Các trường hợp phải xin giấy phép lao động là vấn đề doanh nghiệp sử dụng người nước ngoài tại Việt Nam cần kiểm tra ngay từ giai đoạn tuyển dụng. Không phải mọi người lao động nước ngoài đều bắt buộc phải có Work Permit, nhưng việc xác định sai đối tượng có thể khiến doanh nghiệp bố trí lao động chưa đủ điều kiện pháp lý, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt và ảnh hưởng đến quá trình làm việc, cư trú của người nước ngoài.
“Bản đồ nhận diện” – khi nào người nước ngoài rơi vào diện phải xin giấy phép lao động?
Muốn xác định một người nước ngoài có phải xin giấy phép lao động tại Việt Nam hay không, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi người đó mang quốc tịch gì, vào Việt Nam bằng loại visa nào hoặc ở Việt Nam bao lâu. Điểm xuất phát đúng phải là: người đó đang thực hiện hoạt động gì tại Việt Nam, theo hình thức làm việc nào, giữ vị trí nào và có thuộc một trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động hay không.
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, phạm vi người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam khá rộng, bao gồm không chỉ người ký hợp đồng lao động mà cả người di chuyển nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận kinh tế, cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, được điều chuyển từ nước ngoài, tham gia gói thầu – dự án và một số trường hợp nhà đầu tư, thành viên doanh nghiệp.
Đừng bắt đầu từ quốc tịch, hãy bắt đầu từ hoạt động thực tế tại Việt Nam
Quốc tịch có thể ảnh hưởng đến visa, điều ước quốc tế hoặc một số trường hợp miễn đặc thù, nhưng không phải tiêu chí đầu tiên để xác định nghĩa vụ Work Permit. Một kỹ sư Hàn Quốc, chuyên gia Nhật Bản, giám đốc Singapore hay nhân sự Trung Quốc đều cần được xem xét dựa trên công việc thực tế mà họ thực hiện tại Việt Nam.
Ví dụ, một người vào Việt Nam với mục đích họp vài ngày khác hoàn toàn với người thường xuyên trực tiếp quản lý nhà máy, hướng dẫn công nhân, vận hành dây chuyền hoặc thực hiện dự án kỹ thuật. Chính hoạt động thực tế này mới là dữ liệu cần đưa vào “bản đồ nhận diện”.
Có phát sinh quan hệ làm việc với tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam hay không?
Quan hệ làm việc không nhất thiết phải được thể hiện bằng một hợp đồng lao động Việt Nam. Người nước ngoài có thể được công ty mẹ trả lương, nhưng được cử sang công ty con tại Việt Nam làm việc; hoặc thuộc doanh nghiệp nước ngoài nhưng trực tiếp triển khai hợp đồng tại nhà máy của khách hàng Việt Nam.
Do đó, HR không nên chỉ kiểm tra mục “Employer” trên hợp đồng. Cần kiểm tra thêm thư điều động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thương mại, quyết định bổ nhiệm, cơ cấu quản lý, địa điểm làm việc và nhiệm vụ thực tế tại Việt Nam.
Vị trí công việc có thuộc nhóm chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật?
Nghị định 219/2025/NĐ-CP tiếp tục xây dựng hệ thống quản lý lao động nước ngoài quanh bốn nhóm vị trí chính: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật.
Đặc biệt, quy định hiện hành mô tả khá cụ thể từng nhóm. Chẳng hạn, chuyên gia thông thường cần bằng đại học trở lên hoặc tương đương cùng ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; lao động kỹ thuật có thể đáp ứng theo hướng được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm, hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp mà không nhất thiết phải đi theo con đường bằng đại học.
Thời gian và hình thức làm việc ảnh hưởng thế nào đến nghĩa vụ xin giấy phép?
Thời gian làm việc là yếu tố rất quan trọng nhưng không nên tách rời hình thức và vị trí công việc. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc với tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày cuối cùng của năm, thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Điều này khác với cách hiểu đơn giản rằng “mỗi lần vào dưới 90 ngày là được miễn”. Doanh nghiệp phải cộng tổng thời gian làm việc trong cả năm để kiểm soát ngưỡng.
Một người có thể không ký hợp đồng lao động nhưng vẫn thuộc diện phải xin Work Permit?
Có. Đây là một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP liệt kê nhiều hình thức làm việc ngoài hợp đồng lao động, như thực hiện hợp đồng kinh tế, nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, được điều chuyển từ doanh nghiệp nước ngoài, tham gia dự án hoặc gói thầu tại Việt Nam. Vì vậy, câu nói “người này không ký hợp đồng với công ty Việt Nam nên không cần giấy phép lao động” không phải là căn cứ pháp lý đầy đủ.
Nhóm 1 – Người nước ngoài được doanh nghiệp Việt Nam tuyển dụng trực tiếp
Đây là nhóm dễ nhận diện nhất. Doanh nghiệp tại Việt Nam tuyển một công dân nước ngoài vào làm việc, dự kiến ký hợp đồng lao động và bố trí người đó vào một vị trí mà pháp luật cho phép sử dụng lao động nước ngoài.
Nếu người lao động không thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động thì doanh nghiệp phải xử lý Work Permit trước khi người lao động làm việc theo đúng vị trí đã đăng ký.
Ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp tại Việt Nam
Hợp đồng lao động là một trong các hình thức làm việc được Nghị định 219/2025/NĐ-CP điều chỉnh trực tiếp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt giữa “hợp đồng dự kiến ký” và thời điểm người lao động được phép chính thức làm việc.
Thời hạn giấy phép lao động có thể căn cứ vào thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký nhưng tối đa vẫn không quá 2 năm theo quy định hiện hành.
Được tuyển vào vị trí chuyên gia có trình độ và kinh nghiệm phù hợp
Doanh nghiệp không thể đơn giản ghi chức danh “Expert” hoặc “Senior Specialist” rồi mặc nhiên coi người lao động là chuyên gia.
Đối với trường hợp thông thường, người lao động cần có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến. Một số lĩnh vực ưu tiên như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo hoặc chuyển đổi số có cơ chế riêng cho trường hợp có bằng đại học đúng chuyên ngành và ít nhất 1 năm kinh nghiệm phù hợp.
Được tuyển làm lao động kỹ thuật tại nhà máy, cơ sở sản xuất
Lao động kỹ thuật thường gặp trong các doanh nghiệp sản xuất có vốn nước ngoài: kỹ thuật viên dây chuyền, kỹ thuật viên khuôn, bảo trì máy móc, kỹ thuật điện – tự động hóa, kỹ thuật cơ khí hoặc nhân sự vận hành thiết bị đặc thù.
Doanh nghiệp cần chứng minh người này thực sự đáp ứng tiêu chí lao động kỹ thuật chứ không chỉ sử dụng chữ “Technician” trong hợp đồng.
Đảm nhiệm vị trí quản lý trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Nhà quản lý được xác định dựa trên quy định của pháp luật doanh nghiệp hoặc trường hợp người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Do đó, nếu doanh nghiệp đăng ký một người là “Manager” nhưng cơ cấu tổ chức, điều lệ, quyết định bổ nhiệm và quyền hạn thực tế không thể hiện vị trí quản lý tương ứng thì hồ sơ có thể gặp vấn đề khi chứng minh tư cách.
Làm giám đốc điều hành nhưng không thuộc trường hợp miễn giấy phép lao động
Không phải mọi giám đốc điều hành đều miễn Work Permit. Việc một người giữ vị trí giám đốc điều hành chỉ giúp xác định nhóm vị trí công việc; bước tiếp theo vẫn phải kiểm tra xem người đó có thuộc một trường hợp miễn cụ thể tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP hay không.
Nếu không có căn cứ miễn thì vẫn phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động.
Nhóm 2 – Người lao động được điều chuyển từ doanh nghiệp nước ngoài sang Việt Nam
Nhóm này xuất hiện rất nhiều trong doanh nghiệp FDI. Công ty mẹ hoặc doanh nghiệp trong cùng tập đoàn cử chuyên gia, giám đốc hoặc kỹ thuật viên sang Việt Nam trong vài tháng hoặc vài năm.
Điểm cần nhớ là “được công ty mẹ cử sang” và “di chuyển nội bộ doanh nghiệp thuộc diện miễn Work Permit” là hai khái niệm không hoàn toàn giống nhau.
Điều chuyển nội bộ không đồng nghĩa đương nhiên được miễn Work Permit
Để thuộc trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, phải đáp ứng các điều kiện cụ thể về hiện diện thương mại, ngành dịch vụ thuộc phạm vi cam kết WTO và thời gian người lao động đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước khi điều chuyển.
Theo quy định hiện hành, người lao động phải được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.
Nhân sự từ công ty mẹ sang công ty con tại Việt Nam
Ví dụ công ty mẹ tại Hàn Quốc cử một kỹ sư sang công ty con ở Đồng Nai trong 18 tháng. Doanh nghiệp không nên kết luận miễn Work Permit chỉ vì hai công ty cùng tập đoàn.
Cần xác định quan hệ giữa hai doanh nghiệp, ngành nghề thuộc diện áp dụng, lịch sử tuyển dụng của người lao động và chức danh thực tế tại Việt Nam.
Người lao động được cử sang doanh nghiệp FDI để giữ vị trí chuyên môn
Trường hợp người lao động được một doanh nghiệp nước ngoài cử sang Việt Nam nhưng không thỏa mãn tiêu chí di chuyển nội bộ doanh nghiệp vẫn có thể nằm trong một hình thức làm việc khác được Nghị định 219 điều chỉnh.
Khi đó, doanh nghiệp phải quay lại kiểm tra toàn bộ hồ sơ theo hướng cấp Work Permit thay vì cố “gắn” trường hợp vào diện miễn.
Trường hợp vừa nhận lương ở nước ngoài vừa làm việc thường xuyên tại Việt Nam
Nơi trả lương không quyết định duy nhất nghĩa vụ Work Permit.
Một chuyên gia nhận toàn bộ lương tại Nhật Bản nhưng hàng ngày làm việc tại nhà máy Việt Nam, quản lý một dây chuyền và chịu trách nhiệm kỹ thuật cho doanh nghiệp Việt Nam vẫn cần được đánh giá theo pháp luật về lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Cách phân biệt trường hợp phải xin giấy phép với trường hợp di chuyển nội bộ được miễn
Có thể kiểm tra nhanh theo bốn câu hỏi: doanh nghiệp nước ngoài có hiện diện thương mại tại Việt Nam không; hoạt động có nằm trong phạm vi ngành dịch vụ được áp dụng hay không; người lao động giữ vị trí gì; và đã làm cho doanh nghiệp nước ngoài đủ thời gian yêu cầu hay chưa.
Chỉ khi các mắt xích cùng phù hợp mới nên đi theo hướng xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Nhóm 3 – Người nước ngoài sang Việt Nam thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận kinh tế
Một hợp đồng thương mại giữa hai pháp nhân không loại trừ quy định về lao động nước ngoài.
Nếu để thực hiện hợp đồng đó, doanh nghiệp nước ngoài đưa nhân sự sang Việt Nam trực tiếp làm việc thì cần tiếp tục xác định vị trí, thời gian, hình thức làm việc và diện miễn.
Làm việc để thực hiện hợp đồng thương mại đã ký với đối tác Việt Nam
Ví dụ doanh nghiệp Đức bán dây chuyền sản xuất cho một nhà máy ở Việt Nam và cử 5 kỹ sư sang lắp đặt, chạy thử trong nhiều tháng.
Hợp đồng mua bán máy móc là cơ sở kinh tế của hoạt động, nhưng các kỹ sư vẫn là người nước ngoài trực tiếp thực hiện công việc tại Việt Nam nên cần được kiểm tra nghĩa vụ lao động riêng.
Sang Việt Nam cung cấp dịch vụ theo hợp đồng giữa hai doanh nghiệp
Nghị định 219/2025/NĐ-CP xác định “nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng” là một hình thức làm việc của người nước ngoài tại Việt Nam.
Trong hồ sơ Work Permit đối với hình thức này, pháp luật còn yêu cầu tài liệu về hợp đồng cung cấp dịch vụ và tài liệu chứng minh người lao động đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam theo điều kiện tương ứng.
Thực hiện dự án tư vấn, kỹ thuật hoặc chuyển giao công nghệ dài hạn
Thời gian dự án càng dài thì doanh nghiệp càng không nên dựa vào khái niệm chung như “business trip”.
Nếu chuyên gia làm việc liên tục sáu tháng, một năm hoặc hai năm tại Việt Nam, trực tiếp thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, hồ sơ cần được thiết kế theo đúng hình thức lao động thực tế.
Làm việc tại công trường, nhà máy hoặc dự án của khách hàng Việt Nam
Địa điểm làm việc là dấu hiệu rất quan trọng. Một kỹ sư thường xuyên có mặt tại công trường, tham gia họp kỹ thuật, giám sát lắp đặt, hướng dẫn vận hành và chịu trách nhiệm kết quả dự án rất khác với người chỉ đến khảo sát hoặc họp thương mại.
Doanh nghiệp nên lưu cả lịch làm việc, mô tả nhiệm vụ và địa điểm triển khai khi đánh giá Work Permit.
Khi nào hoạt động “cung cấp dịch vụ” chuyển thành trường hợp phải xin Work Permit?
Không nên sử dụng một ngưỡng duy nhất như 30 ngày, 60 ngày hay 90 ngày để trả lời.
Cần kiểm tra trước hết người lao động có thuộc một trong bốn vị trí được điều chỉnh hay không và sau đó xem có thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại Điều 7 hay không. Nếu không đáp ứng diện miễn thì hoạt động cung cấp dịch vụ vẫn có thể cần Work Permit.
Nhóm 4 – Người nước ngoài tham gia dự án, gói thầu tại Việt Nam
Nghị định 219/2025/NĐ-CP xác định việc tham gia thực hiện gói thầu, dự án tại Việt Nam là một hình thức làm việc riêng của lao động nước ngoài.
Vì vậy, các dự án EPC, lắp đặt dây chuyền, dự án năng lượng, xây dựng, công nghiệp và chuyển giao công nghệ cần lập danh sách nhân sự nước ngoài từ sớm.
Chuyên gia nước ngoài làm việc cho nhà thầu nước ngoài tại Việt Nam
Nhà thầu nước ngoài trúng thầu tại Việt Nam thường cần đưa chuyên gia quản lý dự án, kỹ sư trưởng hoặc chuyên gia thiết bị sang.
Các nhân sự này vẫn thuộc phạm vi quản lý về lao động nước ngoài dù hợp đồng lao động gốc được ký ở nước ngoài.
Kỹ sư được cử sang thực hiện gói thầu xây dựng hoặc lắp đặt thiết bị
Doanh nghiệp nên phân chia nhân sự thành nhóm quản lý, chuyên gia và lao động kỹ thuật ngay từ giai đoạn lập kế hoạch.
Việc phân loại sau khi người lao động đã nhập cảnh và bắt đầu làm việc thường khiến hồ sơ bằng cấp, kinh nghiệm và thư điều động không còn khớp với vị trí thực tế.
Nhân sự tham gia dự án EPC, dự án công nghiệp hoặc dự án đầu tư
Các dự án lớn thường có nhiều tầng nhà thầu và nhân sự được điều động từ nhiều quốc gia.
Một bảng quản lý Work Permit nên có ít nhất: họ tên, quốc tịch, doanh nghiệp cử đi, doanh nghiệp/nhà thầu sử dụng tại Việt Nam, vị trí, địa điểm, ngày bắt đầu – kết thúc và căn cứ cấp phép hoặc miễn.
Nhà thầu phụ nước ngoài đưa lao động sang Việt Nam làm việc
Việc người lao động thuộc nhà thầu phụ không làm mất nghĩa vụ tuân thủ.
Ngược lại, cấu trúc nhiều tầng hợp đồng thường khiến việc chứng minh mối quan hệ giữa người lao động với dự án phức tạp hơn, nên cần chuẩn bị chuỗi hợp đồng và văn bản điều động rõ ràng.
Doanh nghiệp nào chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục giấy phép lao động?
Nghị định 219 xác định người sử dụng lao động nước ngoài có thể bao gồm doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, nhà thầu, cơ quan đại diện ngoại giao và cá nhân được phép kinh doanh.
Do đó cần xác định đúng chủ thể sử dụng lao động trong từng cấu trúc dự án thay vì mặc định công ty Việt Nam đứng tên mọi hồ sơ.
Nhóm 5 – Chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam: trường hợp phổ biến nhất phải xin giấy phép
“Chuyên gia” là nhóm xuất hiện nhiều nhất trong hồ sơ Work Permit nhưng cũng là nhóm dễ bị hiểu sai nhất.
Điểm cốt lõi không nằm ở chức danh đẹp mà nằm ở khả năng chứng minh sự phù hợp giữa trình độ, kinh nghiệm và công việc dự kiến.
Danh xưng “chuyên gia” trên hợp đồng chưa đủ để được công nhận là chuyên gia
Một người được ghi “Marketing Expert”, “Production Expert” hay “Technical Expert” vẫn phải đáp ứng tiêu chuẩn pháp lý của chuyên gia.
Cơ quan xử lý hồ sơ sẽ nhìn vào bằng cấp, kinh nghiệm và vị trí đăng ký chứ không chỉ đọc tên chức danh.
Khi nào bằng cấp trở thành căn cứ quan trọng trong hồ sơ?
Theo Nghị định 219, tiêu chuẩn chuyên gia thông thường gắn trực tiếp với bằng đại học trở lên hoặc tương đương.
Vì thế, ngay khi tuyển một người theo nhóm chuyên gia, doanh nghiệp nên kiểm tra bằng cấp trước khi ký hợp đồng hoặc phát hành quyết định bổ nhiệm.
Kinh nghiệm làm việc phải liên quan thế nào đến vị trí dự kiến đảm nhiệm?
Yêu cầu không chỉ là “có 2 năm kinh nghiệm”, mà là kinh nghiệm phải phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam.
Ví dụ hồ sơ chứng minh 10 năm kinh nghiệm kế toán nhưng doanh nghiệp đăng ký người lao động làm chuyên gia kỹ thuật sản xuất thì số năm nhiều vẫn chưa giải quyết được vấn đề phù hợp.
Chuyên gia không có bằng đại học có chắc chắn không xin được Work Permit?
Nếu doanh nghiệp nhất định đăng ký người đó theo nhóm “chuyên gia” thì việc không đáp ứng tiêu chuẩn về bằng cấp sẽ là vấn đề lớn.
Tuy nhiên, cần kiểm tra bản chất công việc. Nếu người lao động thực tế là lao động kỹ thuật và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp thì có thể đánh giá theo tiêu chuẩn lao động kỹ thuật thay vì cố xây hồ sơ chuyên gia.
Doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ chuyên gia trước khi ký hợp đồng như thế nào?
Nên thực hiện theo chuỗi: vị trí dự kiến → mô tả công việc → bằng cấp → kinh nghiệm → tên chức danh → hình thức làm việc → địa điểm → thời gian.
Nếu chuỗi này thống nhất, việc xây hồ sơ Work Permit sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Nhóm 6 – Lao động kỹ thuật nước ngoài tại nhà máy và cơ sở sản xuất
Lao động kỹ thuật thường tập trung tại các khu công nghiệp ở TP.HCM, Đồng Nai, Bình Dương, Long An, Hải Phòng, Bắc Ninh và các địa bàn sản xuất lớn.
Nhu cầu phổ biến là lắp máy, bảo trì, vận hành thiết bị, xử lý sự cố hoặc đào tạo kỹ thuật dài hạn.
Kỹ thuật viên vận hành dây chuyền sản xuất
Nếu người nước ngoài trực tiếp vận hành, hiệu chỉnh hoặc chịu trách nhiệm kỹ thuật đối với dây chuyền trong thời gian dài, doanh nghiệp nên kiểm tra ngay điều kiện lao động kỹ thuật.
Không nên sử dụng visa hoặc tên gọi “technical support” để thay thế việc xác định nghĩa vụ Work Permit.
Nhân sự lắp đặt, bảo trì và sửa chữa máy móc dài hạn
Nhân sự sang vài ngày và nhân sự lưu trú sáu tháng để bảo trì dây chuyền là hai tình huống khác nhau.
Nếu tổng thời gian làm việc của nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật dưới 90 ngày trong năm thì có thể thuộc diện không cấp Work Permit; nếu vượt ngưỡng hoặc không đáp ứng điều kiện miễn khác thì cần chuyển sang phương án cấp phép phù hợp.
Lao động có chứng chỉ đào tạo kỹ thuật từ nước ngoài
Nghị định 219 cho phép xác định lao động kỹ thuật theo trường hợp được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp.
Do vậy, chứng chỉ hoặc tài liệu đào tạo nghề có thể trở thành tài liệu quan trọng khi xây hồ sơ.
Người có nhiều năm kinh nghiệm thực tế nhưng bằng cấp không đúng chuyên ngành
Đây là trường hợp nên kiểm tra khả năng đi theo tiêu chí thứ hai của lao động kỹ thuật: có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến.
Quy định này đặc biệt hữu ích với kỹ thuật viên lâu năm nhưng không có bằng đại học phù hợp.
Cách chứng minh kinh nghiệm để đáp ứng điều kiện xin giấy phép lao động
Tài liệu kinh nghiệm cần cho thấy rõ doanh nghiệp xác nhận, chức danh, thời gian làm việc và nội dung đủ để liên hệ với vị trí tại Việt Nam.
Một giấy xác nhận chỉ ghi “đã làm việc tại công ty từ năm 2018 đến 2025” nhưng không thể hiện lĩnh vực hoặc vị trí thường tạo ra khoảng trống chứng minh.
Nhóm 7 – Nhà quản lý nước ngoài trong doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Doanh nghiệp FDI thường bố trí người nước ngoài vào các vị trí Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám đốc hoặc thành viên bộ máy điều hành.
Tuy nhiên, tên chức danh nội bộ và khái niệm “nhà quản lý” theo pháp luật không phải lúc nào cũng trùng nhau.
Tổng giám đốc và giám đốc có phải lúc nào cũng xin Work Permit?
Không. Cần kiểm tra thêm người đó có phải nhà đầu tư thuộc diện miễn, có thời gian làm việc thuộc trường hợp miễn hoặc thuộc căn cứ không cấp giấy phép lao động nào khác hay không.
Chức danh chỉ là một lớp trong việc đánh giá.
Phó giám đốc nước ngoài có thể thuộc diện phải xin giấy phép
Nếu Phó giám đốc không có căn cứ miễn riêng và thực sự đảm nhiệm vị trí quản lý thì đây là trường hợp thường phải xử lý Work Permit.
Hồ sơ nội bộ nên thể hiện rõ quyết định bổ nhiệm, quyền hạn và vị trí trong cơ cấu doanh nghiệp.
Trưởng bộ phận có được xem là nhà quản lý hay chỉ là chuyên gia?
Không thể quyết định chỉ dựa trên tên “Head of Department”.
Cần kiểm tra người đó có thuộc phạm vi nhà quản lý theo pháp luật hay thực chất chỉ là người có chuyên môn cao phụ trách một mảng nghiệp vụ.
Thành viên ban điều hành nhưng không góp vốn vào doanh nghiệp
Người này không thể dựa vào tư cách nhà đầu tư để miễn Work Permit nếu thực tế không có phần vốn đáp ứng điều kiện.
Doanh nghiệp phải đánh giá họ theo chức danh và hình thức làm việc thực tế.
Hồ sơ chứng minh chức danh quản lý cần thống nhất với đăng ký doanh nghiệp ra sao?
Đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, quyết định bổ nhiệm, sơ đồ tổ chức, hợp đồng lao động và hồ sơ Work Permit không nên mô tả một người theo nhiều chức danh khác nhau.
Sự không thống nhất này dễ dẫn đến yêu cầu giải trình hoặc bổ sung tài liệu.
Nhóm 8 – Giám đốc điều hành: chức danh dễ bị nhầm giữa diện cấp phép và miễn cấp phép
Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã mô tả cụ thể hơn khái niệm giám đốc điều hành.
Theo đó, giám đốc điều hành có thể là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh; hoặc người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp.
Không phải cứ có chữ “Director” là được xem là giám đốc điều hành
Sales Director, Marketing Director, Technical Director hoặc Project Director là tên gọi thường gặp nhưng không tự động thỏa mãn định nghĩa pháp lý.
Cần kiểm tra quyền điều hành thực tế và cấu trúc tổ chức.
Phạm vi điều hành và cơ cấu trực tiếp quản lý cần được xác định rõ
Người lao động phải thực sự đứng đầu và trực tiếp điều hành lĩnh vực tương ứng nếu đi theo trường hợp này.
Do đó, sơ đồ tổ chức và quyết định bổ nhiệm có giá trị rất lớn trong việc chứng minh.
Giám đốc điều hành thuê ngoài có thể phải xin giấy phép lao động
Nếu doanh nghiệp thuê một người nước ngoài về trực tiếp điều hành nhưng người này không phải nhà đầu tư và không thuộc diện miễn khác, Work Permit vẫn là vấn đề phải giải quyết.
Tên chức danh “Director” không tạo ra miễn trừ.
Hồ sơ chứng minh chức danh cần những tài liệu nội bộ nào?
Tùy trường hợp có thể cần quyết định bổ nhiệm, điều lệ, quy chế tổ chức, sơ đồ bộ máy, giấy phép hoạt động của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện và tài liệu mô tả phạm vi điều hành.
Các tài liệu nên được kiểm tra cùng nhau thay vì chuẩn bị riêng lẻ.
Sai chức danh có thể khiến hồ sơ Work Permit bị yêu cầu bổ sung như thế nào?
Ví dụ doanh nghiệp đăng ký “giám đốc điều hành” nhưng quyết định bổ nhiệm lại ghi “chuyên gia tư vấn”, trong khi hợp đồng lao động ghi “Technical Director”.
Cơ quan xử lý có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình bản chất công việc hoặc điều chỉnh hồ sơ để thống nhất.
Nhóm 9 – Người nước ngoài vừa là nhà đầu tư vừa trực tiếp làm việc tại doanh nghiệp
Đây là nhóm cần đặc biệt chú ý đến giá trị vốn góp.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP xác định chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động; tương tự đối với Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
Góp vốn vào công ty không mặc nhiên đồng nghĩa được miễn giấy phép lao động
Đây là lỗi rất phổ biến.
Nếu phần vốn dưới ngưỡng 3 tỷ đồng, Nghị định 219 thậm chí liệt kê chủ sở hữu, thành viên công ty TNHH hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần thuộc phạm vi người lao động nước ngoài được điều chỉnh trong những điều kiện tương ứng.
Thành viên công ty TNHH trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh
Trước tiên phải kiểm tra giá trị phần vốn của người này.
Nếu từ 3 tỷ đồng trở lên thì có căn cứ thuộc diện không cấp Work Permit; nếu thấp hơn thì cần tiếp tục xác định vị trí điều hành và thủ tục phù hợp.
Cổ đông công ty cổ phần giữ thêm chức danh quản lý
Không phải mọi cổ đông đều thuộc diện miễn.
Điều 7 hiện hành đặt điều kiện cụ thể đối với Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
Nhà đầu tư có mức vốn thuộc diện miễn và không thuộc diện miễn khác nhau thế nào?
Có thể hình dung mốc 3 tỷ đồng như một “cửa phân loại” ban đầu.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra đúng loại hình doanh nghiệp, tư cách của người nước ngoài và giấy tờ chứng minh phần vốn thực tế thay vì chỉ nhìn vốn điều lệ chung của công ty.
Khi nào phải xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép thay vì xin Work Permit?
Không thuộc diện cấp giấy phép lao động chưa có nghĩa mọi trường hợp đều không phải làm thủ tục.
Nghị định 219 phân chia một số trường hợp phải xin giấy xác nhận và một số trường hợp không cần xin giấy xác nhận nhưng phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 3 ngày làm việc. Trong số trường hợp chỉ cần thông báo có chủ sở hữu/thành viên góp vốn và thành viên HĐQT đáp ứng ngưỡng vốn theo quy định.
Nhóm 10 – Người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài có phải xin giấy phép lao động?
Tư cách người đại diện theo pháp luật không phải là một “tấm vé miễn Work Permit” độc lập.
Phải xác định người đại diện đó đồng thời là nhà đầu tư, nhà quản lý, giám đốc điều hành hay người được thuê để làm việc.
Chức danh trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa quyết định toàn bộ nghĩa vụ Work Permit
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thể ghi người nước ngoài là người đại diện theo pháp luật và chức danh Giám đốc.
Nhưng để kết luận miễn hay cấp Work Permit vẫn phải đối chiếu Điều 7 Nghị định 219 và hồ sơ thực tế.
Người đại diện đồng thời là nhà đầu tư
Nếu người này là thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu công ty TNHH và giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên, có căn cứ thuộc diện không cấp Work Permit.
Nếu mức vốn thấp hơn, doanh nghiệp phải đánh giá tiếp theo vị trí làm việc.
Người đại diện được doanh nghiệp thuê để điều hành
Đây là trường hợp điển hình có thể phải xin giấy phép lao động.
Người lao động không có phần vốn đủ điều kiện miễn nhưng trực tiếp đảm nhiệm chức danh quản lý tại Việt Nam.
Một doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài
Không nên xử lý tất cả theo cùng một kết luận.
Ví dụ một người là nhà đầu tư góp 10 tỷ đồng, người thứ hai chỉ là giám đốc được thuê. Hai người có thể có hai căn cứ pháp lý hoàn toàn khác nhau.
Cách kiểm tra từng người thuộc diện cấp phép hay miễn giấy phép
Nên lập bảng riêng cho từng người gồm: tư cách doanh nghiệp, giá trị vốn góp, chức danh, hình thức làm việc, số ngày làm việc tại Việt Nam và căn cứ miễn nếu có.
Không sử dụng một hồ sơ mẫu chung cho toàn bộ ban lãnh đạo nước ngoài.
Nhóm 11 – Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc hiện diện thương mại
Chi nhánh và văn phòng đại diện thường sử dụng nhân sự nước ngoài được công ty mẹ cử sang.
Đây cũng là khu vực rất dễ nhầm giữa tư cách Trưởng văn phòng đại diện, giám đốc điều hành và người di chuyển nội bộ doanh nghiệp.
Trưởng văn phòng đại diện nước ngoài có cần Work Permit?
Cần xem văn phòng đại diện thuộc loại hình nào và căn cứ pháp lý cụ thể.
Nghị định 219 xác định người đứng đầu văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể thuộc khái niệm giám đốc điều hành. Điều đó không đồng nghĩa tự động miễn Work Permit.
Nhân viên nước ngoài tại văn phòng đại diện
Các chuyên gia hoặc nhân viên nước ngoài dưới Trưởng văn phòng đại diện cần được đánh giá độc lập.
Nếu họ làm việc thường xuyên nhưng không thuộc diện miễn thì vẫn có thể phải xin giấy phép.
Người làm việc tại chi nhánh của thương nhân nước ngoài
Người đứng đầu chi nhánh được Nghị định 219 xác định trong nhóm giám đốc điều hành.
Nhân sự khác tại chi nhánh thì cần phân loại theo vị trí chuyên gia, kỹ thuật hoặc hình thức phù hợp.
Nhân sự được công ty mẹ cử sang nhưng hoạt động thường xuyên tại Việt Nam
Trường hợp này nên kiểm tra điều kiện di chuyển nội bộ doanh nghiệp.
Nếu không đáp ứng tiêu chí về ngành dịch vụ, hiện diện thương mại hoặc thời gian đã làm cho doanh nghiệp nước ngoài thì không nên mặc nhiên sử dụng diện miễn.
Hồ sơ pháp lý của đơn vị phụ thuộc ảnh hưởng thế nào đến thủ tục lao động?
Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, giấy đăng ký hoạt động chi nhánh, chức năng được phép thực hiện và quan hệ với công ty mẹ đều có thể trở thành tài liệu quan trọng.
Đặc biệt, thông tin về chức danh và địa điểm làm việc phải thống nhất với hồ sơ Work Permit hoặc hồ sơ xác nhận miễn.
Nhóm 12 – Làm việc ngắn hạn có phải xin giấy phép lao động không?
Đây là nhóm có thay đổi rất đáng chú ý sau khi Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực.
Theo quy định hiện hành, người nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật làm việc tại Việt Nam với tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày cuối cùng của năm, thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Quan niệm “ở Việt Nam dưới 90 ngày thì không cần Work Permit” có luôn đúng?
Không nên diễn đạt như vậy.
Quy định là tổng thời gian làm việc dưới 90 ngày trong một năm đối với các nhóm vị trí được nêu, chứ không phải cứ thời hạn lưu trú của visa dưới 90 ngày là tự động miễn.
Ngoài ra, thời gian được tính trong năm từ ngày 01/01 đến ngày cuối cùng của năm.
Chuyên gia sang Việt Nam xử lý sự cố kỹ thuật trong thời gian ngắn
Nếu chuyên gia thực tế thuộc một trong các vị trí quy định và tổng thời gian làm việc trong năm dưới 90 ngày thì có thể áp dụng căn cứ không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Nghị định 219.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải chú ý nghĩa vụ thông báo.
Nhân sự sang đào tạo, hướng dẫn vận hành hoặc chuyển giao kỹ thuật
Không nên mặc định “đào tạo” hoặc “hướng dẫn” không phải làm việc.
Nếu người đó trực tiếp thực hiện nhiệm vụ chuyên môn tại doanh nghiệp Việt Nam thì vẫn cần phân loại vị trí và kiểm tra diện miễn.
Người vào Việt Nam nhiều đợt ngắn ngày trong cùng một năm
Đây là tình huống đặc biệt cần lập bảng theo dõi.
Ví dụ chuyên gia sang 25 ngày vào tháng 2, 30 ngày vào tháng 5 và 25 ngày vào tháng 9 thì tổng thời gian là 80 ngày. Nhưng nếu tiếp tục làm thêm 15 ngày cuối năm thì tổng thời gian vượt ngưỡng dưới 90 ngày, do đó doanh nghiệp phải dự báo trước để xử lý phương án pháp lý phù hợp thay vì chờ đến chuyến công tác cuối mới kiểm tra.
Cần tính số ngày và số lần làm việc như thế nào để xác định đúng diện pháp lý?
Nên quản lý theo từng năm dương lịch và cộng toàn bộ thời gian người lao động thực tế vào Việt Nam làm việc.
Đặc biệt, trường hợp dưới 90 ngày thuộc nhóm không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, nhưng người sử dụng lao động vẫn phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền nơi dự kiến làm việc trước ít nhất 3 ngày làm việc. Nội dung thông báo gồm các thông tin cơ bản về người lao động, hộ chiếu, người sử dụng lao động, địa điểm và thời hạn làm việc.
Doanh nghiệp vì thế nên xây một “đồng hồ 90 ngày” cho từng chuyên gia nước ngoài. Việc kiểm soát từ chuyến công tác đầu tiên sẽ an toàn hơn nhiều so với việc chỉ kiểm tra hộ chiếu khi tổng thời gian làm việc đã gần hoặc vượt ngưỡng.
7 tình huống nhìn giống diện phải xin giấy phép nhưng có thể thuộc trường hợp miễn
Không phải cứ người nước ngoài trực tiếp có mặt tại doanh nghiệp, giữ chức danh quản lý hoặc thực hiện công việc chuyên môn tại Việt Nam là chắc chắn phải xin giấy phép lao động. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, trong đó có nhà đầu tư đáp ứng ngưỡng vốn, thành viên Hội đồng quản trị đáp ứng điều kiện, người làm việc dưới ngưỡng thời gian nhất định, trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp và một số trường hợp phát sinh từ điều ước quốc tế hoặc lĩnh vực đặc thù.
Doanh nghiệp nên coi đây là bước “lọc ngoại lệ”. Chỉ sau khi đã đối chiếu hết các căn cứ không thuộc diện cấp giấy phép mà người lao động vẫn không phù hợp với trường hợp nào thì mới chuyển sang quy trình xin Work Permit.
Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn đáp ứng điều kiện pháp luật
Theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Điểm quan trọng nằm ở giá trị phần vốn của chính người nước ngoài chứ không phải tổng vốn điều lệ của doanh nghiệp. Ví dụ công ty có vốn điều lệ 20 tỷ đồng nhưng nhà đầu tư nước ngoài chỉ góp 2 tỷ đồng thì không thể sử dụng riêng căn cứ này để kết luận người đó được miễn Work Permit.
Thành viên Hội đồng quản trị thuộc trường hợp được miễn
Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên cũng thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời tư cách thành viên Hội đồng quản trị và giá trị vốn góp. Việc chỉ là cổ đông nhưng không giữ vị trí thuộc phạm vi quy định hoặc giá trị góp vốn chưa đạt ngưỡng sẽ không tự động tạo căn cứ miễn.
Người nước ngoài vào Việt Nam trong thời gian ngắn để xử lý sự cố kỹ thuật
Một kỹ sư nước ngoài được cử sang Việt Nam để sửa chữa máy móc, xử lý lỗi dây chuyền hoặc hỗ trợ kỹ thuật thường được doanh nghiệp gọi là “đi công tác ngắn ngày”.
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nếu người đó là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật và tổng thời gian làm việc tại Việt Nam dưới 90 ngày trong một năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày cuối cùng của năm, thì có thể thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Doanh nghiệp cần lưu ý đây là tổng thời gian trong năm, không phải mỗi lần nhập cảnh được tính lại từ đầu.
Một số trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc phạm vi được miễn
Người lao động được điều chuyển nội bộ doanh nghiệp có thể không phải xin Work Permit nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện của Nghị định 219.
Theo đó, người lao động phải thuộc nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật; được điều chuyển có thời hạn trong doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam; hoạt động thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ trong Biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với WTO; đồng thời đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc.
Vì vậy, hai công ty cùng tập đoàn chưa đủ để kết luận đây là trường hợp di chuyển nội bộ được miễn.
Trường hợp đặc biệt theo điều ước quốc tế hoặc quy định chuyên ngành
Nghị định 219 còn ghi nhận nhiều trường hợp đặc thù như người thực hiện chương trình, dự án ODA; phóng viên nước ngoài được Bộ Ngoại giao xác nhận; một số người được cử sang hoạt động tại cơ sở giáo dục; thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài; người thực hiện thỏa thuận quốc tế; hoặc một số trường hợp trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
Như vậy, ngoài năm nhóm dễ nhận thấy trên, thực tế còn có thể gặp trường hợp người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại, tình nguyện viên theo điều ước quốc tế hoặc các trường hợp được Bộ Giáo dục và Đào tạo, bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận. Đây là lý do bài toán “có phải xin Work Permit không?” luôn phải xử lý theo từng người cụ thể.
“Miễn giấy phép” không có nghĩa là doanh nghiệp được bỏ qua mọi thủ tục
Đây là điểm doanh nghiệp rất dễ hiểu sai. “Không thuộc diện cấp giấy phép lao động” chỉ có nghĩa là người lao động không phải xin Work Permit theo thủ tục thông thường. Điều đó không đồng nghĩa người sử dụng lao động được để người nước ngoài làm việc mà không chuẩn bị bất kỳ tài liệu nào.
Nghị định 219 chia các trường hợp miễn thành hai nhóm lớn: nhóm phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động và nhóm không phải xin giấy xác nhận nhưng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo.
Phân biệt giấy phép lao động và xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Giấy phép lao động là văn bản áp dụng cho người nước ngoài thuộc diện phải cấp phép và đáp ứng đủ điều kiện về vị trí, sức khỏe, lý lịch, trình độ hoặc kinh nghiệm theo từng trường hợp.
Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động lại có chức năng chứng minh người nước ngoài nằm trong một căn cứ miễn cụ thể. Hai loại giấy tờ này khác nhau về bản chất và không nên gọi chung là “Work Permit”.
Có trường hợp được miễn giấy phép nhưng vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận
Đây là nguyên tắc rất quan trọng.
Nghị định 219 quy định hồ sơ, thời hạn và trình tự riêng đối với thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Hồ sơ thông thường phải được nộp trong khoảng thời gian từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Do đó, “được miễn Work Permit” vẫn có thể đồng nghĩa doanh nghiệp phải chuẩn bị một bộ hồ sơ pháp lý hoàn chỉnh.
Có trường hợp được miễn cả thủ tục xác nhận theo quy định
Nghị định 219 đồng thời liệt kê một số trường hợp không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận.
Trong số này có chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH đạt ngưỡng vốn; Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT đạt ngưỡng vốn; phóng viên nước ngoài được xác nhận; người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại và trường hợp nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc tổng thời gian dưới 90 ngày trong năm.
Tuy nhiên, các trường hợp này vẫn phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc trước ít nhất 3 ngày làm việc.
Vì sao doanh nghiệp cần xác định chính xác căn cứ miễn trước khi sử dụng lao động?
Mỗi căn cứ miễn kéo theo một bộ tài liệu chứng minh khác nhau.
Nhà đầu tư cần chứng minh phần vốn; người di chuyển nội bộ cần chứng minh quan hệ doanh nghiệp, thời gian đã làm việc ở nước ngoài và ngành dịch vụ; trường hợp dưới 90 ngày phải chứng minh vị trí công việc và kiểm soát tổng thời gian; trường hợp theo điều ước quốc tế có thể cần văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Chọn sai căn cứ miễn có thể khiến doanh nghiệp tưởng rằng hồ sơ đã hợp lệ trong khi về pháp lý người lao động vẫn chưa đủ điều kiện làm việc.
Hồ sơ chứng minh diện miễn nên được lưu như thế nào để phục vụ thanh kiểm tra?
Doanh nghiệp nên lập một hồ sơ riêng cho từng lao động nước ngoài, bao gồm hộ chiếu, tài liệu doanh nghiệp, quyết định điều động hoặc bổ nhiệm, chứng từ vốn góp, hợp đồng, tài liệu về thời gian làm việc và văn bản xác nhận hoặc thông báo đã thực hiện với cơ quan nhà nước.
Đối với trường hợp làm việc dưới 90 ngày, nên lưu thêm bảng theo dõi từng lần nhập cảnh và từng khoảng thời gian thực tế làm việc tại Việt Nam. Việc này đặc biệt hữu ích khi người lao động sang Việt Nam nhiều chuyến trong cùng một năm.
Ma trận 4 bước xác định một người nước ngoài có phải xin Work Permit
Thay vì bắt đầu bằng việc yêu cầu người nước ngoài gửi bằng cấp và giấy xác nhận kinh nghiệm, doanh nghiệp nên sử dụng ma trận bốn bước.
Cách làm này giúp tránh tình trạng chuẩn bị rất nhiều giấy tờ nhưng sau cùng mới phát hiện người lao động thực tế thuộc diện miễn hoặc đăng ký sai vị trí.
Bước 1 – Xác định hình thức người nước ngoài vào Việt Nam làm việc
Trước tiên cần xác định người đó ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp Việt Nam, di chuyển nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng kinh tế, cung cấp dịch vụ, được điều chuyển từ công ty nước ngoài hay tham gia dự án, gói thầu.
Nghị định 219 liệt kê nhiều hình thức làm việc khác nhau, vì vậy không nên chỉ dựa vào hợp đồng lao động để nhận diện.
Bước 2 – Xác định chức danh và vị trí công việc thực tế
Tiếp theo cần xếp người lao động vào một trong bốn nhóm: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
Tên chức danh tiếng Anh chỉ có giá trị tham khảo. Phải xem quyền hạn, nhiệm vụ, trình độ và kinh nghiệm thực tế.
Bước 3 – Đối chiếu với từng nhóm trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép
Sau khi biết hình thức làm việc và vị trí, doanh nghiệp kiểm tra Điều 154 Bộ luật Lao động và Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Câu hỏi cần trả lời không phải “người này có vẻ được miễn không?” mà là “người này thuộc chính xác khoản nào, điểm nào và có tài liệu gì chứng minh?”.
Bước 4 – Nếu không có căn cứ miễn, chuyển sang kiểm tra điều kiện cấp Work Permit
Nếu không tìm được căn cứ miễn rõ ràng thì doanh nghiệp nên chuyển ngay sang quy trình cấp giấy phép lao động.
Khi đó mới kiểm tra giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, bằng cấp, kinh nghiệm, chức danh, hình thức làm việc và các tài liệu được cấp ở nước ngoài.
Đừng nộp hồ sơ trước khi chức danh, bằng cấp và kinh nghiệm đã “khớp” với nhau
Nghị định 219 yêu cầu chuyên gia thông thường có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; lao động kỹ thuật có thể đáp ứng theo hướng được đào tạo ít nhất 1 năm và có 2 năm kinh nghiệm, hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp.
Do đó, một bộ hồ sơ có đủ bằng và đủ số năm kinh nghiệm vẫn có thể không đạt nếu lĩnh vực kinh nghiệm không phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.
Case study – 6 hồ sơ tưởng giống nhau nhưng kết quả pháp lý hoàn toàn khác nhau
Sáu người nước ngoài cùng vào Việt Nam làm việc tại doanh nghiệp FDI có thể có sáu kết quả Work Permit khác nhau.
Điểm quyết định nằm ở vốn góp, vị trí, thời gian làm việc, hình thức điều chuyển và hồ sơ chứng minh.
Trường hợp A – Chuyên gia Hàn Quốc được công ty Việt Nam ký hợp đồng 2 năm
Anh A được công ty tại Việt Nam tuyển trực tiếp làm chuyên gia sản xuất trong 2 năm, không có vốn góp và không thuộc trường hợp miễn khác.
Nếu đáp ứng điều kiện chuyên gia thì đây là trường hợp điển hình phải xin giấy phép lao động.
Doanh nghiệp cần kiểm tra bằng cấp và kinh nghiệm trước khi ký chính thức và bố trí người lao động bắt đầu công việc.
Trường hợp B – Giám đốc Singapore đồng thời sở hữu vốn tại doanh nghiệp
Ông B là thành viên công ty TNHH, trực tiếp giữ chức Giám đốc và có giá trị phần vốn 5 tỷ đồng.
Do phần vốn từ 3 tỷ đồng trở lên, ông B có căn cứ không thuộc diện cấp Work Permit theo Điều 7 Nghị định 219.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo theo quy định trước khi bố trí làm việc.
Trường hợp C – Kỹ sư Nhật Bản sang Việt Nam lắp đặt máy móc trong thời gian ngắn
Kỹ sư C sang Việt Nam 40 ngày để lắp đặt và chạy thử dây chuyền. Trong cả năm đó người này không có chuyến làm việc nào khác tại Việt Nam.
Nếu C đáp ứng tư cách lao động kỹ thuật hoặc chuyên gia và tổng thời gian làm việc dưới 90 ngày trong năm thì có thể thuộc diện không cấp Work Permit theo điểm a khoản 13 Điều 7.
Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc.
Trường hợp D – Nhân sự công ty mẹ được điều chuyển sang công ty con
D đã làm cho công ty mẹ tại nước ngoài 4 năm và được cử sang hiện diện thương mại tại Việt Nam làm chuyên gia.
Nếu doanh nghiệp và hoạt động thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ trong cam kết WTO và đáp ứng đầy đủ các điều kiện về di chuyển nội bộ, D có thể thuộc diện không phải xin Work Permit.
Ngược lại, nếu hoạt động không thuộc phạm vi điều kiện này thì việc cùng tập đoàn không đủ để miễn.
Trường hợp E và F – Một người thuộc diện miễn, một người bắt buộc phải xin Work Permit
E là thành viên công ty TNHH góp 4 tỷ đồng và trực tiếp quản lý doanh nghiệp. F cũng là thành viên công ty nhưng chỉ góp 1 tỷ đồng và được bổ nhiệm làm Giám đốc.
E có căn cứ miễn theo ngưỡng vốn. F không thể sử dụng cùng căn cứ vì phần vốn dưới 3 tỷ đồng. Trường hợp của F phải tiếp tục kiểm tra các căn cứ miễn khác; nếu không có thì phải thực hiện thủ tục Work Permit.
Chỉ khác nhau về giá trị vốn góp nhưng kết quả pháp lý có thể hoàn toàn khác nhau.
10 dấu hiệu doanh nghiệp nên kiểm tra Work Permit ngay trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc
Có một số dấu hiệu cho thấy hoạt động của người nước ngoài đã vượt khỏi phạm vi một chuyến gặp gỡ hoặc công tác thông thường.
Khi xuất hiện các dấu hiệu này, HR nên dừng việc bố trí chính thức và kiểm tra tư cách Work Permit hoặc diện miễn.
Người nước ngoài đã được bố trí vị trí và lịch làm việc cố định
Người lao động có bàn làm việc, lịch làm việc hàng tuần, quyền truy cập hệ thống và nhiệm vụ cụ thể tại doanh nghiệp là dấu hiệu rất rõ của hoạt động làm việc.
Càng có tính thường xuyên, doanh nghiệp càng không nên chỉ dựa vào tên gọi “business trip”.
Có email, quyết định hoặc hợp đồng thể hiện nhiệm vụ tại Việt Nam
Thư điều động, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng dự án, email phân công hoặc mô tả công việc đều có thể phản ánh bản chất hoạt động thực tế.
Nếu tài liệu cho thấy người nước ngoài được giao thực hiện công việc tại Việt Nam trong một khoảng thời gian xác định thì Work Permit cần được kiểm tra ngay.
Người lao động trực tiếp quản lý nhân sự hoặc vận hành bộ phận
Một người trực tiếp phê duyệt công việc, quản lý nhân viên, ký tài liệu nội bộ hoặc điều hành một bộ phận có khả năng đang thực hiện vai trò nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành.
Không nên để chức danh thực tế đi trước hồ sơ pháp lý.
Hoạt động làm việc kéo dài hoặc lặp lại nhiều lần
Một chuyến 20 ngày có thể nằm trong ngưỡng miễn, nhưng bốn chuyến 20–25 ngày trong cùng năm có thể đưa tổng thời gian tới sát hoặc vượt ngưỡng.
Do đó doanh nghiệp phải tính cộng dồn theo năm dương lịch thay vì xem từng chuyến riêng biệt.
Doanh nghiệp không xác định được rõ căn cứ miễn giấy phép lao động
Đây có thể xem là dấu hiệu quan trọng nhất.
Nếu HR chỉ có thể giải thích rằng “người này chắc được miễn vì là giám đốc”, “do đi công tác” hoặc “do là người của công ty mẹ” nhưng không chỉ ra được căn cứ pháp lý cụ thể, hồ sơ cần được rà soát lại ngay.
Sai lầm thường gặp khi xác định các trường hợp phải xin giấy phép lao động
Nhiều vi phạm Work Permit không bắt đầu từ việc doanh nghiệp cố tình bỏ qua quy định mà bắt đầu từ một kết luận pháp lý sai ngay ở bước đầu.
Khi căn cứ phân loại sai, tất cả bước sau dù thực hiện rất đầy đủ vẫn có thể không hợp lệ.
Cứ là nhà đầu tư thì mặc nhiên cho rằng được miễn
Không đúng.
Đối với chủ sở hữu hoặc thành viên công ty TNHH và Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần, Nghị định 219 đặt ngưỡng giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng đối với các trường hợp miễn tương ứng.
Doanh nghiệp phải kiểm tra phần vốn của từng cá nhân.
Cứ sang Việt Nam ngắn ngày thì cho rằng không cần giấy phép
Ngắn ngày không phải khái niệm pháp lý đủ để kết luận.
Cần xác định người đó thuộc vị trí gì và tổng số ngày làm việc trong cả năm. Riêng nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật, căn cứ hiện hành là tổng thời gian dưới 90 ngày trong năm.
Chỉ nhìn chức danh trên danh thiếp mà không kiểm tra hồ sơ pháp lý
Danh thiếp ghi “Director” không đồng nghĩa đương nhiên là giám đốc điều hành theo Nghị định 219.
Ngược lại, một người ghi “Head of Engineering” có thể thực tế đáp ứng tiêu chí giám đốc điều hành nếu đứng đầu, trực tiếp điều hành lĩnh vực và đáp ứng điều kiện kinh nghiệm.
Phải kiểm tra bản chất công việc.
Nhầm visa hoặc thẻ tạm trú với quyền được làm việc
Visa và thẻ tạm trú chủ yếu liên quan đến nhập cảnh và cư trú.
Work Permit hoặc căn cứ không thuộc diện cấp Work Permit giải quyết một lớp pháp lý khác là quyền làm việc. Có giấy tờ cư trú không tự động chứng minh người đó đủ điều kiện lao động.
Để người nước ngoài làm việc trước rồi mới bắt đầu kiểm tra Work Permit
Đây là trình tự rủi ro nhất.
Khi kiểm tra muộn, doanh nghiệp có thể phát hiện bằng cấp không phù hợp, kinh nghiệm không đủ, chức danh sai hoặc người lao động không thực sự thuộc diện miễn như đã nghĩ.
Lúc đó bài toán không còn là “chuẩn bị hồ sơ” mà đã chuyển thành “xử lý việc người lao động đã làm việc khi hồ sơ chưa hoàn chỉnh”.
Hệ quả khi người thuộc diện phải xin giấy phép nhưng doanh nghiệp không thực hiện thủ tục
Việc không có Work Permit trong trường hợp pháp luật yêu cầu có thể tạo rủi ro cho cả người lao động lẫn doanh nghiệp.
Mức độ rủi ro tăng mạnh nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động nước ngoài cùng lúc.
Rủi ro xử phạt đối với người lao động nước ngoài
Theo Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép theo quy định có thể bị phạt từ 15 triệu đồng đến 25 triệu đồng.
Ngoài xử phạt hành chính, pháp luật lao động còn đặt ra hệ quả về xuất cảnh hoặc trục xuất đối với trường hợp làm việc không có giấy phép theo quy định.
Trách nhiệm của doanh nghiệp sử dụng lao động
Người sử dụng lao động có thể bị xử phạt theo số lượng người nước ngoài bị sử dụng không đúng quy định.
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt đối với cá nhân người sử dụng lao động dao động từ 30 triệu đến 75 triệu đồng tùy số lượng lao động vi phạm. Đối với tổ chức, mức tiền phạt được áp dụng gấp đôi, có thể lên tới 150 triệu đồng.
Nguy cơ ảnh hưởng đến quá trình xin visa và thẻ tạm trú lao động
Work Permit hoặc giấy xác nhận miễn thường có quan hệ chặt chẽ với hồ sơ cư trú theo mục đích lao động hoặc đầu tư.
Nếu nền tảng lao động không phù hợp, việc xây dựng hồ sơ visa hoặc thẻ tạm trú tương ứng cũng có thể gặp khó khăn.
Rủi ro khi cơ quan chức năng thanh tra tại doanh nghiệp
Khi kiểm tra, doanh nghiệp không chỉ cần xuất trình một tờ Work Permit.
Cơ quan chức năng có thể đối chiếu người đang thực tế làm việc, chức danh, địa điểm, thời hạn, doanh nghiệp sử dụng lao động và căn cứ miễn hoặc giấy phép đã được cấp.
Nghị định 219 cũng quy định cơ chế xây dựng cơ sở dữ liệu lao động nước ngoài và phối hợp quản lý giữa cơ quan lao động với dữ liệu xuất nhập cảnh.
Chi phí xử lý hậu quả thường lớn hơn nhiều so với chuẩn hóa hồ sơ từ đầu
Chi phí không chỉ nằm ở tiền phạt.
Doanh nghiệp có thể phải dừng công việc, điều chỉnh lịch chuyên gia, làm lại giấy tờ nước ngoài, xử lý tình trạng cư trú và thay đổi tiến độ dự án.
Vì vậy, kiểm tra Work Permit trước ngày bắt đầu làm việc thường rẻ và an toàn hơn rất nhiều so với xử lý hậu quả.
Timeline chuẩn bị hồ sơ – đừng đợi người nước ngoài nhập cảnh mới xin Work Permit
Một hồ sơ tốt nên bắt đầu từ thời điểm doanh nghiệp quyết định tuyển dụng hoặc điều chuyển người nước ngoài.
Không nên coi ngày người lao động nhập cảnh là ngày bắt đầu chuẩn bị hồ sơ.
Giai đoạn tuyển dụng hoặc điều chuyển nhân sự
Ngay khi có kế hoạch sử dụng người nước ngoài, HR nên xác định hình thức làm việc, chức danh, nơi làm việc, thời gian dự kiến và doanh nghiệp chịu trách nhiệm sử dụng lao động.
Nếu là điều chuyển từ nước ngoài, cần kiểm tra thêm quan hệ giữa các doanh nghiệp và lịch sử làm việc của người lao động.
Giai đoạn kiểm tra chức danh, bằng cấp và kinh nghiệm
Đây là bước Go/No-Go.
Nếu vị trí là chuyên gia nhưng bằng cấp hoặc kinh nghiệm không phù hợp thì doanh nghiệp nên điều chỉnh thiết kế vị trí trước khi thực hiện hàng loạt thủ tục hợp pháp hóa, dịch thuật.
Nếu là lao động kỹ thuật, cần kiểm tra người đó đáp ứng nhánh đào tạo cộng kinh nghiệm hay nhánh 3 năm kinh nghiệm.
Giai đoạn chuẩn bị giấy tờ được cấp ở nước ngoài
Các tài liệu như bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp hoặc văn bản điều động có thể cần hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật.
Tài liệu sau khi hợp pháp hóa thường phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.
Giai đoạn thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền
Nghị định 219 giao UBND cấp tỉnh thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi Work Permit cũng như giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động; UBND cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan thực hiện tại địa phương.
Doanh nghiệp cần kiểm tra cơ quan được phân cấp tại tỉnh, thành phố nơi người lao động dự kiến làm việc thay vì áp dụng máy móc hướng dẫn của địa phương khác.
Giai đoạn hoàn thiện thủ tục để người lao động chính thức làm việc
Sau khi được cấp giấy phép hoặc hoàn thành đúng thủ tục miễn, doanh nghiệp mới nên bố trí người lao động làm việc theo vị trí, địa điểm và thời hạn tương ứng.
Đối với người làm việc theo hợp đồng lao động, hợp đồng sau khi ký cũng phải thống nhất với nội dung giấy phép đã được cấp.
Checklist 90 giây – người nước ngoài của doanh nghiệp bạn có phải xin giấy phép lao động?
Doanh nghiệp có thể thực hiện một vòng kiểm tra nhanh trước khi cho người nước ngoài bắt đầu làm việc.
Nếu bất kỳ câu hỏi nào chưa có câu trả lời rõ ràng thì hồ sơ chưa nên được coi là an toàn.
Người này thực tế có đang làm việc tại Việt Nam?
Kiểm tra hoạt động thực tế thay vì chỉ nhìn visa hoặc mục đích ghi trên lịch công tác.
Người trực tiếp quản lý, vận hành, tư vấn, đào tạo, lắp đặt, giám sát hoặc thực hiện nhiệm vụ cho doanh nghiệp có thể đang nằm trong phạm vi quản lý lao động nước ngoài.
Công việc thuộc vị trí nào trong bốn nhóm chức danh phổ biến?
Xác định rõ: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật.
Nếu không xác định được vị trí thì chưa thể thiết kế đúng hồ sơ Work Permit.
Có căn cứ pháp lý rõ ràng chứng minh thuộc diện miễn không?
Không sử dụng kết luận chung như “đi công tác”, “nhà đầu tư”, “người công ty mẹ” hoặc “làm ít ngày”.
Phải xác định chính xác căn cứ tại Bộ luật Lao động hoặc Điều 7 Nghị định 219 và có tài liệu chứng minh tương ứng.
Nếu được miễn, có phải xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép?
Kiểm tra Điều 9 Nghị định 219.
Một số trường hợp phải xin giấy xác nhận; một số trường hợp không phải xin xác nhận nhưng phải thông báo ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc.
Nếu không thuộc diện miễn, hồ sơ hiện tại đã đủ điều kiện xin Work Permit chưa?
Kiểm tra hộ chiếu, sức khỏe, lý lịch tư pháp, bằng cấp, kinh nghiệm, chức danh, hình thức làm việc, địa điểm và tài liệu doanh nghiệp.
Nếu có tài liệu nước ngoài, kiểm tra luôn vấn đề hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực.
Câu hỏi thường gặp về các trường hợp phải xin giấy phép lao động
Các tình huống thực tế thường không hoàn toàn giống ví dụ trong văn bản pháp luật.
Vì vậy, cần quay lại nguyên tắc: xác định hoạt động thực tế, vị trí công việc, hình thức làm việc và căn cứ miễn.
Người nước ngoài làm việc online cho công ty Việt Nam có cần giấy phép lao động không?
Nếu người nước ngoài đang ở nước ngoài và thực hiện công việc hoàn toàn từ nước ngoài thì cần phân biệt với trường hợp “người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam” mà Nghị định 219 điều chỉnh.
Ngược lại, nếu người đó đang có mặt tại Việt Nam và thực tế làm việc cho doanh nghiệp Việt Nam dưới hình thức online hoặc hybrid thì việc dùng máy tính làm việc từ xa không tự động loại trừ nghĩa vụ Work Permit.
Người nước ngoài thử việc có phải xin Work Permit trước không?
Doanh nghiệp không nên sử dụng “thử việc” như một khoảng thời gian để người nước ngoài làm việc trước khi có giấy phép.
Nếu người đó thuộc diện phải có Work Permit thì cần hoàn thành điều kiện pháp lý trước khi bố trí thực tế vào công việc. Việc đặt tên giai đoạn đầu là “trial” hoặc “probation” không tạo ra căn cứ miễn riêng.
Người nước ngoài chỉ nhận phụ cấp tại Việt Nam có thuộc diện phải xin giấy phép?
Cách trả lương không phải tiêu chí duy nhất.
Người lao động có thể nhận lương toàn bộ từ nước ngoài, chỉ nhận phụ cấp nhà ở hoặc đi lại tại Việt Nam nhưng vẫn trực tiếp thực hiện công việc tại Việt Nam.
Phải đánh giá theo hoạt động và hình thức làm việc thực tế.
Giám đốc công ty có vốn nước ngoài có bắt buộc xin giấy phép lao động?
Không thể trả lời chung là có hoặc không.
Nếu Giám đốc đồng thời là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn đạt ngưỡng 3 tỷ đồng theo trường hợp tương ứng thì có thể thuộc diện miễn. Nếu chỉ là Giám đốc được thuê hoặc phần vốn không đáp ứng điều kiện, phải tiếp tục kiểm tra các căn cứ khác.
Đã có thẻ tạm trú thì có cần xin giấy phép lao động nữa không?
Thẻ tạm trú không thay thế Work Permit.
Doanh nghiệp cần xác định căn cứ pháp lý của thẻ tạm trú và căn cứ làm việc của người nước ngoài. Một giấy tờ giải quyết vấn đề cư trú không đương nhiên thay thế điều kiện về quyền lao động.
Kết luận – xác định đúng diện phải xin giấy phép quan trọng hơn việc chuẩn bị hồ sơ thật nhiều
Một bộ hồ sơ Work Permit có thể gồm nhiều tài liệu nhưng sai lầm lớn nhất thường xảy ra trước cả khi doanh nghiệp bắt đầu thu thập giấy tờ: xác định sai vị trí hoặc sai căn cứ miễn.
Do đó, bước đầu tiên của quy trình quản lý người lao động nước ngoài nên luôn là phân loại pháp lý.
Mỗi người lao động cần được đánh giá theo vị trí, hình thức làm việc và căn cứ miễn cụ thể
Hai người cùng quốc tịch, cùng làm trong một doanh nghiệp và cùng mang chức danh “Director” vẫn có thể có kết quả hoàn toàn khác nhau.
Một người có thể là nhà đầu tư đủ ngưỡng vốn, người còn lại là giám đốc được thuê và phải xin Work Permit.
Không nên áp dụng một kết luận chung cho toàn bộ nhân sự nước ngoài của doanh nghiệp
Đặc biệt với doanh nghiệp FDI có nhiều chuyên gia, kỹ sư và quản lý nước ngoài, nên lập hồ sơ pháp lý riêng cho từng người.
Một bảng quản lý chung chỉ nên dùng để theo dõi, không thể thay thế việc đánh giá cá nhân.
Nên kiểm tra Work Permit ngay từ thời điểm tuyển dụng hoặc điều chuyển nhân sự
Thời điểm tốt nhất để kiểm tra là trước khi phát hành quyết định điều động chính thức hoặc ký kết lịch làm việc tại Việt Nam.
Khi đó doanh nghiệp vẫn còn thời gian điều chỉnh chức danh, hoàn thiện giấy tờ và xử lý tài liệu nước ngoài.
Hồ sơ đúng ngay từ đầu giúp giảm nguy cơ bị trả lại hoặc phát sinh xử phạt
Một bộ hồ sơ thống nhất về chức danh, hình thức làm việc, bằng cấp, kinh nghiệm và thời hạn giúp giảm đáng kể nguy cơ phải giải trình hoặc bổ sung.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp tránh được tình trạng người lao động đã bắt đầu làm việc nhưng căn cứ Work Permit chưa được giải quyết.
Doanh nghiệp nên xây dựng bảng kiểm riêng cho từng lao động nước ngoài trước khi bố trí làm việc
Bảng kiểm nên có ít nhất các cột: họ tên, quốc tịch, hộ chiếu, doanh nghiệp sử dụng lao động, hình thức làm việc, vị trí, chức danh, địa điểm, thời gian làm việc, giá trị vốn góp nếu có, căn cứ miễn, loại thủ tục cần thực hiện, ngày hết hạn Work Permit hoặc giấy xác nhận và tình trạng visa – thẻ tạm trú.
Chỉ cần quản lý được bảng này, HR có thể nhìn thấy khá sớm ai đang đủ điều kiện làm việc, ai sắp vượt ngưỡng 90 ngày, ai cần xin Work Permit và ai cần thực hiện thủ tục xác nhận hoặc thông báo.
Các trường hợp phải xin giấy phép lao động cần được doanh nghiệp xác định dựa trên tình trạng thực tế của từng người lao động nước ngoài, thay vì áp dụng chung một cách máy móc. Việc rà soát đúng đối tượng phải xin giấy phép, đối tượng được miễn và các thủ tục liên quan sẽ giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ, hạn chế việc bổ sung nhiều lần và giảm rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam.
