Đăng ký BHXH cho công nhân cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng là một bước không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng và quản lý lao động của doanh nghiệp. Trong bối cảnh các quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ, việc thực hiện đúng quy trình đăng ký BHXH sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và bảo vệ đầy đủ quyền lợi cho người lao động. Đặc biệt, với ngành thực phẩm chức năng – nơi có tính chất lao động đặc thù – thì việc tham gia bảo hiểm xã hội đúng cách lại càng quan trọng hơn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp toàn bộ thông tin từ điều kiện, thủ tục đến quyền và nghĩa vụ liên quan đến BHXH trong cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng.
Tổng quan về BHXH trong cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng
BHXH là gì? Tại sao phải đăng ký BHXH cho công nhân?
Bảo hiểm xã hội (BHXH) là chính sách an sinh của Nhà nước nhằm bảo vệ người lao động trước các rủi ro như ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, hưu trí… Đối với các cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng – nơi có đông lao động trực tiếp làm việc tại nhà máy – việc đăng ký BHXH cho công nhân là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc và cũng là yếu tố then chốt để đảm bảo sự ổn định nguồn nhân lực.
Ngoài yếu tố tuân thủ pháp luật, việc tham gia BHXH giúp người lao động an tâm công tác, gắn bó lâu dài và giảm thiểu áp lực tài chính khi gặp rủi ro nghề nghiệp. Đối với doanh nghiệp, điều này còn thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín và có trách nhiệm xã hội – yếu tố được nhiều đối tác, khách hàng trong ngành thực phẩm đánh giá cao.
Đặc thù lao động trong ngành thực phẩm chức năng và yêu cầu về BHXH
Ngành sản xuất thực phẩm chức năng có nhiều đặc thù như:
Môi trường sản xuất kín, yêu cầu vệ sinh nghiêm ngặt
Lao động làm việc theo ca, đứng máy liên tục
Tiếp xúc với hóa chất, phụ gia, hoặc hoạt chất sinh học
Những yếu tố này khiến người lao động dễ đối mặt với các rủi ro về sức khỏe và tai nạn lao động. Vì vậy, tham gia đầy đủ các chế độ BHXH, bao gồm cả bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, là cần thiết để bảo vệ quyền lợi chính đáng cho họ, đồng thời giảm thiểu tranh chấp lao động trong quá trình vận hành nhà máy.
Điều kiện bắt buộc phải tham gia BHXH
Đối tượng người lao động cần tham gia BHXH
Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên bắt buộc phải tham gia BHXH. Tại các cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng, nhóm đối tượng bao gồm:
Công nhân đứng máy, đóng gói, vận hành thiết bị
Nhân viên kỹ thuật, QC (kiểm tra chất lượng), kho vận
Nhân viên văn phòng, kế toán, quản lý
Lao động hợp đồng mùa vụ từ 1 tháng trở lên
Kể cả lao động thử việc có ký hợp đồng lương và có đóng bảo hiểm cũng nằm trong nhóm phải tham gia. Đối với các vị trí có nguy cơ tai nạn lao động cao, doanh nghiệp cần đăng ký thêm chế độ bảo hiểm tai nạn lao động bắt buộc.
Nghĩa vụ của cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng
Cơ sở sản xuất có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau:
Đăng ký mã đơn vị tham gia BHXH tại cơ quan BHXH quận/huyện
Ký hợp đồng lao động hợp pháp và cam kết đóng BHXH đúng mức cho người lao động
Trích nộp BHXH hằng tháng: 8% từ lương người lao động, và khoảng 17.5% từ phía doanh nghiệp cho các quỹ BHXH, BHYT, BHTN và tai nạn lao động
Lập sổ BHXH và chốt sổ khi người lao động nghỉ việc
Không tham gia hoặc cố tình trốn đóng BHXH là hành vi vi phạm, có thể bị phạt hành chính từ 50 – 75 triệu đồng, hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng.
Hồ sơ đăng ký BHXH cho công nhân cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng
Hồ sơ người lao động cần cung cấp
Để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) cho công nhân, người lao động cần chuẩn bị một số giấy tờ cơ bản. Cụ thể bao gồm:
Bản sao công chứng CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực;
Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú (nếu cần đối chiếu thông tin);
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) theo quy định của BHXH Việt Nam, điền đầy đủ và chính xác thông tin cá nhân.
Đây là các tài liệu quan trọng để cơ quan BHXH xác lập mã số BHXH và cấp sổ đúng thông tin cho người lao động.
Hồ sơ phía doanh nghiệp cần chuẩn bị
Doanh nghiệp có trách nhiệm lập và nộp đầy đủ hồ sơ đăng ký BHXH cho người lao động theo quy định. Các giấy tờ bao gồm:
Giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập doanh nghiệp (bản sao công chứng);
Hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động;
Bảng lương hoặc danh sách trả lương;
Tờ khai đơn vị (Mẫu TK3-TS) nếu đăng ký lần đầu;
Danh sách lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS).
Tất cả các tài liệu phải đảm bảo tính chính xác, thống nhất để tránh sai sót trong quá trình xét duyệt và cấp sổ.
Mẫu biểu sử dụng theo quy định của BHXH Việt Nam
Hiện nay, tất cả hồ sơ đăng ký BHXH đều sử dụng các mẫu biểu thống nhất do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành. Các mẫu phổ biến gồm:
TK1-TS: Tờ khai cá nhân người lao động;
TK3-TS: Tờ khai đơn vị sử dụng lao động;
D02-TS: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT;
D05-TS: Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT (nếu cần).
Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kê khai điện tử hoặc cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam để tải và điền đúng biểu mẫu.
Quy trình thực hiện đăng ký BHXH
Đăng ký mã đơn vị sử dụng lao động
Trước khi thực hiện thủ tục tham gia BHXH cho công nhân, doanh nghiệp cần đăng ký mã số đơn vị sử dụng lao động tại cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở. Hồ sơ gồm:
Giấy phép đăng ký kinh doanh;
Tờ khai đơn vị (TK3-TS);
Mẫu D01-TS nếu kê khai lần đầu.
Sau khi được cấp mã đơn vị, doanh nghiệp mới có thể thực hiện các thủ tục kê khai danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
Kê khai lao động và nộp hồ sơ BHXH
Khi đã có mã số đơn vị, doanh nghiệp tiếp tục kê khai thông tin người lao động trên các mẫu TK1-TS, D02-TS và hợp đồng lao động tương ứng. Hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc qua cổng giao dịch điện tử.
Thời gian xử lý thường trong vòng 10 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ cấp mã số BHXH và ghi nhận thời gian tham gia từ tháng đầu tiên có hiệu lực.
Nhận sổ BHXH và cấp thẻ BHYT cho công nhân
Sau khi hồ sơ được duyệt, mỗi người lao động sẽ được cấp sổ BHXH cá nhân ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm và thẻ BHYT để sử dụng khi khám chữa bệnh đúng tuyến.
Doanh nghiệp có thể nhận trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc qua đường bưu điện nếu đăng ký chuyển phát. Đồng thời, cần cập nhật và lưu trữ dữ liệu trên phần mềm quản lý lao động để theo dõi và điều chỉnh kịp thời khi có thay đổi thông tin.
Mức đóng BHXH mới nhất năm 2025
Tỷ lệ đóng BHXH theo từng bên
Theo quy định mới nhất năm 2025, mức đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) vẫn được chia theo tỷ lệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Cụ thể:
Người lao động đóng 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất.
Người sử dụng lao động đóng tổng cộng 17.5% gồm:
14% cho quỹ hưu trí, tử tuất,
3% cho quỹ ốm đau, thai sản,
0.5% cho tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp.
Tổng cộng, mức đóng BHXH bắt buộc là 25.5% trên tiền lương tháng, trong đó người lao động đóng 8%, doanh nghiệp đóng 17.5%. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ đóng thêm BHYT 3% và BHTN 1%.
Cách tính lương đóng BHXH đúng quy định
Tiền lương đóng BHXH bắt buộc bao gồm:
Mức lương theo hợp đồng lao động;
Các khoản phụ cấp lương liên quan đến tính chất công việc như: trách nhiệm, độc hại, thâm niên, lưu động, v.v.;
Các khoản bổ sung khác được xác định cụ thể mức tiền và trả thường xuyên hàng tháng.
Không bao gồm các khoản thưởng năng suất, thưởng sáng kiến, ăn ca, hỗ trợ xăng xe – điện thoại không cố định.
Ví dụ minh họa cách tính mức đóng BHXH
Giả sử một nhân viên nhà máy gạo lứt có tổng lương hàng tháng là 10.000.000 đồng, trong đó:
Lương cơ bản ghi trong HĐLĐ: 8.000.000 đồng;
Phụ cấp trách nhiệm: 1.000.000 đồng;
Phụ cấp cố định khác: 1.000.000 đồng.
→ Tổng lương đóng BHXH là 10.000.000 đồng.
Người lao động đóng: 10.000.000 x 8% = 800.000 đồng
Doanh nghiệp đóng: 10.000.000 x 17.5% = 1.750.000 đồng
→ Tổng số tiền BHXH nộp hằng tháng: 2.550.000 đồng
Thời hạn, hình thức và địa điểm nộp hồ sơ BHXH
Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc qua mạng
Các doanh nghiệp, trong đó có nhà máy gạo lứt, có thể nộp hồ sơ tham gia BHXH cho nhân viên thông qua 2 hình thức:
Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi đặt trụ sở chính;
Nộp hồ sơ điện tử qua cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua phần mềm kê khai có chữ ký số (như iBHXH, EFY-eBHXH, VNPT BHXH…).
Hình thức nộp điện tử ngày càng phổ biến do tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục hành chính.
Hạn nộp hồ sơ sau khi ký hợp đồng lao động
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức. Việc chậm nộp có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính từ 5 – 75 triệu đồng tùy mức độ vi phạm và số lượng lao động bị ảnh hưởng.
Ngoài ra, nếu có thay đổi thông tin người lao động (tăng, giảm lao động, điều chỉnh mức lương đóng BHXH), doanh nghiệp cũng phải cập nhật kịp thời để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động.
Xử lý vi phạm nếu không đăng ký BHXH
Việc không đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là hành vi vi phạm pháp luật lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều hậu quả nghiêm trọng.
Mức phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP
Theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt hành chính đối với doanh nghiệp không tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động có thể từ 20 đến 150 triệu đồng, tùy thuộc vào số lượng lao động vi phạm và mức độ vi phạm. Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị buộc truy nộp số tiền đóng BHXH còn thiếu, cộng thêm lãi suất chậm nộp theo quy định của cơ quan BHXH.
Rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động
Không đăng ký BHXH có thể dẫn đến các tranh chấp lao động khi người lao động nghỉ ốm, tai nạn hoặc nghỉ việc mà không được giải quyết chế độ. Khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp sẽ ở thế yếu vì vi phạm pháp luật, dễ bị kiện ra tòa lao động và chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại. Việc này ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.
Trách nhiệm bồi thường quyền lợi BHXH cho người lao động
Nếu không tham gia BHXH, doanh nghiệp phải tự chi trả toàn bộ các khoản lẽ ra BHXH chi trả: lương khi nghỉ ốm, chế độ thai sản, tai nạn lao động, trợ cấp tử tuất hoặc hưu trí. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị yêu cầu hoàn trả các khoản phúc lợi kèm theo lãi suất nếu người lao động khởi kiện hoặc có kết luận thanh tra.
Quyền lợi của công nhân khi tham gia BHXH
Tham gia BHXH không chỉ là nghĩa vụ theo quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người lao động, đặc biệt là công nhân làm việc trong môi trường sản xuất như nhà máy gạo lứt.
Chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động
Người lao động có tham gia BHXH được hưởng trợ cấp khi nghỉ ốm đau, khám chữa bệnh, hoặc nghỉ sinh con theo quy định. Nếu bị tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, họ sẽ được BHXH chi trả chi phí điều trị và trợ cấp tùy mức độ suy giảm khả năng lao động.
Hưu trí và tử tuất
Sau khi đóng BHXH đủ năm theo quy định, công nhân đủ tuổi nghỉ hưu sẽ được hưởng lương hưu hằng tháng. Trường hợp không may qua đời, người thân sẽ được nhận trợ cấp tử tuất hoặc tiền mai táng, đảm bảo hỗ trợ tài chính cho gia đình người lao động.
Thủ tục hưởng các chế độ BHXH
Người lao động chỉ cần chuẩn bị hồ sơ gồm: sổ BHXH, giấy tờ chứng minh tình trạng (giấy nghỉ ốm, giấy ra viện, giấy khai sinh,…), nộp cho công ty hoặc cơ quan BHXH để được giải quyết. Thời gian xử lý thông thường từ 5–10 ngày làm việc tùy chế độ. Việc tham gia BHXH giúp người lao động an tâm làm việc và có điểm tựa tài chính trong những thời điểm khó khăn.
Xem thêm:
- Đăng ký bảo hiểm xã hội cho công nhân nhà máy phân hữu cơ
- Đăng ký bảo hiểm xã hội cho công nhân sơ chế khoai
- Đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên cơ sở cá thu
- Đăng ký bảo hiểm xã hội cho lao động tại xưởng gạo lứt
Những lưu ý khi đăng ký BHXH trong ngành thực phẩm chức năng
Ngành sản xuất và kinh doanh thực phẩm chức năng có tính đặc thù cao, với nhiều vị trí ngắn hạn hoặc thời vụ. Vì vậy, khi đăng ký BHXH cho người lao động trong ngành này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
Lao động thời vụ, thử việc có phải đóng BHXH?
Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội và Bộ luật Lao động, người lao động ký hợp đồng từ 1 tháng trở lên đều phải tham gia BHXH bắt buộc, kể cả khi đang trong thời gian thử việc nếu có ký hợp đồng thử việc riêng. Đối với lao động thời vụ, nếu hợp đồng đủ từ 1 tháng, cũng bắt buộc phải đóng BHXH. Do đó, doanh nghiệp không thể lấy lý do “thử việc” hay “thời vụ” để tránh nghĩa vụ này.
Thay đổi thông tin BHXH cần xử lý ra sao?
Khi người lao động có thay đổi thông tin cá nhân (CMND/CCCD, hộ khẩu, họ tên, số điện thoại,…), doanh nghiệp hoặc người lao động cần cập nhật với cơ quan BHXH qua mẫu TK1-TS và nộp kèm giấy tờ chứng minh. Việc cập nhật sớm giúp tránh rắc rối khi hưởng quyền lợi sau này, đặc biệt với các chế độ ngắn hạn như ốm đau, thai sản.
Câu hỏi thường gặp về BHXH công nhân cơ sở sản xuất
BHXH là chủ đề nhận được nhiều sự quan tâm từ công nhân đang làm việc tại các cơ sở sản xuất nhỏ. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất:
Có thể tự đăng ký BHXH cho công nhân không?
Không. Chỉ người sử dụng lao động (chủ cơ sở sản xuất) mới có quyền đứng ra đăng ký BHXH bắt buộc cho người lao động. Công nhân không thể tự đăng ký BHXH bắt buộc nếu chưa có hợp đồng lao động chính thức hoặc không được cơ sở sản xuất khai báo lao động đúng quy định.
BHXH tự nguyện có phù hợp cho ngành sản xuất không?
BHXH tự nguyện chỉ bao gồm hai chế độ: hưu trí và tử tuất, không có chế độ ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động. Do đó, BHXH tự nguyện không phù hợp cho công nhân làm việc trong môi trường sản xuất có nhiều rủi ro. Tốt nhất, công nhân nên tham gia BHXH bắt buộc để được bảo vệ toàn diện.
Trường hợp nào được miễn đóng BHXH?
Trường hợp duy nhất được miễn đóng BHXH là khi người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (ví dụ: làm việc dưới 1 tháng, làm công việc ngắn hạn không có hợp đồng, đã nghỉ việc). Tuy nhiên, doanh nghiệp không được tự ý lách luật để né nghĩa vụ đóng BHXH, nếu không sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật.
Đăng ký BHXH cho công nhân cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng là trách nhiệm và nghĩa vụ bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh việc tuân thủ quy định của pháp luật, đây còn là cách để nâng cao hình ảnh và uy tín doanh nghiệp trên thị trường lao động. Thực hiện đăng ký đầy đủ, kịp thời giúp bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, bền vững. Các cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng cần cập nhật thường xuyên quy định pháp luật mới để đảm bảo quá trình thực hiện BHXH được hiệu quả, minh bạch và không gặp rắc rối về sau.
