Xin giấy phép lao động cho người Trung Quốc tại Hà Nội

Xin giấy phép lao động cho người Trung Quốc tại Hà Nội là bước pháp lý bắt buộc để đảm bảo nhân sự được phép làm việc hợp pháp. Thủ tục này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, thương mại và dự án có yếu tố Trung Quốc tại Hà Nội. Doanh nghiệp cần nắm rõ hồ sơ, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng và nơi nộp hồ sơ phù hợp. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng loại giấy tờ, thời gian xử lý tham khảo và cách xử lý hồ sơ khi gặp vướng mắc. Sau khi đọc mở bài này, bạn có thể bắt đầu lên checklist chuẩn cho hồ sơ xin phép.

Mục lục

Tổng quan: Xin giấy phép lao động cho người Trung Quốc tại Hà Nội

Trong những năm gần đây, Hà Nội chứng kiến sự gia tăng mạnh mẽ của lực lượng lao động đến từ Trung Quốc — đặc biệt trong các lĩnh vực xây dựng, sản xuất cơ khí, năng lượng, thương mại và công nghệ. Đa số người Trung Quốc sang Việt Nam làm việc theo dự án hoặc theo hợp đồng hợp tác giữa doanh nghiệp Việt – Trung. Tuy nhiên, để làm việc hợp pháp, người Trung Quốc bắt buộc phải có giấy phép lao động (work permit) được cấp bởi Sở Lao động – Thương binh và Xã hội Hà Nội hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp và Chế xuất Hà Nội.

Việc xin giấy phép lao động cho người Trung Quốc tại Hà Nội không chỉ là nghĩa vụ hành chính mà còn là yếu tố bảo vệ doanh nghiệp Việt trước các rủi ro pháp lý. Giấy phép hợp lệ giúp người lao động được tham gia bảo hiểm, ký hợp đồng dài hạn, và được công nhận tư cách làm việc hợp pháp trong lãnh thổ Việt Nam. Ngược lại, nếu làm việc không phép, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 60–150 triệu đồng, còn người lao động có thể bị buộc xuất cảnh.

Tại sao người Trung Quốc cần giấy phép lao động khi làm việc tại Hà Nội

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP, tất cả người nước ngoài – bao gồm công dân Trung Quốc – làm việc tại Việt Nam trên 30 ngày hoặc có hợp đồng từ 3 tháng trở lên đều phải xin giấy phép lao động.
Tại Hà Nội, nơi tập trung nhiều dự án có yếu tố Trung Quốc (như khu công nghiệp Bắc Thăng Long, Quang Minh, Nam Thăng Long…), việc cấp work permit giúp cơ quan chức năng kiểm soát số lượng, trình độ và vị trí việc làm của người Trung Quốc.
Hơn nữa, giấy phép lao động còn là điều kiện cần để người Trung Quốc được cấp thẻ tạm trú dài hạn (TRC) hoặc gia hạn visa LĐ, tạo điều kiện sinh sống, làm việc ổn định tại Hà Nội. Do đó, xin giấy phép lao động không chỉ là thủ tục bắt buộc mà còn mang ý nghĩa pháp lý – an sinh thiết yếu.

Phân biệt work permit với visa công tác, thăm thân, thị thực doanh nghiệp

Nhiều người Trung Quốc nhầm lẫn giữa giấy phép lao động (work permit) và visa nhập cảnh. Hai loại giấy tờ này khác nhau rõ rệt:

Visa công tác (DN, ĐT, TT) chỉ cho phép nhập cảnh và lưu trú ngắn hạn với mục đích khảo sát, họp, hoặc làm việc tạm thời, không có giá trị thay thế giấy phép lao động
Giấy phép lao động (work permit) là văn bản pháp lý cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, do Sở LĐ-TBXH Hà Nội hoặc Ban quản lý KCN cấp.
Visa chỉ cần khi vào Việt Nam; còn work permit là điều kiện để duy trì việc làm lâu dài và được cấp thẻ tạm trú LĐ (ký hiệu LĐ1/LĐ2).
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai loại này để tránh tình trạng người Trung Quốc làm việc “chui” với visa công tác, dễ bị xử phạt hoặc từ chối gia hạn cư trú tại Hà Nội.

Căn cứ pháp lý và lưu ý “địa phương” ở Hà Nội

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người Trung Quốc tại Hà Nội được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật thống nhất, nhưng quá trình áp dụng có đặc thù riêng ở cấp địa phương. Việc hiểu rõ căn cứ pháp lý và quy trình xử lý tại Hà Nội giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nộp đúng cơ quan có thẩm quyền và hạn chế hồ sơ bị trả lại.

Các luật, nghị định, thông tư liên quan (khái quát & ý nghĩa thực tế)

Bộ luật Lao động 2019 (Điều 151–156): Xác định nguyên tắc quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP (sửa đổi): Hướng dẫn cụ thể các trường hợp được cấp, cấp lại, miễn giấy phép lao động; quy định thời hạn tối đa 2 năm cho mỗi giấy phép.
Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH: Ban hành mẫu đơn, tờ khai và biểu mẫu báo cáo sử dụng lao động nước ngoài.
Công văn 3928/LĐTBXH-QLLĐNN (2021): Hướng dẫn việc xử lý hồ sơ của người Trung Quốc trong bối cảnh dịch và chính sách song phương.
Trong thực tế tại Hà Nội, các cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu hồ sơ của người Trung Quốc phải có bản dịch công chứng tiếng Việt, chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Bắc Kinh hoặc Tổng lãnh sự quán tại Quảng Châu, đảm bảo giá trị pháp lý.

Tính chất “địa phương”: Sở LĐ-TBXH Hà Nội, Ban QL KCN, thủ tục tại từng quận

Tại Hà Nội, thẩm quyền cấp giấy phép lao động được chia rõ:

Sở Lao động – Thương binh và Xã hội Hà Nội (75 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa): tiếp nhận hồ sơ người Trung Quốc làm việc tại doanh nghiệp ngoài khu công nghiệp.
Ban Quản lý các KCN & Chế xuất Hà Nội: xử lý hồ sơ người lao động Trung Quốc làm việc tại các khu công nghiệp như Bắc Thăng Long, Quang Minh, Nội Bài, Nam Thăng Long….
Một số quận nội thành như Hoàng Mai, Long Biên, Cầu Giấy còn có bộ phận “một cửa” hỗ trợ tiếp nhận công văn giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi chuyển Sở.
Lưu ý, hồ sơ tại Hà Nội yêu cầu chặt chẽ về hình thức bản sao công chứng, chữ ký người đại diện pháp luật và bản scan hồ sơ online. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hướng dẫn nội bộ từng đơn vị tiếp nhận để tránh trễ hạn cấp phép cho người Trung Quốc.

Ai phải xin: phân loại trường hợp người Trung Quốc

Không phải tất cả người Trung Quốc sang Việt Nam làm việc đều phải xin giấy phép lao động (work permit). Tuy nhiên, theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hầu hết những người lao động có hợp đồng làm việc trên 30 ngày hoặc làm việc thường xuyên đều thuộc diện phải xin phép. Dưới đây là phân loại chi tiết theo nhóm công việc, giúp doanh nghiệp và người lao động Trung Quốc xác định đúng đối tượng, tránh vi phạm pháp luật lao động Việt Nam.

Chuyên gia, quản lý, kỹ thuật dài hạn vs ngắn hạn

Chuyên gia (专家)
Là người Trung Quốc có bằng đại học trở lên và ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn tương ứng với vị trí làm việc tại Việt Nam. Ví dụ: chuyên gia kỹ thuật, cố vấn chất lượng, hoặc quản lý dây chuyền sản xuất.
Nhà quản lý, giám đốc, trưởng bộ phận (管理人员)
Là người giữ chức vụ quản lý hoặc điều hành trong doanh nghiệp FDI, chi nhánh hoặc nhà máy có vốn Trung Quốc tại Việt Nam. Nhóm này gần như luôn phải có work permit, trừ trường hợp cử sang công tác ngắn hạn (dưới 30 ngày/lần và không quá 90 ngày/năm).
Lao động kỹ thuật (技术工人)
Bao gồm công nhân lành nghề, kỹ sư máy, chuyên viên vận hành thiết bị hoặc dây chuyền công nghệ nhập từ Trung Quốc. Họ phải có chứng chỉ nghề và kinh nghiệm tối thiểu 1 năm.

👉 Phân biệt ngắn hạn – dài hạn:

Ngắn hạn: dưới 30 ngày/lần, không quá 3 lần/năm → được miễn giấy phép lao động nhưng phải làm thủ tục xác nhận miễn.
Dài hạn: làm việc thường xuyên trên 30 ngày → bắt buộc xin giấy phép lao động tại Sở LĐTB&XH địa phương

Nhân viên công tác, người làm dự án, nhà thầu, lao động thuê theo hợp đồng

Nhân viên công tác, cử sang làm việc ngắn hạn (派驻人员)
Là người được công ty mẹ tại Trung Quốc cử sang Việt Nam làm việc trong thời gian ngắn để hỗ trợ, giám sát hoặc đào tạo. Họ có thể xin xác nhận miễn giấy phép lao động, nhưng vẫn phải đăng ký thông tin tại cơ quan lao động địa phương.
Người tham gia dự án hoặc làm việc cho nhà thầu Trung Quốc (承包商)
Các nhà thầu Trung Quốc trúng gói dự án tại Việt Nam (ví dụ: thi công nhà máy, công trình năng lượng, hạ tầng) phải kê khai rõ danh sách nhân sự, nộp hồ sơ xin work permit tập thể cho chuyên gia, kỹ sư, giám sát kỹ thuật.
Người làm việc theo hợp đồng lao động trực tiếp với doanh nghiệp Việt Nam (雇佣合同人员)
Trường hợp này phổ biến trong các khu công nghiệp ở Bắc Ninh, Hải Phòng, Hà Nội, Bình Dương. Người lao động Trung Quốc ký hợp đồng trực tiếp với doanh nghiệp Việt Nam thì phải có work permit hợp lệ trước khi ký hợp đồng.
Nhà đầu tư và đại diện pháp luật của công ty FDI (投资者)
Nếu góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên hoặc giữ chức danh quản lý, họ được miễn giấy phép lao động nhưng phải làm thủ tục xác nhận miễn tại Sở Lao động.

👉 Tóm lại: chỉ những trường hợp thực hiện công việc có tính tạm thời, dưới 30 ngày, hoặc thuộc diện nhà đầu tư lớn mới được miễn. Mọi trường hợp còn lại, đặc biệt là làm việc tại các khu công nghiệp, bắt buộc phải có giấy phép lao động.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Trung Quốc để xin phép lao động

Điều kiện để được cấp giấy phép lao động cho người Trung Quốc

Người Trung Quốc muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam phải đáp ứng đồng thời hai nhóm điều kiện: điều kiện đối với bản thân người lao động, và điều kiện đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng lao động. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất của Việt Nam.

Điều kiện đối với người nước ngoài: bằng cấp, kinh nghiệm, sức khỏe

Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự tại Việt Nam hoặc Trung Quốc.
Trình độ chuyên môn, tay nghề:

○ Chuyên gia phải có bằng cử nhân trở lên và 3 năm kinh nghiệm.

○ Lao động kỹ thuật phải có chứng chỉ nghề hoặc chứng nhận đào tạo kỹ năng nghề tương ứng với công việc đảm nhận.

○ Quản lý, giám đốc, cố vấn cấp cao cần có tài liệu chứng minh chức vụ và kinh nghiệm thực tế.

Giấy khám sức khỏe hợp lệ:
○ Cấp trong 12 tháng gần nhất, tại bệnh viện đủ điều kiện theo Bộ Y tế Việt Nam.

○ Có thể khám tại Trung Quốc, nhưng phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng tiếng Việt.

Không có tiền án, tiền sự hoặc án tích:

○ Cần có phiếu lý lịch tư pháp do Việt Nam hoặc Trung Quốc cấp.

○ Trường hợp đã cư trú tại Việt Nam từ 6 tháng trở lên, bắt buộc nộp phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam (mẫu số 1).
👉 Đáp ứng các điều kiện này giúp người Trung Quốc đủ tiêu chuẩn pháp lý để được xem xét cấp giấy phép lao động hợp lệ.

Điều kiện đối với doanh nghiệp: đăng ký, năng lực tài chính, nhu cầu sử dụng

Doanh nghiệp phải hoạt động hợp pháp tại Việt Nam:

○ Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép đầu tư (IRC) hợp lệ.

○ Nếu là nhà thầu Trung Quốc trúng dự án, cần có văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài do cơ quan chủ quản cấp.

Chứng minh năng lực tài chính và quy mô hoạt động

○ Doanh nghiệp phải có báo cáo tài chính, hợp đồng dự án hoặc kế hoạch sản xuất rõ ràng, thể hiện năng lực chi trả lương cho người lao động nước ngoài.

Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:

○ Trước khi xin work permit, doanh nghiệp phải nộp văn bản giải trình đến Sở LĐTB&XH (hoặc Ban Quản lý KCN) ít nhất 30 ngày trước khi người Trung Quốc dự kiến làm việc.

○ Trong văn bản, cần nêu rõ: vị trí công việc, yêu cầu chuyên môn, lý do không tuyển được lao động Việt Nam thay thế.

Cam kết tuân thủ nghĩa vụ thuế và bảo hiểm:

○ Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, nộp thuế TNCN và đăng ký bảo hiểm y tế – bảo hiểm xã hội (nếu áp dụng) cho người lao động nước ngoài.

👉 Tóm lại, doanh nghiệp và người Trung Quốc phải cùng đáp ứng điều kiện hợp pháp – chuyên môn – sức khỏe – tài chính thì mới được cấp giấy phép lao động. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu giúp rút ngắn thời gian xét duyệt và tránh bị từ chối hoặc xử phạt hành chính.

Hồ sơ chi tiết

Đối với công dân Trung Quốc muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam, đặc biệt tại các doanh nghiệp, nhà máy, khu công nghiệp ở Hà Nội, Bắc Ninh, Hải Phòng hoặc các tỉnh miền Bắc, việc chuẩn bị bộ hồ sơ xin giấy phép lao động đầy đủ, hợp lệ là yêu cầu bắt buộc. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ cá nhân, doanh nghiệp, và tài liệu đặc thù, trong đó nhiều giấy tờ phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng nhóm hồ sơ, giúp doanh nghiệp và người lao động Trung Quốc tránh bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Hồ sơ cá nhân chi tiết: hộ chiếu, ảnh, CV, bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, giấy khám sức khỏe

Hộ chiếu:

○ Còn thời hạn tối thiểu 12 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ.

○ Bản sao trang có ảnh và thông tin cá nhân, dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

○ Nếu có dấu nhập cảnh nhiều lần, nên photo kèm trang có dấu visa Việt Nam mới nhất.

Ảnh:

○ 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm, nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất.

○ Ảnh nên mặc sơ mi, không đội mũ, không đeo kính màu.

Bản tóm tắt quá trình làm việc (CV):

○ Viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung – dịch sang tiếng Việt.

○ Ghi rõ chức vụ, thời gian làm việc, tên công ty, mô tả công việc.

○ Nếu từng làm việc tại Việt Nam, nên ghi rõ mã số thuế cá nhân (nếu có).

Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn:

○ Bao gồm bằng đại học, cao đẳng, chứng chỉ nghề, chứng nhận đào tạo.

Bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự tại Trung Quốc và Đại sứ quán Việt Nam tại Bắc Kinh/Thượng Hải/Quảng Châu.

○ Sau đó dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc:

○ Do công ty Trung Quốc hoặc nước ngoài cấp, ghi rõ chức vụ, thời gian, mô tả công việc.

○ Cần có con dấu tròn của công ty, hợp pháp hóa và dịch công chứng.

Giấy khám sức khỏe:

○ Được cấp tại bệnh viện đủ điều kiện theo quy định Bộ Y tế Việt Nam hoặc tại Trung Quốc (nếu có dịch thuật và hợp pháp hóa).

○ Có giá trị trong 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

○ Nội dung kiểm tra: tim mạch, phổi, gan, thị lực, thần kinh, HIV…

Hồ sơ doanh nghiệp kèm theo: đăng ký kinh doanh/đăng ký đầu tư, quyết định sử dụng lao động nước ngoài, hợp đồng lao động, báo cáo nhu cầu

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đầu tư:

○ Bản sao y công chứng của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ERC) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC).

○ Nếu doanh nghiệp là công ty 100% vốn Trung Quốc, cần dịch kèm bản tiếng Trung để thuận tiện đối chiếu khi thanh tra.

Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:

○ Do Sở Lao động – Thương binh & Xã hội Hà Nội hoặc Ban Quản lý KCN cấp.

○ Hồ sơ này cần được doanh nghiệp xin trước ít nhất 30 ngày so với ngày dự kiến làm việc của người Trung Quốc.

Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận nguyên tắc:

○ Thường được ký song ngữ (Việt – Trung hoặc Việt – Anh), nêu rõ chức danh, nhiệm vụ, thời hạn, mức lương, chế độ bảo hiểm.

○ Bản dịch tiếng Việt cần được công chứng và nộp kèm bản gốc hoặc bản scan rõ ràng.

Báo cáo giải trình nhu cầu tuyển dụng:

○ Trình bày lý do doanh nghiệp cần lao động Trung Quốc (vị trí kỹ thuật, chuyên gia, quản lý…).

○ Đính kèm mô tả công việc và năng lực yêu cầu, giúp cơ quan xét duyệt dễ đối chiếu với hồ sơ cá nhân.

Doanh nghiệp nên lưu bản mềm (PDF) tất cả tài liệu để tra cứu khi cơ quan nhà nước yêu cầu bổ sung hoặc đối chiếu.

Tài liệu đặc thù: giấy tờ công chứng/hợp pháp hóa, giấy tờ chứng minh lưu trú, giấy xác nhận không tiền án

Một số trường hợp đặc biệt, người lao động Trung Quốc cần nộp thêm:

Giấy tờ công chứng/hợp pháp hóa: áp dụng cho bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm hoặc giấy ủy quyền do Trung Quốc cấp.
Giấy tờ chứng minh lưu trú: thẻ tạm trú, visa LĐ hoặc visa DN còn hiệu lực tại Việt Nam.
Giấy xác nhận không tiền án (Police Clearance): nếu làm việc trong lĩnh vực nhạy cảm hoặc yêu cầu của Bộ Lao động, cần xin tại Trung Quốc hoặc Việt Nam và dịch thuật công chứng đầy đủ.

Hợp pháp hóa lãnh sự & dịch thuật cho giấy tờ Trung Quốc

Các giấy tờ do cơ quan Trung Quốc cấp chỉ có giá trị pháp lý tại Việt Nam sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng. Đây là bước bắt buộc để đảm bảo tài liệu hợp lệ khi nộp cho Sở LĐTBXH Hà Nội hoặc cơ quan quản lý khu công nghiệp.

Chuỗi hợp pháp hóa: cơ quan nước cấp → cơ quan ngoại giao → đại sứ quán/LSQ Việt Nam → công chứng tại Việt Nam

Cơ quan cấp giấy tại Trung Quốc:

○ Giấy tờ như bằng cấp, chứng chỉ, giấy xác nhận kinh nghiệm phải có dấu của đơn vị cấp.

Cục Ngoại vụ Bộ Ngoại giao Trung Quốc hoặc Sở Ngoại vụ địa phương:

○ Xác nhận tính pháp lý của chữ ký và con dấu.

Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Trung Quốc:

○ Sau khi được Bộ Ngoại giao Trung Quốc chứng nhận, mang hồ sơ đến cơ quan đại diện Việt Nam tại Bắc Kinh, Quảng Châu, Thượng Hải hoặc Côn Minh để xin hợp pháp hóa.

Tại Việt Nam:

○ Sau khi nhận lại hồ sơ, tiến hành dịch thuật công chứng sang tiếng Việt tại phòng công chứng hoặc văn phòng dịch thuật được Sở Tư pháp Hà Nội cấp phép.

○ Mỗi tài liệu nên photo và lưu ít nhất 02 bản để sử dụng cho các lần xin phép, gia hạn sau này.

Dịch thuật chuyên nghiệp: các lưu ý về tên, tiêu đề, tem mộc và chứng thực

Khi dịch giấy tờ Trung Quốc sang tiếng Việt, cần đặc biệt lưu ý:

Tên cá nhân: dịch theo đúng thứ tự họ – tên – tên đệm, tránh đảo ngược gây sai sót.
Tên công ty Trung Quốc: nên giữ nguyên phiên âm Latin (pinyin) và kèm tên tiếng Trung trong ngoặc.
Tiêu đề văn bản: phải được dịch sát nghĩa pháp lý, ví dụ “工作经历证明” dịch là “Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc”.
Tem, mộc, dấu giáp lai: phải hiện rõ trong bản dịch, không được cắt xén hoặc làm mờ.
Công chứng bản dịch: chỉ được thực hiện bởi người dịch có thẻ phiên dịch viên tiếng Trung – Việt được Sở Tư pháp cấp.
Việc dịch thuật chuẩn xác và trình bày đồng nhất giúp tăng uy tín của hồ sơ, tránh bị yêu cầu sửa đổi khi nộp tại Hà Nội hoặc các cơ quan chức năng Việt Nam.

Dịch thuật công chứng bằng cấp người Trung Quốc

Quy trình nộp hồ sơ tại Hà Nội — nơi nộp & cách thức

Khi làm thủ tục xin giấy phép lao động, visa hoặc thẻ tạm trú cho người Hàn Quốc tại Hà Nội, doanh nghiệp cần xác định đúng cơ quan tiếp nhận hồ sơ và cách nộp phù hợp với loại hình hoạt động. Thủ đô Hà Nội hiện cho phép nộp hồ sơ theo ba hình thức: nộp trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh & Xã hội (Sở LĐ–TBXH), nộp tại Ban Quản lý các khu công nghiệp và chế xuất (BQL KCN – CX) nếu doanh nghiệp đặt trong khu, hoặc nộp trực tuyến qua cổng điện tử. Việc chọn đúng kênh nộp hồ sơ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, tránh trả lại do sai thẩm quyền.

Nộp trực tiếp tại Sở LĐ-TBXH TP Hà Nội: trình tự, bộ phận một cửa

Doanh nghiệp ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất sẽ nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa của Sở LĐ–TBXH TP Hà Nội (số 75 Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa). Quy trình gồm 3 bước:

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm tờ khai, văn bản đề nghị, bản sao hộ chiếu, giấy tờ hợp pháp hóa, bản dịch công chứng.
Nộp hồ sơ tại quầy Một cửa, nhận phiếu hẹn trả kết quả.
Nhận kết quả (giấy phép lao động hoặc văn bản phản hồi) tại quầy hoặc qua đường bưu điện theo yêu cầu.

Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ và hướng dẫn bổ sung nếu còn thiếu sót. Doanh nghiệp nên cử người có kinh nghiệm hoặc đại diện pháp lý trực tiếp đi nộp để giải trình kịp thời khi cần.

Nộp tại Ban Quản lý KCN hoặc khu chế xuất khi doanh nghiệp thuộc khu

Nếu doanh nghiệp Hàn Quốc đặt trong KCN Thăng Long, KCN Bắc Thăng Long, KCN Quang Minh hoặc khu công nghệ cao Hòa Lạc, hồ sơ sẽ do Ban Quản lý KCN – CX Hà Nội tiếp nhận. Hồ sơ, biểu mẫu tương tự như khi nộp tại Sở LĐ–TBXH nhưng được xử lý trực tiếp tại bộ phận quản lý lao động của BQL. Cách này thường nhanh hơn 1–2 ngày làm việc do quy trình nội bộ khép kín. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm giấy tờ được xác nhận con dấu pháp nhân đúng khu vực quản lý, tránh bị chuyển ngược lên Sở.

Nộp online qua cổng

Hiện Hà Nội triển khai hệ thống nộp hồ sơ điện tử tại địa chỉ https://dvc.vieclamvietnam.gov.vn. Khi nộp online, doanh nghiệp phải scan màu rõ nét toàn bộ hồ sơ, lưu ở định dạng PDF, dung lượng <5MB/tệp. Tên file nên đặt theo thứ tự: “1_GiayDeNghi.pdf”, “2_HopDongLaoDong.pdf”… Sau khi nộp, hệ thống gửi mã hồ sơ để tra cứu tiến độ và in phiếu hẹn điện tử. Cần theo dõi kỹ email xác nhận để kịp bổ sung nếu cơ quan yêu cầu.

Thời gian xử lý, lệ phí & chi phí phát sinh

Tại Hà Nội, thời gian và chi phí xử lý hồ sơ cho người Hàn Quốc có thể chênh lệch giữa quy định và thực tế. Việc hiểu rõ quy trình, dự trù phí hợp pháp hóa và dịch thuật giúp doanh nghiệp chủ động về kế hoạch nhân sự và ngân sách.

Thời gian xử lý theo quy định vs thực tế ở Hà Nội

Theo quy định của Bộ LĐ–TBXH, thời gian cấp giấy phép lao động tối đa 5–7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, tại Hà Nội, thời gian thực tế thường kéo dài 30–45 ngày do phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, công chứng và xác nhận lại hồ sơ.
Timeline gợi ý:

Tuần 1–2: Hợp pháp hóa, dịch thuật, chuẩn hóa hồ sơ.
Tuần 3: Nộp hồ sơ và chờ xác nhận hợp lệ.
Tuần 4–5: Nhận kết quả, hoàn thiện giấy phép và xin thẻ tạm trú.
Doanh nghiệp nên nộp sớm trước ít nhất 45 ngày so với ngày dự kiến làm việc của người Hàn, nhất là trong các đợt cao điểm (quý I và quý III).

Lệ phí nhà nước, phí hợp pháp hóa, phí dịch thuật và phí dịch vụ

Tại Hà Nội, lệ phí cấp mới giấy phép lao động là 600.000 đồng/người/lần (theo Thông tư 85/2019/TT-BTC). Ngoài ra, doanh nghiệp cần dự trù:

Phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Hàn Quốc và Việt Nam: khoảng 20–30 USD/tài liệu.
Phí dịch thuật công chứng tiếng Hàn – Việt: từ 100.000–150.000 đồng/trang, tùy số lượng.
Phí dịch vụ trọn gói (nếu thuê đơn vị trung gian tại Hà Nội): dao động 3–5 triệu đồng/hồ sơ.

Lưu ý: nên yêu cầu đơn vị dịch thuật dùng con dấu pháp lý rõ ràng và ghi tên người dịch để tránh bị cơ quan tiếp nhận nghi ngờ bản dịch không chuẩn. Với hồ sơ có yếu tố kỹ thuật (như chứng chỉ nghề, bảng điểm kỹ sư), chi phí dịch thuật có thể cao hơn do yêu cầu độ chính xác chuyên ngành.

Kinh nghiệm thực tế: hồ sơ “khó” cho người Trung Quốc

Trong quá trình xin giấy phép lao động cho người Trung Quốc tại Hà Nội, nhiều hồ sơ gặp khó khăn do đặc thù cá nhân hoặc ngành nghề. Việc hiểu trước các tình huống “khó” giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tránh kéo dài thời gian xử lý và rủi ro bị trả lại.

Người Trung Quốc không có bằng đại học nhưng có kinh nghiệm: cách chứng minh năng lực

Không phải mọi chuyên gia Trung Quốc đều có bằng đại học hoặc chứng chỉ quốc tế công nhận. Trong trường hợp này, hồ sơ vẫn có thể được chấp thuận nếu doanh nghiệp chứng minh năng lực thực tế và kinh nghiệm chuyên môn.
Cách làm:

Thư xác nhận kinh nghiệm từ công ty cũ, ghi rõ thời gian làm việc, vị trí và mô tả công việc cụ thể.
Hợp đồng lao động trước đây, giấy khen, chứng nhận đào tạo nội bộ hoặc dự án tiêu biểu.
CV chi tiết, portfolio dự án hoặc thư giới thiệu của chuyên gia/giám đốc phụ trách dự án.
Tất cả tài liệu này cần được dịch công chứng tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự để cơ quan tại Hà Nội chấp nhận. Đây là giải pháp phổ biến giúp hồ sơ người Trung Quốc không có bằng cấp vẫn được cấp work permit hợp pháp.

Trường hợp thay đổi vị trí công việc, thăng chức hoặc điều động liên tỉnh

Khi người Trung Quốc thay đổi vị trí công việc, thăng chức hoặc chuyển sang chi nhánh khác tại Hà Nội hoặc tỉnh khác, giấy phép lao động ban đầu sẽ không còn phù hợp. Doanh nghiệp cần:

Làm công văn giải trình nhu cầu thay đổi nêu lý do, chức danh mới, và thời hạn công việc.
Nộp hồ sơ điều chỉnh tại Sở LĐ-TBXH Hà Nội hoặc Ban Quản lý KCN, kèm bản hợp đồng lao động cập nhật.
Việc này đảm bảo giấy phép lao động mới phản ánh đúng vị trí công việc, tránh vi phạm quy định và bị cơ quan chức năng nhắc nhở hoặc phạt.

Người làm trong ngành đặc thù (Công nghệ, Xây dựng, Sản xuất): tài liệu bổ trợ cần thêm

Ngành nghề đặc thù thường yêu cầu hồ sơ bổ trợ:

Công nghệ thông tin: chứng nhận chuyên môn, portfolio dự án, chứng chỉ quốc tế (ví dụ PMP, Cisco, AWS).
Xây dựng: chứng chỉ an toàn, bằng cấp kỹ sư, xác nhận tham gia dự án lớn.
Sản xuất, cơ khí: bằng cấp chuyên môn, giấy phép vận hành máy móc, chứng nhận ISO hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm thực tế.
Những tài liệu này giúp cơ quan tại Hà Nội xác nhận năng lực phù hợp vị trí công việc, đồng thời tăng tỷ lệ cấp phép thành công cho hồ sơ khó.

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình xin giấy phép lao động cho người Trung Quốc tại Hà Nội, hồ sơ thường gặp ba nhóm lỗi chính. Nhận biết và khắc phục kịp thời giúp tránh bị trả lại, giảm rủi ro phạt vi phạm hành chính.

Lỗi hợp pháp hóa lãnh sự: sai cấp, thiếu dấu, dẫn tới trả lại hồ sơ

Một số doanh nghiệp nộp hồ sơ với giấy tờ chưa hợp pháp hóa lãnh sự đúng cấp, hoặc thiếu dấu xác nhận của Đại sứ quán Việt Nam tại Bắc Kinh/Tổng lãnh sự quán tại Quảng Châu. Hậu quả là hồ sơ bị trả lại để chỉnh sửa, gây chậm tiến độ.
Cách khắc phục:

Kiểm tra chính xác loại giấy tờ cần hợp pháp hóa: bằng cấp, lý lịch tư pháp, giấy xác nhận kinh nghiệm.
Hợp pháp hóa tại cơ quan có thẩm quyền tại Trung Quốc, sau đó dịch công chứng sang tiếng Việt.
So khớp họ tên, ngày tháng và chức danh với các tài liệu khác trong hồ sơ.

Lỗi dịch thuật không chính xác (tên, chức danh, ngày tháng)

Tên, chức danh, thời gian làm việc hoặc vị trí công tác nếu dịch sai sẽ dẫn đến hồ sơ không hợp lệ. Đây là lỗi phổ biến ở hồ sơ người Trung Quốc, do phiên âm tên theo Hán-Việt không thống nhất.
Khắc phục:

Sử dụng dịch thuật công chứng chuyên nghiệp, kiểm tra trùng khớp với hộ chiếu và bằng cấp gốc.
Chú ý ngày tháng, chức danh, tên công ty phải giống bản gốc và được đóng dấu dịch thuật.
Đối với hồ sơ có nhiều tài liệu, lập bảng đối chiếu giúp cơ quan tiếp nhận kiểm tra nhanh.

Lỗi hồ sơ doanh nghiệp thiếu hoặc không đúng mẫu

Doanh nghiệp thường thiếu các giấy tờ bắt buộc:

Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Hợp đồng lao động mẫu mới nhất, hợp lệ theo Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép con chưa cập nhật.
Cách khắc phục: chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu, đóng dấu đầy đủ, kiểm tra lại theo checklist Sở LĐ-TBXH Hà Nội.

Gia hạn, cấp lại và xử lý khi thay đổi hộ chiếu

Đối với người lao động nước ngoài tại Việt Nam, giấy phép lao động (work permit) có thời hạn nhất định và cần được theo dõi chặt chẽ. Việc gia hạn, cấp lại hoặc xử lý khi thay đổi hộ chiếu là quá trình cần chuẩn bị trước, nếu không sẽ dẫn đến vi phạm pháp luật và bị phạt hành chính.

Khi nào cần gia hạn hoặc cấp lại giấy phép

Gia hạn:

○ Khi giấy phép lao động sắp hết hạn (thường 2 năm, một số trường hợp 1–3 năm tùy loại).

○ Trường hợp lao động tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp cũ và vẫn đáp ứng các điều kiện về trình độ, sức khỏe và hợp đồng lao động.

Cấp lại:

○ Khi giấy phép bị mất, hỏng, tẩy xóa hoặc thông tin không còn hợp lệ.

○ Khi người lao động đổi hộ chiếu mới, vì giấy phép cũ liên kết trực tiếp với số hộ chiếu cũ.

💡 Mẹo thực tiễn: Nên lập lịch nhắc hạn 2–3 tháng trước khi hết hạn để doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và tránh gián đoạn lao động.

Hồ sơ cấp lại khi mất/hỏng hoặc khi đổi hộ chiếu

Hồ sơ cấp lại giấy phép lao động thường gồm:

Đơn đề nghị cấp lại giấy phép lao động, ghi rõ lý do mất/hỏng hoặc đổi hộ chiếu.
Bản sao hộ chiếu mới, có công chứng nếu cần.
Giấy phép lao động cũ (bản sao), nếu còn giữ.
Hợp đồng lao động hiện hành.
Một số cơ quan yêu cầu văn bản giải trình nội bộ của công ty xác nhận việc mất/hỏng hoặc đổi hộ chiếu.

👉 Nộp hồ sơ tại Sở LĐTB&XH Hà Nội hoặc Ban quản lý KCN, thời gian xử lý thường từ 7–10 ngày làm việc nếu đầy đủ giấy tờ.

Mẹo nội bộ: hệ thống nhắc hạn, phân công nhân sự phụ trách

Lập bảng theo dõi hạn giấy phép lao động, hộ chiếu và visa.
Phân công nhân sự phụ trách hồ sơ nước ngoài, chịu trách nhiệm nhắc hạn, thu thập giấy tờ, liên hệ Sở.
Thiết lập nhắc nhở điện tử hoặc Google Calendar cho từng hồ sơ để tránh quên hạn.

Checklist 45 ngày & mẫu văn bản

Để quản lý gia hạn và cấp lại giấy phép lao động hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn, chia thành ba giai đoạn rõ ràng.

Checklist ngày 1–7: thu thập giấy tờ gốc và xác thực

Thu thập hộ chiếu, giấy phép lao động cũ, hợp đồng lao động.
Kiểm tra tên, phiên âm, chữ in hoa/thường, đảm bảo trùng khớp.
Yêu cầu bản gốc giấy khám sức khỏe còn hạn hoặc đặt lịch khám mới.
Xác thực bằng cấp, chứng chỉ nghề, công chứng và dịch thuật nếu cần.

💡 Giai đoạn này tập trung vào đầy đủ giấy tờ gốc, chuẩn bị cơ sở để hợp pháp hóa và nộp hồ sơ nhanh chóng.

Checklist ngày 8–30: hợp pháp hóa, dịch thuật, soạn văn bản, nộp

Hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp, giấy khám sức khỏe (nếu ở nước ngoài).
Dịch thuật công chứng các tài liệu cần thiết sang tiếng Việt.
Soạn đơn đề nghị gia hạn/cấp lại, kèm văn bản giải trình nội bộ công ty.
Nộp hồ sơ tại Sở LĐTB&XH Hà Nội hoặc Ban quản lý KCN.
Theo dõi tiến trình nộp hồ sơ, sẵn sàng bổ sung nếu bị yêu cầu.

💡 Giai đoạn này tập trung vào tính pháp lý và hợp lệ của hồ sơ, tránh lỗi cơ bản bị trả lại.

Checklist ngày 31–45: theo dõi, bổ sung, nhận kết quả

Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ qua hệ thống Sở LĐTB&XH.
Chuẩn bị tài liệu bổ sung nếu được yêu cầu (ví dụ: xác nhận hợp đồng, bảng chấm công, thông tin nhân sự).
Nhận giấy phép lao động mới và cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý nội bộ.
Thông báo cho nhân viên nước ngoài về giấy phép mới, thời hạn và quy định đi kèm.

Tham khảo: Thủ tục xin giấy phép lao động cho chuyên gia kỹ thuật tại Hà Nội

FAQ về Xin giấy phép lao động cho người Trung Quốc tại Hà Nội

Dưới đây là 15 câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp tại Hà Nội tuyển dụng hoặc sử dụng lao động Trung Quốc, kèm trả lời ngắn gọn (~20 chữ) để doanh nghiệp nhanh nắm thủ tục.

15 câu hỏi thiết thực + câu trả lời ngắn

Người Trung Quốc có cần giấy phép lao động tại Việt Nam không?
Có, bắt buộc theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
Hồ sơ cá nhân gồm những gì?
Hộ chiếu, ảnh, CV, bằng cấp, giấy khám sức khỏe, xác nhận kinh nghiệm.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Đăng ký kinh doanh, quyết định sử dụng lao động, hợp đồng, báo cáo nhu cầu.
Giấy tờ Trung Quốc có phải hợp pháp hóa không?
Có, cần dấu cơ quan nước cấp, ngoại giao, LSQ Việt Nam.
Có cần dịch thuật công chứng không?
Cần, tất cả giấy tờ hợp pháp hóa phải dịch sang tiếng Việt.
Giấy khám sức khỏe có hạn bao lâu?
12 tháng kể từ ngày cấp.
Bao lâu để xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động?
Khoảng 5–7 ngày làm việc tại Sở LĐTBXH hoặc Ban QL KCN
Thời gian cấp giấy phép lao động?
5–7 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
Có thể nộp hồ sơ online không?
Có, cổng dịch vụ công Hà Nội hỗ trợ hồ sơ trực tuyến.
Có cần bản gốc khi nộp không?
Một số giấy tờ bắt buộc phải nộp bản gốc kèm bản dịch công chứng.
Có thể gia hạn giấy phép lao động không?
Có, thời hạn tối đa 2 năm, gia hạn 1 lần tương đương.
Người lao động cần lý lịch tư pháp không?
Khi làm việc trong lĩnh vực nhạy cảm hoặc cơ quan yêu cầu.
Có cần chứng minh lưu trú tại Việt Nam không?
Có, visa hoặc thẻ tạm trú còn hiệu lực.
Hồ sơ bị trả lại có thể chỉnh sửa không?
Có, cần bổ sung tài liệu thiếu và nộp lại.
Có mẹo rút ngắn thời gian xử lý không?
Kèm bản tóm tắt tiếng Việt và chuẩn bị chứng từ minh chứng chuyên môn.

Case study địa phương: ví dụ 2 doanh nghiệp tại Hà Nội

Các doanh nghiệp tại Hà Nội thường gặp tình huống cụ thể khi tuyển dụng lao động Trung Quốc. Dưới đây là hai ví dụ minh họa.

Case A: Công ty xây dựng cần 5 kỹ sư Trung Quốc — hồ sơ, quy trình, thời gian

Công ty xây dựng tại quận Cầu Giấy, Hà Nội cần 5 kỹ sư Trung Quốc để thực hiện dự án hạ tầng. Hồ sơ từng kỹ sư gồm: hộ chiếu, ảnh, CV, bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, giấy khám sức khỏe. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp gồm: đăng ký kinh doanh, quyết định sử dụng lao động nước ngoài, hợp đồng, báo cáo nhu cầu chi tiết.

Quy trình:

Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động tại Sở LĐTBXH Hà Nội (5 ngày).
Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động (5–7 ngày).
Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng giấy tờ từ Trung Quốc.

Thời gian tổng: 3–4 tuần từ lúc chuẩn bị đến khi nhận giấy phép. Bài học: Chuẩn bị hồ sơ đồng bộ và dịch thuật chính xác giúp giảm rủi ro bị trả lại.

Case B: Chuỗi bán lẻ Trung Quốc mở chi nhánh — thủ tục cho quản lý, bài học rút ra

Một chuỗi bán lẻ Trung Quốc mở chi nhánh tại Hà Đông, Hà Nội, cần 2 quản lý người Trung Quốc. Hồ sơ cá nhân gồm hộ chiếu, CV, bằng cấp hợp pháp hóa; hồ sơ doanh nghiệp bao gồm giấy đăng ký kinh doanh chi nhánh, hợp đồng lao động, báo cáo nhu cầu.

Thủ tục:

Xin chấp thuận nhu cầu tại Ban Quản lý KCN Hà Nội.
Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động và nhận kết quả trực tiếp hoặc qua dịch vụ công.
Dịch thuật công chứng hồ sơ Trung Quốc sang tiếng Việt.

Bài học: Đối với quản lý, việc chuẩn bị hồ sơ chi tiết, mô tả công việc rõ ràng và dịch thuật chuẩn xác giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh trả lại hồ sơ nhiều lần.

Kết luận & lời khuyên cho doanh nghiệp tại Hà Nội

Doanh nghiệp tại Hà Nội khi sử dụng lao động Trung Quốc cần tuân thủ chặt chẽ thủ tục pháp lý, từ chuẩn bị hồ sơ cá nhân, doanh nghiệp, đến hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng. Chuẩn bị checklist in-one-page, nộp hồ sơ đầy đủ bản gốc & bản dịch, và phối hợp chặt với Sở LĐTBXH hoặc Ban Quản lý KCN giúp giảm rủi ro bị trả hồ sơ.

Lời khuyên:

Lập kế hoạch nộp hồ sơ sớm, ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến làm việc.
Sử dụng dịch vụ tư vấn lao động chuyên nghiệp nếu doanh nghiệp lần đầu tuyển dụng người Trung Quốc.
Kiểm tra chéo tên, dấu, tem, ngày tháng trong giấy tờ Trung Quốc trước khi nộp.
Chuẩn bị hồ sơ dự phòng để nhanh chóng bổ sung khi cơ quan yêu cầu.

Thực hiện đúng quy trình giúp nhanh chóng có giấy phép lao động hợp pháp, giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh tại Hà Nội ổn định.

Mẫu văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động

Xin giấy phép lao động cho người Trung Quốc tại Hà Nội đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ chuẩn xác, tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý và theo dõi chặt chẽ tiến độ xử lý tại cơ quan nhà nước. Việc không nắm rõ quy trình rất dễ dẫn đến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian làm việc của chuyên gia nước ngoài hoặc ảnh hưởng đến kế hoạch của doanh nghiệp. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn hồ sơ, xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, xin cấp – cấp lại – gia hạn giấy phép lao động, Gia Minh luôn sẵn sàng đồng hành trọn gói, đảm bảo nhanh chóng – đúng quy định – chi phí minh bạch.
Liên hệ ngay hotline để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục tại Hà Nội một cách đơn giản và hiệu quả nhất.

Bạn có câu hỏi nào không?