đều tìm kiếm để tránh sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ. Với đặc thù thủ đô Hà Nội – nơi tập trung nhiều tập đoàn, trường quốc tế và các doanh nghiệp FDI – việc tuân thủ đúng quy định lại càng quan trọng hơn. Thủ tục work permit tại Hà Nội bao gồm nhiều bước, mỗi bước đều yêu cầu tài liệu chuyên biệt và thời gian xử lý rõ ràng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm vững toàn bộ quy trình theo quy định mới nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp và người lao động có thể chủ động, tiết kiệm thời gian và tăng tỷ lệ đậu hồ sơ.

Hướng dẫn xin giấy phép lao động tại Hà Nội từ A đến Z

Xin giấy phép lao động tại Hà Nội (Work Permit) là bước bắt buộc để người nước ngoài được làm việc hợp pháp tại các doanh nghiệp, trường học, tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện hoặc nhà máy trong khu công nghiệp trên địa bàn thành phố. Với vai trò là trung tâm hành chính – kinh tế – giáo dục lớn nhất miền Bắc, Hà Nội thu hút lượng lớn chuyên gia, kỹ sư, quản lý, giáo viên quốc tế tới làm việc mỗi năm.

Nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Hà Nội tập trung ở các lĩnh vực như công nghệ thông tin, sản xuất điện tử, tư vấn kỹ thuật, xây dựng – cơ điện, giáo dục quốc tế, vận hành dây chuyền máy móc, quản lý dự án và nghiên cứu – phát triển (R&D). Chính vì vậy, quy trình cấp Work Permit tại Hà Nội được tổ chức khá chặt chẽ, yêu cầu hồ sơ bài bản, chuẩn pháp lý và bám sát thực tế vị trí công việc.

Đặc trưng tại Hà Nội là phần lớn hồ sơ phải nộp qua Sở Lao động – Thương binh và Xã hội Hà Nội (hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp, tùy từng trường hợp). Lượng hồ sơ tiếp nhận mỗi tháng rất lớn, nên nếu doanh nghiệp hoặc người lao động không chuẩn bị đúng biểu mẫu, thiếu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, hoặc mô tả công việc không rõ ràng, thời gian xử lý rất dễ bị kéo dài quá dự kiến.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp Nhật Bản tại KCN Thăng Long cần tuyển kỹ sư thiết kế khuôn. Ứng viên người Nhật phải chứng minh kinh nghiệm 3–5 năm, bằng đại học đúng chuyên ngành, kèm theo lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, hợp đồng dự kiến ký tại Hà Nội. Nếu bằng cấp chưa được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, hồ sơ gần như chắc chắn bị yêu cầu bổ sung. Điều này khiến kế hoạch nhân sự, đào tạo và bàn giao công việc bị chậm lại, làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.

Chuẩn bị đúng – đủ – chuẩn Hà Nội ngay từ giai đoạn đầu chính là chìa khóa để xin Work Permit nhanh chóng, hạn chế bị trả hồ sơ, đặc biệt trong các thời điểm cao điểm tuyển dụng chuyên gia nước ngoài.

Work Permit (giấy phép lao động) là văn bản do cơ quan nhà nước Việt Nam cấp, cho phép người nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định, tại đúng doanh nghiệp, đúng chức danh, đúng địa điểm ghi trên giấy phép.

Tại Hà Nội, thẩm quyền cấp giấy phép lao động thuộc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội Hà Nội (hoặc cơ quan được phân cấp/ủy quyền trong một số trường hợp đặc biệt). Khi có Work Permit, người nước ngoài có thể:

•       Ký hợp đồng lao động dài hạn với doanh nghiệp tại Hà Nội.
  
•       Là cơ sở để xin thẻ tạm trú (TRC), visa dài hạn phục vụ mục đích lao động.
  
•       Thực hiện công việc đúng vị trí đã được phê duyệt mà không lo nguy cơ bị coi là “lao động chui”.
  

Đối với doanh nghiệp, Work Permit là tấm “lá chắn pháp lý” giúp tránh các mức phạt hành chính nặng khi bị thanh tra, kiểm tra lao động, đồng thời nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và cơ quan quản lý tại Hà Nội.

Không phải mọi trường hợp người nước ngoài vào Hà Nội đều phải xin Work Permit, nhưng đa số trường hợp làm việc dài hạn, có trả lương cho doanh nghiệp tại Việt Nam đều thuộc diện phải xin giấy phép lao động. Cụ thể, người nước ngoài cần xin Work Permit tại Hà Nội nếu:

•       Làm việc theo hợp đồng lao động trực tiếp với các doanh nghiệp, tổ chức có trụ sở hoặc chi nhánh, nhà máy tại Hà Nội.
  
•       Giữ vị trí quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, trưởng bộ phận… trong doanh nghiệp Việt Nam hoặc doanh nghiệp FDI.
  
•       Giảng dạy tại trường quốc tế, trường song ngữ, trung tâm ngoại ngữ, cơ sở giáo dục có yếu tố nước ngoài trên địa bàn Hà Nội.
  
•       Làm việc theo hợp đồng, thỏa thuận thương mại, dịch vụ giữa doanh nghiệp Việt Nam và tổ chức nước ngoài, nhưng trực tiếp hiện diện, làm việc tại Hà Nội trong một khoảng thời gian nhất định.
  
•       Làm việc dài hạn tại các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao như Bắc Thăng Long, Nội Bài, Quang Minh, Thạch Thất, khu vực Đông Anh, Gia Lâm…
  

Ví dụ thực tế: Một giáo viên Philippines dạy tiếng Anh tại quận Cầu Giấy theo hợp đồng với một trung tâm ngoại ngữ quốc tế phải xin Work Permit đúng chức danh “giáo viên ngoại ngữ”, kèm theo bằng đại học, chứng chỉ TEFL/TESOL, lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe. Nếu chỉ sử dụng visa du lịch hoặc visa thăm thân để đứng lớp, cả giáo viên và trung tâm đều có nguy cơ bị xử phạt khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Điều kiện xin giấy phép lao động tại Hà Nội theo quy định mới

Theo quy định mới về lao động nước ngoài (Nghị định 219/2025/NĐ-CP thay thế NĐ 152/2020 và NĐ 70/2023), điều kiện để được cấp giấy phép lao động áp dụng thống nhất trên toàn quốc, nhưng khi triển khai tại Hà Nội thường chặt chẽ hơn do mật độ doanh nghiệp FDI, văn phòng quốc tế, trường học song ngữ… rất lớn.

Vì vậy, khi chuẩn bị hồ sơ work permit tại Hà Nội, cả người lao động nước ngoài và doanh nghiệp/tổ chức tiếp nhận đều cần hiểu rõ điều kiện ở hai phía, tránh tình trạng “đủ giấy tờ nhưng thiếu điều kiện”, dẫn đến bị từ chối hoặc phải giải trình nhiều lần.

Điều kiện đối với người lao động nước ngoài

Người lao động nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Hà Nội trước hết phải đáp ứng các điều kiện chung theo Bộ luật Lao động 2019: từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có trình độ chuyên môn/kỹ thuật, tay nghề và kinh nghiệm phù hợp với công việc; có sức khỏe bảo đảm theo quy định của Bộ Y tế; không trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự tại Việt Nam hoặc nước ngoài.

Về trình độ chuyên môn theo quy định mới và thực tiễn thẩm định tại Hà Nội:

•       Chuyên gia: có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí; với lĩnh vực ưu tiên (tài chính, khoa học, công nghệ, chuyển đổi số…) có thể chỉ cần 1 năm kinh nghiệm, nhưng nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội vẫn chuẩn bị từ 3 năm kinh nghiệm trở lên để hồ sơ an toàn hơn.
•       Nhà quản lý/giám đốc điều hành: phải chứng minh đã giữ vị trí quản lý, điều hành ở doanh nghiệp trước đây (quyết định bổ nhiệm, hợp đồng, mô tả công việc…) với kinh nghiệm tối thiểu khoảng 3 năm trong lĩnh vực liên quan.
•       Lao động kỹ thuật: được đào tạo kỹ thuật ít nhất 01 năm và có tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm phù hợp; trường hợp không có chứng chỉ đào tạo thì phải có ít nhất 3 năm kinh nghiệm thực tế.

Ngoài ra, giấy khám sức khỏe cần do bệnh viện được phép khám work permit (tại Hà Nội có nhiều bệnh viện nằm trong danh sách Bộ Y tế) và lý lịch tư pháp phải còn thời hạn theo quy định khi nộp hồ sơ.

Điều kiện đối với doanh nghiệp/tổ chức tại Hà Nội

Về phía doanh nghiệp/tổ chức, pháp luật chỉ cho phép tuyển lao động nước ngoài vào các vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được, vì vậy giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là điều kiện tiên quyết.

Doanh nghiệp tại Hà Nội cần:

•       Giải trình rõ lý do cần tuyển lao động nước ngoài thay vì lao động Việt Nam, gắn với mô hình thực tế tại Hà Nội (ví dụ: dự án công nghệ mới ở KCN Bắc Thăng Long, trung tâm R&D ở Cầu Giấy, trường quốc tế tại Tây Hồ…).
  
•       Chứng minh ngành nghề, quy mô, doanh thu/dự án, hợp đồng… cho thấy nhu cầu sử dụng chuyên gia nước ngoài là hợp lý.
  
•       Có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/giấy phép hoạt động hợp lệ, ngành nghề phù hợp với vị trí dự kiến sử dụng lao động nước ngoài.
  
•       Soạn thảo đầy đủ các biểu mẫu, trong đó theo Nghị định 219/2025, văn bản giải trình nhu cầu được lồng ghép với đơn đề nghị cấp giấy phép lao động, nên nội dung phải chặt chẽ, tránh “cắt–dán chung chung”.
•       Chuẩn bị trước hợp đồng lao động dự kiến, quyết định/bản mô tả công việc rõ ràng, khớp với hồ sơ của người lao động nước ngoài để Sở LĐTB&XH Hà Nội dễ đối chiếu, hạn chế yêu cầu bổ sung.

Quy trình xin giấy phép lao động tại Hà Nội từ A đến Z

Bước 1: Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Trước khi nghĩ đến hồ sơ work permit, doanh nghiệp tại Hà Nội bắt buộc phải đi qua “cửa ải” đầu tiên là giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Doanh nghiệp lập văn bản giải trình gửi Sở Lao động – Thương binh và Xã hội Hà Nội (hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp nếu đặt tại khu công nghiệp), trước ít nhất 30 ngày so với ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài.

Trong văn bản giải trình, doanh nghiệp phải nêu rõ: chức danh, vị trí công việc, số lượng người nước ngoài, thời gian dự kiến làm việc, mức lương, địa điểm làm việc tại Hà Nội và đặc biệt là lý do không thể tuyển được lao động Việt Nam thay thế. Một số ngành tại Hà Nội như công nghệ thông tin, sản xuất công nghiệp, giáo dục quốc tế, tài chính – ngân hàng… thường bị “soi” kỹ phần lý do này, nên nội dung giải trình cần logic, có dẫn chứng (yêu cầu ngoại ngữ, công nghệ, kinh nghiệm đặc thù…).

Đây được coi là bước quan trọng nhất của quy trình. Nếu văn bản giải trình bị từ chối, doanh nghiệp không được cấp văn bản chấp thuận nhu cầu, đồng nghĩa không thể nộp hồ sơ xin work permit ở bước sau. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội thường đầu tư khá kỹ cho bước này hoặc nhờ đơn vị tư vấn hỗ trợ soạn thảo, rà soát trước khi nộp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động

Sau khi đã có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp và người lao động bước vào khâu “xương sống” của quy trình: chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động. Về phía người lao động, hồ sơ cơ bản gồm: hộ chiếu còn thời hạn, ảnh 4×6 nền trắng, giấy khám sức khỏe đủ điều kiện (thường không quá 12 tháng), bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn, xác nhận kinh nghiệm làm việc và lý lịch tư pháp.

Đối với tài liệu được cấp từ nước ngoài, hầu hết đều phải trải qua các bước:

•       Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền;
  
•       Dịch thuật sang tiếng Việt;
  
•       Công chứng bản dịch tại tổ chức có chức năng.
  

Nếu bỏ sót khâu nào (ví dụ đã dịch nhưng chưa hợp pháp hóa lãnh sự) thì khi nộp tại Hà Nội, hồ sơ thường bị trả về yêu cầu bổ sung.

Về phía doanh nghiệp, cần chuẩn bị: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc dự kiến, mẫu văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo đúng biểu mẫu áp dụng tại Hà Nội, kèm theo văn bản chấp thuận nhu cầu đã được phê duyệt ở bước 1. Toàn bộ thông tin về chức danh, địa điểm làm việc, mức lương trong hợp đồng phải thống nhất với nội dung đã giải trình.

Ví dụ thực tế: một kỹ sư Nhật Bản được tuyển vào vị trí kỹ sư cơ khí cho nhà máy tại Hà Nội phải có bằng kỹ sư cơ khí và ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan. Nếu ứng viên chỉ có bằng cao đẳng hoặc thời gian kinh nghiệm dưới 3 năm, hồ sơ rất dễ bị đánh giá là không đủ điều kiện chuyên gia/kỹ thuật, dẫn tới việc Sở LĐTBXH Hà Nội từ chối cấp work permit. Vì vậy, HR cần kiểm tra trước hồ sơ cá nhân, tránh tuyển xong mới phát hiện “không đủ chuẩn pháp lý”.

Bước 3: Nộp hồ sơ – nhận kết quả work permit tại Hà Nội

Khi hồ sơ đã hoàn thiện, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ xin giấy phép lao động. Hiện nay, Hà Nội cho phép nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp trực tuyến qua hệ thống dịch vụ công, sau đó mang bản giấy đến đối chiếu khi được yêu cầu. Việc nộp online giúp doanh nghiệp tại các quận xa trung tâm (Gia Lâm, Đông Anh, Sóc Sơn…) giảm thời gian di chuyển, dễ theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ.

Sau khi tiếp nhận, Sở LĐTBXH Hà Nội sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của giấy tờ. Nếu hồ sơ thiếu hoặc có điểm chưa rõ (ví dụ: kinh nghiệm không trùng với vị trí, bằng cấp không phù hợp chuyên ngành, thiếu hợp pháp hóa lãnh sự…), Sở sẽ ra thông báo yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa. Khi hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện, kết quả cấp work permit thường được trả trong khoảng 5–7 ngày làm việc, tùy mức độ phức tạp và tình trạng xử lý hồ sơ tại thời điểm đó.

Sau khi nhận Giấy phép lao động, doanh nghiệp có thể tiến hành: ký hợp đồng lao động chính thức, làm thủ tục xin thẻ tạm trú hoặc gia hạn visa lao động, cập nhật hồ sơ nhân sự, đăng ký tham gia bảo hiểm và nghĩa vụ thuế theo quy định. Việc lưu trữ bản gốc, bản scan giấy phép và theo dõi thời hạn hiệu lực là cực kỳ quan trọng để chủ động gia hạn hoặc cấp lại khi sắp hết hạn, tránh để người lao động làm việc tại Hà Nội trong tình trạng “hết phép”.

Hồ sơ xin giấy phép lao động tại Hà Nội

Khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Hà Nội, việc chuẩn bị đúng và đủ thành phần hồ sơ là yếu tố quyết định hồ sơ được tiếp nhận nhanh hay bị trả lại nhiều lần. So với nhiều địa phương khác, Hà Nội có mật độ doanh nghiệp FDI, văn phòng đại diện, trường quốc tế, công ty công nghệ rất lớn, nên cơ quan nhà nước thường kiểm tra khá kỹ từng giấy tờ: từ hộ chiếu, bằng cấp, kinh nghiệm cho tới hợp đồng dự kiến ký.

Hồ sơ xin work permit tại Hà Nội thường chia thành 3 nhóm chính:

1. Hồ sơ cá nhân của người lao động nước ngoài (chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật…);
   
2. Hồ sơ chứng minh kinh nghiệm, trình độ chuyên môn tương ứng với chức danh đăng ký;
   
3. Hồ sơ của doanh nghiệp sử dụng lao động tại Hà Nội.
   

Việc phân nhóm rõ ràng giúp bộ phận HR hoặc người phụ trách nhân sự dễ lập checklist, tránh thiếu sót. Đặc biệt, những giấy tờ được cấp ở nước ngoài như bằng đại học, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng trước khi nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội Hà Nội hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, nếu doanh nghiệp đặt tại các khu công nghiệp trên địa bàn thành phố.

Hồ sơ dành cho vị trí chuyên gia / nhà quản lý

Đối với nhóm chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, cơ quan chức năng tại Hà Nội thường xem xét rất kỹ vì đây là các vị trí có ảnh hưởng lớn đến hoạt động doanh nghiệp. Hồ sơ cơ bản bao gồm:

•       Hộ chiếu còn hạn ít nhất 12 tháng: cần bản sao y đầy đủ trang có thông tin và các trang visa liên quan.
  
•       Lý lịch tư pháp: có thể là phiếu lý lịch tư pháp do Việt Nam cấp hoặc giấy xác nhận không có án tích do nước ngoài cấp, đã được hợp pháp hóa và dịch thuật.
  
•       Bằng đại học hoặc chứng chỉ chuyên gia: phải phù hợp với lĩnh vực công việc tại Hà Nội (ví dụ: chuyên gia tài chính, kỹ sư công nghệ, giảng viên…).
  
•       Xác nhận kinh nghiệm từ công ty cũ (tối thiểu 3 năm): thể hiện rõ chức danh, thời gian làm việc, lĩnh vực hoạt động.
  
•       Giấy khám sức khỏe: do bệnh viện đủ điều kiện tại Việt Nam cấp, còn thời hạn theo quy định.
  
•       Quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng dự kiến ký: ghi rõ vị trí chuyên gia/nhà quản lý, mức lương, địa điểm làm việc tại Hà Nội.
  

Bộ hồ sơ này cần thống nhất thông tin về họ tên, ngày sinh, chức danh, đơn vị công tác giữa các giấy tờ, tránh sai lệch dẫn đến bị yêu cầu giải trình, bổ sung.

Hồ sơ dành cho lao động kỹ thuật

Với lao động kỹ thuật, yêu cầu trọng tâm nằm ở chứng chỉ nghề và kinh nghiệm thực tế. Hồ sơ thường gồm:

•       Chứng chỉ đào tạo tối thiểu 1 năm trong lĩnh vực kỹ thuật tương ứng (cơ khí, điện, tự động hóa, bảo trì máy móc…);
  
•       Xác nhận kinh nghiệm 3 năm phù hợp vị trí: do doanh nghiệp trước đây cấp, ghi rõ công việc thực tế đã làm, máy móc, dây chuyền đã vận hành;
  
•       Hộ chiếu, ảnh 4×6, giấy khám sức khỏe: đảm bảo còn hạn, ảnh nền trắng đúng chuẩn;
  
•       Lý lịch tư pháp nước ngoài hoặc Việt Nam: đã hợp pháp hóa, dịch thuật.
  

Tại Hà Nội, với nhóm lao động kỹ thuật làm việc tại nhà máy, xưởng sản xuất, khu công nghiệp, cơ quan chức năng thường kiểm tra kỹ sự phù hợp giữa chứng chỉ – kinh nghiệm – vị trí công việc để đảm bảo đúng bản chất là “lao động kỹ thuật”, không “đội lốt” chuyên gia.

Hồ sơ doanh nghiệp phải chuẩn bị

Ngoài phần hồ sơ của người lao động, doanh nghiệp tại Hà Nội cũng phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ pháp lý của mình, bao gồm:

•       Giấy phép kinh doanh: bản sao y, thể hiện rõ ngành nghề phù hợp với công việc của người nước ngoài.
  
•       Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: nêu rõ lý do cần tuyển người nước ngoài, vị trí, số lượng, địa điểm làm việc tại Hà Nội.
  
•       Mẫu đề nghị cấp giấy phép lao động: lập theo mẫu hiện hành, ký và đóng dấu đúng thẩm quyền.
  
•       Hợp đồng lao động/Quyết định bổ nhiệm: dự kiến ký với người nước ngoài, thể hiện rõ chức danh, mức lương, thời hạn làm việc.
  
•       Công văn giải trình chuyên môn (nếu có): dùng trong các trường hợp vị trí đặc thù, cần làm rõ thêm lý do không tuyển được lao động Việt Nam.
  

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ doanh nghiệp không chỉ giúp hồ sơ được xử lý nhanh hơn mà còn thể hiện sự nghiêm túc và minh bạch khi sử dụng lao động nước ngoài tại Hà Nội.

Thời gian, chi phí, nơi nộp hồ sơ tại Hà Nội

Khi lập kế hoạch tuyển dụng người nước ngoài làm việc tại Hà Nội, HR và ban lãnh đạo cần tính trước thời gian xử lý, chi phí và nơi nộp hồ sơ để không bị “vỡ tiến độ”. Thực tế, nhiều doanh nghiệp ở Cầu Giấy, Nam Từ Liêm, Hoàn Kiếm… đã chuẩn bị rất kỹ về nhân sự, nhưng do ước lượng sai thời gian cấp giấy phép lao động nên chuyên gia đã sang Việt Nam mà Work Permit vẫn chưa xong, vừa tốn chi phí lưu trú, vừa khó giải trình khi có đoàn kiểm tra.

Nắm rõ thời gian chấp thuận nhu cầu, thời gian cấp work permit, các mốc lệ phí và kênh nộp hồ sơ tại Hà Nội sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc ký hợp đồng, sắp xếp lịch nhận việc và tối ưu chi phí liên quan đến lao động nước ngoài.

Thời gian xử lý

Về cơ bản, thủ tục xin giấy phép lao động tại Hà Nội gồm hai giai đoạn chính:

•       Chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: 10–15 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ. Giai đoạn này cơ quan nhà nước xem xét lý do, vị trí, mức độ cần thiết phải sử dụng người nước ngoài thay cho lao động Việt Nam.
  
•       Cấp work permit: 5–7 ngày làm việc sau khi đã có văn bản chấp thuận nhu cầu và nộp đủ hồ sơ cá nhân, hồ sơ doanh nghiệp.
  

Nếu hồ sơ thiếu sót, phải bổ sung, giải trình nhiều lần, tổng thời gian có thể bị kéo dài lên 20–30 ngày. Đó là lý do HR tại Hà Nội nên dự trù thời gian từ đầu, không để sát ngày chuyên gia sang mới bắt đầu chuẩn bị hồ sơ.

Lệ phí cấp giấy phép lao động

Về chi phí nhà nước, doanh nghiệp tại Hà Nội cần lưu ý các mức lệ phí cơ bản sau:

•       Phí cấp mới: khoảng 600.000 – 1.000.000 VNĐ/giấy phép, tùy từng thời kỳ và quy định ban hành tại địa phương.
  
•       Phí cấp lại/gia hạn: khoảng 400.000 – 600.000 VNĐ/giấy phép, áp dụng khi thay đổi thông tin, mất giấy, rách nát hoặc kéo dài thời hạn làm việc.
  

Ngoài lệ phí nhà nước, doanh nghiệp tại Hà Nội còn phải tính thêm phí dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, khám sức khỏe, mỗi hồ sơ một mức khác nhau tùy số lượng giấy tờ và quốc gia cấp. Đây thường là phần chi phí chiếm tỷ trọng lớn hơn, nên cần được đưa vào kế hoạch ngân sách từ sớm.

Địa điểm nộp hồ sơ tại Hà Nội

Tại Hà Nội, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin giấy phép lao động theo hai hình thức chính:

•       Nộp trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội Hà Nội (đối với đa số doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh trên địa bàn thành phố);
  
•       Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công theo hướng dẫn, sau đó nộp bổ sung bản giấy khi được yêu cầu.
  

Đối với một số doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, có thể được hướng dẫn nộp hồ sơ thông qua Ban quản lý các KCN & KCX Hà Nội theo quy trình riêng. HR nên liên hệ trước với cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn đúng đầu mối, tránh nộp sai nơi làm chậm tiến độ.

Gia hạn, cấp lại giấy phép lao động tại Hà Nội

Khi người lao động nước ngoài đã có work permit và đang làm việc ổn định tại Hà Nội, giai đoạn gia hạn và cấp lại giấy phép lao động là bước nhiều doanh nghiệp dễ chủ quan. Nếu không theo dõi thời hạn, không cập nhật kịp thời các thay đổi về hộ chiếu, chức danh, nơi làm việc…, doanh nghiệp có thể bị rơi vào tình trạng sử dụng lao động không đúng giấy phép, tiềm ẩn rủi ro xử phạt khi thanh tra tại Hà Nội. Vì vậy, việc hiểu rõ các trường hợp phải gia hạn, cấp lại, bộ hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình thực hiện là rất quan trọng.

Trường hợp được gia hạn / cấp lại

Tại Hà Nội, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra thời hạn trên giấy phép lao động để kịp thời gia hạn work permit sắp hết hạn. Thông thường, việc gia hạn nên được thực hiện trong khoảng 5–45 ngày trước ngày hết hạn để cơ quan chức năng có đủ thời gian xử lý.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải cấp lại hoặc điều chỉnh work permit khi có thay đổi thông tin quan trọng như:

•       Thay đổi số hộ chiếu (cấp hộ chiếu mới, hết trang, đổi quốc tịch…).
  
•       Thay đổi chức danh, vị trí hoặc nơi làm việc (chuyển từ chi nhánh quận này sang quận khác trong Hà Nội, bổ nhiệm lên vị trí quản lý mới…).
  
•       Bị mất hoặc hư hỏng giấy phép (rách, ướt, cháy, ố mờ, thất lạc).
  

Mỗi trường hợp sẽ có cách ghi nhận và giải trình lý do riêng trong hồ sơ gửi cơ quan cấp phép tại Hà Nội, doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Hồ sơ gia hạn / cấp lại work permit

Hồ sơ gia hạn / cấp lại giấy phép lao động tại Hà Nội về cơ bản xoay quanh việc chứng minh người lao động vẫn đủ điều kiện làm việc và lý do cần gia hạn hoặc cấp lại. Doanh nghiệp thường phải chuẩn bị:

•       Hộ chiếu mới (trong trường hợp thay đổi hộ chiếu hoặc nhân thân).
  
•       Giấy phép lao động cũ (bản gốc hoặc bản sao, nếu bị mất thì kèm theo giải trình).
  
•       Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực, đúng quy định và được cấp trong thời hạn cho phép.
  
•       Hồ sơ chứng minh thay đổi (nếu có): quyết định bổ nhiệm chức danh mới, điều chuyển công tác, thay đổi địa điểm làm việc tại Hà Nội, văn bản giải trình lý do mất/hư hỏng giấy phép…
  
•       Mẫu đề nghị theo quy định của cơ quan có thẩm quyền (Sở Lao động – TB&XH Hà Nội hoặc Ban quản lý khu công nghiệp/khu công nghệ cao).
  

Toàn bộ giấy tờ nước ngoài cần được dịch thuật, chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ trước khi nộp, để hồ sơ gia hạn/cấp lại được tiếp nhận suôn sẻ.

Quy trình thực hiện

Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ xin gia hạn/cấp lại work permit tại Hà Nội trước 5–45 ngày khi giấy phép sắp hết hạn, tránh nộp sát ngày khiến người lao động có nguy cơ bị gián đoạn tình trạng làm việc hợp pháp. Hồ sơ được nộp tại cơ quan có thẩm quyền, nhận giấy biên nhận và theo dõi quá trình xử lý.

Trong điều kiện hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, kết quả thường được trả trong khoảng 3–5 ngày làm việc tùy hồ sơ. Nếu bị yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp cần phản hồi nhanh, điều chỉnh thông tin kịp thời để không ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự và tiến độ dự án tại Hà Nội.

Dù chuẩn bị khá kỹ, rất nhiều hồ sơ xin giấy phép lao động tại Hà Nội vẫn bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần. Điểm chung là doanh nghiệp và người lao động chỉ tập trung “đủ giấy tờ”, nhưng không kiểm tra tính pháp lý, tính logic và độ thống nhất thông tin giữa các tài liệu. Tại Hà Nội, nơi Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tiếp nhận số lượng hồ sơ rất lớn mỗi ngày, những lỗi tưởng như “nhỏ” dưới đây lại là lý do rất thường gặp khiến hồ sơ bị treo hoặc bị bác.

Nhóm lỗi này xảy ra nhiều nhất, đặc biệt với chuyên gia, kỹ thuật viên và giáo viên nước ngoài:

•       Bằng cấp không đúng chuyên ngành so với vị trí xin tuyển (ví dụ: xin vị trí kỹ sư cơ khí nhưng bằng lại là quản trị kinh doanh, mô tả kinh nghiệm cũng không liên quan).
  
•       Chưa hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp do nước ngoài cấp theo đúng quy định trước khi dịch sang tiếng Việt.
  
•       Giấy xác nhận kinh nghiệm không có dấu, không có người ký, hoặc nội dung quá chung chung, không ghi rõ chức danh, thời gian, công việc phụ trách.
  
•       Giấy khám sức khỏe không đúng mẫu, không đúng cơ sở đủ điều kiện (khám tại phòng khám nhỏ, giấy không ghi rõ kết luận đủ sức khỏe làm việc).
  

Tại Hà Nội, cán bộ tiếp nhận thường rà rất kỹ các chi tiết này. Chỉ cần một tài liệu chưa hợp lệ, hồ sơ xin work permit Hà Nội gần như chắc chắn bị dừng để bổ sung.

Không ít doanh nghiệp nghĩ rằng “cứ có đăng ký kinh doanh là được”, nhưng thực tế hồ sơ doanh nghiệp chính là phần chứng minh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Các lỗi phổ biến gồm:

•       Thiếu văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, hoặc giải trình quá chung chung, không nêu rõ lý do không tuyển được người Việt Nam.
  
•       Sử dụng mẫu xin cấp work permit không đúng biểu mẫu Hà Nội, hoặc nhầm lẫn giữa mẫu dành cho trường hợp cấp mới, gia hạn, cấp lại.
  
•       Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm ghi chức danh khác với chức danh trong giải trình nhu cầu và trong tờ khai đề nghị cấp Work Permit, khiến hồ sơ bị đánh giá là không thống nhất.
  

Khi các thông tin này “lệch pha”, Sở LĐTBXH Hà Nội có quyền yêu cầu giải trình thêm hoặc từ chối cấp giấy phép.

Ngay cả khi đã nộp hồ sơ, nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội vẫn bị vướng ở bước bổ sung – giải trình:

•       Không bổ sung đúng thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan nhà nước, khiến hồ sơ bị hủy hoặc phải nộp lại từ đầu.
  
•       Không phản hồi công văn yêu cầu giải trình, bỏ qua email, thông báo trên hệ thống dịch vụ công, làm kéo dài thời gian xử lý.
  
•       Tải hồ sơ bản scan mờ, thiếu chữ ký, thiếu dấu, hoặc chụp ảnh tài liệu bằng điện thoại không rõ nội dung.
  

Ở Hà Nội, việc nộp online kết hợp hồ sơ giấy khá phổ biến, nên doanh nghiệp cần bố trí người phụ trách riêng để theo dõi, phản hồi kịp thời, tránh để hồ sơ xin giấy phép lao động “nằm im” rồi bị từ chối đáng tiếc.

Xem thêm:

Gia hạn giấy phép lao động tại Hà Nội cho người nước ngoài

Các trường hợp được miễn giấy phép lao động tại Hà Nội

5 sai lầm khiến bạn bị từ chối cấp giấy phép lao động

Kinh nghiệm và giải pháp giúp tăng tỷ lệ đậu hồ sơ

Để xin giấy phép lao động tại Hà Nội “đậu ngay từ vòng đầu”, doanh nghiệp không chỉ cần hiểu quy định pháp luật mà còn phải nắm được cách chuẩn hóa hồ sơ, cách giải trình phù hợp với thực tiễn xét duyệt tại địa phương. Nhiều doanh nghiệp có chuyên gia rất giỏi nhưng hồ sơ vẫn bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối chỉ vì thiếu vài chi tiết nhỏ: thiếu dấu hợp pháp hóa lãnh sự, mô tả công việc quá chung chung, bằng cấp – kinh nghiệm không chứng minh được đúng “chuẩn chuyên gia” theo quy định. Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tế mà HR tại Hà Nội nên áp dụng để tăng tỷ lệ được cấp work permit ngay lần nộp đầu tiên.

Chuẩn hóa hồ sơ từ sớm

Kinh nghiệm quan trọng nhất là không để hồ sơ work permit rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Với Hà Nội, doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị hồ sơ ít nhất 30 ngày trước hạn nộp, lý tưởng là 45–60 ngày nếu người lao động đang ở nước ngoài. Lý do là các khâu hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp thường mất khá nhiều thời gian, tùy từng nước mà quy trình còn phức tạp hơn (đặt lịch, chờ xử lý, gửi hồ sơ qua bưu điện…).

Doanh nghiệp nên lập một timeline nội bộ: tuần 1 hoàn tất hồ sơ cá nhân (bằng cấp, kinh nghiệm, lý lịch tư pháp), tuần 2–3 xử lý hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật, song song đó HR Hà Nội chuẩn bị văn bản giải trình nhu cầu, hợp đồng lao động dự kiến, giấy tờ doanh nghiệp. Càng chuẩn hóa sớm, doanh nghiệp càng dễ phát hiện lỗ hổng (ví dụ: thiếu kinh nghiệm, bằng cấp không phù hợp) để kịp thời điều chỉnh trước khi nộp lên Sở LĐTBXH Hà Nội.

Xử lý hồ sơ khó, ngành nghề đặc thù

Một số ngành, vị trí tại Hà Nội được xét duyệt chặt hơn mức trung bình, điển hình như: giáo viên tại trường quốc tế, trung tâm ngoại ngữ; chuyên gia IT; kỹ sư dây chuyền sản xuất trong khu công nghiệp; chuyên gia đào tạo nội bộ, chuyển giao công nghệ. Với các hồ sơ này, chỉ ghi chức danh “chuyên gia”, “giảng viên”, “kỹ sư” là chưa đủ.

Doanh nghiệp cần mô tả rất rõ trong văn bản giải trình và hợp đồng lao động: nhiệm vụ cụ thể, công nghệ/giáo trình/thiết bị mà người nước ngoài phụ trách, yêu cầu về ngoại ngữ, chứng chỉ quốc tế, kinh nghiệm triển khai ở các dự án tương tự. Đồng thời, nên nhấn mạnh yếu tố chuyển giao kiến thức cho nhân sự Việt Nam để thể hiện việc sử dụng lao động nước ngoài là có lộ trình và mục đích rõ ràng.

Khi nào nên thuê dịch vụ trọn gói?

Doanh nghiệp tại Hà Nội nên cân nhắc thuê dịch vụ trọn gói khi:

•       Hồ sơ phức tạp, bằng cấp khó chứng minh hoặc kinh nghiệm làm việc không “thẳng hàng” với vị trí xin work permit;
  
•       Doanh nghiệp mới, chưa quen quy trình làm việc với Sở LĐTBXH Hà Nội, không có bộ phận pháp chế/HR chuyên trách;
  
•       Cần kết quả nhanh, hạn chế tối đa nguy cơ phải bổ sung hồ sơ nhiều lần, ảnh hưởng tới kế hoạch nhập cảnh – làm việc của chuyên gia.
  

Dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro sai sót và có người “đi cùng” trong suốt quá trình xin work permit tại Hà Nội.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Khi tìm hiểu về thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Hà Nội, doanh nghiệp và người lao động thường có rất nhiều thắc mắc lặp đi lặp lại: không có bằng đại học có xin được không, mất bao lâu thì có kết quả, đã có work permit ở tỉnh khác rồi thì có phải xin lại khi ra Hà Nội làm việc không… Việc nắm rõ câu trả lời cho những câu hỏi này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch nhân sự, tiến độ dự án và chi phí một cách chủ động hơn, tránh tình trạng “vướng” thủ tục vào phút chót.

Đặc thù tại Hà Nội là cơ quan quản lý lao động kiểm tra khá chặt: không chỉ nhìn vào bằng cấp mà còn soi kỹ kinh nghiệm, vị trí thực tế và sự phù hợp với nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đã giải trình trước đó. Vì vậy, cùng một tình huống nhưng cách chuẩn bị hồ sơ khác nhau sẽ dẫn đến kết quả rất khác nhau: người thì được cấp nhanh, người thì bị yêu cầu bổ sung rất nhiều lần.

Dưới đây là 3 câu hỏi thường gặp nhất khi xin work permit tại Hà Nội, kèm giải thích theo góc nhìn thực tế để doanh nghiệp và người lao động dễ hình dung, từ đó chủ động hơn trong việc chuẩn bị giấy tờ, thời gian và định hướng hồ sơ ngay từ đầu.

Người không có bằng đại học có xin work permit được không?

Câu trả lời là có thể, nhưng điều kiện sẽ chặt chẽ hơn. Trường hợp người lao động không có bằng đại học, vẫn có thể được xem xét cấp work permit nếu chứng minh được ít nhất 5 năm kinh nghiệm chuyên môn phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Hà Nội. Khi đó, giấy xác nhận kinh nghiệm phải rất rõ ràng: ghi đầy đủ chức danh, mô tả công việc, thời gian làm việc, thông tin công ty và có chữ ký, đóng dấu hợp lệ.

Tại Hà Nội, cơ quan chức năng thường soi kỹ nội dung xác nhận kinh nghiệm, xem có thực sự tương đương với trình độ chuyên gia hay không. Vì vậy, càng chuẩn chỉnh về hình thức và nội dung, khả năng được chấp thuận càng cao.

Thời gian xin giấy phép lao động tại Hà Nội mất bao lâu?

Về lý thuyết, nếu hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu và không phải bổ sung, thời gian xử lý giấy phép lao động tại Hà Nội thường khoảng 5–7 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ (chưa tính giai đoạn giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài).

Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều hồ sơ phải chỉnh sửa, bổ sung giấy tờ, giải trình thêm về kinh nghiệm hoặc chuyên môn, nên thời gian có thể kéo dài thêm 5–10 ngày, thậm chí lâu hơn nếu giấy tờ từ nước ngoài gửi về chậm. Do đó, doanh nghiệp nên chủ động thời gian, không để sát ngày người lao động bắt đầu làm việc mới nộp hồ sơ.

Người đã có work permit ở tỉnh khác có cần xin lại không?

Có. Giấy phép lao động chỉ có giá trị theo đúng nơi làm việc, vị trí công việc và doanh nghiệp đã ghi trên giấy phép. Mỗi tỉnh/thành, trong đó có Hà Nội, đều có thẩm quyền riêng trong việc chấp thuận nhu cầu và cấp work permit. Vì vậy, nếu người lao động trước đây đã có giấy phép tại một tỉnh/thành khác nhưng nay chuyển sang làm việc tại Hà Nội, doanh nghiệp bắt buộc phải xin lại giấy phép lao động mới theo thông tin doanh nghiệp và địa điểm làm việc tại Hà Nội.

Việc này giúp hồ sơ minh bạch, rõ ràng, đồng thời phù hợp với cơ chế quản lý lao động nước ngoài theo từng địa phương.

Dịch vụ xin giấy phép lao động tại Hà Nội trọn gói của Gia Minh Consulting

Tại Hà Nội, mỗi nhóm lao động nước ngoài, mỗi quận, mỗi khu công nghiệp lại có “một kiểu thực tế hồ sơ” khác nhau. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp dù đã đọc kỹ quy định vẫn liên tục bị yêu cầu bổ sung, giải trình, kéo dài hàng tháng mà Work Permit chưa xong. Gia Minh Consulting xây dựng dịch vụ xin giấy phép lao động tại Hà Nội trọn gói dành riêng cho khối doanh nghiệp FDI, công ty công nghệ, trường quốc tế, trung tâm đào tạo… đang hoạt động tại Cầu Giấy, Nam Từ Liêm, Hoàn Kiếm, Long Biên, Bắc Từ Liêm,… với tiêu chí: hồ sơ chuẩn – tiến độ rõ – đồng hành đến khi nhận kết quả.

Thay vì HR phải loay hoay với hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, đặt lịch nộp, giải trình, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin, giấy tờ theo checklist. Phần còn lại, đội ngũ Gia Minh sẽ tối ưu cấu trúc hồ sơ theo đúng vị trí công việc, ngành nghề, địa điểm làm việc tại Hà Nội, giúp giảm rủi ro bị trả lại và đảm bảo tiến độ cho kế hoạch sử dụng chuyên gia nước ngoài.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ

Khi sử dụng dịch vụ xin giấy phép lao động trọn gói tại Hà Nội của Gia Minh Consulting, doanh nghiệp nhận được một gói hỗ trợ “từ A đến Z” thay vì phải tự xoay xở:

•       Hạn chế tối đa rủi ro hồ sơ bị trả lại nhờ đội ngũ nhiều kinh nghiệm thực tế với cơ quan Hà Nội.
  
•       Tối ưu thời gian xử lý, xây timeline phù hợp với lịch sang Việt Nam và kế hoạch dự án.
  
•       Hỗ trợ đầy đủ từ khâu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, công chứng đến sắp xếp, hoàn thiện bộ hồ sơ.
  
•       Tư vấn chi tiết theo từng vị trí và ngành nghề tại Hà Nội (giáo viên, chuyên gia IT, quản lý nhà máy, kỹ sư…).
  
•       Đồng hành đến khi nhận kết quả, hướng dẫn tiếp các bước về thẻ tạm trú, hợp đồng, bảo hiểm nếu doanh nghiệp cần.
  

Quy trình tiếp nhận & xử lý hồ sơ nhanh

Quy trình làm việc của Gia Minh được thiết kế ngắn gọn nhưng chặt chẽ, phù hợp với doanh nghiệp bận rộn tại Hà Nội:

1. Tiếp nhận thông tin → đánh giá điều kiện → báo thời gian dự kiến cho từng trường hợp cụ thể.
   
2. Chuẩn hóa giấy tờ cá nhân & doanh nghiệp, lập danh mục những giấy tờ cần hợp pháp hóa, dịch thuật.
   
3. Soạn trọn bộ hồ sơ xin Work Permit theo đúng biểu mẫu, đúng cơ quan có thẩm quyền tại Hà Nội.
   
4. Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh & Xã hội Hà Nội hoặc cơ quan được phân cấp.
   
5. Theo dõi, xử lý yêu cầu bổ sung (nếu có) & bàn giao kết quả tận nơi, kèm hướng dẫn lưu trữ, sử dụng giấy phép lao động đúng quy định.

Hướng dẫn xin giấy phép lao động tại Hà Nội từ A đến Z giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định mới nhất năm 2025. Trong bối cảnh nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài ngày càng tăng, việc nắm chắc thủ tục giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro bị trả hồ sơ. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong khâu chuẩn bị giấy tờ, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc xử lý hồ sơ phức tạp, việc lựa chọn dịch vụ trọn gói là giải pháp tối ưu. Đội ngũ Gia Minh Consulting sẵn sàng hỗ trợ mọi trường hợp từ đơn giản đến khó nhất. Liên hệ ngay để được tư vấn 24/7.