Dịch vụ giấy phép lao động cho công ty FDI tại TPHCM là giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đang tuyển dụng chuyên gia, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật từ các quốc gia khác. Doanh nghiệp FDI thường xuyên gặp khó khăn khi xử lý hồ sơ Work Permit vì quy định pháp lý thay đổi liên tục và yêu cầu chứng minh kinh nghiệm – bằng cấp rất chặt chẽ. Chỉ một sai sót nhỏ như thiếu hợp pháp hóa lãnh sự hay dịch thuật không đúng thuật ngữ cũng khiến hồ sơ bị trả về. Đặc biệt, TPHCM là nơi tập trung nhiều dự án FDI nên khối lượng hồ sơ nộp lên Sở Lao động rất lớn, đòi hỏi hồ sơ phải chuẩn ngay từ đầu. Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và nhân lực. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ giảm được rủi ro bị xử phạt nếu sử dụng lao động nước ngoài không đúng quy định. Đây chính là giải pháp tối ưu để công ty FDI hoạt động ổn định và tuân thủ pháp luật Việt Nam. Với sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn giàu kinh nghiệm, thủ tục Work Permit trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Tổng quan về nhu cầu lao động nước ngoài tại công ty FDI TPHCM
TPHCM là địa phương dẫn đầu cả nước về thu hút vốn đầu tư nước ngoài (FDI), với hàng chục nghìn doanh nghiệp đến từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Mỹ, Châu Âu và ASEAN đang hoạt động. Sự phát triển nhanh của các ngành công nghệ cao, sản xuất thiết bị điện tử, thương mại quốc tế, logistics, tài chính – ngân hàng, gia công phần mềm và dịch vụ xuất khẩu tạo ra nhu cầu lớn về đội ngũ lao động có tay nghề, kỹ thuật và kiến thức chuyên môn sâu. Trong đó, các công ty FDI tại TPHCM thường ưu tiên tuyển dụng chuyên gia, quản lý cấp cao và kỹ thuật viên nước ngoài để đảm bảo chất lượng vận hành, đồng bộ công nghệ và mở rộng thị trường theo đúng tiêu chuẩn toàn cầu của tập đoàn mẹ.
Nguồn nhân lực trong nước dù dồi dào nhưng vẫn còn khoảng cách nhất định về trình độ kỹ thuật, kinh nghiệm quốc tế, khả năng quản lý dự án lớn hoặc khả năng sử dụng các công nghệ mới. Do đó, việc sử dụng lao động nước ngoài giúp doanh nghiệp FDI triển khai chiến lược kinh doanh nhanh chóng, đào tạo đội ngũ nhân sự Việt Nam và cải thiện năng suất.
Tuy nhiên, việc tuyển dụng lao động nước ngoài tại TPHCM phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật Việt Nam. Doanh nghiệp FDI bắt buộc phải giải trình nhu cầu, xin giấy phép lao động (Work Permit) hoặc xin xác nhận miễn Work Permit đúng theo trình tự. Việc tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đồng thời đảm bảo hoạt động hiệu quả, bền vững tại thị trường Việt Nam.
Lý do công ty FDI cần chuyên gia và lao động nước ngoài
Các công ty FDI tại TPHCM có nhu cầu lớn về lao động nước ngoài vì nhiều lý do quan trọng. Trước hết, nhiều ngành công nghiệp như sản xuất điện tử, chế tạo máy, tự động hóa, CNTT, y tế và tài chính yêu cầu chuyên môn cao, trong khi nhân lực Việt Nam chưa đáp ứng được ngay các chuẩn quốc tế. Ngoài ra, doanh nghiệp FDI cần chuyên gia nước ngoài để chuyển giao công nghệ, giám sát chất lượng, điều hành dự án và đào tạo đội ngũ nhân sự Việt Nam.
Một số tập đoàn đa quốc gia còn sử dụng lao động nước ngoài để đảm bảo sự nhất quán về quy trình quản trị, văn hóa doanh nghiệp và quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu. Đối với những vị trí đặc thù, chuyên gia và kỹ thuật viên nước ngoài giữ vai trò quyết định giúp doanh nghiệp duy trì năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.
Quy định pháp lý về sử dụng lao động nước ngoài (NĐ 152/2020 & 70/2023)
Việc tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài tại TPHCM được điều chỉnh chủ yếu theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Hai nghị định này quy định rõ các điều kiện, thủ tục và hồ sơ mà doanh nghiệp FDI phải tuân thủ khi muốn sử dụng chuyên gia hoặc kỹ thuật viên nước ngoài.
Theo đó, doanh nghiệp phải thực hiện giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi tuyển dụng. Bản giải trình nêu rõ lý do không tuyển được lao động Việt Nam và phải được Sở Lao động – Thương binh và Xã hội chấp thuận. Sau khi được duyệt, doanh nghiệp mới được nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho từng người nước ngoài.
Nghị định 70/2023 bổ sung nhiều điểm quan trọng như: làm rõ khái niệm chuyên gia, kỹ thuật viên; tăng yêu cầu chứng minh kinh nghiệm – bằng cấp; siết chặt điều kiện miễn Work Permit; và quy định mẫu hồ sơ mới. Bên cạnh đó, tất cả giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng, và nộp đúng thời hạn theo quy định.
Với các quy định chặt chẽ này, doanh nghiệp FDI tại TPHCM cần chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình cấp Work Permit diễn ra thuận lợi.
Đối tượng cần xin giấy phép lao động tại công ty FDI
Trong các doanh nghiệp FDI tại TPHCM, những người nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, điều động nội bộ hoặc giữ vị trí quan trọng đều phải xin giấy phép lao động, trừ khi thuộc diện miễn theo luật. Dưới đây là 3 nhóm đối tượng phổ biến nhất mà doanh nghiệp FDI cần chú ý.
Chuyên gia – kỹ sư – lao động kỹ thuật
Đây là nhóm đối tượng chiếm tỷ lệ lớn nhất trong cơ cấu lao động nước ngoài tại các công ty FDI. Người nước ngoài thuộc nhóm chuyên gia cần có bằng đại học trở lên và tối thiểu 3 năm kinh nghiệm, hoặc phải có ít nhất 5 năm kinh nghiệm nếu không có bằng cấp phù hợp.
Kỹ sư và lao động kỹ thuật phải đáp ứng một trong hai điều kiện:
Được đào tạo kỹ thuật ít nhất 1 năm, hoặc
Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm thực tế trong ngành nghề liên quan.
Nhóm này chủ yếu làm việc tại các nhà máy, khu chế xuất, công ty công nghệ cao, xưởng sản xuất, dự án tự động hóa hoặc các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ kỹ thuật. Vì tính chất công việc yêu cầu kỹ năng đặc thù, doanh nghiệp FDI thường phải tuyển nhân sự nước ngoài để vận hành máy móc, chuyển giao công nghệ và đào tạo nhân sự Việt Nam.
Nhà quản lý – giám đốc điều hành – trưởng bộ phận
Đây là nhóm nhân sự cấp cao, giữ vai trò hoạch định chiến lược, điều hành hoạt động và quản lý bộ phận trọng yếu trong doanh nghiệp FDI. Theo quy định, người nước ngoài thuộc nhóm này phải có:
Quyết định bổ nhiệm hợp lệ;
Hợp đồng lao động hoặc tài liệu chứng minh quyền điều hành tại công ty;
Bằng cấp hoặc kinh nghiệm quản lý phù hợp.
Nhà quản lý và giám đốc điều hành thường được tập đoàn mẹ điều chuyển sang chi nhánh tại TPHCM nhằm đảm bảo sự thống nhất về quản trị, tiêu chuẩn chất lượng và văn hóa doanh nghiệp.
Do tính chất pháp lý chặt chẽ, Sở Lao động yêu cầu nhóm này phải chứng minh rõ ràng chức danh, phạm vi trách nhiệm và quyền điều hành thực tế tại doanh nghiệp. Nếu hồ sơ không khớp hoặc thiếu minh chứng, rất dễ bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối cấp Work Permit.
Trường hợp được miễn Work Permit theo luật
Theo Nghị định 152 và Nghị định 70/2023, một số trường hợp người nước ngoài làm việc tại công ty FDI không phải xin giấy phép lao động nhưng cần xin xác nhận miễn gồm:
Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH.
Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần.
Người di chuyển nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ cam kết trong WTO.
Người làm việc dưới 30 ngày/lần và tổng cộng không quá 90 ngày/năm.
Chuyên gia – giáo viên – giảng viên được mời giảng dạy bởi cơ sở giáo dục.
Người vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế hoặc dự án ODA.
Nhà báo thường trú và các trường hợp đặc thù khác theo quy định.
Mặc dù được miễn Work Permit, doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ xin xác nhận miễn để người lao động làm việc hợp pháp tại TPHCM.
Điều kiện xin Work Permit cho công ty FDI
Điều kiện doanh nghiệp: giải trình nhu cầu, giấy phép ĐKKD hợp lệ
Đối với công ty FDI tại TPHCM, điều kiện đầu tiên để được xin Work Permit cho người lao động nước ngoài là tư cách pháp lý hợp lệ. Doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ĐKKD) còn hiệu lực, ngành nghề hoạt động đúng với lĩnh vực thực tế, không trong tình trạng tạm ngừng hoặc giải thể.
Trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động, công ty FDI bắt buộc phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài với cơ quan có thẩm quyền (Sở LĐTBXH hoặc Ban quản lý khu công nghiệp/khu chế xuất/khu công nghệ cao…). Nội dung giải trình phải nêu rõ: vị trí công việc, số lượng người lao động, thời gian dự kiến sử dụng, lý do cần tuyển người nước ngoài thay vì lao động Việt Nam.
Chỉ khi được văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp FDI mới đủ điều kiện tiến hành bước tiếp theo là xin cấp Work Permit cho từng cá nhân. Toàn bộ thông tin trong hồ sơ doanh nghiệp phải thống nhất với hồ sơ cá nhân người lao động.
Điều kiện đối với cá nhân nước ngoài: bằng cấp – kinh nghiệm – sức khỏe
Về phía cá nhân, người lao động nước ngoài làm việc tại công ty FDI phải đáp ứng đồng thời các điều kiện về bằng cấp, kinh nghiệm và sức khỏe.
Trước hết, người lao động cần có trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí làm việc: bằng đại học, sau đại học hoặc chứng chỉ tay nghề, chứng chỉ kỹ thuật tương ứng. Đối với chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, điều kiện về trình độ thường cao hơn và gắn chặt với lĩnh vực mà công ty FDI đang hoạt động.
Tiếp theo là kinh nghiệm làm việc thực tế, thường tối thiểu từ 3 năm trở lên ở vị trí tương đương, được chứng minh qua hợp đồng lao động, thư xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm…
Về sức khỏe, người lao động phải có giấy khám sức khỏe còn thời hạn, do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp, kết luận đủ sức khỏe làm việc, không mắc bệnh truyền nhiễm nguy hiểm. Đây là điều kiện bắt buộc để bảo đảm an toàn cho môi trường làm việc và cộng đồng.
Điều kiện về hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự
Vì phần lớn giấy tờ của người lao động nước ngoài và một số tài liệu của công ty mẹ ở nước ngoài được cấp tại quốc gia khác, nên hợp pháp hóa lãnh sự là điều kiện không thể thiếu khi xin Work Permit cho công ty FDI.
Những loại giấy tờ thường phải hợp pháp hóa gồm: bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn; thư xác nhận kinh nghiệm; lý lịch tư pháp; quyết định cử/bổ nhiệm từ công ty mẹ; một số tài liệu pháp lý của tập đoàn ở nước ngoài (nếu sử dụng trong hồ sơ). Quy trình thông thường là: chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền nước sở tại → hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam → dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ Work Permit chỉ chấp nhận giấy tờ đã được hợp pháp hóa và dịch thuật đúng chuẩn. Nếu doanh nghiệp FDI không chuẩn bị đúng từ đầu, hồ sơ dễ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Hồ sơ xin giấy phép lao động cho công ty FDI
Tài liệu từ doanh nghiệp nộp cho Sở LĐTBXH
Hồ sơ phía doanh nghiệp FDI là căn cứ chứng minh tư cách pháp lý và nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Khi nộp cho Sở LĐTBXH (hoặc Ban quản lý), doanh nghiệp thường phải chuẩn bị:
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: bản sao y còn hiệu lực.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí dự kiến cấp Work Permit.
Tờ khai đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu, có chữ ký người đại diện theo pháp luật và đóng dấu công ty.
Hợp đồng lao động dự kiến ký với người nước ngoài hoặc thỏa thuận nguyên tắc/đề xuất vị trí, ghi rõ chức danh, mức lương, thời hạn làm việc.
Mô tả chi tiết công việc, giải trình lý do sử dụng lao động nước ngoài.
Với trường hợp điều chuyển nội bộ tập đoàn, có thêm văn bản cử sang làm việc tại Việt Nam do công ty mẹ tại nước ngoài ký.
Tất cả tài liệu phải thống nhất thông tin, ký – đóng dấu đầy đủ trước khi nộp.
Tài liệu cá nhân của người lao động nước ngoài
Phần hồ sơ cá nhân của người lao động nước ngoài làm việc tại công ty FDI thường bao gồm:
Hộ chiếu còn thời hạn: bản sao rõ nét trang thông tin, còn đủ thời hạn theo yêu cầu.
Ảnh thẻ màu (thường 4×6 cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng).
Giấy khám sức khỏe: còn thời hạn, do bệnh viện đủ điều kiện cấp, kết luận đủ sức khỏe làm việc.
Lý lịch tư pháp: được cấp tại nước ngoài hoặc tại Việt Nam (tùy trường hợp cư trú), chứng minh không có án tích thuộc trường hợp bị cấm làm việc.
Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn: đại học, sau đại học hoặc chứng chỉ nghề phù hợp với vị trí.
Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc: thư xác nhận, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm… thể hiện thời gian và vị trí công tác.
Giấy tờ cư trú tại Việt Nam (nếu có): visa, thẻ tạm trú, giấy đăng ký tạm trú.
Những tài liệu này cần được chuẩn hóa theo đúng yêu cầu để tránh bị yêu cầu bổ sung.
Hồ sơ dịch thuật – công chứng – hợp pháp hóa lãnh sự
Bên cạnh bản gốc, một phần hồ sơ quan trọng trong bộ Work Permit cho công ty FDI là bộ tài liệu dịch thuật – công chứng – hợp pháp hóa lãnh sự.
Các giấy tờ do nước ngoài cấp như: bằng cấp, lý lịch tư pháp, thư xác nhận kinh nghiệm, quyết định cử sang làm việc, tài liệu pháp lý của công ty mẹ… thường phải trải qua 3 bước:
Chứng nhận/Legalization tại nước sở tại: xác nhận tính hợp pháp của tài liệu.
Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan ngoại giao liên quan.
Dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch tại Việt Nam (hoặc chứng nhận tương đương nếu dịch ở nước ngoài).
Khi nộp hồ sơ, cơ quan chức năng thường yêu cầu bản sao đã được chứng thực từ bản dịch và bản gốc đã hợp pháp hóa. Việc chuẩn bị đầy đủ, đúng trình tự giúp doanh nghiệp FDI rút ngắn đáng kể thời gian xét duyệt, hạn chế rủi ro phải bổ sung nhiều lần hoặc bị từ chối do lỗi hình thức.
Quy trình xin giấy phép lao động cho công ty FDI tại TPHCM
Quy trình xin giấy phép lao động (Work Permit) cho doanh nghiệp FDI tại TPHCM đòi hỏi chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, tuân thủ đầy đủ yêu cầu của Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các hướng dẫn của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. So với doanh nghiệp trong nước, doanh nghiệp FDI thường có thêm các loại tài liệu liên quan như Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, chứng minh điều chuyển nội bộ tập đoàn, hợp đồng thầu hoặc tài liệu kỹ thuật chuyên ngành. TPHCM là địa phương có số lượng lao động nước ngoài cao nhất cả nước, do đó cơ quan quản lý đặc biệt chú trọng tính hợp lệ – chính xác – thống nhất của hồ sơ. Quy trình xin Work Permit gồm 3 bước: giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động và nhận kết quả cùng hướng dẫn tuân thủ trong suốt quá trình làm việc của người lao động. Việc tuân thủ đầy đủ quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp nhận Work Permit đúng thời hạn mà còn tránh rủi ro thanh tra lao động, xử phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Bước 1: Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Đây là bước bắt buộc đối với mọi công ty FDI tại TPHCM muốn tuyển dụng lao động nước ngoài. Doanh nghiệp phải lập báo cáo giải trình theo mẫu, trong đó nêu rõ vị trí cần tuyển, số lượng, chức danh, mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn và lý do không thể tuyển được lao động Việt Nam thay thế. Kèm theo đó là Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, hợp đồng thầu, sơ đồ tổ chức hoặc tài liệu liên quan để chứng minh sự cần thiết của vị trí. Báo cáo được nộp trực tuyến trên cổng Dịch vụ công và được Sở Lao động xét duyệt trong thời gian quy định. Việc mô tả công việc không đúng, lý do chưa thuyết phục hoặc không chứng minh được nhu cầu thực tế sẽ dẫn đến việc bị trả lại, làm chậm toàn bộ quy trình. Gia Minh hỗ trợ chuẩn hóa báo cáo giải trình nhằm tăng khả năng được duyệt ngay lần đầu.
Bước 2: Nộp hồ sơ xin Work Permit
Sau khi được chấp thuận nhu cầu, doanh nghiệp FDI tiến hành nộp hồ sơ xin cấp Work Permit cho người lao động nước ngoài. Hồ sơ gồm: giấy tờ cá nhân (hộ chiếu, ảnh, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp), bằng cấp – kinh nghiệm hợp pháp hóa lãnh sự, văn bản điều chuyển nội bộ (nếu là nhân sự tập đoàn), và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (ERC, IRC, hợp đồng thầu, tài liệu chứng minh nhu cầu). Hồ sơ được nộp trực tuyến, sau đó nộp bản gốc đối chiếu tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TPHCM. Cơ quan chức năng sẽ kiểm tra tính hợp lệ của từng giấy tờ, tính tương thích giữa vị trí – chuyên môn – kinh nghiệm trước khi ra kết quả.
Bước 3: Nhận giấy phép lao động & hướng dẫn hậu kiểm
Khi hồ sơ hợp lệ, Sở Lao động cấp giấy phép lao động và trả kết quả theo giấy hẹn. Doanh nghiệp FDI cần kiểm tra kỹ thông tin trên Work Permit như chức danh, tên doanh nghiệp, thời hạn, số hộ chiếu… để đảm bảo không sai sót. Sau khi nhận Work Permit, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục hậu kiểm như: đăng ký tạm trú cho người lao động nước ngoài, xin cấp thẻ tạm trú (TRC) nếu cần, ký hợp đồng lao động phù hợp với thời hạn Work Permit, lưu trữ hồ sơ theo quy định để phục vụ thanh tra. Ngoài ra, công ty FDI phải theo dõi thời hạn giấy phép để gia hạn đúng lúc, tránh để giấy phép hết hiệu lực khi người lao động vẫn đang làm việc. Gia Minh hỗ trợ tư vấn xuyên suốt quá trình, đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý trong giai đoạn sau cấp phép.
Thời gian – chi phí – lệ phí xin Work Permit
Mỗi giai đoạn trong quy trình xin Work Permit tại TPHCM đều có thời gian xử lý khác nhau. Doanh nghiệp FDI cần nắm rõ thời hạn để lập kế hoạch nhân sự phù hợp, tránh việc người lao động sang Việt Nam nhưng chưa đủ điều kiện làm việc hợp pháp. Bên cạnh thời gian xử lý, các khoản lệ phí Nhà nước và chi phí dịch vụ cần được tính toán để tối ưu tài chính. Việc phối hợp nhịp nhàng giữa người lao động – doanh nghiệp – đơn vị dịch vụ sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh ngay lần đầu.
Thời gian xử lý từng giai đoạn
Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: 10–15 ngày làm việc
Nộp hồ sơ xin Work Permit: 10–12 ngày làm việc
Hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp – kinh nghiệm: 7–15 ngày tùy quốc gia
Làm lý lịch tư pháp Việt Nam: 10–15 ngày (nếu cần)
Khám sức khỏe: 1 ngày
Tổng thời gian toàn bộ quy trình thường kéo dài 25–40 ngày làm việc, tùy mức độ phức tạp và tính đầy đủ của hồ sơ. Doanh nghiệp FDI nên chuẩn bị sớm để tránh trễ tiến độ dự án hoặc kế hoạch nhân sự.
Lệ phí Nhà nước theo quy định TPHCM
Theo quy định hiện hành, lệ phí cấp Work Permit tại TPHCM bao gồm:
Cấp mới giấy phép lao động: 600.000 – 1.000.000 VNĐ
Cấp lại giấy phép lao động: 450.000 – 600.000 VNĐ
Gia hạn Work Permit: 400.000 – 500.000 VNĐ
Lệ phí có thể thay đổi theo thông báo của UBND TPHCM từng thời kỳ. Đây là khoản chi phí cố định nộp trực tiếp cho cơ quan Nhà nước khi nộp hồ sơ, không bao gồm chi phí dịch vụ hoặc phí hợp pháp hóa lãnh sự.
Chi phí dịch vụ xin giấy phép lao động tại Gia Minh
Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói cho doanh nghiệp FDI với chi phí cạnh tranh, minh bạch và không phát sinh. Gói dịch vụ bao gồm: tư vấn loại Work Permit phù hợp, rà soát hồ sơ, chuẩn hóa tài liệu, hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, nộp hồ sơ trực tuyến – trực tiếp và đồng hành cho đến khi nhận kết quả. Mức chi phí dao động từ 6.000.000 – 12.000.000 VNĐ/hồ sơ, tùy quốc tịch và loại hồ sơ (chuyên gia – kỹ thuật viên – quản lý – điều chuyển nội bộ). Gia Minh cam kết hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu, hạn chế tối đa sai sót và rút ngắn thời gian xử lý cho doanh nghiệp.
Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả về
Xác nhận kinh nghiệm không đúng chức danh
Một trong những lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài bị trả về là phần xác nhận kinh nghiệm không đúng chức danh so với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam. Nhiều doanh nghiệp chỉ xin xác nhận chung chung như “nhân viên”, “staff”, “officer”, trong khi trên hồ sơ work permit lại đăng ký chức danh “chuyên gia”, “giám đốc kỹ thuật”, “trưởng bộ phận”… khiến cơ quan thẩm quyền đánh giá không đủ căn cứ chứng minh chuyên môn.
Ngoài ra, thời gian kinh nghiệm ghi trong xác nhận đôi khi không khớp với thông tin trong CV, hợp đồng cũ hoặc hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp, làm tăng nghi ngờ về tính trung thực. Để hạn chế rủi ro, xác nhận kinh nghiệm cần thể hiện rõ: chức danh, thời gian làm việc, mô tả ngắn gọn nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến vị trí xin giấy phép lao động tại Việt Nam, đóng dấu và ký đúng thẩm quyền.
Bằng cấp không hợp pháp hóa lãnh sự đúng quy định
Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn của chuyên gia nước ngoài nếu được cấp tại nước ngoài bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt theo đúng trình tự. Tuy nhiên, nhiều hồ sơ bị trả về vì doanh nghiệp chỉ nộp bản sao công chứng tại Việt Nam hoặc bản dịch nhưng không kèm theo dấu hợp pháp hóa của cơ quan ngoại giao, dẫn đến tài liệu không có giá trị pháp lý.
Một số trường hợp khác, bằng cấp được hợp pháp hóa nhưng không đúng cơ quan thẩm quyền, hoặc thời gian hợp pháp hóa đã quá lâu, nội dung trên bản dịch không khớp với bản gốc (sai tên trường, ngành học, bậc đào tạo…). Cơ quan xét duyệt có quyền yêu cầu bổ sung hoặc từ chối nếu thấy tài liệu không đảm bảo. Do đó, việc chuẩn bị khâu hợp pháp hóa lãnh sự phải được thực hiện chuẩn xác ngay từ đầu, tránh “mất công làm lại từ đầu”.
Sai biểu mẫu – thiếu giấy tờ – dịch thuật không chuẩn
Ngoài bằng cấp và kinh nghiệm, rất nhiều hồ sơ work permit bị trả về chỉ vì lỗi tưởng như “nhỏ”: dùng sai mẫu đơn, điền thiếu thông tin, bỏ sót giấy tờ bắt buộc hoặc bản dịch không chính xác. Ví dụ: điền sai số hộ chiếu, sai ngày sinh, sai tên doanh nghiệp; sử dụng mẫu cũ đã hết hiệu lực; thiếu chữ ký, thiếu đóng dấu; không nộp kèm văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài…
Khâu dịch thuật cũng là “điểm nghẽn” thường gặp: bản dịch không sát nghĩa, sai thuật ngữ chuyên môn, lỗi chính tả, bố cục khó đọc. Những lỗi này khiến cán bộ xử lý hồ sơ phải yêu cầu giải trình, bổ sung, kéo dài thời gian xét duyệt. Giải pháp tốt nhất là rà soát hồ sơ bằng checklist chi tiết, hoặc sử dụng đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm thực tế để hạn chế tối đa sai sót kỹ thuật.
Vì sao nên sử dụng dịch vụ Work Permit cho công ty FDI tại Gia Minh?
Kiểm tra điều kiện chính xác 100% trước khi nộp
Đối với công ty FDI, mỗi vị trí chuyên gia, quản lý, giám đốc người nước ngoài đều cần đáp ứng chặt chẽ các điều kiện về bằng cấp, kinh nghiệm, sức khỏe, lý lịch tư pháp… Chỉ cần “lệch” một tiêu chí, hồ sơ có thể bị trả về hoặc kéo dài thời gian xử lý. Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp lọc và kiểm tra điều kiện ngay từ bước đầu: đối chiếu quy định pháp luật hiện hành với hồ sơ thực tế của người lao động, tư vấn chọn phương án phù hợp nhất (diện chuyên gia, nhà quản lý, kỹ thuật viên…).
Nhờ kinh nghiệm xử lý đa dạng hồ sơ FDI, Gia Minh nhanh chóng phát hiện các “điểm yếu” như kinh nghiệm không đủ năm, chức danh chưa phù hợp, bằng cấp khó chứng minh… và đưa ra giải pháp điều chỉnh trước khi nộp. Điều này giúp doanh nghiệp tránh việc “nộp thử”, giảm thiểu nguy cơ bị từ chối cấp phép do không đạt điều kiện ngay từ gốc.
Chuẩn hóa hồ sơ – hạn chế tối đa bổ sung
Một bộ hồ sơ work permit chuẩn không chỉ đúng về điều kiện mà còn phải đầy đủ, thống nhất và đúng kỹ thuật giấy tờ. Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa từng thành phần: từ mẫu đơn, văn bản giải trình, hợp đồng lao động, giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự, bản dịch công chứng đến các phụ lục mô tả công việc.
Trước khi nộp, hồ sơ được rà soát nhiều lớp theo checklist nội bộ của Gia Minh, đảm bảo thông tin giữa các giấy tờ trùng khớp (họ tên, số hộ chiếu, chức danh, thời gian làm việc…). Nhờ đó, khả năng bị yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa giảm xuống tối đa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và giữ được kế hoạch nhận việc cho chuyên gia nước ngoài đúng tiến độ.
Xử lý nhanh, cam kết đúng thời hạn, hỗ trợ hậu kiểm
Với doanh nghiệp FDI, thời gian là yếu tố then chốt: chậm work permit đồng nghĩa chậm triển khai dự án, trễ tiến độ sản xuất – kinh doanh. Gia Minh xây dựng quy trình xử lý hồ sơ tối ưu, phân công nhân sự phụ trách từng khâu, thường xuyên cập nhật tình trạng hồ sơ cho doanh nghiệp, đồng thời dự trù sẵn các kịch bản xử lý nếu cơ quan nhà nước yêu cầu bổ sung.
Bên cạnh cam kết về tiến độ, Gia Minh còn hỗ trợ doanh nghiệp trong các vấn đề hậu kiểm: hướng dẫn lưu trữ hồ sơ, giải trình khi thanh tra, tư vấn gia hạn, cấp lại giấy phép lao động, chuyển đổi công ty hoặc thay đổi chức danh trong tương lai. Doanh nghiệp FDI vì vậy không chỉ “xong hồ sơ một lần” mà còn có một đối tác đồng hành lâu dài, am hiểu cả pháp lý lẫn thực tế quản trị nhân sự người nước ngoài tại Việt Nam.
Tham khảo: Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại TPHCM
FAQ: Câu hỏi thường gặp về Dịch vụ giấy phép lao động cho công ty FDI tại TPHCM
Công ty FDI muốn tuyển kỹ sư Nhật – Hàn – Mỹ có khó không?
Việc tuyển kỹ sư Nhật, Hàn hoặc Mỹ không quá khó nếu công ty FDI tuân thủ đúng quy trình và đáp ứng yêu cầu pháp lý. Khó khăn chủ yếu nằm ở bước chứng minh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và hồ sơ chuyên môn của ứng viên. Với vị trí kỹ sư, cơ quan thẩm định yêu cầu rõ ràng về bằng cấp chuyên ngành và tối thiểu 3 năm kinh nghiệm phù hợp. Ngoài ra, ứng viên cần nhập cảnh đúng mục đích, có visa hợp lệ và giấy tờ cá nhân đồng nhất thông tin. Công ty FDI cũng phải chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp đầy đủ như giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy phép kinh doanh và văn bản giải trình nhu cầu. Nếu các tài liệu từ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Không có bằng đại học vẫn xin Work Permit được không?
Không có bằng đại học vẫn có thể xin Work Permit nếu đáp ứng các điều kiện thay thế theo quy định. Trường hợp không có bằng cấp chuyên môn, ứng viên phải chứng minh tối thiểu 5 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc và được xác nhận rõ ràng bởi đơn vị sử dụng lao động trước đây. Văn bản xác nhận phải thể hiện chức danh, thời gian làm việc liên tục, mô tả nhiệm vụ và có chữ ký – con dấu hợp lệ. Tuy nhiên, không phải ngành nghề nào cũng được chấp nhận theo diện kinh nghiệm, đặc biệt các lĩnh vực yêu cầu chứng chỉ hành nghề hoặc chuyên môn bắt buộc. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ trước khi nộp hồ sơ để tránh bị từ chối.
Work Permit hết hạn có gia hạn được không?
Work Permit hết hạn vẫn có thể gia hạn nếu nộp hồ sơ đúng thời điểm và đáp ứng điều kiện duy trì công việc. Doanh nghiệp cần nộp trước tối thiểu 5–15 ngày làm việc tính từ ngày giấy phép hết hạn và đảm bảo người lao động vẫn giữ nguyên chức danh, vị trí và nơi làm việc. Trường hợp thay đổi thông tin như chuyển công ty hoặc chức danh mới, doanh nghiệp không được gia hạn mà phải xin cấp lại theo quy định. Việc nộp hồ sơ trễ hạn có thể khiến người lao động phải xuất cảnh hoặc ngừng làm việc cho đến khi hoàn tất thủ tục mới.
Dịch vụ giấy phép lao động cho công ty FDI tại TPHCM giúp doanh nghiệp xử lý các thủ tục phức tạp liên quan đến chuyên gia và lao động nước ngoài. Khi hồ sơ được chuẩn hóa ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và tránh được các yêu cầu bổ sung không đáng có. Tuy nhiên, nhiều công ty FDI gặp khó khăn khi tự nộp hồ sơ vì thiếu kinh nghiệm và không cập nhật kịp các quy định mới. Điều này dễ khiến tiến độ tuyển dụng bị trì hoãn. Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp đảm bảo hồ sơ hợp lệ, giảm thiểu rủi ro bị trả về. Gia Minh đồng hành từ khâu tư vấn đối tượng, chuẩn bị hồ sơ đến nộp và nhận kết quả Work Permit. Với kinh nghiệm thực tế, chúng tôi cam kết xử lý nhanh – chính xác – đúng quy định. Đây là giải pháp tối ưu cho mọi doanh nghiệp FDI đang hoạt động tại TPHCM.
